關(guān)于大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的思考研究

王懷慶

（鄄城縣人力資源和社會保障局）

大學(xué)生數(shù)量是從2015年開始呈幾何態(tài)勢增長，同年，國務(wù)院開始大力鼓勵高校畢業(yè)大學(xué)生開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動。在短短三個月的時間之內(nèi)，連續(xù)頒布了多個關(guān)于大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的文件。從國務(wù)院不長的時間內(nèi)頒布如此之多的文件可以看出，國家推動“雙創(chuàng)”項目的決心。而大學(xué)生在此方面做的工作和相關(guān)項目都會在大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案中所記錄。眾所周知，大學(xué)生檔案是一份成績單，是未來用人單位招聘的重要依據(jù)，所以，在其中豐富有關(guān)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的內(nèi)容對大學(xué)生來說無疑是十分重要的，并且也是響應(yīng)國家政策號召的體現(xiàn)。

一、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的含義

大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案和學(xué)生檔案從概念的角度看是有很大的差異性的，兩者的主體全然不同。創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案包含著三個主體，高校、大學(xué)生、用人單位。所以創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的記錄范圍應(yīng)當(dāng)涵蓋上述三個主體的相關(guān)活動，高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案指的就是學(xué)校在辦學(xué)期間從事的相關(guān)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教學(xué)，以及創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)相關(guān)的社會實踐或者科研項目等一系列有記錄價值的活動。大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案則是在高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的基礎(chǔ)之上加入學(xué)生的成績、個人獎懲記錄、入學(xué)材料和畢業(yè)后的就業(yè)方向等。因此，大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案信息的收集應(yīng)當(dāng)從高校、用人單位以及學(xué)生個人活動三個方向進(jìn)行收集。

創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理則是為了實現(xiàn)檔案收集、記錄、服務(wù)、利用等等目的的管理活動。在對該類的檔案進(jìn)行信息收集的過程中，應(yīng)當(dāng)從三個方面入手，一是對學(xué)校針對于大學(xué)生展開的關(guān)于創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的教育信息記錄，二是對學(xué)生在學(xué)習(xí)期間對相關(guān)課程的學(xué)習(xí)記錄、科研獎項、實踐活動和工作的實際情況等進(jìn)行記錄，三是企業(yè)對學(xué)生入職后進(jìn)行的創(chuàng)業(yè)支持類活動信息進(jìn)行記錄。記錄上述信息后，對檔案進(jìn)行分類封存，再根據(jù)學(xué)生畢業(yè)后的移交需求，把相關(guān)檔案寄送至有關(guān)單位。

二、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的意義

高校可以借由我國當(dāng)前大力推進(jìn)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的契機(jī)，通過對創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的管理，建立高校、學(xué)生以及企業(yè)的三方合作平臺，從而實現(xiàn)校企資源共享，發(fā)展種類豐富的創(chuàng)業(yè)項目，并與企業(yè)完成就業(yè)聯(lián)動，不但解決了大學(xué)生就業(yè)的問題，還解決了企業(yè)用工荒的問題。創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建是高校檔案管理的里程碑，高校在檔案中增設(shè)了科研成果以及社會實踐等類目，不僅豐富了學(xué)生的個人檔案，還提升了自身的檔案管理水平。另一方面，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理直接促進(jìn)了大學(xué)生們的就業(yè)，該檔案給學(xué)生們的就業(yè)提供了真實可靠的案例支持，在校園中營造了良好的“雙創(chuàng)”氣氛，激發(fā)了大學(xué)生們的創(chuàng)業(yè)熱情。

