信息化時代醫(yī)院檔案管理改革路徑研究

杜秋樂

（寧津縣人民醫(yī)院）

一、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）有利于優(yōu)化檔案管理方式，提升檔案管理效率

由于信息化平臺和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)有效信息的快速抓取。這使得醫(yī)院檔案管理工作中檔案的調(diào)取工作變得十分便捷。

（二）有利于提升檔案服務(wù)范圍，豐富檔案管理模式

從檔案管理的質(zhì)量來看，能夠?qū)崿F(xiàn)全方位、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集信息，使信息全面、準(zhǔn)確地錄入到檔案中。這極大地拓展了檔案服務(wù)的范圍，提升了檔案開發(fā)的效率，有利于醫(yī)院檔案管理工作更加具有實效性，也能夠極大地提升信息搜集的范圍。工作人員在進行檔案調(diào)取時，能夠?qū)⑺檎业膬?nèi)容，以及與其相關(guān)的信息進行調(diào)取。這種方式能夠提升檔案管理工作中的檔案利用率，并且為醫(yī)護人員的工作提供完善的信息支撐，有利于醫(yī)院整體醫(yī)療資源的優(yōu)化配置。

（三）有利于提升醫(yī)院檔案信息準(zhǔn)確性和持久性

在新醫(yī)改的政策影響下，醫(yī)院檔案管理工作采用信息化數(shù)據(jù)處理模式后，能改變傳統(tǒng)的檔案信息存儲方式，促使醫(yī)院檔案管理工作由紙質(zhì)檔案管理，逐步實現(xiàn)無紙化辦公，能在很大程度上節(jié)省紙質(zhì)辦公過程中的物料損耗，減少人工成本。而且，可以避免紙質(zhì)檔案管理工作中易出現(xiàn)的資料抄寫錯漏等問題發(fā)生。同時，還可以節(jié)省檔案管理人員反復(fù)查閱檔案資料的時間，減少工作量，有助于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，提升信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在移動、擺放和查閱的過程中，容易發(fā)生磨損和丟失的情況，不利于醫(yī)院檔案資料的保存。因此，加強醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)，將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的信息數(shù)據(jù)后，有利于檔案信息長久存儲。而且，電子檔案能實現(xiàn)復(fù)制、轉(zhuǎn)錄，可以確保檔案資料的準(zhǔn)確性和持久性。

（四）有利于提升醫(yī)院管理水平及其核心競爭力

醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中的重要部分，是保障醫(yī)院正常運行的關(guān)鍵因素。而且，在新醫(yī)改的影響下，醫(yī)院進行的人事任免、醫(yī)療事故等責(zé)任劃分，以及醫(yī)院專業(yè)技術(shù)資格評定等工作，都需要醫(yī)院在職人員的個人檔案資料和醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料數(shù)據(jù)作為參考。對醫(yī)院檔案管理工作進行信息化建設(shè)，改進醫(yī)院檔案管理工作的形式，實現(xiàn)醫(yī)院各部門間檔案資料共享，能夠有效規(guī)范醫(yī)院的檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，改善檔案管理工作的質(zhì)量，有利于提高醫(yī)院的管理水平和核心競爭力。

（五）有利于提升檔案保存能力，降低檔案管理成本

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的記錄方式之下，大量的醫(yī)院檔案信息需要設(shè)置專業(yè)的房間進行放置，并且由于紙質(zhì)檔案容易被損壞，紙質(zhì)檔案本身對存放環(huán)境有著比較高的要求。為了有效保存檔案，提升檔案的保存時限。醫(yī)院需要花費大量的成本用以維護和運營醫(yī)院檔案。走檔案信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展之路，在檔案的開發(fā)與使用過程中，通過將海量的檔案信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫，在后期僅需對檔案系統(tǒng)進行維護與升級即可。同時，這種數(shù)據(jù)化的存儲方式能夠?qū)崿F(xiàn)文本、圖像、音頻、視頻等多種形式的檔案一體化保存，有效地提升檔案的保存實效，降低管理成本。

