高校財務會計檔案管理的內控制度建設探究

■賴麗蓮

（福建水利電力職業(yè)技術學院）

1 引 言

為了確保高校在經濟活動中能遵紀守法，資產能有效使用，且足夠安全，使資源在配置和使用上能達到最大化效益，避免財務出現(xiàn)弄虛作假、腐敗舞弊等現(xiàn)象，對于高校的內部控制建設，國家和上級主管部門提出了新的要求，并進行了明確，高校應積極參與到內部控制建設上來。財務會計檔案的內控建設是高校內部控制建設的重要組成部分，會計檔案真實、詳細記錄著高校的每一筆經濟業(yè)務，它可以為高校的財務管理指明正確的方向。財務會計檔案管理工作非常關鍵，但在實際工作中，這個工作受重視的程度很低。作為內容建設的一部分內容，檔案管理工作還存在著問題，需要高校在工作中把這些問題解決，使會計檔案管理的工作效能不斷提升。

2 高校財務會計檔案管理對內部控制的重要性

首先，內部控制的整個過程其實就是形成會計檔案的過程。高校財務涉及預算管理，財務事件各時期的審批、核算和決算等經濟活動都以文字圖片形式真實的保存在財務會計檔案之中，對所有的經濟活動進行全面的控制，這就要求所記載的具有保存價值的圖表和文字等不同方式的會計檔案具有真實性，以保證所有會計資料的客觀準確。

其次，高校的財務會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內部控制的原則。高校響應教育部的號召，重視并積極參與內部控制建設，將全面、重要、制衡和適應性原則按教育部要求貫徹實施于內部控制的整個過程。對所有的經濟活動進行全面的控制，從活動的決策、執(zhí)行到監(jiān)督，對其可能發(fā)生的重大風險進行預判。這體現(xiàn)了全面性和重要性的原則。在互聯(lián)網技術不斷更新的當下，高校的財務會計檔案管理方式、存檔內容、存檔方式等都發(fā)生了變化，這就是內部控制適應性的一種表現(xiàn)。

最后，高校財務會計檔案管理應采用內部控制方法。關于財務會計控制，內部控制指南有明確指出，應使會計機構健全完善化，其職責和權限應清晰明確，會計工作崗位應設置合理合法，結合學校實際建立內部會計管理制度，制定會計工作的基礎規(guī)范，明確會計管理要求，加強并重視對會計檔案的管理，記錄、收集、整理歸類學校產生各項經濟業(yè)務，并最后歸檔，使會計業(yè)務的處理流程進一步優(yōu)化和完善，促進會計系統(tǒng)控制功能有效發(fā)揮作用。

3 當前高校財務會計檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 部分管理人員的高校財務會計檔案管理意識淡薄

高校的財務部門是高校的核心部門之一，具有非常重要的地位。從現(xiàn)實的工作中看，大部分的高校財務人員都倍加關注財務相關工作，投入大量精力，卻對會計檔案管理工作不屑一顧。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1.1 檔案管理人員配備不足，未設置專職人員管理

許多高校的財務會計檔案管理工作是由會計兼職的，沒有單獨設置會計檔案管理這個崗位。由于會計平時工作量大，無法投入更多的精力和時間進行檔案管理，有時就會讓出納進行會計憑證的裝訂，這就違反出納人員不得兼管會計檔案的規(guī)定，無法保證會計檔案的準確性、完整性、安全性。

3.1.2 平時收到的上級文件沒有及時上交學院檔案管理部門

部門在收到上級文件的正確處理流程為：文件接收部門先將文件交給院辦公室，由院辦公室進行收文管理。

院辦公室會給出意見，通過電子流程轉交給院領導辦理，院領導會給出由哪個部門辦理的具體批示，最后由主辦部門將文件執(zhí)行情況反饋給院辦公室。由于財務會計檔案管理人員沒有進行過專業(yè)的培訓，部門之間的溝通也不到位，平時收到的上級都放在自己的辦公室，沒有在規(guī)定的時間內上交到學院辦公室，導致學院檔案管理部門不知道有這份文件的存在，所以檔案系統(tǒng)中無法查找到此份文件。

3.1.3 不能及時移交會計檔案

會計檔案如果產生于當年，依照會計檔案管理辦法，應暫時保管在財務部門那里，期限是一年，超過這個保管期限，再由財務部門進行移交，由單位檔案管理部門接管。由于會計工作人員的業(yè)務范圍廣，無法及時對這些需要歸檔的會計憑證進行整理、裝訂、歸檔，就會延遲會計檔案的移交，存在積壓、延時等不良現(xiàn)象，這也不得于會計檔案管理工作的開展，也無法保障積壓檔案的安全性，容易造成檔案的遺失。

