■王婷
(山特維克礦山工程機(jī)械貿(mào)易(上海)有限公司北京分公司)
全面預(yù)算管理對(duì)于商貿(mào)企業(yè)健康發(fā)展、提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力有著不可替代的重要作用,是管理系統(tǒng)的主要組成部分。其可以使企業(yè)的目標(biāo)、戰(zhàn)略和行動(dòng)計(jì)劃按照時(shí)間統(tǒng)籌很好地進(jìn)行協(xié)調(diào),可以整合企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)間的目標(biāo)及資源,使戰(zhàn)略目標(biāo)真正得以實(shí)施,促進(jìn)企業(yè)繁榮發(fā)展。
首先,全面預(yù)算管理是商貿(mào)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)保障和進(jìn)一步制定未來(lái)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要依據(jù)。以戰(zhàn)略目標(biāo)為前提,對(duì)將來(lái)某一期間的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和相對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行預(yù)測(cè)和規(guī)劃,對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行科學(xué)配置,監(jiān)管執(zhí)行進(jìn)程,對(duì)結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析,指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和財(cái)務(wù)指標(biāo)的改善和調(diào)整,從而推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),并為制定進(jìn)一步發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)提供依據(jù)。
其次,全面預(yù)算管理可以提高經(jīng)營(yíng)管理水平,促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)指標(biāo)健康發(fā)展。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中,無(wú)論是預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督、執(zhí)行結(jié)果跟蹤和業(yè)績(jī)考核,還是實(shí)時(shí)進(jìn)行滾動(dòng)預(yù)算調(diào)整及差異分析,及時(shí)跟蹤企業(yè)各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù),確保風(fēng)險(xiǎn)處于可控范圍。這一系列流程在很大程度上都能約束企業(yè)和員工行為,避免資源浪費(fèi),調(diào)動(dòng)員工積極性,發(fā)揮出巨大的激勵(lì)效應(yīng),并對(duì)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)先控制。
首先,全員參與。預(yù)算指標(biāo)按層次分解,每人承擔(dān)相應(yīng)職責(zé),資源按部門(mén)協(xié)調(diào)配置。其次,預(yù)算覆蓋全部業(yè)務(wù)。預(yù)算管理是全方位的,不僅包括財(cái)務(wù)預(yù)算,還包括專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算。最后,管理流程要全面跟蹤。預(yù)算管理不僅是預(yù)算的編制、匯總、下達(dá),更是通過(guò)預(yù)算的執(zhí)行、監(jiān)控、分析,進(jìn)而考評(píng)和調(diào)整,真正發(fā)揮出其對(duì)經(jīng)營(yíng)管理的作用。
全面預(yù)算管理是為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)的,是與企業(yè)發(fā)展相配合的管理機(jī)制,必須綜合貫徹企業(yè)戰(zhàn)略方針,只有符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)要求的預(yù)算才能為企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施提供有力保障。
