高校二級(jí)學(xué)院辦公室精準(zhǔn)化管理研究略論

李 偉

（北京建筑大學(xué)文化發(fā)展研究院人文學(xué)院）

黨中央一直高度重視教育事業(yè)，尤其是近年來(lái)教育改革不斷推進(jìn)，促使高校管理重心不斷下移，這為二級(jí)學(xué)院提供了更為廣闊的發(fā)展空間，擁有了更多自主辦學(xué)權(quán)和管理權(quán)。鑒于此，高校二級(jí)學(xué)院需立足當(dāng)下，深入內(nèi)部治理工作，找出存在的不足和缺陷，并予以針對(duì)性解決，從而不斷提高高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理效能，更好地發(fā)揮服務(wù)作用，為學(xué)校教學(xué)、科研工作的順利開(kāi)展和落實(shí)提供基礎(chǔ)保障。在此過(guò)程中引入精細(xì)化管理理念，并將其合理融入到各個(gè)環(huán)節(jié)，提高學(xué)院辦公室整體管理水平，創(chuàng)新管理方法，為教學(xué)科研提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù)，助力高校改革發(fā)展。

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室精細(xì)化管理發(fā)展的必要性

高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為綜合性管理部門(mén)，不僅擔(dān)負(fù)著學(xué)院人才培養(yǎng)、科學(xué)研究重任，在學(xué)科以及人才隊(duì)伍建設(shè)等方面也發(fā)揮著重要作用，學(xué)院辦公室具有管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等職能，是承上啟下的辦事機(jī)構(gòu)。在當(dāng)前高校教育教學(xué)改革進(jìn)程不斷推進(jìn)的背景下，學(xué)院辦公室工作質(zhì)量與成效會(huì)直接影響學(xué)院工作質(zhì)量，關(guān)乎高校整體運(yùn)轉(zhuǎn)，因此，有必要加強(qiáng)管理能效的發(fā)揮，實(shí)施精細(xì)化管理。

現(xiàn)階段，我國(guó)高校改革日漸深化，這對(duì)高校系統(tǒng)辦公室提出了全新的挑戰(zhàn)，在實(shí)際工作中也會(huì)出現(xiàn)一些新問(wèn)題，對(duì)此，學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，與時(shí)俱進(jìn)，積極轉(zhuǎn)變固有管理觀念，不斷創(chuàng)新管理方式方法，以更加科學(xué)、精細(xì)化的管理來(lái)提高學(xué)院辦公室工作水平，切實(shí)為高校教學(xué)科研、師生員工等提供完善的服務(wù)。由于二級(jí)學(xué)院辦公室本身綜合性辦事服務(wù)機(jī)構(gòu)的屬性，決定了其在日常工作中要做好上承下達(dá)、有效協(xié)調(diào)、參謀咨詢等工作[1]，一方面，要認(rèn)真貫徹、落實(shí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的決策部署，為學(xué)校各職能部門(mén)、師生解決各種事項(xiàng)，另一方面，還應(yīng)當(dāng)做好日常管理工作，如信息管理、文書(shū)管理、資產(chǎn)管理，還有學(xué)校內(nèi)外的接待工作、會(huì)議安排等。由此可見(jiàn)，對(duì)學(xué)院辦公室整體管理提出了較高的要求，引入精細(xì)化管理理念，可以從各個(gè)環(huán)節(jié)有效完善辦公室管理工作，實(shí)現(xiàn)管理的創(chuàng)新，促使學(xué)院辦公室更好地發(fā)揮作用。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏足夠的服務(wù)意識(shí)

從當(dāng)前我國(guó)二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作的實(shí)際情況看，缺乏足夠的服務(wù)意識(shí)，學(xué)院辦公室工作不夠主動(dòng)，缺乏自覺(jué)性，存在“重管理、輕服務(wù)”的情況。分析其原因，主要是因?yàn)椴糠洲k公室工作人員未形成正確的工作定位，片面地認(rèn)為學(xué)院辦公室工作主要就是將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策部署落實(shí)下去，并按照職能部門(mén)的要求完成相應(yīng)的工作。

