企業(yè)行政管理工作的“角色”與效率提高路徑探索

浙江環(huán)科環(huán)境研究院有限公司 沈悅

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中會產(chǎn)生大量與企業(yè)決策、措施以及工作相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，這些資料體積較為龐大，給企業(yè)的整理歸檔以及篩選、取用帶來了較大的困難，甚至?xí)诒４娴倪^程中發(fā)生信息泄露的問題，這對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展而言是致命的打擊。企業(yè)行政管理工作掌握企業(yè)的全部資料，并對相關(guān)資源進行整理、歸檔、保存等，以為后期計劃制定、工作開展等保留基本的信息依據(jù)，能在一定程度上提高企業(yè)的辦公效率、信息取用效率和工作效率。從行政管理工作職責(zé)而言，行政管理在企業(yè)的發(fā)展中具有現(xiàn)實意義，在企業(yè)的內(nèi)部建設(shè)中具有重要的地位，明確行政管理“角色”、提高行政管理效率是企業(yè)在激烈的競爭中獲得新活力重要的內(nèi)部支撐。

一、企業(yè)行政管理工作的作用

行政管理工作按照工作流程主要可以劃分為：計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制等四方面，也就意味著行政管理工作貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、決策和管理的全過程，對企業(yè)各項工作的開展以及整體上的發(fā)展都具有重要的作用。

（一）提高決策準(zhǔn)確性和科學(xué)性

企業(yè)行政管理在與企業(yè)市場調(diào)研部門進行信息溝通的過程中以及對企業(yè)發(fā)展檔案的篩選、調(diào)用中，獲取全面的企業(yè)發(fā)展信息和市場需求信息，并將這些信息應(yīng)用于計劃制定中，在將計劃交由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層審核時，同時上承輔助計劃制定的相關(guān)信息，為領(lǐng)導(dǎo)層進行后續(xù)發(fā)展決策提供全面的信息和數(shù)據(jù)，提高企業(yè)決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，以市場為導(dǎo)向，滿足客戶需求，抓住客戶消費心理，拉近企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售等工作與客戶之間的黏性。從企業(yè)發(fā)展的全局上而言，企業(yè)的決策將直接決定企業(yè)在一定階段的發(fā)展方向，決策的準(zhǔn)確性與企業(yè)在一定階段甚至未來階段的發(fā)展態(tài)勢和取得的成果之間相關(guān)，強化行政管理工作將為企業(yè)的決策提供符合企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展水平、未來發(fā)展方向的信息以及市場和行業(yè)需求數(shù)據(jù)，增強決策的準(zhǔn)確性、合理性和全面性。

（二）協(xié)調(diào)各部門建設(shè)

企業(yè)行政管理從制定計劃著手，而后要推進計劃落實到具體的工作中，并對計劃落實和工作的正式開展行使監(jiān)督管理權(quán)。

在這一過程中，行政管理工作需要各部門的配合，相應(yīng)地加強了與各部門之間的密切程度，并在計劃、實施和管理工作中就企業(yè)整體發(fā)展和各部門建設(shè)中產(chǎn)生的部門沖突問題進行協(xié)調(diào)，將人力、物力和財力跳脫出部門限制，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各部門建設(shè)和部門資源配給，協(xié)調(diào)各部門建設(shè)。

二、企業(yè)行政管理工作的“角色”

企業(yè)行政管理工作在企業(yè)的整體建設(shè)和發(fā)展中肩負著“承上啟下”的職責(zé)，同時也在各部門之間扮演著協(xié)調(diào)者的角色。換言之，行政管理工作在企業(yè)中扮演著復(fù)雜的角色，針對不同的工作對象轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄳?yīng)的角色，以處理好行政管理多層次的工作。行政管理工作是領(lǐng)導(dǎo)層進行決策的信息獲取者、資料整合者和數(shù)據(jù)提供者，為領(lǐng)導(dǎo)層決定企業(yè)未來發(fā)展方向提供企業(yè)發(fā)展和市場需求等多方面的信息數(shù)據(jù)，以增強決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，以市場為導(dǎo)向，明確企業(yè)未來發(fā)展方向。行政管理同時又是企業(yè)決策的執(zhí)行者和落實者，以企業(yè)決策為依據(jù)，開展階段工作計劃制定、組織、管理相關(guān)工作。

