公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)的思考與探索

摘要：會(huì)計(jì)檔案管理是大型公立醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的重點(diǎn)。由于賬務(wù)繁多且涉及患者的敏感信息，在傳統(tǒng)紙質(zhì)模式下，公立醫(yī)院查閱和管理會(huì)計(jì)檔案都比較復(fù)雜。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，公立醫(yī)院實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化在技術(shù)上是可行的。通過構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案電子化管理框架，分析信息化不充分下會(huì)計(jì)檔案電子化上線的前期準(zhǔn)備與方案，最終推動(dòng)公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)程，提高會(huì)計(jì)檔案信息的利用率和共享率。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；電子會(huì)計(jì)檔案；信息化

0引言

2020年3月23日，財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（以下簡稱《通知》）；2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）修訂通過，二者都對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的合法性、規(guī)范性提出了具體要求。這相比2015年12月11日發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，是歷史性、飛躍性的重大進(jìn)步，與電子會(huì)計(jì)憑證相關(guān)的財(cái)務(wù)核算、檔案管理、銀企互聯(lián)等業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)都會(huì)受到影響。

相比一般企業(yè)，公立醫(yī)院業(yè)務(wù)單一，財(cái)務(wù)核算簡單，缺乏會(huì)計(jì)檔案電子化的經(jīng)驗(yàn)，再加上自身能力有限，絕大多數(shù)仍然延續(xù)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，帶來工作重復(fù)、效率低下、信息流轉(zhuǎn)不暢、保管困難等問題。公立醫(yī)院承擔(dān)著為廣大民眾提供基本醫(yī)療服務(wù)的重任，在履行醫(yī)、教、研、防核心業(yè)務(wù)時(shí)，會(huì)留存大量具有特殊屬性的會(huì)計(jì)檔案資料，比如醫(yī)保執(zhí)行、醫(yī)療服務(wù)、科研經(jīng)費(fèi)、預(yù)算批復(fù)、預(yù)算執(zhí)行、核算情況等。這些檔案有別于其他行業(yè)，在傳統(tǒng)紙質(zhì)模式下查閱不便，信息容易失真。因此，公立醫(yī)院建立電子會(huì)計(jì)檔案是必然趨勢。

《通知》與《檔案法》為公立醫(yī)院建立電子會(huì)計(jì)檔案提供了政策依據(jù)，前沿信息技術(shù)為公立醫(yī)院提供了技術(shù)支撐。本文通過對(duì)信息化背景下公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化管理的研究，構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案電子化管理框架，分析如何從傳統(tǒng)紙質(zhì)模式過渡到電子化模式，為推動(dòng)公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程提供政策建議，最終為醫(yī)院的各項(xiàng)決策奠定基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理與科學(xué)化管理。

1構(gòu)建公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案管理框架

公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案管理框架主要分為原則、檔案采集、檔案管理、檔案查閱和安全控制5個(gè)方面，見圖1。

1.1原則

電子會(huì)計(jì)檔案要符合相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等。在符合政策要求的前提下，公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)要符合合法性、效益性、真實(shí)性、完整性、可用性、安全性、統(tǒng)一管理、全程管理等原則[1]。其中，真實(shí)性原則要求電子檔案在整個(gè)生命周期中未被篡改，由真實(shí)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)形成；完整性原則是指會(huì)計(jì)檔案信息在電子化存儲(chǔ)時(shí)沒有丟失；可用性原則是指相關(guān)系統(tǒng)形成的會(huì)計(jì)信息要采用標(biāo)準(zhǔn)格式，可以被電子檔案系統(tǒng)存儲(chǔ)和讀??；安全性原則是指在網(wǎng)絡(luò)病毒、存儲(chǔ)介質(zhì)損壞、信息泄露等方面嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)；統(tǒng)一管理原則是指對(duì)來自不同渠道的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，確保會(huì)計(jì)信息處于受控狀態(tài)下；全程管理原則是指通過電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行全生命周期管理。

