醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)的研究

林薇

福建醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院黨委辦公室、院長辦公室，福建福州 350005

隨著國家公立醫(yī)院改革逐漸深入，為合理布局醫(yī)療衛(wèi)生資源，滿足人民群眾不同層次的衛(wèi)生健康服務(wù)需求，公立醫(yī)院開始拓展醫(yī)療服務(wù)空間，構(gòu)建一院多區(qū)的現(xiàn)代醫(yī)院學科管理機制。醫(yī)院在發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量有價值的綜合檔案，由于多院區(qū)管理的復(fù)雜性，對綜合檔案管理工作提出了更高的要求。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷進步和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，做好綜合檔案管理信息化建設(shè)不僅能推動醫(yī)院有效運行，也對提升醫(yī)院整體管理水平有著重要的意義。該研究以某省屬三級甲等醫(yī)院為例，對綜合檔案管理信息化建設(shè)過程中存在問題進行深入分析提出相應(yīng)策略，推進檔案信息化建設(shè)工作開展。

1 醫(yī)院綜合檔案管理工作現(xiàn)狀

該省屬三級甲等醫(yī)院創(chuàng)建于1937 年，是福建省首家公立西醫(yī)醫(yī)院，是集醫(yī)療、教學、科研于一體的福建省高水平醫(yī)院，并被國家發(fā)展改革委、國家衛(wèi)生健康委員會確定為首批全國疑難病癥診治能力提升工程項目醫(yī)院和中國罕見病協(xié)作網(wǎng)福建省牽頭單位。醫(yī)院有茶亭院區(qū)、閩南醫(yī)院、奧體院區(qū)以及全國首批10 家國家區(qū)域醫(yī)療中心的濱海院區(qū)，形成“一院多區(qū)、一體多翼、協(xié)同發(fā)展”的辦醫(yī)格局。

截至2021 年12 月醫(yī)院綜合檔案室室藏文書檔案1 627 卷，26 626 件，財務(wù)檔案18 218 冊，基建檔案62盒，實物檔案290 件，照片檔案1 771 張。由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，日常依靠Excel 表格簡單管理紙質(zhì)檔案基本信息，檔案借閱工作還停留在手工操作。同時人才隊伍建設(shè)的不足、設(shè)施設(shè)備和信息技術(shù)落后等方面，造成檔案信息化程度低下，無法滿足醫(yī)院日益增長的業(yè)務(wù)對檔案利用服務(wù)及編研需求，影響了醫(yī)院檔案工作的開展[1]。

2 醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)實踐

2.1 綜合檔案管理信息化建設(shè)的意義

①有利于促進檔案管理工作的提升。傳統(tǒng)檔案管理模式中檔案庫房管理混亂，各部門分散管理檔案造成收集難，醫(yī)院不能實時掌握檔案情況，在面臨大量檔案查閱時，工作效率低下。轉(zhuǎn)變原有工作模式和思路，利用數(shù)字化技術(shù)，打破信息孤島實現(xiàn)檔案管理的集中控制，全面提升檔案管理工作能力，為醫(yī)院發(fā)展提供綜合而便捷的信息資源[2]。

②有利于保護檔案原件，增強安全性。醫(yī)院檔案涉及多個種類、載體多元化，經(jīng)常受到外界諸多因素的影響，造成檔案不同程度的破壞或損失[3]。因此檔案管理信息化的運用，既能代替原件利用，又能減緩檔案老化，延長檔案使用年限。同時還能對電子檔案進行追溯檢查、排除隱患，增強檔案的安全性，避免被篡改。

③有利于檔案信息價值的發(fā)揮，建設(shè)智慧化醫(yī)院。傳統(tǒng)檔案管理受地域限制，無法滿足跨院區(qū)檔案的信息共享與利用，嚴重影響院區(qū)之間的業(yè)務(wù)溝通協(xié)作。綜合檔案管理信息化建設(shè)在數(shù)據(jù)采集上的豐富、便利，實現(xiàn)檔案全文信息管理，節(jié)省了人力、物力，解決繁瑣調(diào)閱檔案及檢索的流程，逐步實現(xiàn)醫(yī)院精細化管理，從而提升醫(yī)院服務(wù)水平和質(zhì)量[4]。

2.2 綜合檔案管理信息化建設(shè)成效

①完善醫(yī)院檔案各項規(guī)章制度，為檔案信息化工作提供保障。醫(yī)院及時調(diào)整與完善《綜合檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組》《檔案管理辦法》《檔案保管制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急處置預(yù)案》等管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范運行[5]。