全面預(yù)算管理是以市場(chǎng)為導(dǎo)向,完善企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)營(yíng)流程的管理機(jī)制。首先,以市場(chǎng)為導(dǎo)向就必須與市場(chǎng)機(jī)制相銜接,市場(chǎng)機(jī)制包括風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制、供求機(jī)制、價(jià)格機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等。其次,在執(zhí)行中,必須將企業(yè)內(nèi)部各管理層次的責(zé)任、權(quán)利和資源進(jìn)行劃分與制衡,形成一個(gè)相互影響的機(jī)制,達(dá)到一定的剛性管理。
全面預(yù)算管理是一種科學(xué)性管理,計(jì)算方式應(yīng)具備權(quán)變性。在剛性管理的基礎(chǔ)上,全面預(yù)算管理要避免對(duì)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)度的約束,應(yīng)根據(jù)內(nèi)外經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化進(jìn)行及時(shí)調(diào)整,靈活機(jī)變,采取從權(quán)原則。
3.1.1 對(duì)全面預(yù)算編制存在誤解
在實(shí)際工作中,許多商貿(mào)企業(yè)員工對(duì)預(yù)算編制的理解并不準(zhǔn)確。有的員工認(rèn)為預(yù)算編制就等同于預(yù)算管理,預(yù)算編制完成并公布后,便視同預(yù)算管理工作已經(jīng)完成。有的員工認(rèn)為預(yù)算編制是企業(yè)管理層的工作,或完全屬于財(cái)務(wù)部門(mén)的工作內(nèi)容,缺乏參與意識(shí)。在很多企業(yè)的實(shí)務(wù)中,都是由管理層加上財(cái)務(wù)部門(mén)決定年度或某一期間的預(yù)算目標(biāo)和各項(xiàng)預(yù)算值。這種情況下編制出來(lái)的預(yù)算對(duì)于實(shí)際工作往往缺乏指導(dǎo)意義,沒(méi)有發(fā)揮出其應(yīng)有價(jià)值。
3.1.2 預(yù)算編制方法單一
編制預(yù)算時(shí)應(yīng)針對(duì)各個(gè)專(zhuān)項(xiàng)的實(shí)際情況和特性,通過(guò)科學(xué)計(jì)算,謹(jǐn)慎選擇最優(yōu)的編制方法。而在實(shí)際工作中,有的商貿(mào)企業(yè)預(yù)算編制“ 閉門(mén)造車(chē)”,過(guò)于依賴(lài)歷史數(shù)據(jù),編制方法流于形式,橫向、縱向信息溝通不暢,信息滯后,導(dǎo)致全面預(yù)算精確度不夠,無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo);有的企業(yè)預(yù)算編制則“隨心所欲”,方法選擇不當(dāng)或方法過(guò)于單一,比如編制銷(xiāo)售預(yù)算,僅根據(jù)當(dāng)年銷(xiāo)售情況、未來(lái)年度經(jīng)營(yíng)和合同簽訂預(yù)測(cè)進(jìn)行編制,沒(méi)有綜合考慮市場(chǎng)環(huán)境、政策環(huán)境等可能出現(xiàn)的變化或結(jié)合企業(yè)各種資源進(jìn)行調(diào)整,導(dǎo)致預(yù)算目標(biāo)在實(shí)施后不符合實(shí)際,缺乏科學(xué)性和可行性。
3.1.3 預(yù)算目標(biāo)設(shè)計(jì)缺陷
許多商貿(mào)企業(yè)在設(shè)定目標(biāo)時(shí)脫離實(shí)際,過(guò)于反映編制者的主觀(guān)意識(shí)。采用權(quán)威式(自上而下)預(yù)算往往有可能一味追求發(fā)展速度或者規(guī)模,“貪大求洋”,脫離市場(chǎng)和企業(yè)本身實(shí)際,對(duì)下級(jí)員工缺乏激勵(lì),在執(zhí)行預(yù)算時(shí)員工積極性和責(zé)任感會(huì)大打折扣;或者一味追求節(jié)約費(fèi)用或投資支出的想法,過(guò)度壓縮成本類(lèi)預(yù)算,導(dǎo)致業(yè)務(wù)發(fā)展缺乏資源支持,在預(yù)算期間業(yè)務(wù)無(wú)法得到很好的發(fā)展。采用參與式(自下而上)預(yù)算則有可能下級(jí)編制者為了逃避責(zé)任或減輕壓力,降低標(biāo)準(zhǔn),制定的銷(xiāo)售目標(biāo)偏低,同時(shí)提高費(fèi)用等成本類(lèi)預(yù)算值,造成預(yù)算松弛,不同程度地影響企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。還有的企業(yè)在設(shè)計(jì)目標(biāo)時(shí),預(yù)算財(cái)務(wù)指標(biāo)與非財(cái)務(wù)指標(biāo)產(chǎn)生沖突,預(yù)算編制重點(diǎn)關(guān)注的企業(yè)財(cái)務(wù)指標(biāo),往往是短期目標(biāo),而不太關(guān)注企業(yè)的非財(cái)務(wù)指標(biāo),非財(cái)務(wù)指標(biāo)對(duì)企業(yè)往往具有長(zhǎng)期性的、戰(zhàn)略性的價(jià)值,預(yù)算作為績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),會(huì)對(duì)預(yù)算執(zhí)行者的行為產(chǎn)生約束,使得管理者不會(huì)去考慮預(yù)算之外的收益,從而損害了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。