（二）服務(wù)范圍不明確

整體服務(wù)認(rèn)知較低，缺乏明確的服務(wù)范圍，多數(shù)學(xué)院辦公室工作人員并沒(méi)有明確作為二級(jí)學(xué)院辦公室應(yīng)當(dāng)具備的服務(wù)功能，只是停留在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)層面，而在各科、室、下屬單位、全體教職工、學(xué)生方面，缺乏完善的服務(wù)定位。尤其是在基層師生服務(wù)方面，還有很大的潛力沒(méi)有挖掘出來(lái)，主要是缺乏足夠的指導(dǎo)思想，進(jìn)而嚴(yán)重影響了主動(dòng)服務(wù)、高效服務(wù)的開(kāi)展。

（三）辦公室管理混亂

目前高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理處于混亂狀態(tài)。從辦公室對(duì)口職能部門(mén)的實(shí)際情況看，不僅部門(mén)繁多且工作內(nèi)容復(fù)雜，相互之間還存在一定的交叉，比如在管理工作中，涵蓋了行政、黨務(wù)、檔案、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等方面的管理[2]，同時(shí)，還需要負(fù)責(zé)內(nèi)外接待、文書(shū)文秘、宣傳、發(fā)布信息、會(huì)務(wù)安排等內(nèi)容。不僅如此，在整個(gè)工作實(shí)施過(guò)程中，還需要與多方面進(jìn)行溝通、聯(lián)系，這其中涉及到了學(xué)校校辦、財(cái)務(wù)處、人事處、資產(chǎn)處、組織部、宣傳部等，與此同時(shí)，還要與學(xué)院下屬各科室、中心建立聯(lián)系。而基于當(dāng)前高校改革的背景，部門(mén)事務(wù)性工作日漸增多，對(duì)學(xué)院辦公室工作提出了挑戰(zhàn)，以往粗放式的管理方式已然無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的工作需求，工作人員也因此奔波于各類(lèi)瑣碎事務(wù)中，工作效率低下，且任務(wù)繁重。

三、高校二級(jí)學(xué)院辦公室精準(zhǔn)化管理實(shí)現(xiàn)對(duì)策

在高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作中引入精準(zhǔn)化管理理念，必須做到“精”“準(zhǔn)”“?！?，切實(shí)提高辦公效率，這也是當(dāng)下時(shí)代的必然選擇和實(shí)踐路徑。所謂的“精”，就是明確管理重點(diǎn)，解決難點(diǎn)問(wèn)題；“準(zhǔn)”則要把握事物關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)支持；“?！北闶枪芾韺I(yè)、專行，需要突出管理的專業(yè)技能性、科學(xué)性?；谶@三點(diǎn)加強(qiáng)精準(zhǔn)化管理，優(yōu)化高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作，可以更好地推動(dòng)并完善管理模式，有助于全面提升二級(jí)學(xué)院辦公室服務(wù)意識(shí)，促使工作人員轉(zhuǎn)變職能認(rèn)知，從而更好地為高校教學(xué)科研工作提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù)，對(duì)推動(dòng)高校管理體制改革具有重要的促進(jìn)作用。下面從幾個(gè)方面具體分析高校二級(jí)學(xué)院辦公室精準(zhǔn)化管理的實(shí)現(xiàn)對(duì)策。

（一）全面梳理精準(zhǔn)化管理的具體內(nèi)容和要求

分析精準(zhǔn)化管理理念可知，要求既精細(xì)又準(zhǔn)確。對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作來(lái)說(shuō)，想要做到“精”，就必須優(yōu)化辦事流程，保證各個(gè)工作環(huán)節(jié)易操作，追求精益求精。而“準(zhǔn)”，則要保證辦公室工作任務(wù)能夠準(zhǔn)確把握、合理落實(shí)，做到細(xì)致服務(wù)，同時(shí)又能夠保證各項(xiàng)流程規(guī)范化、程序化、科學(xué)化。從本質(zhì)上講，在實(shí)施精準(zhǔn)化管理的過(guò)程中，主要就是在規(guī)范化管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)、提煉，重點(diǎn)提升學(xué)院辦公室工作的服務(wù)質(zhì)量，達(dá)到節(jié)約管理成本、提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的。由上文分析可知，高校二級(jí)學(xué)院辦公室本身具有的綜合性特點(diǎn)也決定了學(xué)院辦公室工作復(fù)雜、繁瑣，為有效發(fā)揮服務(wù)職能，要求辦公室工作人員必須具備較強(qiáng)的素質(zhì)和能力。正所謂“天下大事，必作于細(xì)”，學(xué)院辦公室工作也無(wú)小事，應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮精準(zhǔn)化理念的引導(dǎo)性，提高二級(jí)學(xué)院辦公室管理成效[3]。