1.2檔案采集

檔案采集是電子檔案系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)的來源。對(duì)于紙質(zhì)原始憑證和會(huì)計(jì)檔案，公立醫(yī)院可通過OCR（光學(xué)字符識(shí)別）、高速掃描儀等技術(shù)，將其轉(zhuǎn)化為影像文件或電子文件，并且內(nèi)嵌校驗(yàn)和補(bǔ)錄功能，將影像化的紙質(zhì)文件、外部電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及報(bào)賬系統(tǒng)、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)和關(guān)聯(lián)系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到電子檔案中，構(gòu)成信息資源庫，為檔案的使用打下基礎(chǔ)。

1.3檔案管理

檔案管理主要采用流程化的方式，包括檔案歸檔，檔案保管，檔案移交、鑒定、銷毀，并伴隨著出入庫管理、檢查登記、恢復(fù)登記及檔案定位等事項(xiàng)。同時(shí)，公立醫(yī)院在系統(tǒng)中可以進(jìn)行機(jī)構(gòu)管理、角色管理、倉庫管理、用戶權(quán)限設(shè)置、參數(shù)設(shè)置及數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。在檔案管理模塊中設(shè)有內(nèi)容管理平臺(tái)，這是一個(gè)統(tǒng)一存儲(chǔ)、管理、檢索不同類型信息的系統(tǒng)平臺(tái)，其在會(huì)計(jì)信息的整個(gè)生命周期中，根據(jù)不同階段的存儲(chǔ)要求，將會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)到對(duì)應(yīng)的設(shè)備中。

1.4檔案查閱

在檔案查閱模塊，公立醫(yī)院可以通過索引信息進(jìn)行多維度查閱，快速定位會(huì)計(jì)檔案所在位置，實(shí)現(xiàn)查閱的實(shí)時(shí)性。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案文件的安全性可以通過檔案管理人員的審核和系統(tǒng)催還保證。系統(tǒng)可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)會(huì)計(jì)檔案查閱情況并進(jìn)行分析，實(shí)施留痕操作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理。

1.5安全控制

安全控制模塊用來保證整個(gè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的安全、可控，主要通過操作審計(jì)、密級(jí)控制、數(shù)據(jù)與索引加密、身份驗(yàn)證等措施實(shí)現(xiàn)。一方面，可以保證電子檔案的安全性；另一方面，用戶使用檔案系統(tǒng)可以不受地域限制，通過授權(quán)登錄系統(tǒng)進(jìn)行查閱，方便用戶使用。

2電子會(huì)計(jì)檔案上線方案

目前，絕大多數(shù)公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的信息化水平不高，仍然采用傳統(tǒng)手工方式，需要解決在前期信息化不充分的情況下線下手工方式如何上線電子檔案問題。

2.1會(huì)計(jì)信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是會(huì)計(jì)檔案電子化的前提條件，重點(diǎn)在于配置適合的軟、硬件資源和培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員。硬件資源主要包括相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備，如輸入設(shè)備、數(shù)據(jù)處理設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備及輸出設(shè)備。軟件資源主要包括開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)，如線上報(bào)賬系統(tǒng)、銀醫(yī)直連系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、數(shù)據(jù)中臺(tái)系統(tǒng)等。信息資源主要包括配套的文件制度，如數(shù)據(jù)安全管理制度、硬件管理制度、內(nèi)部控制制度等。相關(guān)專業(yè)人員主要是指熟悉信息化目標(biāo)和流程的會(huì)計(jì)人員，需要公立醫(yī)院有針對(duì)性地去培養(yǎng)。

