膠州市流動人員檔案管理服務(wù)工作現(xiàn)狀與對策建議

李晗艷

（山東省青島市膠州市人力資源和社會保障局）

一、流動人員檔案管理服務(wù)的目標與對象

（一）流動人員人事檔案管理服務(wù)的目標

堅持正確的政治方向，堅持為人民服務(wù)，為社會主義服務(wù)?？茖W規(guī)范的管理數(shù)量不斷增加的流動人員人事檔案，大力拓展人事檔案服務(wù)范圍，妥善辦理檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查閱、借閱、開具調(diào)檔函和存檔證明等利用業(yè)務(wù)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，開啟“公共就業(yè)和人才服務(wù)”新時代。利用大數(shù)據(jù)分析等現(xiàn)代科技開發(fā)利用海量的檔案信息資源，為現(xiàn)代社會人力資源提供與人事相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息支持，促進人才合理流動及資源優(yōu)化配置，推動社會及經(jīng)濟的發(fā)展。

（二）流動人員人事檔案管理服務(wù)的對象

（1）辭職或被辭退的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

（2）與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

（3）待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；

（4）自費出國留學人員的人事檔案；

（5）外商投資企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

（6）外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案；

（7）其他流動人員的人事檔案。

二、膠州市流動人員人事檔案管理服務(wù)的現(xiàn)狀與成效

膠州市人力資源和社會保障局檔案中心成立于2009年7月，中心立足自身存檔職能，聚焦發(fā)揮“人事人才工作的樞紐、社會保障業(yè)務(wù)經(jīng)辦的基石”雙重作用，自成立初期就將統(tǒng)籌人事檔案與業(yè)務(wù)檔案管理作為自己的核心任務(wù)，以“功成不必在我”的精神為人力資源社會保障事業(yè)打基礎(chǔ)、做“潛績”。自成立以來連續(xù)多年保持省一級檔案管理標準，并多次獲得省、市級先進榮譽稱號。2010-2011年被評為省一級檔案管理先進單位，2015年獲得首批“山東省檔案工作科學化管理示范單位”、青島市事業(yè)單位人事管理示范點等榮譽。

除流動人員人事檔案外，中心還收集、整理全局業(yè)務(wù)檔案，對調(diào)令、商調(diào)函、工資等歷史性檔案，退休人員（包括退休知青）、城鄉(xiāng)居民檔案，工傷認定、仲裁案卷等進行粘貼、裱糊、整理、編頁碼、制目錄，掃描上傳檔案管理系統(tǒng)等一系列工作，整理出20311卷業(yè)務(wù)檔案，為社會保障檔案的存儲、查閱、利用奠定了堅實基礎(chǔ)，為老百姓辦理退休、查找和認定工齡提供了極大的便利，贏得群眾廣泛點贊。

（一）黨建引領(lǐng)，強化檔案日常管理

中心堅持抓黨建固本，以黨建統(tǒng)領(lǐng)日常工作，發(fā)揮好黨員先鋒模范作用，切實做好檔案接收和庫房整理、查借閱等日常服務(wù)，使檔案管理更趨合理化、規(guī)范化、科學化，為人事人才工作提供借鑒、參考和憑證。堅持以黨的政策育人，加強工作人員的思想教育，提高工作人員的政治素質(zhì)。

1.加強規(guī)范化建設(shè)，提升管理水平

對檔案接收、庫房利用等重要工作建立規(guī)范的程序，并嚴格監(jiān)督落實。在檔案接收方面，完善檔案實體、業(yè)務(wù)統(tǒng)計表格與山東省公共就業(yè)人才服務(wù)信息系統(tǒng)三位一體的檔案接收方式，提高檔案接收效率。在庫房利用方面，定期對檔案庫房清點檢查，按照存放檔案情況進行功能劃分，優(yōu)化庫房存放結(jié)構(gòu)，整理排架，做到庫房的整潔、清爽、有序。2021年完成27013卷人事檔案的庫房調(diào)整工作，確保庫房檔案容量與實際承載力相適應(yīng)，切實消除安全隱患。

2.加強制度化建設(shè)，提升服務(wù)水平

根據(jù)《檔案法》《保密法》《流動人員人事檔案暫行管理規(guī)定》等法律法規(guī)、政策條例，制定查閱、借閱、接收、轉(zhuǎn)出等各項規(guī)章制度，使群眾辦事有章可循；制作辦事明白紙，讓群眾辦事一目了然。為配合紀檢監(jiān)察部門調(diào)取證據(jù)，制定專項辦事制度。年度累計轉(zhuǎn)出檔案1424卷，累計轉(zhuǎn)入4897卷；累計查閱檔案6933次。累計辦理其他檔案業(yè)務(wù)5689件。