三、目前大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理存在的問題

（一）數(shù)量多，分類難

當(dāng)前高校積極響應(yīng)國家政策，大力鼓勵學(xué)生開展“雙創(chuàng)”活動。在大學(xué)生開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的實際情況中，存在著種類繁多、檔案記錄難的問題，比如說“雙創(chuàng)”訓(xùn)練、創(chuàng)業(yè)實踐、創(chuàng)業(yè)競賽、科研競賽等等，這些不同類型的活動在高校中是由不同部門分管的，其中有一部分是教務(wù)處負(fù)責(zé)的，又有一部分是團(tuán)委負(fù)責(zé)的，這種不同部門的負(fù)責(zé)就造成了檔案收集困難。而高校又積極響應(yīng)號召，大力鼓勵學(xué)生開展“雙創(chuàng)”活動，所以需要收集記錄的信息在短時間內(nèi)迅速增多，而又由于分管部門的不同導(dǎo)致檔案信息收集工作進(jìn)度十分緩慢。在很多高校中并沒有成立單獨的收集檔案部門，檔案信息都是由主管部門進(jìn)行收集后提交的，而主管部門的主要工作職責(zé)并不是檔案的收集和管理，所以提交的信息一般都是比較籠統(tǒng)的檔案信息，并不詳細(xì)，甚至有的連信息的類別都很模糊，這樣一來，相關(guān)信息在產(chǎn)生的過程中沒有專門的檔案管理部門進(jìn)行跟蹤，然后又是根據(jù)主管部門的主觀意志來進(jìn)行的歸檔，所以很容易造成分類難的問題，給日后尋找檔案帶來了一定的難度。

（二）管理制度不健全

在很多高校中，管理人員雖然已經(jīng)意識到了創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的重要性，但是在實際工作中，由于“雙創(chuàng)”檔案管理體系和學(xué)生檔案有本質(zhì)上的不同，而國家又沒有關(guān)于“雙創(chuàng)”檔案出臺一系列相關(guān)政策，所以在構(gòu)建其管理制度的過程中也是參照學(xué)生檔案對其進(jìn)行管理的。“雙創(chuàng)”檔案在實體分類當(dāng)中屬于教學(xué)檔案，很多高校依照著20世紀(jì)90年代初期制定的高校檔案實體分類方法對其開展管理，在該份指導(dǎo)文件中，并沒有對創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)有任何的描述，很明顯這是一份專門針對于學(xué)生檔案這種普通檔案進(jìn)行管理的指導(dǎo)方法。沒有相關(guān)指導(dǎo)性文件就造成了高校無法制定合理的檔案管理制度，“雙創(chuàng)”檔案沒有相應(yīng)的制度保障，在開展收集、記錄、分類工作的過程中就會遇到各種各樣的阻礙，導(dǎo)致無規(guī)可依。這種管理制度不健全的情況意味著檔案的提交格式以及規(guī)格并不統(tǒng)一，高校中其他部門提交的相關(guān)檔案信息都是由著自己的意志對“雙創(chuàng)”相關(guān)信息進(jìn)行收集，不僅種類多樣、數(shù)量龐大，還沒有統(tǒng)一的格式，這就給“雙創(chuàng)”檔案管理工作人員帶來了極大的工作難度[1]。

（三）信息記錄不精細(xì)

“雙創(chuàng)”活動的最終目的是培養(yǎng)大學(xué)生的創(chuàng)新能力，希望大學(xué)生可以在“雙創(chuàng)”的實踐活動當(dāng)中鍛煉自身，并且積累一定程度的創(chuàng)業(yè)知識，從而達(dá)到幫助學(xué)生就業(yè)的目的。通常情況下，大學(xué)生的創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新實踐活動大體上分為三個流程，一是申報流程，二是中期檢查，三是結(jié)題。在這三個創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新實踐活動當(dāng)中又有很多詳細(xì)的流程，大學(xué)生在實踐活動當(dāng)中在不同的時間節(jié)點有著不同的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)流程要做，這就意味著在這些不同的時間節(jié)點就需要高校以及指導(dǎo)教師對其行為進(jìn)行評價，在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐活動當(dāng)中，每個時間節(jié)點都是十分關(guān)鍵的，指導(dǎo)教師對其的評價和指導(dǎo)會直接影響到其項目的最終質(zhì)量，這些教師的指導(dǎo)行為、學(xué)生的活動流程，都會產(chǎn)生大量的檔案信息。在高校對學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動進(jìn)行管理的過程中，往往都是由此項目的主管部門進(jìn)行管理，由于教師的數(shù)量十分有限，而學(xué)生的創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新實踐活動的數(shù)量又十分巨大，這就造成了教師指導(dǎo)工作壓力劇增，在對學(xué)生進(jìn)行相關(guān)流程指導(dǎo)的時候不可能做到精細(xì)管理，不可能對每一個學(xué)生在每一個流程中的變化都精細(xì)記錄，這就意味著在檔案中無法體現(xiàn)學(xué)生們真實的實踐活動信息。這種非?；\統(tǒng)的信息再經(jīng)過主管部門的提交，在檔案管理工作人員手中的時相關(guān)檔案信息基本上都是只有一個大概，非常影響“雙創(chuàng)”檔案的真實性。