公立醫(yī)院在進(jìn)行前期信息化建設(shè)時(shí)，首先需要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，這是信息化建設(shè)工作的關(guān)鍵，也是上線電子會(huì)計(jì)檔案的前提。信息化建設(shè)需要調(diào)配許多資源，且在建設(shè)過程中可能出現(xiàn)許多問題與困難，如果醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持力度不夠，往往會(huì)推行不下去。其次要重視人才培養(yǎng)。培養(yǎng)具有信息化思維和理念的會(huì)計(jì)管理人員，以及系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)人員等，同時(shí)定期組織相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。最后要做好基礎(chǔ)工作的保障，比如基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化與制度化，同時(shí)提供人、財(cái)、物等資源。

2.2會(huì)計(jì)檔案電子化

公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案主要包括內(nèi)部形成的原始憑證和外部接收的原始憑證。

內(nèi)部形成的原始憑證包括會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生的憑據(jù)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的報(bào)銷單、出入庫單、采購單等，通過關(guān)聯(lián)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通有無，將內(nèi)部原始憑證數(shù)據(jù)化和電子化，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的自動(dòng)收集。

外部接收的原始憑證包括發(fā)票、購銷合同、銀行回單、購貨清單、邀請(qǐng)函、進(jìn)修通知等，既有電子的，又有紙質(zhì)的。對(duì)于外部電子原始憑證，可以將公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與外單位的信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)直接獲取；對(duì)于外部紙質(zhì)原始憑證，可以通過高速掃描儀將其轉(zhuǎn)化為電子影像，然后利用OCR技術(shù)進(jìn)行一一精確對(duì)應(yīng)與匹配，實(shí)現(xiàn)原始憑證的電子化。原始憑證主要通過一定的規(guī)則匹配報(bào)賬系統(tǒng)報(bào)賬單，與記賬憑證之間建立關(guān)聯(lián)，同時(shí)可以取消打印紙質(zhì)的記賬憑證。

電子發(fā)票的獲取主要通過稅醫(yī)直連方式，由醫(yī)院將內(nèi)部信息系統(tǒng)對(duì)接電子發(fā)票客戶端。報(bào)賬人員在報(bào)銷時(shí)，通過獲取的“發(fā)票代碼+號(hào)碼”可以鎖定該發(fā)票，在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中申請(qǐng)報(bào)銷。若申請(qǐng)通過，相關(guān)接口會(huì)自動(dòng)回傳狀態(tài)；若申請(qǐng)未通過，發(fā)票會(huì)解除鎖定。

公立醫(yī)院通過上述會(huì)計(jì)檔案電子化的操作，僅需要保存報(bào)賬人提交的原始憑證，對(duì)于記賬憑證、銀行回單、稅務(wù)發(fā)票、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表都可以用電子信息進(jìn)行保存，并在系統(tǒng)中與附件建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。這一方面可以方便管理和查閱；另一方面可以節(jié)約管理成本。

2.3電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行交互

公立醫(yī)院在建立獨(dú)立的電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)時(shí)，需根據(jù)單位的實(shí)際情況選擇適合的系統(tǒng)，在符合管理原則的前提下，使系統(tǒng)具有檔案采集、檔案管理、檔案查閱、安全控制等功能。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)需要利用標(biāo)準(zhǔn)化接口，與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、銀醫(yī)直連系統(tǒng)、薪酬系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、線上報(bào)賬系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)、財(cái)政系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行信息交互和數(shù)據(jù)傳送，傳輸相關(guān)數(shù)據(jù)，并存入信息數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，公立醫(yī)院需在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間建立對(duì)應(yīng)規(guī)則，最終對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行全流程管理，實(shí)現(xiàn)管理顆粒度的精細(xì)化。

2.4制定電子會(huì)計(jì)檔案管理制度

相比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案在存儲(chǔ)介質(zhì)上特殊性更強(qiáng)，對(duì)內(nèi)部控制的要求更高。為了使電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)安全、可靠地運(yùn)行下去，公立醫(yī)院需要制定相應(yīng)的制度予以規(guī)范[2]，對(duì)檔案的產(chǎn)生、歸集、梳理、歸檔、保存、移交、查閱、銷毀等基本內(nèi)容，以及數(shù)據(jù)備份、加密、身份認(rèn)證、系統(tǒng)運(yùn)營安全等控制制度做出規(guī)定，保證系統(tǒng)的安全性。