（六）有利于為醫(yī)院管理提供科學(xué)規(guī)范的研究支持

一方面，加強醫(yī)院檔案資料信息化管理，能為醫(yī)院順利開展各項工作提供有力保障，另一方面也有利于為醫(yī)院的科研活動提供科學(xué)、規(guī)范的研究依據(jù)。醫(yī)院檔案管理工作在現(xiàn)階段能夠為醫(yī)院開展各項醫(yī)療研究提供數(shù)據(jù)參考，便于醫(yī)院相關(guān)的科研人員通過電子檔案系統(tǒng)查閱資料，進行科學(xué)研究。而且，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)，也能有效提升醫(yī)學(xué)試驗、教學(xué)、臨床研究和藥品研發(fā)等醫(yī)療衛(wèi)生水平。同時，醫(yī)院檔案信息記錄了醫(yī)院的各項醫(yī)療衛(wèi)生活動，可以作為醫(yī)務(wù)工作人員在醫(yī)療事故中維護自身與患者合法權(quán)益，進行醫(yī)療衛(wèi)生事故責(zé)任劃分等情況的法律依據(jù)。完整、準(zhǔn)確的醫(yī)療檔案信息不僅有助于處理醫(yī)療糾紛，加快處理進度，還能保障醫(yī)院正常的運營。

二、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必然性

（一）醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢

大數(shù)據(jù)為醫(yī)院檔案管理——這一難題提供了有效的解決思路。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有快速處理海量數(shù)據(jù)的功能，符合提高醫(yī)院檔案信息收集、整理、分析能力的現(xiàn)實需求。根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展趨勢，未來在醫(yī)院檔案管理工作中，將面臨更龐雜的信息，推進檔案管理的信息化發(fā)展已是發(fā)展必然。利用大數(shù)據(jù)處理相關(guān)技術(shù)和模式，可以進一步增強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能力和水平，進一步提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。通過建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案信息平臺整合檔案數(shù)據(jù)資源，在實施醫(yī)院智慧檔案管理的同時，加快智慧醫(yī)療建設(shè)的步伐。

（二）傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式難以適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需要

在進行醫(yī)院檔案管理的過程中，由于醫(yī)院本身部門眾多、醫(yī)護人員和患者眾多，以及服務(wù)種類和設(shè)備繁多，進而使得醫(yī)院檔案管理工作往往比較復(fù)雜，這也是醫(yī)院自身固有原因?qū)е碌?，在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式之下，醫(yī)院檔案調(diào)取與管理上常常效率低、時效慢，難以適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需要。在管理醫(yī)院檔案的過程中，由于檔案的規(guī)模和數(shù)量龐大，不僅會占據(jù)大量的空間和成本進行檔案的管理與維護，而且會使得檔案的使用十分低效，難以快速、準(zhǔn)確地調(diào)取所需的檔案，進而使得整體的醫(yī)院運行效率受到影響。

三、信息化時代醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理工作缺乏完善的管理制度

由于醫(yī)院檔案管理制度缺乏完善性，會在一定程度上使醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平難以提升。目前我國仍有一部分醫(yī)院在開展檔案管理工作的過程中缺乏良好管理模式和完善管理制度，導(dǎo)致醫(yī)院一部分檔案信息無法得到有效保存和利用，使檔案具有的作用和價值難以得到充分發(fā)揮。即使一些醫(yī)院制定的檔案管理措施較為完善，但是在實際落實的過程中有沒有得到重視，比如，對醫(yī)護人員的個人信息和工作內(nèi)容沒有進行全面記錄，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息缺乏必要的嚴謹性。

（二）醫(yī)院檔案管理隊伍人才引進和職能定位需提升

首先，醫(yī)院檔案管理隊伍建設(shè)在人才引進方面失之于寬，脫離檔案管理工作實際。在傳統(tǒng)概念中，由于檔案管理不屬于醫(yī)院核心業(yè)務(wù)范疇，檔案管理部門是醫(yī)院中名副其實的“冷衙門”。進而成為醫(yī)院安排高素質(zhì)人才家屬的崗位，使得檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)往往無法滿足檔案管理工作的實際需要，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理隊伍人員結(jié)構(gòu)不合理，非專業(yè)人員數(shù)量過多。如部分由護理專業(yè)轉(zhuǎn)崗到檔案管理部門的員工，自身不僅臨床醫(yī)學(xué)知識匱乏，且檔案管理規(guī)范及要求和信息化專業(yè)知識的學(xué)習(xí)能力較弱，直接影響了醫(yī)院檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提升。其次，個別醫(yī)院檔案管理從業(yè)人員工作態(tài)度不端正、工作積極性不高。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理部門非核心部門的定位，導(dǎo)致檔案管理部門本身在醫(yī)院體系中存在感不強。非專業(yè)的醫(yī)院檔案管理人員本身也對檔案管理工作對于提升醫(yī)療效率和醫(yī)院整體管理水平的重要性認識不充分，在日常實際工作中往往滿足于做好資料保管等基礎(chǔ)性工作，對于如何推進醫(yī)院綜合檔案的信息化，如何提高醫(yī)院綜合檔案信息的利用率等方面疏于思考。對檔案管理、信息化專業(yè)知識、檔案的開發(fā)與利用等方面的學(xué)習(xí)與探索缺乏主動性和積極性。