3.1.4 預(yù)算編制時(shí)間計(jì)劃不完善
個(gè)別企業(yè)編制預(yù)算時(shí)間過(guò)早,對(duì)當(dāng)前財(cái)政年度各項(xiàng)實(shí)際數(shù)據(jù)還缺乏全面地掌握,就進(jìn)行預(yù)算編制,倉(cāng)促上馬,導(dǎo)致預(yù)算準(zhǔn)確性低;還有的企業(yè)預(yù)算編制時(shí)間過(guò)晚,嚴(yán)重影響預(yù)算執(zhí)行效果。許多商貿(mào)企業(yè)還對(duì)于預(yù)算期間計(jì)劃缺乏科學(xué)規(guī)劃,有的預(yù)算期間過(guò)短,只考慮一個(gè)季度或半年的預(yù)算,缺乏全局性或發(fā)展性;也有的預(yù)算覆蓋期間過(guò)長(zhǎng),浪費(fèi)大量時(shí)間和資源進(jìn)行編制,但往往沒(méi)有實(shí)際意義,預(yù)算目標(biāo)也容易脫離實(shí)際,不具備高可行性。
全面預(yù)算管理應(yīng)做到“全面”,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源于所有員工、實(shí)施過(guò)程全面監(jiān)控、各個(gè)環(huán)節(jié)全面覆蓋。但在實(shí)際管理過(guò)程中,預(yù)算從編制開(kāi)始,往往是財(cái)務(wù)部門(mén)唱“獨(dú)角戲”,業(yè)務(wù)部門(mén)參與度較低;或者大多數(shù)按責(zé)任中心為基本單位編制,并未讓每位員工參與,從而形成慣性思維,認(rèn)為這是財(cái)務(wù)部門(mén)和各責(zé)任中心的職責(zé),與己無(wú)關(guān)。并且預(yù)算目標(biāo)也大多只落到各責(zé)任中心,未落實(shí)到每位員工,使得員工在思想上認(rèn)識(shí)不到預(yù)算管理與自己有關(guān)。以上情形都會(huì)導(dǎo)致預(yù)算編制不全面或不合理,管理當(dāng)中責(zé)、權(quán)、利不匹配,各項(xiàng)資源之間缺乏配合,導(dǎo)致全面預(yù)算難以形成。
許多商貿(mào)企業(yè)沒(méi)有形成完善的考評(píng)機(jī)制。各責(zé)任中心負(fù)責(zé)人的績(jī)效考評(píng)中關(guān)于各指標(biāo)預(yù)算執(zhí)行情況只有考核卻未明確獎(jiǎng)懲細(xì)則,或過(guò)于拘泥追求預(yù)算目標(biāo),單純?yōu)榱丝己硕己?,反而打擊了預(yù)算執(zhí)行人員的積極性。事實(shí)上,許多企業(yè)由于預(yù)算執(zhí)行人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足(如職業(yè)道德素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)技能水平缺乏),或是因?yàn)轭A(yù)算管理制度以及組織機(jī)構(gòu)不完善,抑或是因?yàn)閷?shí)際執(zhí)行跟蹤過(guò)程中預(yù)算差異分析沒(méi)有落實(shí)到位,導(dǎo)致預(yù)算評(píng)級(jí)機(jī)制并不科學(xué)合理,而預(yù)算管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題也很難被及時(shí)發(fā)現(xiàn)并得到解決,有可能進(jìn)一步累計(jì)爆發(fā)導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)加劇。
全面預(yù)算管理對(duì)于經(jīng)營(yíng)管理的剛性約束過(guò)大,往往會(huì)導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行缺乏權(quán)變性,使預(yù)算目標(biāo)喪失彈性。這往往是由于預(yù)算編制時(shí),一是參與度不夠,信息收集不全面,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不足;二是內(nèi)外部環(huán)境、行業(yè)市場(chǎng)等信息作為預(yù)算編制的前提條件,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)很大的波動(dòng),預(yù)算目標(biāo)與實(shí)際狀況就會(huì)發(fā)生偏差。而預(yù)算管理者往往意識(shí)不到這些因素,預(yù)算管理工作彈性不足而剛性有余,那么全面預(yù)算管理極有可能起不到應(yīng)有的作用,反而給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。