精細(xì)化管理的實(shí)施不僅體現(xiàn)在具體實(shí)踐方法方面，更是一種工作態(tài)度。需要明確的是，精準(zhǔn)化管理并非一蹴而就，而是一個(gè)系統(tǒng)且漫長(zhǎng)積累的過(guò)程，最終獲得的成功也不能夠直觀地看到。所以，為保證精準(zhǔn)化管理有效落實(shí)，高校學(xué)院二級(jí)辦公室應(yīng)當(dāng)抓住關(guān)鍵業(yè)務(wù)，全面實(shí)施精準(zhǔn)化管理。在此過(guò)程中，最為重要也是基本的就是明確精細(xì)化管理思想觀念，不能空喊口號(hào)，搞形式主義，而是要結(jié)合辦公室工作的具體內(nèi)容，制定出科學(xué)化、 程序化、精細(xì)化的管理內(nèi)容、實(shí)施措施，在真正意義上實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。嚴(yán)格按照精細(xì)化管理目標(biāo)、任務(wù)，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行細(xì)化目標(biāo)、量化任務(wù)、強(qiáng)化責(zé)任，做到無(wú)縫對(duì)接。

（二）深入辦公室職能予以精準(zhǔn)化

按照二級(jí)學(xué)院辦公室的職能需求劃分，通常會(huì)設(shè)置辦公室主任以及各崗位秘書(shū)，如研究生秘書(shū)、行政秘書(shū)、教學(xué)秘書(shū)、科研及學(xué)科秘書(shū)等，主要負(fù)責(zé)學(xué)院教學(xué)科研等事務(wù)性管理工作。辦公室工作涉及到較多方面，再加上工作人員數(shù)量、素質(zhì)等不足，致使辦公室各崗位職能發(fā)生錯(cuò)位。基于本科院?！半p一流”建設(shè)的目標(biāo)，對(duì)二級(jí)學(xué)院整體發(fā)展提出了挑戰(zhàn)，但這對(duì)于辦公室工作而言也是一種機(jī)遇。在此背景下，高校二級(jí)學(xué)院無(wú)論是進(jìn)行學(xué)科建設(shè)工作，還是開(kāi)展科研工作，都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)調(diào)研，做好基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)采集工作，結(jié)合當(dāng)下形勢(shì)綜合分析。學(xué)院辦公室也要積極發(fā)揮職能作用，為促進(jìn)學(xué)院加快發(fā)展，針對(duì)師生關(guān)注的問(wèn)題，及時(shí)做好信息收集，以報(bào)告的形式為學(xué)院發(fā)展提供參考意見(jiàn)。逐步改變以往只是執(zhí)行任務(wù)的方式，更多發(fā)揮參謀輔助的職能作用，促使辦公室職能實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)定位。

精準(zhǔn)化落實(shí)學(xué)院辦公室職能，最為重要的就是明確目標(biāo)，全面把握學(xué)院辦公室工作方向，準(zhǔn)確定位辦公室服務(wù)職能與對(duì)象。同時(shí)，辦公室各崗位工作人員也應(yīng)當(dāng)明確自身定位，了解并執(zhí)行崗位職責(zé)，正視自身工作內(nèi)容。為全體師生做好各方面的服務(wù)和保障工作，為推進(jìn)學(xué)院中心工作保駕護(hù)航[4]。