3.加強專業(yè)化建設(shè)，提升隊伍水平

檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，提高檔案管理工作人員的政治素質(zhì)和專業(yè)技能尤為重要。一是定期組織學習研討會，用正反兩方面的典型案例教育督促，以案說法，提高工作人員的責任意識、擔當意識；二是組織業(yè)務(wù)培訓，定期組織工作人員接受館藏資源、檔案鑒別、檔案整理等專項業(yè)務(wù)培訓，保證建檔工作的準確規(guī)范。

（二）緊貼民心，高效辦理檔案接收

自2019年開始，青島市流動人員人事檔案管理業(yè)務(wù)全面下放，實行屬地化管理。各區(qū)市自行接收未就業(yè)的高校畢業(yè)生人事檔案，于五個工作日內(nèi)完成基本信息的審核、采集、補充、上傳系統(tǒng)。每年7月份，流動人員人事檔案接收進入高峰期，日均達200-300本檔案。

為進一步提高工作效率，保障辦事群眾及時辦理查閱、政審、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)，中心克服人手不足的困難，聚眾智、集眾力，變五日內(nèi)辦結(jié)為即時辦結(jié)，實現(xiàn)了檔案人基本信息的即時化采集、精細化維護，做到了檔案接收日事日畢，日清日高。

1.分解工序，運作高效化

將接收檔案的程序分解為搬運、拆解快遞袋、清點檔案數(shù)量、統(tǒng)一賦碼編號、拆封檔案袋、交叉錄入系統(tǒng)五個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)分工到人，責任到人，工作人員密切配合、無縫銜接，穩(wěn)妥高效地推進檔案接收工作。

2.分類總結(jié)，培訓精準化

將工作中的實踐經(jīng)驗按照各個環(huán)節(jié)分類總結(jié)，細化到每分鐘拆封檔案袋的數(shù)量，出現(xiàn)空號廢號順延至下一批檔案，線上線下交叉錄入、相互校驗等具體操作，運用這些經(jīng)驗培訓相應(yīng)環(huán)節(jié)的工作人員，有的放矢，精準到位。

3.分步調(diào)度，運籌超前化

面對檔案數(shù)量激增，標準化庫房不足的矛盾，中心重點調(diào)度五號庫和六號庫，根據(jù)往年接收檔案的數(shù)量測算所需密集架和空間，超前籌劃布置庫房和檔案分布。局黨組更是深謀遠慮，自2021年初規(guī)劃建設(shè)半島國際人才港檔案室，充分考慮檔案年增長的需求，開辟面積充足的標準化庫房，目前正在建設(shè)中。

（三）緊扣重點，零差錯做好檔案轉(zhuǎn)遞

檔案工作無小事，每一頁材料、每一份檔案都關(guān)系著當事人的前途命運，尤其是在畢業(yè)生升學、入伍、公務(wù)員事業(yè)編考試的政審考察中發(fā)揮著重要作用。為了保證每一份寄出的檔案安全抵達用人單位，中心堅持按照流動人員人事檔案管理規(guī)定的要求，以機要的形式轉(zhuǎn)遞檔案，做到檔案轉(zhuǎn)遞零差錯。

由于機要屬于國家秘密通道，不可控因素較多，為解決用人單位尤其是教師招聘主管單位要求急迫的問題，充分保障檔案人的合法權(quán)益，我們堅持兩個“靠前服務(wù)”。一是主動縮短服務(wù)期限，將十五個工作日內(nèi)發(fā)送的時限縮短到二至三個工作日，靠前做好轉(zhuǎn)遞服務(wù)；二是提前介入，主動聯(lián)系用人單位，及時溝通檔案轉(zhuǎn)遞的要求和時限，取得了良好的溝通效果，緩解了檔案人及其親屬的焦慮，贏得了群眾認可。

（四）拓寬渠道，實現(xiàn)線上線下“一體化”

中心通過對接山東省公共就業(yè)人才信息服務(wù)系統(tǒng)，以及“青島人才網(wǎng)”“青島人才”微信公眾號等網(wǎng)絡(luò)平臺，推進流動人員人事檔案業(yè)務(wù)“網(wǎng)上辦”“掌上辦”，不受地域和時間限制，實現(xiàn)了群眾辦事“零跑腿”。對線下辦事群眾一次性告知辦理業(yè)務(wù)所需材料，實現(xiàn)“一次辦好”。通過線下辦理和線上辦理相結(jié)合，大大提高了業(yè)務(wù)辦理效率，方便了群眾辦事。