4.1.1 商貿(mào)企業(yè)應(yīng)樹(shù)立正確的全面預(yù)算管理意識(shí)
開(kāi)展全面預(yù)算管理的關(guān)鍵因素是人,從企業(yè)每位員工出發(fā),樹(shù)立起正確的全面預(yù)算參與意識(shí)和管理意識(shí),改變?nèi)珕T思想理念,保證全面預(yù)算管理從編制開(kāi)始就具備一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先,應(yīng)通過(guò)制度公示、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、內(nèi)部培訓(xùn)等一系列預(yù)算管理滲透舉措,使員工對(duì)預(yù)算管理產(chǎn)生清晰的認(rèn)識(shí)和全方面的了解。其次,通過(guò)將預(yù)算層層分解,落實(shí)到各崗位工作內(nèi)容中,將不同崗位,尤其是廣大的一線(xiàn)員工納入預(yù)算編制到后期執(zhí)行的各環(huán)節(jié)單中,最大程度上激發(fā)員工的參與意識(shí)和積極性。再次,擴(kuò)充預(yù)算管理人才隊(duì)伍,企業(yè)應(yīng)吸收預(yù)算管理專(zhuān)業(yè)化人才,組建一支專(zhuān)業(yè)的預(yù)算管理隊(duì)伍,為預(yù)算管理的編制、執(zhí)行、思想文化傳播、培訓(xùn)、考核、評(píng)價(jià)等一系列環(huán)節(jié)創(chuàng)造出一個(gè)專(zhuān)業(yè)且有力的基礎(chǔ)。
4.1.2 從企業(yè)實(shí)際出發(fā),確立科學(xué)的編制方法
常見(jiàn)的預(yù)算編制方法有定期預(yù)算法、滾動(dòng)預(yù)算法、零基預(yù)算法等。不同的預(yù)算方法各有優(yōu)點(diǎn),自身局限性各不相同,所以適用的情形也各不相同。商貿(mào)企業(yè)在選擇和運(yùn)用預(yù)算編制方法時(shí),需要結(jié)合企業(yè)的管理目標(biāo)、所處的行業(yè)發(fā)展階段、行業(yè)特點(diǎn),當(dāng)前管理水平綜合考慮,預(yù)算編制與預(yù)算控制、考核激勵(lì)互相配合,最終形成系統(tǒng)性的管理,提升整體運(yùn)用效果,同時(shí)考慮預(yù)算的編制需要投入的資源、產(chǎn)出的結(jié)果,進(jìn)行權(quán)衡選擇,對(duì)不同編制方法加以靈活運(yùn)用,揚(yáng)長(zhǎng)避短,提高科學(xué)性和實(shí)用性。
4.1.3 科學(xué)設(shè)立預(yù)算目標(biāo),保證預(yù)算目標(biāo)的全面性及合理性
商貿(mào)企業(yè)設(shè)立預(yù)算管理目標(biāo)時(shí),應(yīng)跳出追求利潤(rùn)目標(biāo)的局限性,著眼于經(jīng)營(yíng)全局并考慮未來(lái)的發(fā)展。預(yù)算目標(biāo)應(yīng)配合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展,通過(guò)科學(xué)、合理的預(yù)算編制為財(cái)務(wù)預(yù)算目標(biāo)提供參考依據(jù),結(jié)合數(shù)據(jù)信息,進(jìn)行預(yù)算編制、核算、評(píng)估、審核,得出具有準(zhǔn)確性和可靠性的預(yù)算結(jié)果,同時(shí)與內(nèi)外部實(shí)際情況相結(jié)合,內(nèi)容明確、指標(biāo)清晰、覆蓋范圍全面,對(duì)各責(zé)任中心預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行平衡,最終設(shè)定出既能推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn),又具備可行性的合理預(yù)算目標(biāo)。
4.1.4 合理規(guī)劃預(yù)算編制時(shí)間及周期
定期預(yù)算和滾動(dòng)預(yù)算作為基本方法。定期預(yù)算是以不變的會(huì)計(jì)期間作為預(yù)算期的方法;滾動(dòng)預(yù)算則是將預(yù)算期與會(huì)計(jì)期間脫離開(kāi),隨著預(yù)算的執(zhí)行不斷地補(bǔ)充預(yù)算,逐期向后滾動(dòng)的方法。由于商貿(mào)企業(yè)處于瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)環(huán)境中,滾動(dòng)預(yù)算比定期預(yù)算更加符合企業(yè)實(shí)際。同時(shí),預(yù)算的編制和執(zhí)行時(shí)間也應(yīng)從企業(yè)實(shí)際出發(fā),一般在一個(gè)會(huì)計(jì)年度即將結(jié)束時(shí),通過(guò)收集足夠的數(shù)據(jù)與信息用于預(yù)算編制和目標(biāo)設(shè)計(jì),在下一會(huì)計(jì)年度開(kāi)始時(shí)全面實(shí)施,同時(shí)在執(zhí)行期間根據(jù)實(shí)際情況不斷執(zhí)行補(bǔ)充預(yù)算,逐期向后滾動(dòng)。
