高職院校旅游類專業(yè)學(xué)生檔案管理模式構(gòu)建與實(shí)踐應(yīng)用

龔海潔

（河北建材職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

本文結(jié)合近些年人事檔案信息化的情況以及政策對(duì)秦皇島部分高職院校進(jìn)行研究，根據(jù)檔案管理信息化相關(guān)理論與研究方法，對(duì)高職院校的檔案信息化工作基本情況進(jìn)行調(diào)查分析。通過(guò)歸納總結(jié)對(duì)應(yīng)策略與措施，為秦皇島市高職院校檔案信息化建設(shè)工作提供更多的思路，助力秦皇島市旅游產(chǎn)業(yè)的綜合發(fā)展。

一、高職院校旅游類專業(yè)學(xué)生檔案管理問(wèn)題探究

由于高職院校旅游專業(yè)的學(xué)生較多，檔案填寫不完整給高職院校檔案管理工作帶來(lái)了極大的難度。主要原因有，學(xué)校不重視學(xué)生檔案管理工作，對(duì)于檔案管理制度化建設(shè)方面知識(shí)較為欠缺；檔案管理人員配備不足，主要負(fù)責(zé)部門管理責(zé)任分配不清晰；檔案管理不夠規(guī)范化，導(dǎo)致實(shí)習(xí)學(xué)生的檔案無(wú)人問(wèn)津，影響到學(xué)生的就業(yè)問(wèn)題；檔案管理缺乏具體的標(biāo)準(zhǔn)，管理機(jī)制混亂等。高職院校相關(guān)主管部門應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)檔案管理的政策法規(guī)，明確學(xué)生檔案管理的重要性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)當(dāng)積極的提升對(duì)檔案管理工作者的管理力度，使其能夠充分重視學(xué)生檔案管理工作，從管理人員的思想認(rèn)識(shí)抓起，正確看待檔案管理工作的重要性，以應(yīng)對(duì)高等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生在面臨畢業(yè)就業(yè)時(shí)提供堅(jiān)實(shí)的檔案保障工作。在學(xué)校管理中應(yīng)當(dāng)積極提升培養(yǎng)檔案管理工作人員的專業(yè)化技能與素質(zhì)，建立健全高等職業(yè)學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，完善檔案管工作條例，使檔案管理人員依規(guī)做事，依照既有的條例開展有條不紊的檔案管理工作。同時(shí)在檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)上加大投入力量，避免工作人員高負(fù)荷的工作壓力出現(xiàn)，使檔案管理人員能夠具備優(yōu)秀的檔案管理才能，良好的工作心情以及正確的檔案管理意識(shí)，才可以在學(xué)生檔案管理工作中對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料做出正確的反應(yīng)。

二、高職院校旅游類專業(yè)學(xué)生檔案管理模式構(gòu)建

（一）明確學(xué)生檔案管理主管部門

高職院校檔案管理部門要集中管理學(xué)生的檔案工作，根據(jù)規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行學(xué)生資料整理。要不斷建立完善的管理規(guī)范制度，建立健全學(xué)生檔案整理、鑒別、管理等內(nèi)容的規(guī)章制度，做到有據(jù)可依。在學(xué)生檔案管理過(guò)程中，主管部門要根據(jù)管理模式發(fā)展的具體情況構(gòu)建檔案資料庫(kù)，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行合理化管理，本校學(xué)生在本所院校進(jìn)行旅游專業(yè)學(xué)習(xí)的過(guò)程中，對(duì)本專業(yè)課程的每學(xué)期段的掌握程度，指導(dǎo)教師的意見，學(xué)年度的綜合表現(xiàn)予以歸檔整理。學(xué)生在專業(yè)課程上的表現(xiàn)如何以及在相關(guān)的實(shí)踐課程當(dāng)中又是有什么樣的表現(xiàn)，參加過(guò)哪些社會(huì)性的旅游專業(yè)相關(guān)的活動(dòng)，在社會(huì)性實(shí)踐的活動(dòng)中的個(gè)人展現(xiàn)出的作用以及表現(xiàn)進(jìn)行歸檔記錄，相關(guān)的社會(huì)旅游業(yè)務(wù)團(tuán)體對(duì)該名學(xué)生的評(píng)價(jià)進(jìn)行歸檔化管理，最大程度的提升學(xué)生檔案資源的利用率。學(xué)生檔案是今后用人單位招聘人才以及考核人員的重要依據(jù)，因此學(xué)生檔案在歸檔過(guò)程中，要結(jié)合人才培養(yǎng)模式以及社會(huì)對(duì)人才的需求圍繞學(xué)生的素質(zhì)開發(fā)與順利就業(yè)進(jìn)行。要將學(xué)生的檔案內(nèi)容不斷收集歸納，構(gòu)建具有特色性的學(xué)生檔案。