（三）從管理制度入手加強(qiáng)精準(zhǔn)性

制度作為高校二級(jí)學(xué)院辦公室運(yùn)行的重要依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的管理制度可以保障辦公室長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行。因此，學(xué)院辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，找出缺陷和問(wèn)題，進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。比如，部分崗位職責(zé)不明確、分工模糊，還有制度方面落實(shí)不到位、辦事程序不規(guī)范等問(wèn)題。從目前的實(shí)際情況看，雖然高校二級(jí)學(xué)院辦公室已經(jīng)明確了各崗位職責(zé)要求，但缺乏配套的考核評(píng)價(jià)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制等，從而導(dǎo)致辦公室工作人員工作積極性不高，也很難評(píng)定人員工作質(zhì)量，致使辦公室整體工作效率低下，部分人員對(duì)現(xiàn)有工作產(chǎn)生倦怠感。因此，必須全面加強(qiáng)制度建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)依法治校，促使二級(jí)學(xué)院管理工作更加規(guī)范、科學(xué)。在具體落實(shí)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)始終圍繞學(xué)院辦公室工作完善相應(yīng)的管理規(guī)范，做好頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)制度層面的精細(xì)化，為辦公室工作立規(guī)矩、樹(shù)規(guī)范，全面提高辦公室管理水平。

在具體實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)從現(xiàn)行高校二級(jí)學(xué)院辦公室規(guī)章制度出發(fā)，與當(dāng)前實(shí)際需求作對(duì)比，而后有針對(duì)性地進(jìn)行修訂、廢止、完善，制定新的規(guī)章制度。要確保制度具有可行性、實(shí)用性，這就需要工作人員在制定過(guò)程中主動(dòng)征求各方意見(jiàn)，反復(fù)研究、討論，使得制度能夠滿足絕大部分主體對(duì)管理的需求。與此同時(shí)，辦公室作為解讀、宣講制度的重要機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)針對(duì)制度中的各項(xiàng)內(nèi)容，詳細(xì)講解其中的執(zhí)行要求、操作流程，為學(xué)校各方答惑解疑，進(jìn)一步推進(jìn)制度執(zhí)行力。

除此之外，學(xué)院辦公室還應(yīng)當(dāng)借助制度，進(jìn)一步優(yōu)化運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制、管理辦法、考評(píng)機(jī)制等。從崗位職責(zé)、管理人員權(quán)限，到各項(xiàng)工作的落實(shí)，必須確保分工明確清晰、責(zé)任到位。在考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中，應(yīng)當(dāng)從辦公室具體的工作內(nèi)容、崗位責(zé)任、職責(zé)權(quán)限等入手，合理設(shè)置考核指標(biāo)，借此增強(qiáng)工作人員工作責(zé)任心，調(diào)動(dòng)員工工作積極性，促使工作人員投入更多熱情投身到服務(wù)教學(xué)和科研工作中，發(fā)揮服務(wù)職能[5]。

（四）高度重視師生，為其提供精準(zhǔn)服務(wù)

高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理的主要目的在于更好地服務(wù)師生，并在此過(guò)程中踐行管理育人、服務(wù)育人的任務(wù)。從以往的辦公室工作內(nèi)容看，存在較強(qiáng)的行政性，這使得師生對(duì)辦公室產(chǎn)生一種機(jī)關(guān)高冷的印象。引入精細(xì)化管理理念后，辦公室工作在具體落實(shí)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注重“以師生為本”的理念，工作圍繞師生需求進(jìn)行，為師生提供精準(zhǔn)服務(wù)，從而進(jìn)一步發(fā)揮精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)。對(duì)此，學(xué)院辦公室在推行精準(zhǔn)服務(wù)的過(guò)程中，首先要轉(zhuǎn)變以往被動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，更加積極主動(dòng)地為師生提供服務(wù)，針對(duì)師生關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題、師生訴求等要及時(shí)響應(yīng)解決。在教師方面，要幫助教師解脫于填表、報(bào)賬、購(gòu)買(mǎi)材料等瑣碎事務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)“減負(fù)”，從而為教師節(jié)約出更多的時(shí)間去鉆研教學(xué)、科研工作，成為高質(zhì)量的“勤務(wù)兵”。在學(xué)生方面，學(xué)院辦公室應(yīng)當(dāng)明確服務(wù)方向，從學(xué)生存在的問(wèn)題出發(fā)，與學(xué)生建立良好的溝通關(guān)系，打通信息渠道，及時(shí)了解掌握學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活、思想等方面的問(wèn)題，并采取有效措施解決。通過(guò)為師生服務(wù)的過(guò)程，解決師生存在的問(wèn)題，做到“件件有落實(shí)、事事有回音”，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化服務(wù)。