在這一階段中，行政管理是計劃制定者、資源整合者、工作組織者和監(jiān)督管理者，在同一工作中扮演著多重角色，擁有不同的身份，以全面行使職權(quán)，為企業(yè)向正確的方向發(fā)展保駕護航。

三、企業(yè)行政管理工作存在的問題及成因

企業(yè)行政管理工作效率和水平將影響企業(yè)最終獲得的經(jīng)濟效益、生態(tài)效益和社會效益，提高企業(yè)行政管理效率迫在眉睫。隨著市場競爭的愈發(fā)激烈，各企業(yè)愈發(fā)認識到行政管理工作對企業(yè)整體發(fā)展的重要性，相繼將行政管理創(chuàng)新和改革工作提上日程，行政管理方式得到一定程度的革新，管理效率相應(yīng)提高，但是其中仍舊存在著部分問題，成為當(dāng)前階段阻礙企業(yè)發(fā)展的主要因素[1]。

（一）企業(yè)行政管理工作存在的問題

從當(dāng)前企業(yè)建設(shè)和發(fā)展各項工作的開展中可知，企業(yè)內(nèi)部未形成重視行政管理部門建設(shè)和工作開展的良好氛圍。該部門的建設(shè)水平相對較低，其中存在種種問題，以下將對其中存在的問題進行分析。

1.行政管理部門地位較低

企業(yè)應(yīng)對市場競爭和行業(yè)競爭的最終目的是獲取經(jīng)濟效益，市場內(nèi)的大多企業(yè)以經(jīng)濟效益相關(guān)工作為核心，重視經(jīng)濟效益的獲得，而忽視與企業(yè)效益間接相關(guān)的行政管理工作。在不少企業(yè)內(nèi)部，行政管理部門的地位較低，名存實亡，甚至部分企業(yè)未組建行政管理部門，相關(guān)工作主要由其他部門員工兼任，缺乏專門的行政管理部門和專業(yè)的管理人員。

2.部分行政管理人員管理意識薄弱

由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對行政管理部門較為忽視，該部門在組建的過程中忽視專業(yè)人才引進工作，調(diào)用無法勝任其他部門工作的員工組建行政管理部門，管理部門整體上的專業(yè)水平較低。

加之，部分管理人員不重視管理工作，管理意識相對薄弱，行政管理工作的開展缺少專業(yè)的管理隊伍。行政管理工作無法在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)、企業(yè)決策和未來發(fā)展中扮演好本身應(yīng)該扮演的角色。

3.管理模式較為傳統(tǒng)

隨著信息技術(shù)等先進技術(shù)和高科技產(chǎn)品在社會中的應(yīng)用，企業(yè)為了提高管理水平，將信息技術(shù)等應(yīng)用于內(nèi)部建設(shè)中。

但是，從企業(yè)行政管理工作中對信息技術(shù)應(yīng)用的實際情況而言，其對技術(shù)的應(yīng)用仍停留在較為淺薄的層面上，對于近年興起的大數(shù)據(jù)技術(shù)未進行合理應(yīng)用，信息化建設(shè)水平和辦公水平相對滯后，行政管理模式仍舊停留在傳統(tǒng)階段，管理水平較低[2]。

（二）企業(yè)行政管理工作存在問題的成因

企業(yè)行政管理工作中存在的問題歸根結(jié)底是由于企業(yè)對該工作的忽視而產(chǎn)生的，以企業(yè)對形成管理工作的忽視而引發(fā)了后續(xù)的一系列問題。例如，行政管理部門地位較低，管理部門建設(shè)不完善，缺少專業(yè)的行政管理人才。此外，行政管理部門員工角色定位不準(zhǔn)確、管理知識欠缺、管理能力不足以及個人素質(zhì)參差等也是導(dǎo)致企業(yè)行政管理工作效率低下、管理模式落后的主觀因素。