（二）配備專業(yè)的管理人員

高職院校應(yīng)積極創(chuàng)造提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，不定時(shí)開展檔案管理培訓(xùn)的活動(dòng)，并通過(guò)相關(guān)其他高等職業(yè)院校中，同樣在檔案管理崗位的工作人員工作內(nèi)容進(jìn)行互相溝通交流，通過(guò)工作經(jīng)驗(yàn)交流加快推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新能力，在彼此的工作交流中發(fā)現(xiàn)對(duì)方在工作中的優(yōu)缺點(diǎn)，通過(guò)其他院校的管理人員的視角，進(jìn)行行業(yè)內(nèi)的測(cè)評(píng)工作，對(duì)自身難以發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行積極的改善并加以優(yōu)化管理，使檔案管理人員的工作效率能夠逐漸提升。同時(shí)還要不斷提升學(xué)生檔案管理人員的責(zé)任感，全面提升加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治站位，高校的學(xué)生是國(guó)家在人才教育培訓(xùn)15年間的努力，高校學(xué)生即將步入社會(huì)進(jìn)行參與社會(huì)主義現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)建設(shè)建設(shè)，高職院校的檔案管理工作者，在自己的管理檔案工作中的努力能夠使高校的學(xué)生在畢業(yè)后更順利的進(jìn)入自己的工作崗位中，發(fā)揮著社會(huì)主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)中自己的一份社會(huì)責(zé)任與義務(wù)，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作人員的思想意識(shí)，能夠讓檔案管理人員在管理檔案工作中，時(shí)刻牢記自己的工作內(nèi)容是在做什么、為什么要這么做、這么做的好處是什么，使其認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性。高職院校要根據(jù)檔案人員的現(xiàn)有管理水平，分批對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，使其可以學(xué)習(xí)到全新的檔案管理理念，構(gòu)建全新的管理體系。并提供足夠的管理經(jīng)費(fèi)，為檔案管理人員多提供檔案管理學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，從而提高檔案人員的素質(zhì)與管理效率。在對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)本所高職院校的檔案管理的工作量進(jìn)行一個(gè)摸底排查工作，針對(duì)本所學(xué)校內(nèi)檔案管理工作的工作量進(jìn)行人員優(yōu)化，若是工作量超出工作人員的時(shí)間與精力進(jìn)行高負(fù)荷的工作內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的檔案管理人才的補(bǔ)充工作，避免出現(xiàn)檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理整理當(dāng)中出現(xiàn)負(fù)面的情緒，進(jìn)而影響后續(xù)的工作順利開展。充分調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性才可以使學(xué)生檔案服務(wù)功能最大化。只有促進(jìn)學(xué)生檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，才可以為企業(yè)單位選拔人才做好參考依據(jù)。

（三）充分運(yùn)用信息化數(shù)字技術(shù)

要做好旅游類專業(yè)學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)，結(jié)合旅游類學(xué)生的特點(diǎn)不斷突破傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式，將紙質(zhì)檔案管理存在的缺陷不斷解決，在當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時(shí)期，建立高校學(xué)生檔案信息云平臺(tái)，充分的將高職院校的檔案管理歸檔等工作納入大數(shù)據(jù)云計(jì)算的工作平臺(tái)，通過(guò)人工智能化的科學(xué)技術(shù)條件逐步優(yōu)化檔案管理工作，減輕工作人員的壓力，提升檔案工作人員的工作效率。高職院校要大力宣傳信息數(shù)字化的檔案管理模式，通過(guò)采用不同的宣傳途徑能夠使檔案管理人員更加全面認(rèn)識(shí)到信息數(shù)字化管理模式的優(yōu)點(diǎn)，從而可以將其應(yīng)用到檔案管理工作中。只有加速高職院校學(xué)生檔案管理自動(dòng)化建設(shè)，依據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸，將人事檔案電子化歸檔，才可以使人事檔案的轉(zhuǎn)移手續(xù)可以更加簡(jiǎn)便。將學(xué)生檔案由過(guò)去的紙質(zhì)化逐漸信息化，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的形成。隨著人事制度的不斷展開，自主擇業(yè)流動(dòng)機(jī)制的形成，要求人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)更加簡(jiǎn)便化。人事檔案信息化能夠使用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞綄n案內(nèi)容更加詳細(xì)，使檔案的載體發(fā)生根本變化。