（三）檔案管理人員缺乏數(shù)字信息化創(chuàng)建意識

檔案作為醫(yī)院發(fā)展過程中形成的重要內(nèi)部資料，往往可以完整且真實地反映醫(yī)院的整體發(fā)展情況，是推進醫(yī)院未來持續(xù)發(fā)展的重要參考信息，且可以指導(dǎo)醫(yī)院的發(fā)展方向。因此，醫(yī)院檔案資源具有十分突出的價值。而醫(yī)院檔案的價值，集中體現(xiàn)在檔案詳細記錄了醫(yī)院從建立到發(fā)展至今的各項信息，除了可以真實反映醫(yī)院的發(fā)展歷程外，還可以為醫(yī)院未來發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的制定提供重要的參考信息。但事實上，當(dāng)前醫(yī)院教學(xué)檔案的管理仍存在缺乏專業(yè)機構(gòu)與人員的問題?，F(xiàn)在負責(zé)醫(yī)院教學(xué)檔案管理的人員所接觸的工作以教學(xué)為主，而非檔案管理。他們在完成醫(yī)院教學(xué)任務(wù)后，還要應(yīng)付數(shù)字檔案的收集與保管工作，并在此基礎(chǔ)上進行數(shù)字信息化創(chuàng)建，然而，個人的精力與時間是有限的，顯然相關(guān)工作人員難以保證更好地實現(xiàn)醫(yī)院教學(xué)檔案的數(shù)字信息化。此外，上文提及醫(yī)院對教學(xué)檔案管理的信息化缺乏應(yīng)有的重視，在這種情況下，教學(xué)檔案管理人員在具體的數(shù)字信息化管理工作中，往往得不到相應(yīng)的支持，這使得醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化進程相當(dāng)緩慢，會影響醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理水平。

（四）對信息化的認識不足

近年來，信息化技術(shù)快速發(fā)展與普及應(yīng)用，已經(jīng)滲透在社會的各個行業(yè)中，為社會各個行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供了先進的技術(shù)支持。而醫(yī)院教學(xué)檔案管理也已經(jīng)通過加快信息化建設(shè)，在管理水平提高方面取得了顯著成績。但在醫(yī)院教學(xué)檔案信息化管理發(fā)展過程中，院領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)檔案管理人員更加關(guān)注病患檔案、人事檔案及科研檔案的信息化建設(shè)，經(jīng)分析，其本質(zhì)原因在于這些人員普遍認為上述檔案與醫(yī)療服務(wù)水平的提高具有密切的關(guān)系，是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。正因如此，相關(guān)人員更加注重醫(yī)患檔案、人事檔案、科研檔案等的信息化管理，而忽視了醫(yī)院教學(xué)檔案的信息化管理，在具體工作中片面地認為只要簡單完成上級考核任務(wù)即可，如此難以保證醫(yī)院教學(xué)檔案管理水平的提高。

四、信息化時代醫(yī)院檔案管理措施探究

（一）提高對教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理的認識

醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理并非簡單地融合信息技術(shù)和檔案管理即可，還需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)檔案管理人員自身在理念上積極更新，提高對醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理的認識，從思想層面上提高對教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理的重要性的認識，進而在具體行動中注重教學(xué)檔案數(shù)字信息化的創(chuàng)建，如此才能為醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理創(chuàng)建發(fā)展提供相應(yīng)的支持，使醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作適應(yīng)數(shù)字信息化時代發(fā)展的基本需求。但不可否認的是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐劳袛?shù)字信息化管理是一個相對緩慢的過程，需要持續(xù)更新才能滿足數(shù)字信息化創(chuàng)建的發(fā)展需求。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)檔案管理人員應(yīng)持續(xù)增強檔案管理意識，并與時俱進地更新檔案管理理念，持續(xù)加大對教學(xué)檔案數(shù)字信息化創(chuàng)建的投入力度，如此才能支撐醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理長足發(fā)展。