四、企業(yè)行政管理工作效率提高路徑

高效的行政管理工作是企業(yè)強化內(nèi)部建設(shè)、鞏固發(fā)展成果和尋求發(fā)展新突破的基礎(chǔ)工作，對于企業(yè)在未來實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有實際意義。企業(yè)要想在激烈的市場競爭中穩(wěn)固自身的發(fā)展地位，應(yīng)對外部沖擊，就要從內(nèi)部建設(shè)工作著手，從行政管理工作入手，加強該部門建設(shè)，以使該部門的員工明確行政管理工作在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)和整體發(fā)展中的角色定位，以行政管理工作的有序開展助力企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

（一）提升行政管理部門地位

要以行政管理工作優(yōu)化、提高管理效率探索企業(yè)未來發(fā)展的新方向，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和企業(yè)上下要對行政管理工作形成正確的認知，明確行政管理工作在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)和整體發(fā)展中扮演的重要角色。

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要主動學(xué)習(xí)行政管理的相關(guān)知識，在學(xué)習(xí)知識的中豐富個人認知，提高管理水平。其中，最重要的是在學(xué)習(xí)的過程中完善對行政管理工作的認知程度，加深對行政管理工作的理解，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層逐步形成重視行政管理工作的良好氛圍[3]。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作為企業(yè)決策者，應(yīng)該重視行政管理工作在企業(yè)決策中的重要作用，且通過會議的方式將這份重視度傳達至企業(yè)內(nèi)部的各部門中，調(diào)動各部門的力量，為行政管理部門建設(shè)和工作的開展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。換言之，提高行政管理部門地位工作的第一步是在企業(yè)內(nèi)部形成重視行政管理工作的思想氛圍，并輔之以企業(yè)文化的建設(shè)鞏固各部門對行政管理部門建設(shè)工作的重視。

其次，企業(yè)要為行政管理部門配備信息化辦公設(shè)備，并聘任信息建設(shè)公司在行政管理部門和各部門之間搭建信息傳遞和資源共享的平臺，不斷升級辦公系統(tǒng)，為行政管理獲取信息、制定計劃和開展工作提供便捷、迅捷的信息化辦公平臺，為其配備專業(yè)化的辦公設(shè)備，加強行政管理部門設(shè)施建設(shè)，提高硬件水平。

最后，行政管理部門的員工要在法律允許的范圍內(nèi)積極行使職權(quán)，在企業(yè)決策和計劃落實中發(fā)揮部門作用，以實際行動提高本部門在企業(yè)內(nèi)部各部門中的地位。

（二）提升企業(yè)行政管理人員的大局觀意識及專業(yè)化水平

行政管理部門是站在企業(yè)全局上，為企業(yè)未來發(fā)展決策尋找方向的主體部門，這就需要企業(yè)人力資源管理部門要根據(jù)當(dāng)前階段企業(yè)行政管理人員工作水平和能力，在行政管理部門內(nèi)部組織和開展針對性員工培訓(xùn)活動，注重培養(yǎng)行政管理部門員工的大局觀意識，提高其專業(yè)化管理水平。企業(yè)人力資源管理部門作為組織、開展員工培訓(xùn)工作的主體部門，在多年的工作中積累了一定的培訓(xùn)經(jīng)驗，將其應(yīng)用于行政管理部門員工培訓(xùn)工作中將以經(jīng)驗為基礎(chǔ)，增強培訓(xùn)效果[4]。