1.健全完善“24小時不打烊”辦事機制

流動人員人事檔案管理服務(wù)基本事項均已實現(xiàn)網(wǎng)上辦事，群眾全天24小時在線申請，中心將網(wǎng)辦事項和現(xiàn)場辦事同等重視，健全網(wǎng)上辦事工作制度，建立網(wǎng)辦專人負責機制，參照現(xiàn)場服務(wù)模式，設(shè)立AB角，確保網(wǎng)上辦事申請及時響應(yīng)、按時辦結(jié)，真情服務(wù)聯(lián)通千家萬戶，自運行以來未發(fā)生一起因網(wǎng)辦業(yè)務(wù)超時受理引發(fā)的投訴。

2.全面推行告知承諾制和容缺受理方式

流動人員人事檔案轉(zhuǎn)出等事項全面推行告知承諾制，采取容缺受理方式，先受理，再補缺，一次性告知存在的問題和補救措施，讓群眾感受到“回家”的溫暖。一是接收高校畢業(yè)生檔案容缺報到證等關(guān)鍵材料。中心對按相關(guān)要求轉(zhuǎn)入的檔案即時接收，即時辦理。同時，對每一份接收的檔案都進行嚴格審核，一旦發(fā)現(xiàn)缺失報到證等關(guān)鍵材料，當即聯(lián)系檔案人告知并要求其及時補充材料。二是辦理檔案查閱（復?。I(yè)務(wù)容缺委托書等材料。工作開展過程中常常有大學生家長為其代辦查閱（復?。I(yè)務(wù)，為方便他們辦事，實現(xiàn)“一次辦好”，中心采取先受理電子版委托書的方式為其辦理，容許其過后通過快遞寄送等方式補充紙質(zhì)原版委托書。

（五）科技賦能，扎實推進信息化建設(shè)

檔案工作歷史悠久，可以說是個老行業(yè)。它的傳承載體老，工作模式老，應(yīng)用場景老。但當前就業(yè)創(chuàng)業(yè)形式愈加靈活、人員流動愈加頻繁、人事檔案應(yīng)用場景愈加多樣，利用頻率越來越高，這項老工作已經(jīng)不能適應(yīng)新需求，亟待大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)賦能，刷新這項老工作。自2020年初，檔案中心開始進行信息化建設(shè)的探索，充分做好檔案信息化前期準備工作，組織協(xié)調(diào)人員完成72947卷流動人員人事檔案的清點、合并、信息錄入工作以及2020、2021年度共9485卷高校畢業(yè)生檔案的接收錄入工作，成功對接山東省公共就業(yè)人才服務(wù)信息系統(tǒng)，為檔案信息化奠定堅實基礎(chǔ)。

三、膠州市流動人員人事檔案管理服務(wù)工作中存在的問題

（一）檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)失衡

當前流動人員人事檔案在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上存在嚴重的失衡現(xiàn)象，很多檔案僅是對人員姓名、性別、學歷等基本情況的介紹，而對于工作能力、工作經(jīng)歷、技術(shù)特長等信息涉及較少，這種檔案內(nèi)容不健全情況的出現(xiàn)，主要是由于檔案材料收集、歸檔不及時，沒能進行資料信息的實時完善。此外，流動人員檔案信息的連續(xù)性不強，很多檔案資料難以接續(xù)，這使得用人單位難以完整獲知人才的具體情況。

（二）檔案信息化建設(shè)尚待加強

流動人員人事檔案管理還存在信息不完善、數(shù)據(jù)庫不完整、信息調(diào)取利用便利性低、信息不能共享與關(guān)聯(lián)等不足之處。此外，諸如掃描儀等信息化設(shè)備較為落后，缺乏有效的管理系統(tǒng)，難以實現(xiàn)信息的充分利用，制約了流動人員人事檔案管理工作的高效開展。

（三）檔案信息資源開發(fā)利用不充分

當前，流動人口人事檔案利用都是以事實性利用為主，很少會進行知識性利用，研究性利用更是少之又少。大部分檔案利用都是以查閱方式為主，采用傳統(tǒng)服務(wù)思維，缺乏科學管理系統(tǒng)，缺乏深層次開發(fā)利用。

四、流動人員檔案管理服務(wù)工作的對策建議

（一）提升檔案材料收集整理的精度，優(yōu)化檔案內(nèi)容

一是建立完善的流動人員檔案信息收集網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)定時、定向的信息收集，并采取動態(tài)跟蹤方式對資料收集進行補充完善。二是與各企業(yè)單位、人才市場達成人事檔案管理協(xié)議，以契約的方式保證材料的及時歸檔。三是建立誠信檔案與技能檔案，對人員的專業(yè)技能水平、職業(yè)操守、個人品質(zhì)等信息進行收集整理，提高檔案利用價值。