除此之外，在為師生提供精準(zhǔn)化服務(wù)的過(guò)程中，也要注重服務(wù)的科學(xué)性，促使各項(xiàng)工作事半功倍。對(duì)此，學(xué)院辦公室可以采取“首問(wèn)責(zé)任制”“限時(shí)結(jié)辦制”等制度，強(qiáng)化工作人員的服務(wù)意識(shí)，力爭(zhēng)在服務(wù)過(guò)程中樹(shù)立優(yōu)質(zhì)形象。此外，還應(yīng)當(dāng)積極落實(shí)學(xué)院“財(cái)務(wù)助理”制度，為師生提供“一對(duì)一”服務(wù)，幫助師生快速解決問(wèn)題，真正意義上發(fā)揮財(cái)務(wù)助理的作用，改變以往財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)排隊(duì)難、咨詢難、查詢難等問(wèn)題，通過(guò)此種精準(zhǔn)服務(wù)，有助于進(jìn)一步增加師生的幸福感。不僅如此，學(xué)院辦公室工作人員還應(yīng)當(dāng)積極深入到教學(xué)一線，觀察、分析、總結(jié)出教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，做好反饋，輔助學(xué)院作出更加精準(zhǔn)的決策。

（五）積極推進(jìn)辦公信息化建設(shè)

通過(guò)上文分析可知，高校二級(jí)學(xué)院辦公室由于其承上啟下的屬性，使得日常工作量較大，涉獵面較廣，這其中必然會(huì)出現(xiàn)大量的事務(wù)信息。對(duì)此，學(xué)院辦公室應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，構(gòu)建出完善的工作系統(tǒng)，為教學(xué)審核評(píng)估、學(xué)科評(píng)估等提供有力的數(shù)據(jù)支持。辦公室需要積極發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，完善管理系統(tǒng)，保證工作所需數(shù)據(jù)得到有效挖掘和利用，從而全面提升決策的精準(zhǔn)性、科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)高校各項(xiàng)資源的高效配置，在真正意義上服務(wù)師生，凸顯教育“以人為本”的特性。

學(xué)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合本校實(shí)際情況，建立學(xué)院云平臺(tái)，保證與不同端口進(jìn)行對(duì)接，通過(guò)云平臺(tái)簡(jiǎn)化信息查詢流程，不斷完善現(xiàn)代無(wú)紙化辦公模式。必要情況下，辦公室應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作需求重構(gòu)流程，增設(shè)數(shù)據(jù)分析功能，提高信息利用率，解放以往處理繁瑣事務(wù)的束縛。在OA系統(tǒng)的作用下，辦公室工作人員可以實(shí)現(xiàn)掌上辦公，隨時(shí)隨地處理一些事務(wù)，這在很大程度上簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率。此外，線上智能審批、通知公告等功能的應(yīng)用，為師生及時(shí)掌握學(xué)院動(dòng)態(tài)提供了渠道。通過(guò)精準(zhǔn)化辦公的實(shí)現(xiàn)，有效提升了學(xué)院管理水平、服務(wù)滿意度，同時(shí)也極大地推動(dòng)了信息化與辦公室工作的融合，有助于提高學(xué)院育人質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，將精準(zhǔn)化管理理念引入到高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作中，不僅是新時(shí)代的必然選擇，也是推動(dòng)高校整體發(fā)展的重要途徑。通過(guò)本文的分析可知，基于二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作現(xiàn)狀，有必要實(shí)施精準(zhǔn)化管理，全面優(yōu)化高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作模式，創(chuàng)新管理方法。所以，在具體實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)明確精準(zhǔn)化管理要求，促使職能定位精準(zhǔn)化，全面實(shí)現(xiàn)管理制度化，為師生提供精準(zhǔn)服務(wù)，不斷推進(jìn)信息化建設(shè)，將精準(zhǔn)的理念滲透到學(xué)院辦公室業(yè)務(wù)工作的方方面面，真正提升辦公室服務(wù)效能。