三、高職院校旅游類專業(yè)學(xué)生檔案管理模式實(shí)踐應(yīng)用

（一）從現(xiàn)實(shí)管理工作中的問(wèn)題入手

在改進(jìn)學(xué)生檔案管理工作中要提出相對(duì)應(yīng)的解決策略，以及轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念使學(xué)生檔案管理工作能夠有所進(jìn)展。檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容十分繁雜的工作，學(xué)生檔案管理涉及到新生的建檔、分系年級(jí)歸檔、離校檔案轉(zhuǎn)遞等。建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，可以使各部門單位按照規(guī)范化流程進(jìn)行操作，能夠使部門之間協(xié)作保障學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。高職院校要根據(jù)旅游類專業(yè)學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行檔案建立，使學(xué)生的檔案管理工作可以更加規(guī)范化。目前學(xué)生檔案資料離不開數(shù)字化管理，高校要充分利用信息技術(shù)資源構(gòu)建多樣化的檔案管理模式，通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案資料快速收集整理，可以最大程度的提升學(xué)生的檔案資源使用率。學(xué)生檔案資料的收集情況可以直接影響到檔案的完整性，為使學(xué)生的切身利益能夠得到保障，高職院校要做好學(xué)生檔案的基本信息登記以及綜合素質(zhì)登記等內(nèi)容。在應(yīng)用信息化技術(shù)檔案管理模式中，高職院校要根據(jù)在檔案管理過(guò)程中遇到的各方面問(wèn)題，不斷優(yōu)化檔案系統(tǒng)，使學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息能夠在科學(xué)的處理下實(shí)現(xiàn)信息資源共享。使旅游業(yè)企業(yè)單位在進(jìn)行人才招聘時(shí)，能夠通過(guò)學(xué)生簡(jiǎn)歷快速篩選出需要的人才。在學(xué)生檔案管理中心，高校要根據(jù)學(xué)生監(jiān)管機(jī)制管理學(xué)生檔案，及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的檔案問(wèn)題，使學(xué)生可以將檔案信息充分運(yùn)用到旅游業(yè)就業(yè)中。高職院校要立足于秦皇島高職院校旅游類專業(yè)學(xué)生信息數(shù)據(jù)源，研究數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用，儲(chǔ)備建立層次分明的秦皇島市旅游人才隊(duì)伍，助力秦皇島市旅游業(yè)態(tài)高質(zhì)量發(fā)展。

（二）提升檔案人員管理意識(shí)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)

高職院?？梢葬槍?duì)學(xué)生檔案管理者的工作狀態(tài)不定時(shí)展開專業(yè)培訓(xùn)，使學(xué)生檔案管理者能夠明白學(xué)生檔案管理的重要性，可以掌握電子存檔管理的新模式，從而提升管理的效果。高職院校要積極向社會(huì)招聘德才兼?zhèn)涞膶I(yè)檔案管理人員，提升檔案管理的水平。同時(shí)也要逐漸完善獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于檔案管理工作不認(rèn)真的管理者給予相應(yīng)的懲罰。創(chuàng)新性教育的不斷深入，是保障學(xué)生檔案管理有效進(jìn)行的基礎(chǔ)條件。高職院校要重視學(xué)生檔案管理工作，通過(guò)對(duì)相關(guān)管理方式的深度研究，能夠?qū)n案管理各階層的工作進(jìn)行指導(dǎo)協(xié)調(diào)，從而增強(qiáng)檔案管理的利用效率。傳統(tǒng)的檔案歸檔體系已經(jīng)不能滿足社會(huì)與用人單位的需要，學(xué)生檔案中如果沒有詳細(xì)的學(xué)科成績(jī)以及政治性很難反映出學(xué)生的綜合素質(zhì)以及工作能力，用人單位就無(wú)法通過(guò)檔案來(lái)篩查人才。高職院校要把握好旅游相關(guān)專業(yè)學(xué)生的就業(yè)方向，根據(jù)當(dāng)前旅游專業(yè)就業(yè)的前景制定檔案資料內(nèi)容，為提升學(xué)生的就業(yè)情況，就要不斷擴(kuò)充學(xué)生的檔案內(nèi)容，可以將學(xué)生在校期間的優(yōu)秀表現(xiàn)內(nèi)容記錄到其中，使學(xué)生的檔案內(nèi)容可以更加豐富，能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁└嗟膮⒖?。檔案管理本身具有很強(qiáng)的政治性，質(zhì)變對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，檔案工作人員不僅要具備良好的政治覺悟，并且也要有客觀看事物的能力，高職院校通過(guò)開展相應(yīng)培訓(xùn)，可以使工作人的責(zé)任心與業(yè)務(wù)水平不斷提升。