②依托信息化手段，建設(shè)數(shù)字檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。醫(yī)院考慮到使用覆蓋面廣、客戶端口多的問題，同時為了便于維護，引入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)的管理設(shè)計模式，基于JSP、JavaBean、Web Service技術(shù)實現(xiàn)Web Application 平臺運行的應(yīng)用程序，采用SQL Server 2012、MYSQL5 以上版本建立醫(yī)院綜合檔案資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)管理醫(yī)院文書、實物、聲像、科技等檔案資料，利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)提出申請，在一定的授權(quán)下完成檔案檢索、預(yù)覽、查看、下載等操作。

③逐步實現(xiàn)存量數(shù)字化，加快檔案工作向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型升級。目前累計已完成室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化92 753 頁、目錄著錄9 631 條，并為系統(tǒng)里的文書檔案完成OCR 識別工作，逐步用數(shù)字化檔案代替原件提供利用，實現(xiàn)信息資源高度整合與共享，提升工作效率[6]。

④綜合檔案室擴容升級，改善歸檔文件存放環(huán)境。隨著醫(yī)院的規(guī)模和范圍不斷擴大，檔案入庫的門類、載體和數(shù)量也增多，現(xiàn)有庫房已不能滿足未來需求。醫(yī)院將對檔案室進行擴充庫容，選址面積約為300 m2，將設(shè)置辦公區(qū)、查檔區(qū)、整理區(qū)、檔案庫房4 個區(qū)域，添置符合國家標準要求的信息化軟硬件設(shè)備設(shè)施，保障歸檔文件質(zhì)量[7]。

3 綜合檔案管理信息化建設(shè)面臨問題

3.1 檔案收集效率低下

檔案收集是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，決定檔案質(zhì)量。目前，在日常工作中仍有一些部門和檔案管理員對檔案管理重視程度低，檔案信息化觀念淡薄，出現(xiàn)各類項目的原始記錄質(zhì)量不佳、不完整，歸檔延時報送的情況，既不利于檔案的保密，也不利于信息資源最大化的開發(fā)利用。

3.2 檔案人才匱乏，管理人員隊伍短板

多數(shù)檔案管理人員雖然在檔案管理崗位上工作時間較長，但并非專業(yè)出身且身兼數(shù)職，對信息技術(shù)知識和計算機操作能力十分有限[8]，在長期繁冗的檔案工作中產(chǎn)生了誤區(qū)或由于工作更迭等原因，缺少全局視角與深度分析能力，導(dǎo)致檔案工作的前瞻性、創(chuàng)新性不足，制約了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)各項工作的有序推進。

3.3 電子文件歸檔困境

雖然電子檔案給檔案管理工作帶來了便利，但是也面臨如何確保電子檔案信息的真實性、完整性、有效性的問題。電子文件作為電子檔案的前端階段，易受到環(huán)境、技術(shù)、管理因素的影響，例如電子文件規(guī)格與格式不統(tǒng)一、未啟用技術(shù)認證手段、存儲載體多樣性、病毒程序入侵等情況，導(dǎo)致電子文件管理困難無法歸檔[9]。

3.4 檔案信息化系統(tǒng)功能的局限性

檔案信息化建設(shè)是一個相對復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，跨院區(qū)與各部門之間使用多個管理系統(tǒng)，存在系統(tǒng)集成銜接不順、數(shù)據(jù)格式不一致、服務(wù)功能不完善等問題，造成信息資源無法共享，制約了綜合檔案管理信息化建設(shè)的后續(xù)發(fā)展[10]。

3.5 檔案管理信息化安全隱患多

從檔案數(shù)字化、電子化生成到提供利用全過程的安全防范，直接影響整個檔案管理信息化系統(tǒng)的正常運行[11]。檔案管理信息化水平無法與先進的計算機技術(shù)同步發(fā)展，從而造成滯后性，不僅體現(xiàn)在系統(tǒng)自身安全漏洞上，還體現(xiàn)在信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及用戶訪問過程中，如網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定、黑客攻擊、惡意軟件、病毒程序等，造成檔案系統(tǒng)被入侵，被竊取檔案信息資源。

4 加強綜合檔案管理信息化建設(shè)的策略

4.1 更新管理觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識

醫(yī)院需要從整體發(fā)展的戰(zhàn)略全局謀劃檔案管理信息化工作，在人力、物力和財力上給予支持與保障。堅持依法治檔，健全體制機制，完善規(guī)章制度，使檔案管理工作標準化、現(xiàn)代化。以國際檔案日主題展為契機，利用多渠道多種形式宣傳檔案工作，讓廣大職工了解檔案工作的重要性，為檔案管理人員推送檔案相關(guān)知識、資訊等多方面信息[12]，在潛移默化中滲透檔案意識，自覺做好檔案管理工作。

