藥物臨床試驗檔案管理中存在的問題與策略分析

李梅，陳璐，倪穗琴

廣州市第一人民醫(yī)院臨床藥學科，廣東廣州 510180

藥物臨床試驗檔案工作較為復雜，需要綜合考慮多種因素的影響， 不僅要加強檔案的收集與整理工作，而且要重視檔案在藥物審批管理中的價值和意義，更好地為醫(yī)院發(fā)展提供服務。藥物臨床試驗檔案是臨床藥物投入研究試驗的真實、完整記錄，藥物臨床試驗檔案管理的質(zhì)量對于臨床試驗價值具有重要的意義，在藥物臨床試驗申辦藥品注冊中具有重要的意義，同樣是藥品監(jiān)管部門對藥物管理審批的重要憑據(jù)[1]。 臨床試驗往往管理難度大，需要多個部門共同完成。所以，為更好地保障藥物的管理，需要完善藥物臨床試驗檔案的管理，構建規(guī)范的檔案管理對策具有重要的價值。

1 藥物臨床試驗檔案管理的特點與價值

1.1 藥物臨床試驗檔案管理的特點

1.1.1 藥物臨床試驗檔案的保存期限長 根據(jù)最新藥物臨床試驗質(zhì)量管理規(guī)范 （good clinical practice，GCP）中的第80 條規(guī)定：“用于申請藥品注冊的臨床試驗， 必備文件應當至少保存至試驗藥物被批準上市后5 年；未用于申請藥品注冊的臨床試驗，必備文件應當至少保存至臨床試驗終止后5 年”。

1.1.2 藥物臨床試驗檔案具有較強的保密性 在藥物臨床試驗檔案管理中，由于涉及到申辦方商業(yè)機密和受試者的信息，所以具有較強的保密性。 對于申辦方的前期研究數(shù)據(jù)、試驗方案等信息，不得以文字、聲音、圖形、展示或其他任何形式泄露給與臨床試驗不相關人員。對于受試者的隱私，會涉及到患者的個人資料、疾病信息和治療信息等，不得擅自對外泄密。所以，無論在醫(yī)院發(fā)展和倫理學上，均需要做好保密工作[2]。

1.1.3 藥物臨床試驗檔案具有較強的專業(yè)性 藥物從臨床試驗至上市使用，主要將過程分為4 個階段：Ⅰ期（臨床藥理學和藥物人體安全性評價，通過觀察受試者對于新藥的耐受程度，分析藥代動力學）、Ⅱ期（初步評價藥物對目標適應證患者的治療作用和安全性，同時為Ⅲ期臨床試驗研究設計和給藥劑量方案的確定提供依據(jù)）、Ⅲ期（進一步驗證藥物對目標適應證患者的治療作用和安全性，評價利益與風險關系，最終為藥物注冊申請的審查提供充分的依據(jù)）和Ⅳ期（上市后藥物的研究階段，分析并且統(tǒng)計藥物的療效和出現(xiàn)的不良反應，評估藥物的安全性，改善藥物的劑量）。 在該過程中，涉及了藥理學研究、藥物安全評價、藥物的耐受程度、藥物的藥代動力以及藥物檢測等，整個過程具有較強的專業(yè)性，每個過程均需要由專業(yè)的人員開展工作[3]。

1.2 藥物臨床試驗檔案管理的價值

1.2.1 藥物臨床試驗檔案管理具有情報價值 在藥物臨床試驗檔案中，對于藥物臨床試驗活動的整個過程進行記錄，屬于科學技術資料文案，是醫(yī)學實踐成果與經(jīng)驗的記錄，對于未來臨床試驗工作開發(fā)展具有重要的價值[4]。

1.2.2 藥物臨床試驗檔案管理具有憑證價值 因為藥物臨床試驗檔案中記錄了藥物的整個研發(fā)過程，其中包括數(shù)據(jù)、資料和執(zhí)行過程，通過對臨床試驗活動進行系統(tǒng)的核查，可以對試驗進行評價[5]。 此外，在專業(yè)機構與專業(yè)認證過程中，藥物臨床試驗檔案同樣屬于重要的憑證資料。

2 藥物臨床試驗檔案管理中存在的問題

2.1 未按時歸檔

在藥物臨床試驗檔案管理中，發(fā)現(xiàn)部分工作人員缺乏對于按時歸檔的認知， 往往為了方便未按時歸檔，沒有將藥物的臨床試驗檔案和原始資料送回檔案室。 此外，部分工作人員工作態(tài)度不規(guī)范，對于材料歸檔工作缺乏積極性，導致藥物臨床試驗檔案沒有按時歸檔[6]。