（四）歸檔意識淡薄

和高校開展“雙創(chuàng)”活動相比較，“雙創(chuàng)”檔案的歸檔難度更高。從橫向?qū)用娴慕嵌葋砜?，雖然很多高校已經(jīng)把大學(xué)生“雙創(chuàng)”檔案列入到了自身的檔案歸檔范圍當(dāng)中，但是如何對其進(jìn)行歸檔和收集正處于一種缺乏相關(guān)經(jīng)驗的狀態(tài)下。而且高校中從事檔案管理的人員有限，并且工作人員的歸檔意識淡薄，對于“雙創(chuàng)”檔案并不重視，再加上高校中并沒有明確的主管部門，這些都是當(dāng)前大學(xué)生“雙創(chuàng)”檔案歸檔難的原因。從縱向的角度來看，在“雙創(chuàng)”檔案中，需要記錄大學(xué)生創(chuàng)業(yè)成功的案例，此種案例的特征就是時間跨度極大，很多創(chuàng)業(yè)成功的大學(xué)生已經(jīng)畢業(yè)多年了，本身就缺少提交相關(guān)材料的熱情，而且很多信息還涉及到商業(yè)機(jī)密，這都給歸檔工作帶來了一定的難度。正是由于上述種種原因，高校中大學(xué)生“雙創(chuàng)”檔案管理并沒有做到全面實施[2]。

四、構(gòu)建大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系的實踐策略

（一）融合信息化技術(shù)，確保檔案的完整性

針對于“雙創(chuàng)”檔案數(shù)量多，收集和分類難度大的問題，高?？梢砸胂冗M(jìn)的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行處理，這樣不僅可以越過主管部門，而且收集的信息也具有一定的真實性。其實在很多高校中已經(jīng)引入了檔案信息管理系統(tǒng)，但是此種系統(tǒng)只能對“雙創(chuàng)”實踐活動中的三個時間節(jié)點形成報告，即申報報告、中期報告以及結(jié)題報告，大學(xué)生在“雙創(chuàng)”實踐活動中的整體資料并不能上傳，而且此系統(tǒng)操作過于繁瑣，學(xué)生在提交資料之后還需要教師審核后才能到達(dá)檔案管理部門，如果在某個時間點的檔案被駁回，那么所有流程又必須要重新再一次提交，既消耗了大量的時間還消耗了大量的精力。所以高校在重新引入計算機(jī)信息系統(tǒng)的時候，要盡量給學(xué)生開放更多的權(quán)限，由檔案管理部門根據(jù)實際情況來設(shè)置需要收集信息的類目，然后由大學(xué)生自行提交，再交由檔案管理部門統(tǒng)一進(jìn)行管理。這樣既可以避免主管部門憑借主觀意志提交“雙創(chuàng)”檔案信息，還可以統(tǒng)一“雙創(chuàng)”檔案的規(guī)格，提升檔案管理工作人員的工作效率。在“雙創(chuàng)”檔案信息系統(tǒng)中，會保存著學(xué)生在校參加所有“雙創(chuàng)”實踐活動、科研成果和創(chuàng)業(yè)項目的所有信息，信息系統(tǒng)中的信息不會受制于紙質(zhì)材料，并且分類難度也會降低。另一方面，指導(dǎo)教師的工作量繁重導(dǎo)致不能很好地給予每一個同學(xué)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)，針對這個問題，高?？梢詼p少指導(dǎo)教師的工作量，以往“雙創(chuàng)”檔案的審核分為兩個部分，一是指導(dǎo)教師審核，二是高校的形式審核，在大學(xué)生提交檔案后，需要先由指導(dǎo)教師進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后再提交到高校進(jìn)行形式審核，而在這兩次審核的過程中，大學(xué)生提交的檔案很少在指導(dǎo)教師審核時出現(xiàn)問題，更多的都是在高校的形式審核上被駁回，當(dāng)檔案信息被駁回之后還要再走一遍先指導(dǎo)教師審核再高校形式審核的流程，這樣就會在無形之中增加了指導(dǎo)教師的工作量。為解決該問題，高校可以把指導(dǎo)教師審核這步放在高校形式審核之后，就可以在無形之中減少指導(dǎo)教師的工作量，從而使得指導(dǎo)教師騰出更多的時間指導(dǎo)學(xué)生開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動[3]。