除了樹(shù)立員工正確的全面預(yù)算管理意識(shí),商貿(mào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)自組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)之初就建立起健全的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)。設(shè)置如預(yù)算管理委員會(huì)之類(lèi)的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)來(lái)組織、監(jiān)督預(yù)算管理工作。預(yù)算管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與企業(yè)各責(zé)任中心互相協(xié)調(diào),保障各環(huán)節(jié)的順暢,考評(píng)執(zhí)行情況,即在執(zhí)行過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)值與實(shí)際經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)間發(fā)生的偏差,并就發(fā)生的偏差情況展開(kāi)調(diào)查,分析原因,制定相關(guān)解決方案來(lái)糾正偏差,并及時(shí)向管理層、董事會(huì)進(jìn)行匯報(bào)。各責(zé)任中心都應(yīng)在預(yù)算管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)好各責(zé)任單位預(yù)算編制、監(jiān)控分析等工作,隨時(shí)接受考評(píng)。各責(zé)任中心其預(yù)算執(zhí)行結(jié)果負(fù)責(zé),確保所有員工全面參與預(yù)算編制執(zhí)行等全部過(guò)程。
在預(yù)算管理機(jī)構(gòu)指導(dǎo)下,設(shè)置預(yù)算考評(píng)專(zhuān)門(mén)管理小組(一般由財(cái)務(wù)部和人力資源部專(zhuān)門(mén)人員組成),將預(yù)算的執(zhí)行納入到績(jī)效考核當(dāng)中去,與人力資源考評(píng)指標(biāo)相結(jié)合,促進(jìn)員工積極性。預(yù)算考評(píng)專(zhuān)門(mén)管理小組負(fù)責(zé)校驗(yàn)、檢查預(yù)算編制與執(zhí)行情況;收集業(yè)務(wù)部門(mén)等對(duì)于預(yù)算運(yùn)行的評(píng)價(jià),并給出反饋意見(jiàn)或建議;評(píng)價(jià)預(yù)算方案,為年終考核獎(jiǎng)懲實(shí)施提供數(shù)據(jù)依據(jù)。預(yù)算專(zhuān)門(mén)管理小組的設(shè)置和工作開(kāi)展,有助于形成良好的全面預(yù)算管理激勵(lì)氛圍,提升全面預(yù)算管理效果。
就目前大部分商貿(mào)企業(yè)現(xiàn)狀而言,全面預(yù)算管理在剛性約束企業(yè)經(jīng)營(yíng)基礎(chǔ)上,應(yīng)該增加其柔性管理的比例,增強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的權(quán)變性。預(yù)算管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、成本支出數(shù)據(jù)和投資數(shù)據(jù)等材料進(jìn)行趨勢(shì)分析和研究討論,對(duì)不合理的預(yù)算進(jìn)行重新編制,在必要時(shí)修正預(yù)算的目標(biāo)設(shè)定。使實(shí)際結(jié)果慢慢向預(yù)算目標(biāo)接近,通過(guò)不斷的修正、改變,最終能基本達(dá)到或接近預(yù)算目標(biāo),提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力,保證戰(zhàn)略目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。
全面預(yù)算管理是管理會(huì)計(jì)中的重要工具,為了迎合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展,實(shí)施全面預(yù)算的管理手段的商貿(mào)企業(yè)數(shù)量必將繼續(xù)擴(kuò)大,然而隨著我國(guó)的高速發(fā)展,許多企業(yè)由于歷史原因或現(xiàn)實(shí)局限,全面預(yù)算管理依然存在許多問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)存在問(wèn)題的淺析和對(duì)策建議,以期能幫助商貿(mào)企業(yè)提高對(duì)全面預(yù)算管理的認(rèn)識(shí),更新理念,完善全面預(yù)算管理工作,提高經(jīng)營(yíng)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。