2.2 歸檔的資料缺乏完整性

在藥物臨床試驗檔案管理中明確提出，要求歸檔的資料需要完整，但是，在實際研究中發(fā)現(xiàn)，很多藥物臨床試驗的資料往往歸檔效率較低，主要受到工作人員工作態(tài)度與積極性的影響， 部分工作人員缺乏檔案意識，導致資料缺失。

2.3 丟失原始資料，缺乏準確性

原始資料是藥物臨床試驗檔案的重要憑據(jù)， 但是，如果在檔案管理過程中出現(xiàn)原始資料丟失，或沒有及時對需要記錄的內(nèi)容進行記錄， 需后期補寫及進行說明，以致于喪失原始資料的真實性。在藥物臨床試驗檔案管理中，原始資料的準確性、完整性是評價實驗的重要參考依據(jù)[7]。

2.4 資料管理不規(guī)范

在藥物臨床試驗管理中，很多機構并沒有設定檔案管理專員，很多負責檔案管理的工作人員往往是兼職人員，缺乏專業(yè)性，無法按照國家規(guī)定的管理要求進行藥物臨床試驗檔案的管理。

2.5 硬件與軟件設施不完善

硬件方面，在檔案管理中，由于檔案的資料較多，但是往往空間具有限制性，在藥物臨床試驗管理制度中提出一系列的文件保存單，以致于需要保存的資料與實際存放空間不成正比。此外，與國產(chǎn)的藥物廠家相比較，進口藥物廠家往往需要保存更多的資料和數(shù)據(jù)。很多醫(yī)院并沒有設定專門的臨床試驗藥物檔案管理室，藥物臨床試驗檔案和很多科研的檔案共同存放，該環(huán)境條件下存放的檔案并不滿足藥物臨床試驗檔案管理的要求[8]。

軟件方面，一方面，很多藥物臨床試驗機構的檔案管理工作人員的專業(yè)水平較低， 非專業(yè)的檔案管理人才，缺乏相關的工作管理經(jīng)驗?；诖耍枰獙芾砣藛T進行專業(yè)化培訓，以提升藥品檔案管理的整體質(zhì)量。 另一方面， 藥物臨床試驗機構的檔案管理人員多為兼職，同時需要負責其他工作與業(yè)務，以致于無法按照藥物臨床試驗檔案管理的標準進行管理。普遍存在管理意識淡薄的問題，沒有意識到檔案管理的重要性。同時，檔案管理理念普遍落后，管理工作僅停留在表面，以信息收集、保存為主，忽視了檔案內(nèi)容的整理、分類、利用，無法充分發(fā)揮檔案管理工作的作用。

2.6 電子化管理水平低下

由于藥物臨床試驗檔案具有較高的保密性與專業(yè)性，若實現(xiàn)了檔案信息化管理，不僅可以實現(xiàn)高效檔案儲存和便捷利用，還可以促進藥物臨床試驗檔案管理質(zhì)量的提升[9]。但是，現(xiàn)階段很多醫(yī)院的藥物臨床試驗檔案管理還處在人工檢索的層面上， 缺乏專業(yè)性的管理軟件，以致于管理水平較低，無法提高工作效率。

3 藥物臨床試驗檔案管理的具體對策

3.1 構建完整的藥物臨床試驗檔案資料管理制度

嚴格遵循相關管理制度， 結(jié)合醫(yī)院的實際情況，建立健全適合研究機構管理的操作流程，通過確定每個工作人員的工作內(nèi)容、責任等，來保障有責可循。需要根據(jù)檔案管理相關制度，完善檔案的收集、保存和銷毀等內(nèi)容，以保證臨床試驗資料完整、保存安全、歸檔及時。 此外， 要充分發(fā)揮藥物臨床試驗檔案管理的重要作用，必須嚴格實施各種管理機制，有效提高管理水平，促進醫(yī)院內(nèi)部管理的不斷完善。

3.2 規(guī)范藥物臨床試驗資料的收集與歸檔

我國檔案管理法中規(guī)定， 針對國家規(guī)定的檔案，需要定期進行移交，必須進行集中管理，不得私自占有。所以，在檔案管理中，需要工作人員根據(jù)要求將檔案移交至檔案管理室。這就需要規(guī)范藥物臨床試驗資料的收集與歸檔，根據(jù)檔案管理的要求，將原始記錄與檔案進行保存和移交。 資料管理員應按照GCP 必備文件目錄和《藥物臨床試驗機構文件管理制度》 的規(guī)定收集各個階段臨床試驗項目資料，資料管理員在試驗結(jié)束后應及時對資料及文件進行整理、分類、編目、登記歸檔，并妥善保管。

3.3 提升管理人員素質(zhì)