4.2 加大信息化建設(shè)投入，完善軟硬件設(shè)施和信息技術(shù)研發(fā)

實施檔案管理信息化建設(shè)過程中，軟硬件設(shè)施是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。醫(yī)院順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，圍繞自身檔案信息化發(fā)展需求，整合與利用現(xiàn)有信息化系統(tǒng)運行模式對組件開發(fā)、可擴展設(shè)計、集成功能模塊兼容等內(nèi)容進行升級優(yōu)化。在合理的預(yù)算情況下采用逐年增加方式完善信息化建設(shè)所需要的設(shè)施，保證檔案管理信息化工作有序開展，最終實現(xiàn)綜合實力的提升。

4.3 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，打造高素質(zhì)人才隊伍

對于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量人才不足的瓶頸，醫(yī)院可以通過以下3 個方面入手，加強人才培養(yǎng)、引進和檔案隊伍建設(shè)[13]。①對現(xiàn)有管理人才隊伍的綜合業(yè)務(wù)進行調(diào)查與分析，了解檔案管理人員的技術(shù)水平、專業(yè)素養(yǎng)，以便有針對性地制訂教育培訓(xùn)計劃，內(nèi)容不僅涉及專業(yè)檔案知識、服務(wù)意識，同時還要不斷新增各種檔案信息化知識[14]。②建立業(yè)務(wù)督導(dǎo)和激勵機制，通過實施檔案工作年度考評制度作為崗位晉升、評定先進的重要條件，或者也可酌情開設(shè)績效獎金、給予嘉獎等方式，激勵檔案從業(yè)人員[15]。③加強復(fù)合型高水平人才的引進和培養(yǎng)工作，從社會引進一批檔案管理、信息技術(shù)、信息管理等專業(yè)方面的綜合能力人才，優(yōu)化調(diào)整檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)，加速檔案管理工作創(chuàng)新為檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)[16]。

4.4 推進電子文件歸檔和電子檔案管理，增量電子化

在辦公自動化條件下，對電子文件的形成、采集、鑒定、歸檔等流程進行前端和質(zhì)量控制，避免文件在傳輸、處理過程中出現(xiàn)差錯，確保電子文件在收集過程中格式規(guī)范、整理有序、命名科學、元數(shù)據(jù)有效完整。嚴格規(guī)范不同系統(tǒng)中不同結(jié)構(gòu)的辦文、辦事電子文件實行不同的流程管理，嚴格規(guī)定電子文件的數(shù)據(jù)規(guī)范、著錄格式、元數(shù)據(jù)和存儲格式等方面要求，明確電子檔案的搜集范圍、數(shù)據(jù)要求、規(guī)范歸檔，保證電子文件從生成、傳輸過程中到最終歸入檔案數(shù)據(jù)庫中的真實性、可靠性、完整性和可用性[17]。

4.5 加強檔案數(shù)據(jù)安全保障，提高檔案管理安全性

在數(shù)字時代，利用政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等平臺拓展檔案信息服務(wù)，在一定程度上給檔案管理的安全性帶來風險。①選擇有資質(zhì)、業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富、軟硬件設(shè)施完善的檔案數(shù)字化承包公司，對檔案數(shù)字化全過程監(jiān)控，成果質(zhì)量數(shù)據(jù)可視化[18]；②采購安全可靠的系統(tǒng)應(yīng)用平臺及服務(wù)，利用水印技術(shù)、遮蓋功能、分區(qū)閱讀條目等防擴散設(shè)置多方面保障檔案利用的安全性[19]；③在檔案信息安全體系的構(gòu)建上，重視隔離與訪問控制、多維度授權(quán)審查措施，同時定期對信息基礎(chǔ)設(shè)施進行檢測監(jiān)控、安全評估管控，不斷升級安全防范體系；④重視內(nèi)部信息安全，加強檔案管理人員安全教育，提高安全意識也十分關(guān)鍵。

5 結(jié)語

綜上所述，綜合檔案管理信息化建設(shè)在醫(yī)院管理工作中的作用不應(yīng)忽視，通過改變落后的傳統(tǒng)檔案管理思維模式、健全檔案相關(guān)制度、人才隊伍培養(yǎng)、落實檔案軟硬件建設(shè)與信息技術(shù)研發(fā)、強化檔案網(wǎng)絡(luò)安全等措施，提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，有效推動檔案信息資源實現(xiàn)共享，為醫(yī)院發(fā)展提供多角度、多維度的服務(wù)支撐，提升醫(yī)院整體的綜合競爭力。