（二）健全管理制度，制定檔案標(biāo)準(zhǔn)

高校在制定“雙創(chuàng)”檔案管理制度的時候要根據(jù)本校的實際情況，以方便檔案管理工作人員為原則進(jìn)行制度的制定。高校可以從三個方面入手構(gòu)建“雙創(chuàng)”檔案管理制度，一是先設(shè)定建檔以及管理檔案的專門部門，把“雙創(chuàng)”活動管理部門歸到其下。比如說歸教務(wù)處管理的“雙創(chuàng)”活動實踐科室，把其管理權(quán)移交到檔案管理部門，日后所有的實踐活動都由檔案管理部門直接計劃，這樣一來不僅給檔案管理部門收集“雙創(chuàng)”信息提供了方便,還能最大程度上確保檔案信息的完整性以及便于管理人員進(jìn)行責(zé)任落實。二是在“雙創(chuàng)”檔案管理制度中融入信息化制度。上文中提到利用信息化系統(tǒng)解決檔案數(shù)量大、分類難的問題，除此之外，高校還可以把信息化系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理制度當(dāng)中，既然是創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新檔案管理，再使用以往的紙質(zhì)形式就顯得尤為不合適，所以管理制度要依托于信息系統(tǒng)來進(jìn)行制定。三是“雙創(chuàng)”檔案的收集時間并不應(yīng)該是在某個時間段集中進(jìn)行，而是應(yīng)該長年累月的開展，防止出現(xiàn)檔案積壓時間過久數(shù)量增多的情況?？偟膩碚f，“雙創(chuàng)”檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在我國《檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上制定出行之有效、有章可循的管理制度。在管理制度中，要和高校的實際情況相結(jié)合，并且要明確“雙創(chuàng)”檔案管理的意義，“雙創(chuàng)”檔案管理并不僅僅是把學(xué)生的檔案歸檔保存，這項工作的本質(zhì)是幫助高校培養(yǎng)出更多的有創(chuàng)新精神的人才。這就需要高校健全“雙創(chuàng)”檔案的管理制度，并且在對國家頒布的指導(dǎo)文件進(jìn)行參考的時候要意識到不同的高校之間是存在著一定的差異性的，一份指導(dǎo)文件不可能做到對我國所有的高校制定管理制度進(jìn)行指導(dǎo)，只有高校根據(jù)自身的情況制定出一套適合自己的“雙創(chuàng)”檔案管理制度，才能最大程度上激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新熱情[4]。