（三）加大檔案管理模式的宣傳

高職院校要客觀分析學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，從各方面利用信息數(shù)字化管理模式進(jìn)行多樣化優(yōu)化，使檔案管理人員能夠更加全面的認(rèn)識(shí)到檔案管理模式的重要性，能夠?qū)⒐芾砟Ｊ降闹饕獌?nèi)容應(yīng)用到日常學(xué)生管理工作中。在學(xué)生檔案管理中，高職院校要不斷完善學(xué)生檔案的監(jiān)管機(jī)制，最大程度的提高學(xué)生檔案數(shù)據(jù)源信息的準(zhǔn)確率，使學(xué)生的檔案信息可以符合旅游相關(guān)專業(yè)的企業(yè)單位招聘要求，從而增加學(xué)生的就業(yè)率。高職院校要在檔案管理工作中不斷突出管理服務(wù)的內(nèi)容，將檔案管理工作進(jìn)行不斷探索，圍繞旅游相關(guān)專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)實(shí)踐的特點(diǎn)展開相應(yīng)的工作。在優(yōu)化學(xué)生檔案管理模式過(guò)程中，要以服務(wù)器為主要管理基礎(chǔ)，通過(guò)科學(xué)的處理學(xué)生的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。統(tǒng)一化管理各類學(xué)生的信息資料以及利用途徑，使業(yè)務(wù)流程能夠在計(jì)算機(jī)軟件協(xié)助下科學(xué)地編制相關(guān)學(xué)生的檔案信息。同時(shí)高職院校也要利用自動(dòng)化辦理不斷對(duì)旅游相關(guān)專業(yè)的學(xué)生檔案進(jìn)行更新優(yōu)化，使學(xué)生在今后就業(yè)過(guò)程中能夠?qū)n案充分利用，從一定程度上要提升學(xué)生檔案信息的使用價(jià)值。高職院校要逐層劃分檔案信息化管理職責(zé)，以保障學(xué)生檔案信息化管理可以有序展開。高職院校要積極同學(xué)生就業(yè)的旅游相關(guān)單位進(jìn)行檔案溝通，使學(xué)生不會(huì)在離校以后出現(xiàn)檔案缺失的現(xiàn)象，從而促進(jìn)旅游相關(guān)專業(yè)人才庫(kù)的完善與發(fā)展。