3.2 高校會計檔案管理制度不夠健全，或沒有落到實處

大部分高校的會計檔案管理都由獨立的檔案部門管理。會計檔案管理是一個專業(yè)性強的崗位，對其管理人員的要求高，而學院檔案管理部門的管理人員往往不具備財務管理這方面的知識，所以對移交的會計檔案并沒有對其進行真正的管理，僅僅是提供場所進行“保存”而不是“保”“管”，實際上仍然由財務人員在管理會計檔案。由于大部分高校都沒有根據自己的實際情況，結合學院的發(fā)展規(guī)劃，量身訂制出一套適合自己的會計檔案管理辦法，財務人員一般是用通用的會計檔案管理法來“保管”會計檔案，由于制度缺乏或不完善，問題頻出。

調閱會計檔案也存在很多不足。學院雖有具體的操作流程：業(yè)務部門提出申請、相關領導審批、登記簽字、借閱或復印、歸還及查驗等步驟。但在實際中業(yè)務部門沒有提出檔案借、調閱的申請，也沒有履行簽字流程，直接過來財務就借閱，這不符合學院的規(guī)定，會計檔案的安全性得不到保障。

3.3 高校會計檔案存檔內容的新增和存檔方式的變更

在電子信息飛速發(fā)展的今天，會計檔案的存檔內容不再局限于傳統(tǒng)的紙質檔案，還包括在計算機、網絡及財務系統(tǒng)的應用下產生的電子檔案及各類存儲介質共存的會計檔案。傳統(tǒng)的紙質會計檔案的保管只需要提供一個封閉的空間，做到防火、不丟失、防盜就可以了。而依賴于介質存檔的電子檔案，對存檔介質的保管提出了更高的要求。它受存放的環(huán)境、溫度、濕度、光線等方面的影響。對于電子檔案還要對它進行備份和定期檢查，還要保護電子檔案載體，以保證電子檔案的安全性。

3.4 高校會計檔案管理方式落后

現(xiàn)在高校的業(yè)務范圍不斷拓展，也越來越復雜，經營項目日益增多，會計檔案和原始憑證的數(shù)量也一路攀升。現(xiàn)在上級部門經常對科研經費的使用、財政撥款項目的資金使用情況、基建項目資金的使用是否合理等進行專項檢查，就需要查閱大量的會計憑證和項目明細賬，需要花時間把相關的紙質憑證資料進行復印供其檢查。紙質材料經過多次的翻閱后，很容易破損，不利于會計檔案的保存，無形中還增添了會計檔案管理工作人員的工作量。

3.5 高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升

由于原始憑證日常監(jiān)管不夠到位，原始憑證在粘貼、裝訂時沒有符合規(guī)定。許多人在報銷時，都是采用固體膠對原始憑證進行粘貼，由于粘貼沒有統(tǒng)一的標準，大多數(shù)粘貼的很隨意，會產生票據粘貼堆積、粘貼不牢的現(xiàn)象。這就導致單據上的重要內容無法直接全部展現(xiàn)出來，也容易造成原始單據的丟失，影響檔案的完整性。這就要求會計檔案管理人員在日常的單據收集中對其進行規(guī)范化的管理。

4 如何建設高校財務會計檔案管理的內控制度

4.1 明確內控建設在會計檔案管理中的重要性

高校要深刻認識到內部控制是重要性，它貫徹于會計檔案管理全過程。高校財務會計檔案管理的內控制度建設要先從管理人員的意識入手，明確崗位職責和工作內容，制定健全的會計檔案管理制度，把檔案管理的內控建設當作日?；ぷ鱽碜?，對會計檔案管理的內部控制工作進一步加強，在管理各項檔案時有制度加以規(guī)范和指導，從而使工作有理有序。

4.2 將財務會計檔案管理工作制度落到實處

高校財務會計檔案管理辦法既能規(guī)范財務會計檔案管理人員的日常行為，又能起到指導作用，保證財務會計檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，提高會計檔案管理的效率，使會計檔案管理形成一個科學、高效、快捷的工作流。比如：對于收到的上級文件，按學院規(guī)定的流程辦理，及時移交學院的辦公室進行收文管理，再通過系統(tǒng)對文件進行下載進行后續(xù)的工作；對于會計檔案的移交，要在規(guī)定的時間內移交給單位檔案管理機構保管，避免造成會計檔案的積壓，防止會計檔案的丟失。

4.3 會計檔案管理實現(xiàn)專人專管

高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強，高校領導及財務的主管人員要重視會計檔案的管理，應單獨設置會計檔案管理這個崗位，配備專業(yè)人才，由專人專管會計檔案，也即由具體人員負責管理任務，有利于定崗定責，追根溯源。其具體過程為：第一，會計人員收集整理各部門原始憑證；第二，會計檔案管理人員對會計人員移交過來的原始憑證中的原始數(shù)據進行審核；第三，保留符合要求的原始數(shù)據，裝訂后登記入冊，最后歸檔。在會計檔案的專人專管過程中，還要根據學校的會計檔案管理辦法，來約束會計檔案管理人員的行為，明確檔案管理人員的工作職責和工作要求，明確責權利。