（三）強(qiáng)化過程管理，精細(xì)記錄信息

大學(xué)生的“雙創(chuàng)”檔案的建立是一個過程事件，最重要的就是檔案管理人員對過程中管理和細(xì)節(jié)上的記錄，從而生成完整準(zhǔn)確的“雙創(chuàng)”檔案。從表面上來看，“雙創(chuàng)”檔案管理是對大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐活動的過程進(jìn)行記錄和分析，從而進(jìn)行一個綜合性的評價。所以，強(qiáng)化“雙創(chuàng)”檔案的過程管理是十分必要的。具體來說，檔案管理的工作人員可以在申報這個時間節(jié)點上建立一個表格，在其中分別統(tǒng)計出高校內(nèi)的所有創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目，利用表格的數(shù)據(jù)統(tǒng)計就可以明顯看出高校中各個年級對于創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐活動的參與情況，從而有針對性地進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的收集。其次，在中期報告、結(jié)題報告的時間節(jié)點對大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐活動進(jìn)度進(jìn)行檢查，這一系列的篩選檢查工作就可以完整地把大學(xué)生參與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐活動的全過程進(jìn)行記錄，然后對記錄的檔案信息進(jìn)行歸檔、分析，最終給每一位學(xué)生一個最為公平合理的評價。這一系列工作對于檔案管理工作人員來說是十分繁雜的，對于他們的執(zhí)行力有著不小的考驗，只有工作人員能做到對大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐活動的所有流程和階段做好監(jiān)控，對某個時間點的流程做到精細(xì)化記錄，才能實現(xiàn)強(qiáng)化“雙創(chuàng)”檔案的過程管理。從本質(zhì)上來說，“雙創(chuàng)”檔案管理工作的目的可以分為兩部分，一是真實、完整的對大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動的記錄，二是在需要查閱的時候進(jìn)行調(diào)取。只有強(qiáng)化過程管理，才能做到調(diào)取的方便快捷，記錄的真實可靠。

（四）建立保密機(jī)制

在“雙創(chuàng)”檔案管理方面，高校還必須要建立保密機(jī)制。不論是在校學(xué)習(xí)的學(xué)生還是高校內(nèi)部的工作人員亦或是外部的用人單位，在對“雙創(chuàng)”檔案進(jìn)行調(diào)取、查閱的過程中，都要對檔案的安全性進(jìn)行充分的考慮。高?？梢栽O(shè)置嚴(yán)格的審批查閱機(jī)制，如果是查閱一些關(guān)鍵的檔案信息還要簽署相關(guān)的保密協(xié)議，從而做到對檔案主體的保護(hù)。這是因為，不論任何一份檔案都有著非常強(qiáng)的私密性，尤其是“雙創(chuàng)”檔案中記載著大量的案例，其中有著很多本校大學(xué)生開創(chuàng)的企業(yè)，有一些檔案內(nèi)容還包括了很多商業(yè)機(jī)密。如果高校不能對這些檔案妥善保管的話，很容易對企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。上文中提到，在很多高校中都已經(jīng)把先進(jìn)的計算機(jī)信息技術(shù)引入到了檔案管理中，所以網(wǎng)絡(luò)安全問題也是高校不能逃避的問題，高?？梢栽谟嬎銠C(jī)信息系統(tǒng)中合理的建設(shè)防火墻機(jī)制，從而保證學(xué)生的檔案信息不會被一些不法分子盜用[5]。

五、結(jié)論

綜上所述，在國家大力推動高校培養(yǎng)雙創(chuàng)型人才的背景之下，高校對“雙創(chuàng)”檔案管理制度的構(gòu)建是十分重要的。當(dāng)前在高校的“雙創(chuàng)”檔案管理中還存在著許多問題，高?？梢酝ㄟ^引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)信息技術(shù)，保證檔案的完整性、健全管理制度，制定檔案標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化過程管理，精細(xì)記錄信息、建立保密機(jī)制這四個方面入手，來構(gòu)建“雙創(chuàng)”檔案的管理體系，從而更好地服務(wù)學(xué)生，為國家培養(yǎng)出更多的創(chuàng)新型人才。