（二）加快檔案信息化建設(shè)的進度，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

對流動人員人事檔案進行基本信息錄入、紙質(zhì)檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲備份等檔案數(shù)字化加工工作，使流動人員人事檔案逐步與省、部級人事人才管理信息系統(tǒng)相銜接，實現(xiàn)更大范圍的信息共享和檔案業(yè)務(wù)全程網(wǎng)辦，確保群眾辦事“零跑腿”。

一是按照國家規(guī)范統(tǒng)一人事檔案數(shù)字建設(shè)標準，統(tǒng)一檔案基礎(chǔ)信息采集規(guī)范，統(tǒng)一采集項目、統(tǒng)一指標體系、統(tǒng)一代碼，即時開展檔案基礎(chǔ)信息采集工作。二是開展檔案掃描工作，建立數(shù)字檔案資源庫，為檔案“一窗式辦理”提供基礎(chǔ)。三是加強檔案信息應(yīng)用和共享，充分利用檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)資源，強化檔案數(shù)據(jù)資源與政務(wù)數(shù)據(jù)資源的融合利用，實現(xiàn)與人事人才、社會保障等業(yè)務(wù)信息共享，推動與公安、工商、教育等部門資源數(shù)據(jù)互認。

檔案信息化建設(shè)必將更好地實現(xiàn)：（1）檔案管理更加智能。利用信息系統(tǒng)能夠隨時隨地、及時、準確地查詢?nèi)藛T的檔案信息，減少人工失誤。（2）工作效率進一步提升。減少紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)、壓縮存放空間、減少人工成本、為簡化優(yōu)化服務(wù)提供便利。（3）管理決策水平有力提高。為人事人才精準服務(wù)提供依據(jù)，有效適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

（三）增強檔案信息開發(fā)利用的力度，全面提升服務(wù)水平

檔案中心目前管理的流動人員檔案中，主體為未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生，數(shù)量為5萬左右，是一個相當可觀的數(shù)字。通過加強信息化建設(shè)，充分利用這一巨大的人才資源，全面掌握流動人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、專業(yè)、分布、流向、業(yè)績等情況，定期統(tǒng)計分析，將更好地服務(wù)于大中專畢業(yè)生就業(yè)、地方產(chǎn)業(yè)發(fā)展和高技能人才培養(yǎng)，為強化本地“六穩(wěn)”“六?！惫ぷ魈峁?shù)據(jù)支撐。對于膠州市經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展意義重大。

（四）搭建人才供需平臺，實現(xiàn)人才與企事業(yè)單位有效對接

檔案中心要搭建好平臺，一方面，完善好人才數(shù)據(jù)庫，將人事檔案中反映個人年齡、專長、知識水平、工作經(jīng)歷等個性化的信息分類梳理，利用大數(shù)據(jù)分析等現(xiàn)代科技手段，整合形成信息完備、分類精細、準確規(guī)范的人才數(shù)據(jù)庫。另一方面，搜集企事業(yè)單位的用人需求，整理成用人需求信息數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上，將人才數(shù)據(jù)庫和用人需求信息數(shù)據(jù)庫對接，進行數(shù)據(jù)變化的比對，以比對后的數(shù)據(jù)為支撐，挖掘數(shù)據(jù)價值，進行橫向、縱向比對分析，實現(xiàn)更為精準的人才流動來源去向、人才流動行業(yè)企業(yè)分析等，總結(jié)經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)規(guī)律、預測趨勢，更好地為人才就業(yè)的科學決策服務(wù)。

（五）探索流動人員檔案跨區(qū)域共享路徑，進一步拓寬人才供需廣度

根據(jù)青島市“跨省通辦”“全省通辦”等未來工作部署，確定流動人員人事檔案共享的合作省市和區(qū)域，建立人才檔案信息共享合作關(guān)系，實現(xiàn)跨區(qū)域的人才信息共享，為人才的就業(yè)開辟更廣闊的空間，為膠州市招才引智工作提供更有力的智力支持。

五、研究結(jié)論

借助檔案信息化建設(shè)，膠州市人力資源和社會保障局檔案信息服務(wù)中心將有力地提升政府治理能力，積極融入社會發(fā)展新潮流，滿足人民群眾對檔案服務(wù)日漸提高的需求，積極加強技術(shù)應(yīng)用，把大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)+思維和具體業(yè)務(wù)相結(jié)合，多領(lǐng)域探索實施。樹立數(shù)據(jù)驅(qū)動的思維，打破時間、空間、技術(shù)壁壘，將數(shù)據(jù)分析融入流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的全周期中，扎實推進檔案工作重點任務(wù)，長效推動檔案服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)個性化、精確化、智能化的檔案管理服務(wù)，穩(wěn)步提升檔案工作水平和群眾滿意度。