4.4 遵循內部控制原則規(guī)范化管理會計檔案

管理會計檔案應在遵循內部控制原則的基礎上進行，是管理規(guī)范化、日?；?。特別是在會計檔案的保管和調閱上，切實落實保管和調閱會計檔案制度，辦事做到有章可循，行必規(guī)范，行必果。調閱會計檔案的同時應明確登記，要做好調閱登記，嚴格按照調閱制度流程，先由業(yè)務部門提出申請，經財務部門負責人審批，經過會計檔案管理人登記簽字后才能借閱或復印，而借閱或復印只能在檔案室內進行。如遇到一定需要外借的，需履行相關的手續(xù)并約定好歸還時間，歸還時檔案管理人要對其進行查驗，確保檔案是否完整無缺。同時，定期整理和清點相關會計檔案應作為常規(guī)工作，成為會計檔案管理人員應盡的職責。

要及時對到期檔案進行鑒定銷毀。會計檔案管理辦法中明確指出，對于會計檔案的銷毀，會計檔案保管人、會計部門負責人、學院檔案管理機構負責人和單位負責人都要在會計檔案銷毀清冊上簽字。檔案銷毀工作由學院檔案管理機構組織，會計部門派人共同參加銷毀。

監(jiān)銷人應對要銷毀的資料進行清點和核對，在銷毀后還要在銷毀清冊上簽名。只有嚴格按照相關的規(guī)章制度辦事，才能對會計檔案起到保障作用。

4.5 提升會計檔案管理人員專業(yè)技能及業(yè)務水平

高校財務會計檔案工作是一項細致嚴謹且不容閃失的工作，這就要求會計檔案管理人員應具備高水平的業(yè)務能力。未來，財務會計檔案管理工作發(fā)展趨勢是“互聯(lián)網+”智能化。這就要求會計檔案管理人員既要懂得應用互聯(lián)網信息技術，又具備扎實的檔案管理技能。所以，學院要重視會計檔案管理人員的培訓，加強職業(yè)道德教育，每年都要安排會計檔案管理人員進行相關專業(yè)的培訓，提升會計檔案管理人員的業(yè)務知識和視野。強化內部控制，提高風險防范能力，做到防患未然。長此以往，會計檔案管理人員的綜合素質將會有所提高，使得他們的專業(yè)技術和業(yè)務能力做到與時俱進。

4.6 對財務會計檔案管理模式進行改革

現(xiàn)在大多數(shù)高校雖有采用辦公軟件進行做賬，但缺少專業(yè)的檔案管理軟件，就無法建立電子檔案。財務會計檔案的未來發(fā)展趨勢是信息化管理。在“互聯(lián)網+”的時代背景下，信息的共享化，電子檔案的廣泛使用，傳統(tǒng)的會計檔案管理已無法滿足現(xiàn)代的工作管理需求，為了適應時代發(fā)展趨勢，使會計檔案管理走上信息化道路，這就要求會計檔案管理進行改革，創(chuàng)新其管理模式，才能推動學院會計檔案朝信息化以及規(guī)范化的方向發(fā)展與轉變。

4.7 學院應建立內部控制監(jiān)督隊伍

設立專門的內部控制監(jiān)督隊伍對學院而言勢在必行，隊伍的架構可由學院各系、部抽派出一名業(yè)務能力強的老師組成，負責監(jiān)督控制學院的內部，同時應定期對學校內部控制是否足夠完善、足夠有效等等風險進行評估，出具評估報告。根據學院的實際情況將監(jiān)督檢查的范圍、頻率和方法舉措制定出來，重點的部門、業(yè)務及經濟事項應作為常規(guī)監(jiān)督檢查內容，定期或不定期的進行突擊檢查，全面監(jiān)督檢查原則上一年不能少于一次。這樣可以及時發(fā)現(xiàn)各系部在內部控制中存在的問題，收集其反饋的問題，并將這些問題及時上報并提出整改意見，還要監(jiān)督、落實各系部的是否按照要求整改，是否全部落實到位，從而保障內部控制體系的完善和有效，將其重要效能發(fā)揮出來，推動高校健康長遠地發(fā)展。

5 結 語

在內部控制制度的背景下，高校要加強對會計檔案的日常工作管理，在工作中認真貫徹會計檔案管理制度，經常組織會計檔案管理人員進行業(yè)務培訓，拓寬其視野，提高會計檔案管理人員的管理水平和綜合素質，并以內部控制規(guī)范為準繩來加強會計檔案的管理工作，以提高會計檔案的管理效率和質量，將有利于推動高校的高效率管理。