在不少機構中，檔案管理員都沒有檔案管理的相關專業(yè)背景，為了提高他們的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能，需進行有計劃、有系統(tǒng)的培訓。 ①醫(yī)院需要定期對相關工作人員進行再教育， 可以組織相關的人員進行外出的培訓和相關的學習，提升管理人員的業(yè)務能力。需要相關人員充分認識到藥物臨床試驗檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要性[10]。 在此過程中應結(jié)合醫(yī)院長遠發(fā)展規(guī)劃，引入高效的管理理念， 組織有關人員進行管理理念和方法的學習，參考醫(yī)院藥物臨床試驗檔案管理現(xiàn)狀，有針對性地進行改進和完善，為檔案管理工作的開展提供保障。 ②明確藥物臨床試驗檔案應用的標準和基本原則，重視藥物臨床試驗檔案管理人員的培訓， 學習先進的管理技術。③需要加強培訓工作，與質(zhì)控員相配合，以保障檔案管理的整體質(zhì)量。 由質(zhì)控員在質(zhì)控過程中及時發(fā)現(xiàn)問題，以第一時間和檔案管理員進行溝通及反饋工作。 針對未按照規(guī)定管理的相關資料與檔案，需要及時進行糾正、完善以及補充，以保障檔案的準確性、完整性。 ④醫(yī)院高層管理人員應轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念， 使每位工作人員認識到藥物臨床試驗檔案管理的重要性， 將現(xiàn)代技術與藥物臨床試驗檔案管理有效結(jié)合， 建立多部門協(xié)同機制， 充分發(fā)揮藥物臨床試驗檔案在醫(yī)院管理工作中的作用。

3.4 規(guī)范藥物臨床試驗檔案資料的整理工作

完善檔案管理體系，由專人負責或設立專門的檔案管理部門，規(guī)范管理人員的工作行為促進檔案管理部門與其他部門的溝通，為人員的招聘、晉升、調(diào)配等工作提供參考[11]。 同時，為檔案管理工作投入足夠的財政支持，建立更有效的檔案管理方法，明確檔案管理標準，通過獎懲制度激發(fā)管理者的積極性。

3.5 完善軟件與硬件管理條件

硬件方面，機構需要設立規(guī)范、符合《藥物臨床試驗質(zhì)量管理規(guī)范》工作的專用檔案室，投入足夠的資源，配備完善的軟硬件設施，定期進行升級、維護工作，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運行存在問題，應立即采取有效的處理措施，以確保檔案管理工作的正常開展。 同時，電子檔案管理的安全性也需要進一步提高，應做好加密工作，以避免受到病毒、侵入等攻擊。在檔案信息共享方面，還需要設置用戶權限，增強檔案追蹤功能，以提高檔案信息的安全性，實現(xiàn)管理工作效率的提升。

軟件方面，強化檔案管理的人員培訓工作。 檔案管理工作中， 管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)非常重要，特別是隨著檔案管理向信息化方向發(fā)展，檔案管理人員應不斷提升專業(yè)能力， 適應檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展需求。 基于此，必須組織檔案管理人員定期進行知識和技術培訓，鼓勵檔案工作人員參與實踐性學習，掌握更先進的管理技術。 除了知識和技能外，管理人員還需要形成良好的價值觀和責任感，擺正心態(tài)，提高自己的責任意識，開展檔案管理工作。

3.6 實行藥物臨床試驗檔案電子化管理

在檔案管理工作過程中，充分應用數(shù)字化技術可以有效提高管理效率，簡化了傳統(tǒng)的檔案管理流程，實現(xiàn)檔案的有效利用，使檔案能夠充分發(fā)揮價值。 電子化管理主要依靠計算機設備、大數(shù)據(jù)、云存儲等軟件，采集、分類和存儲檔案信息， 轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理工作迎來了革命性改革。應將電子化檔案管理作為重點，并將其納入醫(yī)院未來發(fā)展規(guī)劃，提高藥物臨床試驗檔案的應用水平[12]。 另一方面，引進現(xiàn)代化的檔案管理設備，推動信息化建設與檔案管理相整合。 通過借助專業(yè)的軟件檔案管理進行集中統(tǒng)一的管理，不僅可以發(fā)現(xiàn)缺漏的檔案，還可以進行電子化整理與歸檔，能夠顯著提升管理效率， 還可以有效降低人為管理中的失誤。實施藥物臨床試驗檔案電子化管理有利于藥物臨床試驗檔案的查找，提升管理便利性和使用效率。

綜上所述， 藥物臨床試驗管理是一項系統(tǒng)性工作，要充分發(fā)揮檔案管理的作用，需要完善的管理措施作為支撐。藥物臨床試驗對于評價新藥的藥效和安全性具有重要的作用，是藥品發(fā)展的重要憑據(jù)。 藥物臨床試驗檔案管理質(zhì)量直接影響醫(yī)院的整體科研能力，需要醫(yī)院方面完善藥物臨床試驗檔案管理，以更好地對藥物臨床試驗進行全紀錄，保證藥物臨床試驗檔案的完整性、科學性與規(guī)范性。