加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的措施

張澄橙

（青島大學(xué)附屬醫(yī)院，山東 青島 266003）

0 引言

隨著我國醫(yī)療體制的不斷改革，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)難以滿足新時代背景下的醫(yī)院已經(jīng)社會發(fā)展的需求，在一定程度上阻礙了醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的措施，從根本上改變落后的檔案管理工作現(xiàn)狀。

1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的必要性

醫(yī)院檔案主要指的是在醫(yī)院決策發(fā)展過程中以及臨床治療管理等活動中產(chǎn)生的各項(xiàng)資料直接形成的具備一定程度保存價值的病例、文字、音像、圖表以及電子載體材料等各種形式的歷史記錄?！耙允窞殓R，可以知興替”，對于醫(yī)院發(fā)展來講，醫(yī)院的檔案材料就好比一面鏡子，能夠真實(shí)、詳細(xì)的反映出從建院之初到如今的整體發(fā)展進(jìn)程。醫(yī)院檔案還能夠準(zhǔn)確、完整以及真實(shí)地反映出醫(yī)院的整體面貌，為醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)提供信息參考，不僅是醫(yī)院充分提升自身醫(yī)療質(zhì)量以及不斷改革發(fā)展的主要依據(jù)，還是醫(yī)院評估各項(xiàng)日常工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)前提。從另一個角度來講，醫(yī)院在日常工作活動中所形成的圖表、音像、盤片以及文件等各種類別以及各種載體的信息檔案，都是醫(yī)院發(fā)展過程中的寶貴財富。不斷提升對此類信息資源管理的力度，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程以領(lǐng)導(dǎo)管理決策的科學(xué)與合理化能夠起到重要的助推作用。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，大量信息檔案的生成，伴隨而來的是傳統(tǒng)檔案的管理方法已經(jīng)很難滿足現(xiàn)階段醫(yī)院檔案的管理需求。因此，在新時代背景下，合理、準(zhǔn)確地把控醫(yī)院發(fā)展特點(diǎn)，不斷加強(qiáng)檔案信息管理措施，是充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案信息管理的重要任務(wù)。醫(yī)院檔案不僅包含醫(yī)院自身的全部發(fā)展歷史，還包含廣大社會群眾日?？床【歪t(yī)的各種醫(yī)療文書信息資料、各種檢查檢測圖文資料以及病理切片資料等等，直接影響到社會群眾的健康以及醫(yī)學(xué)的發(fā)展進(jìn)程。所以，不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作具有非常重要以及深遠(yuǎn)影響的意義。

2 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理意識有待加強(qiáng)

任何行動都會受到思想意識形態(tài)的指引，思想意識不足就會導(dǎo)致行動滯后的現(xiàn)象發(fā)生。通常情況下，人們普遍認(rèn)為醫(yī)院的本職工作就是醫(yī)療健康服務(wù)，因此，在部分醫(yī)院的運(yùn)營管理過程中，出現(xiàn)了重視醫(yī)療健康服務(wù)，忽視檔案管理的現(xiàn)象與思想觀念。再加上醫(yī)院檔案管理工作不能為醫(yī)院的發(fā)展直接帶來任何經(jīng)濟(jì)收益，所以，醫(yī)院檔案管理工作存在普遍被忽視的狀態(tài)。在醫(yī)院管理工作過程中，假如醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層沒有足夠的認(rèn)識到這一點(diǎn)，就不能有效挖掘醫(yī)院檔案資料的實(shí)際使用價值，不能為醫(yī)院的健康發(fā)展提供有效助力。通常情況下，大多數(shù)醫(yī)學(xué)科技檔案都主要形成于醫(yī)療實(shí)踐工作當(dāng)中，但部分專業(yè)醫(yī)療技術(shù)工作人員對檔案的形成于利用的思想意識比較薄弱，甚至有些醫(yī)療技術(shù)人員還不了解檔案的真正利用價值。載加上有些醫(yī)療技術(shù)人員自身存在“私藏”意識，認(rèn)為自己留下來能夠?yàn)樽约何磥砉ぷ魈峁┓奖?，特別是在醫(yī)院的一些基礎(chǔ)學(xué)科室工作的科研工作人員，大多數(shù)都特別珍惜自己的科研成果，不愿意更舍不得將這些重要的科研資料進(jìn)行歸檔處理，甚至更不愿意將資料移交給檔案管理部門，造成了普遍的個人封檔現(xiàn)象的發(fā)生。這就直接導(dǎo)致了此科室專業(yè)或是其他醫(yī)生個人在進(jìn)行相關(guān)工作的過程當(dāng)中不能夠合理、有效地利用這些檔案資料，需要再耗費(fèi)大量的精力與時間重新收集相關(guān)原始醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)，從而直接影響了醫(yī)學(xué)科研的健康發(fā)展。