在制定電子會(huì)計(jì)檔案管理制度時(shí)，公立醫(yī)院可以邀請(qǐng)信息中心、檔案室及其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門一起參與，在一定程度上使制度的內(nèi)容更加全面和專業(yè)。

3電子會(huì)計(jì)檔案管理建議

3.1爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)首先需要爭取院領(lǐng)導(dǎo)尤其是院長的高度重視，使其認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案信息化對(duì)醫(yī)院管理與運(yùn)營具有重要意義[3]。同時(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)支持下完善公立醫(yī)院的組織架構(gòu)，可以在檔案管理部門下設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理組，并在全院進(jìn)行宣傳，統(tǒng)一思想，使各職能部門和臨床科室了解會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)涉及的流程及其與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部聯(lián)系，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)可以提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的精細(xì)化管理水平。

3.2完善內(nèi)控流程

電子會(huì)計(jì)檔案的管理具有特殊性。在信息化環(huán)境下，公立醫(yī)院的內(nèi)控流程需要進(jìn)行相應(yīng)優(yōu)化。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，公立醫(yī)院要從內(nèi)控流程上確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定，防范系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)嵌入內(nèi)控思想，用系統(tǒng)去控制與調(diào)節(jié)，最大限度地降低人為干預(yù)，降低信息產(chǎn)生、傳輸、存儲(chǔ)過程中的風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)要實(shí)行嚴(yán)格的系統(tǒng)準(zhǔn)入制度，對(duì)不同崗位和人員設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，做到不相容職位不得兼任與相互牽制，保證數(shù)據(jù)的安全性。

3.3加強(qiáng)人才培養(yǎng)

公立醫(yī)院實(shí)施會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，需要復(fù)合型檔案管理人才[4]。這些人才在具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理能力的前提下，還要積累一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，對(duì)硬件和軟件都有一定的了解。因此，在建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，公立醫(yī)院要同步進(jìn)行專業(yè)人員的培養(yǎng)，可以通過要求在職人員接受繼續(xù)教育和進(jìn)修學(xué)習(xí)來實(shí)現(xiàn)，以提升會(huì)計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性，為管理電子會(huì)計(jì)檔案奠定基礎(chǔ)。

3.4遵守相關(guān)規(guī)定

《通知》與《檔案法》明確要求各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并保證信息安全，與辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行相互銜接。因此，公立醫(yī)院在建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)時(shí)要遵守相關(guān)政策規(guī)定，在政策指導(dǎo)下，結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，確保信息系統(tǒng)的安全性、準(zhǔn)確性、可靠性、可用性和穩(wěn)定性。

4結(jié)語

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，電子會(huì)計(jì)檔案成為未來的發(fā)展方向，相關(guān)政策文件的出臺(tái)也證實(shí)了這一點(diǎn)。因此，公立醫(yī)院要加大信息化建設(shè)，提升會(huì)計(jì)檔案電子化管理水平，打造全生命周期的信息平臺(tái)，提升工作效率，降低管理成本，提高數(shù)據(jù)傳輸、處理和查閱的精度和速度，最終提升醫(yī)院整體精細(xì)化管理水平，促進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

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收稿日期：2022-11-17

作者簡介：

陳俊杰，男，1993年生，碩士研究生，會(huì)計(jì)師、注冊(cè)會(huì)計(jì)師，主要研究方向：會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)、管理學(xué)。

黃曉春（通信作者），女，1988年生，碩士研究生，高級(jí)會(huì)計(jì)師、注冊(cè)會(huì)計(jì)師，主要研究方向：會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)、管理學(xué)。

谷瑋，女，1967年生，碩士研究生，高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，主要研究方向：醫(yī)院運(yùn)營管理、資源合理性配置。