（二）加強教學(xué)檔案數(shù)字信息化創(chuàng)建

醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化創(chuàng)建的基礎(chǔ)是對教學(xué)檔案的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。在實踐中，醫(yī)院教學(xué)檔案管理人員應(yīng)具體做好以下幾方面工作：一是應(yīng)對傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理資源進行數(shù)字信息化處理，但考慮到醫(yī)院教學(xué)檔案內(nèi)容豐富，且類型相對較多，對當(dāng)前存有的教學(xué)檔案進行全部的數(shù)字信息化處理顯然不現(xiàn)實，也沒必要。對此，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)對現(xiàn)有檔案進行分類，隨后按照重點檔案、利用率高的檔案及特色化檔案進行數(shù)字信息化處理和標(biāo)準(zhǔn)化管理。二是創(chuàng)建健全可行的檔案管理制度，不同教研室應(yīng)結(jié)合統(tǒng)一的教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)字信息化管理，以確保教學(xué)檔案的完整性和規(guī)范性，一方面可以提高教學(xué)檔案信息資源的安全性，另一方面為教學(xué)檔案開發(fā)與利用提供支持，如此才能助力提高教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理水平。

（三）實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組

檔案管理的信息化發(fā)展方向決定醫(yī)院應(yīng)該構(gòu)建全面的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，需要將原本處于相對分裂狀態(tài)下的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機地整合起來，構(gòu)建起科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系。醫(yī)院檔案管理工作中最棘手、最重要的就是病人醫(yī)療信息的存儲，從門診就醫(yī)到檢查取藥，從住院治療到手術(shù)等環(huán)節(jié)，都必須充分體現(xiàn)“以病人為中心”的管理理念，使檔案管理模式變得更加人性化，使檔案信息的獲取與使用流程更加趨于合理化。這樣既可以為患者提供滿意的醫(yī)療服務(wù)，也可以使醫(yī)院花費極小的資源成本，獲得較大的收益。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組，不僅可以使信息網(wǎng)絡(luò)遍及醫(yī)院的各個科室與部門，還要滿足各個單位對檔案信息的需求，促使醫(yī)院的門診、住院、藥房、檢查、住院、病區(qū)護理等業(yè)務(wù)得到優(yōu)化，促進檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系的構(gòu)建。

（四）組建檔案信息分析專業(yè)團隊

檔案信息分析團隊需要檔案管理系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計與預(yù)警功能。例如，春、冬季節(jié)是流行性感冒的高發(fā)季節(jié)，經(jīng)常會出現(xiàn)流感集中爆發(fā)。在此階段，相同或相似病癥的病人數(shù)量會猛增。管理系統(tǒng)通過就診人員藥品領(lǐng)取以及住院情況的相關(guān)信息數(shù)據(jù)分析了解到這一情況，發(fā)出流感大爆發(fā)預(yù)警信息。醫(yī)院的信息分析團隊在預(yù)警信息的提示下，進一步調(diào)閱相關(guān)數(shù)據(jù)，整理出流感的類型、周期、特點以及治療方案，為臨床醫(yī)護人員提供參考，也可以形成科普推廣文章在醫(yī)院的公眾號上發(fā)布，為人們保護自身的身體健康提供有效的借鑒。

（五）全面提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理水平的高低與檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平的高低密切相關(guān)。為此，醫(yī)院要想全面提高教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理水平，就應(yīng)牢固樹立“人才”是關(guān)鍵的意識，積極運用“走出去引進來”的方式，確?，F(xiàn)有教學(xué)檔案管理人員在掌握教學(xué)檔案管理知識與技能的基礎(chǔ)上，習(xí)得先進的計算機技術(shù)及相關(guān)的操作技能。不僅如此，醫(yī)院方面還要加強對教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)教育，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的數(shù)字信息化檔案管理人才，為醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理的發(fā)展提供人才支持。此外，醫(yī)院還要定期考核教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，根據(jù)具體的考核結(jié)果開展針對性的培訓(xùn)，從而有針對性地提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠更好地利用專業(yè)技能和知識做好教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理工作。只有這樣，才能促進醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化發(fā)展。

五、結(jié)束語

在現(xiàn)代醫(yī)療水平不斷提升的過程中，醫(yī)療保障體系也越來越完善，就醫(yī)人數(shù)不斷增加，醫(yī)院檔案管理也面臨一定的挑戰(zhàn)?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)，積極實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和管理為檔案改革的主要措施。數(shù)字化建設(shè)和規(guī)范化管理能夠提高我國醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平，促進大數(shù)據(jù)的持續(xù)發(fā)展，從而促進醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。