2.2 缺乏完善的醫(yī)院檔案管理制度

造成醫(yī)院缺乏完善的檔案管理制度的原因主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）醫(yī)院檔案管理工作沒有得到相應(yīng)的重視，主要因?yàn)椴糠轴t(yī)院的管理層領(lǐng)導(dǎo)人員的管理理念相對落后，對檔案管理工作的認(rèn)知度不高，更沒有將醫(yī)院檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、醫(yī)院檔案基本構(gòu)建、檔案管理工作人員的薪金待遇等問題提到醫(yī)院議事的日程中來，從而直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作過程當(dāng)中所需的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)構(gòu)建都比較滯后，檔案管理工作人員的工作積極性也隨之有所下降，進(jìn)而直接影響了社會對醫(yī)院檔案的認(rèn)知程度和醫(yī)學(xué)檔案社會功能的有效發(fā)揮；（2）醫(yī)院管理制度相對落后，部分醫(yī)院甚至沒有構(gòu)建綜合檔案室，醫(yī)學(xué)科研等重要檔案材料還由各科室自行保管。雖然有的醫(yī)院構(gòu)建了檔案室，但沒有充分做到統(tǒng)一集中管理，還處于重藏輕用的封閉狀態(tài)；（3）多數(shù)醫(yī)院通常都是根據(jù)相關(guān)部門的要求標(biāo)準(zhǔn)制定出了適合本院發(fā)展的管理體制以及相關(guān)工作人員的職責(zé)劃分，但真正有效涉及醫(yī)院檔案管理的職責(zé)劃分以及相應(yīng)的管理制度非常少，缺乏相應(yīng)的檢查考核措施以及完善的管理制度。從而直接造成了醫(yī)院檔案管理工作沒有落實(shí)到位，甚至出現(xiàn)漏洞百出的現(xiàn)象。

2.3 醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)有待提升

醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)高低直接影響著醫(yī)院檔案管理的實(shí)際水平。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作人員在知識理論、文化程度以及專業(yè)水平等方面良莠不齊。難以完全適應(yīng)新時代醫(yī)院檔案發(fā)展的各項(xiàng)要求。主要表現(xiàn)在以下幾種情況：一是醫(yī)院檔案管理工作人員大多不具備檔案管理專業(yè)能力；二是醫(yī)院檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)以及專業(yè)能力不符合時代發(fā)展需求；三是部分檔案管理工作人員的學(xué)歷水平較低，缺乏對現(xiàn)代科學(xué)知識運(yùn)用的有效能力；四是高學(xué)歷的檔案管理人才相對較少。

2.4 醫(yī)患關(guān)系給醫(yī)院檔案管理工作帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)

醫(yī)生與患者之間應(yīng)當(dāng)是一種親密合作以及相互信賴的良好關(guān)系，和諧的醫(yī)患關(guān)系更是醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展的根本保障。隨著我國社會的不斷進(jìn)步，法治化建設(shè)進(jìn)程逐步提升，廣大人民群眾的法律意識逐漸提高。隨著社會廣大群眾物質(zhì)生活水平以及精神文化水平的日益提高，更加注重自身的法律權(quán)益。在日常生活當(dāng)中通過法律手段來有效解決醫(yī)患糾紛的案件逐漸增多。因此，傳統(tǒng)意義上的醫(yī)患關(guān)系遇到了絕無僅有的挑戰(zhàn)。在此過程當(dāng)中，醫(yī)院檔案就成了醫(yī)生與患者雙方激勵爭奪的焦點(diǎn)。所以，不斷提升醫(yī)院病例檔案的書寫質(zhì)量，進(jìn)一步有效完善病例檔案的規(guī)范管理，成了醫(yī)院發(fā)展過程中迫切需要解決的問題。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的重要措施

3.1 改革與創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理理念

雖然多年來我國醫(yī)院檔案管理工作的管理模式以及管理方法為醫(yī)院不同時期的發(fā)展起到了重要的助推作用，但隨著時代的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)難以滿足社會發(fā)展的需要。因此現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理必須改革與創(chuàng)新管理理念，一方面樹立創(chuàng)新意識，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及各種新型的高科技信息載體有效應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，與此同時將紙質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的保存，作為研究資料或是法律依據(jù)；另一方面，不斷更新歸檔制度，有效改進(jìn)檔案管理工作方式，簡化工作步驟，從而有效滿足醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展需求。因此，醫(yī)院管理層人員以及檔案管理工作人員必須采用新方法和新理念來有效指導(dǎo)檔案管理工作，提高對檔案管理工作的認(rèn)知度，不斷提升靈活性與預(yù)見性能力，促使醫(yī)院檔案管理工作在新形勢下得到全面、健康的發(fā)展。

3.2 不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量與效率，因此，醫(yī)院相關(guān)管理部門必須高度重視對管理人員的培養(yǎng)與教育，促使其不斷提升綜合業(yè)務(wù)水平，養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)。一方面，定期開展相關(guān)教育與培訓(xùn)課程，為檔案管理人員提供重要的學(xué)習(xí)與提升的機(jī)會；另一方面引導(dǎo)和督促其在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，以實(shí)踐促學(xué)習(xí)，以學(xué)習(xí)指導(dǎo)實(shí)踐，達(dá)到提升綜合素養(yǎng)的最終目的。

3.3 構(gòu)建完善的檔案管理制度

構(gòu)建綜合檔案管理室，制定完善、健全的醫(yī)院檔案管理制度，從而達(dá)到將醫(yī)院內(nèi)部檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范、集中管理的目的。通過綜合檔案室將醫(yī)院內(nèi)部各個職能部門中已經(jīng)形成的科研檔案、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、醫(yī)院文件檔案等等進(jìn)行科學(xué)的匯總與收集，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。在充分保護(hù)個人隱私的前提之下合理的向社會以及單位內(nèi)部各科室公開，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案的有效管理，還能夠有效提升檔案資料的利用價值。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要財富，所以，在醫(yī)院的發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)不斷采取相應(yīng)的措施加強(qiáng)檔案管理工作，從而使得檔案能夠發(fā)揮其重要的價值。