（四）根據(jù)旅游行業(yè)的變化制定相關(guān)檔案內(nèi)容

高職院校旅游相關(guān)專業(yè)學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程，容易受到多方面因素的影響，把學(xué)生檔案管理模式充分應(yīng)用到過(guò)程中才可以提高檔案管理的整體水平。高職院校要正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，要將其有效應(yīng)用的到學(xué)生旅游相關(guān)專業(yè)實(shí)踐中。通過(guò)不斷創(chuàng)新優(yōu)化學(xué)生文本檔案管理，促進(jìn)學(xué)生能夠正確使用檔案，為之后旅游行業(yè)的就業(yè)提供良好的基礎(chǔ)。高職院校在學(xué)生檔案資料完善過(guò)程中要將學(xué)生日常的學(xué)習(xí)成果以及思想政治情況等內(nèi)容詳細(xì)記錄，使檔案資料能夠成為企業(yè)單位招聘人才的主要參考依據(jù)。高職院校在選擇管理檔案時(shí)要根據(jù)本校旅游相關(guān)專業(yè)學(xué)生的實(shí)際學(xué)習(xí)情況進(jìn)行，要綜合考慮到多方面的影響因素，使檔案管理工作可以更加完善。優(yōu)秀的旅游人才資源是地方旅游經(jīng)濟(jì)發(fā)展的中堅(jiān)力量，高職院校在進(jìn)行檔案管理應(yīng)用與創(chuàng)新過(guò)程中要圍繞這一理念進(jìn)行，只有注重檔案管理人才的培養(yǎng)，不斷提升檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，才可以使學(xué)生檔案管理工作更加完善。因此高職院校在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行采集整理時(shí)，要足夠嚴(yán)謹(jǐn)耐心，認(rèn)真仔細(xì)的做好檔案的填寫審核工作。檔案管理人員要定期接受檔案管理知識(shí)的考核，不但提升自身工作的專業(yè)度。高職院校要對(duì)檔案管理工作足夠重視，要不斷提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)性，使旅游相關(guān)專業(yè)的學(xué)生檔案管理都真實(shí)的反映出學(xué)生的具體情況，從而為旅游相關(guān)專業(yè)的學(xué)生就業(yè)打好基礎(chǔ)。

（五）突出管理服務(wù)內(nèi)容

按照國(guó)家檔案部門工作創(chuàng)新的方式，高職院校要在檔案管理工作中不斷突出管理服務(wù)的內(nèi)容，將檔案管理工作進(jìn)行不斷探索，圍繞旅游相關(guān)專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)實(shí)踐的特點(diǎn)展開相應(yīng)的工作。高職院校要重視學(xué)生檔案管理工作，通過(guò)對(duì)相關(guān)管理方式的深度研究，能夠從檔案管理各階層的工作進(jìn)行指導(dǎo)協(xié)調(diào)，從而增強(qiáng)檔案管理的利用效率。為提高高職院校學(xué)生檔案知識(shí)水平，高職院?？梢匝?qǐng)相關(guān)專業(yè)人士為學(xué)生開展專題講座，通過(guò)檔案對(duì)學(xué)生今后職場(chǎng)以及生活中的影響，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。在學(xué)生實(shí)習(xí)階段也要與學(xué)生經(jīng)常溝通，做好學(xué)生的檔案保管工作，使學(xué)生可以正常順利的就業(yè)。在應(yīng)用信息化技術(shù)檔案管理模式中，高職院校要根據(jù)在檔案管理過(guò)程中遇到的各方面問(wèn)題，不斷優(yōu)化檔案系統(tǒng)，使學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息能夠在科學(xué)的處理下實(shí)現(xiàn)信息資源共享。借助信息化手段可以優(yōu)化完善檔案業(yè)務(wù)流程，可以使學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)科學(xué)編制保存。高職院校要把握好旅游相關(guān)專業(yè)學(xué)生的就業(yè)方向，根據(jù)當(dāng)前旅游專業(yè)就業(yè)的前景制定檔案資料內(nèi)容，并與當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)旅游企業(yè)單位做好合作互助的關(guān)系，在學(xué)生進(jìn)行實(shí)踐工作后，也要不斷與企業(yè)之間共同做好學(xué)生的檔案完善工作，從而使學(xué)生可以更好的就業(yè)。高職院校要做好學(xué)生的檔案管理工作，使學(xué)生的檔案管理可以更加規(guī)范化，要堅(jiān)持真實(shí)性與完整性的基本原則，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行統(tǒng)一嚴(yán)格管理。

學(xué)生檔案管理包括學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及懲罰情況等，具有形成時(shí)間長(zhǎng)、包含內(nèi)容豐富等特征。高職院校學(xué)生檔案是社會(huì)選取人才的重要依據(jù)，也是人事檔案重要組成部分，加強(qiáng)改進(jìn)學(xué)生檔案管理工作對(duì)高校的教學(xué)與就業(yè)有重要的現(xiàn)實(shí)意義。將高職院校旅游類學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀存在的問(wèn)題解決，有助于高職院校旅游類專業(yè)學(xué)生檔案更加科學(xué)的建設(shè)管理，可以為社會(huì)提供有力的人才保障。