首先，人力資源管理部門負責(zé)該項工作的員工要明確行政管理部門在企業(yè)發(fā)展中所扮演的角色和企業(yè)發(fā)展所需要的行政管理人才應(yīng)具備的能力，以為企業(yè)未來發(fā)展服務(wù)為導(dǎo)向，完善員工培訓(xùn)內(nèi)容和體系，將行政管理專業(yè)知識、國家新出臺的行政管理制度、相關(guān)政策以及培養(yǎng)員工的大局觀意識作為培訓(xùn)的重點內(nèi)容，不斷豐富行政管理人員的管理知識、提高整體行政管理水平。

其次，員工培訓(xùn)作為企業(yè)履行員工再教育義務(wù)的內(nèi)容之一，不應(yīng)該只以知識講授為唯一形式，還應(yīng)該結(jié)合員工之間交流、研討、案例分析和員工展示等多種培訓(xùn)形式，讓員工首先在培訓(xùn)中學(xué)會學(xué)習(xí)、學(xué)會應(yīng)用，而后在實際的工作中真正做到學(xué)以致用，將培訓(xùn)過程中學(xué)到的管理知識、演練的管理技巧進行具體運用。

此外，市場上的企業(yè)從競爭的角度而言，多為對立關(guān)系，但是在經(jīng)濟全球化深入發(fā)展的今天，國內(nèi)經(jīng)濟體應(yīng)該團結(jié)起來，共同應(yīng)對經(jīng)濟全球化的沖擊。企業(yè)要與區(qū)域內(nèi)的其他企業(yè)就行政管理部門建設(shè)和員工培訓(xùn)等相關(guān)工作進行溝通，建立交流、合作的關(guān)系，針對行政管理方式革新等相關(guān)工作搭建信息化學(xué)習(xí)資源和管理經(jīng)驗共享平臺，各企業(yè)的行政管理者可以通過線上學(xué)習(xí)和交流經(jīng)驗的方式，不斷優(yōu)化管理方式，完善管理模式。在市場上為競爭關(guān)系的各企業(yè)主體可以在員工培訓(xùn)工作中達成共識，逐步提高市場整體的建設(shè)水平。

（三）進一步優(yōu)化并完善行政管理工作模式

行政管理部門員工首先要認清自身在企業(yè)發(fā)展中的定位和職責(zé)，依照企業(yè)管理條例，合法合規(guī)行使管理職權(quán)，并在工作的過程中檢驗管理方式和模式，以實踐結(jié)果為依據(jù)，不斷改進管理方法，革新管理模式。企業(yè)要為行政管理工作模式的革新提供基本的辦公設(shè)施，建設(shè)信息化、數(shù)字化行政管理部門，定期對其辦公系統(tǒng)進行優(yōu)化升級，對于行政管理部門反饋的系統(tǒng)漏洞和辦公問題進行及時修補和優(yōu)化，滿足行政管理信息獲取、處理、整合等工作的辦公需求。行政管理部門則要在企業(yè)為其提供的優(yōu)質(zhì)的辦公環(huán)境中，對當(dāng)前管理模式和工作方式進行定期反思，以企業(yè)在不同階段的工作計劃為指導(dǎo)，調(diào)整工作方式和模式，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展不同時期對行政管理工作提出的新要求。

行政管理部門員工要借助信息化平臺和辦公系統(tǒng)，與企業(yè)各部門就相關(guān)信息進行溝通，加強與各部門的有效溝通，為制定計劃收集全面的數(shù)據(jù)依據(jù)。同時，以信息技術(shù)等技術(shù)為依托，構(gòu)建現(xiàn)代化工作模式，將部分管理業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移至便捷、高效的網(wǎng)絡(luò)平臺上，對企業(yè)工作各階段產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行處理、整合，并在關(guān)鍵的位置建立信息預(yù)警和反饋機制，及時獲取管理工作中存在的問題，并對其做出反應(yīng)[5]。

（四）合理調(diào)整企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置

企業(yè)要整合內(nèi)部各部門，將職能相近的部門合并為同一個部門，在部門內(nèi)部進行細致劃分，消除協(xié)同部門之間的信息壁壘，提高部門協(xié)同辦公效率。行政管理部門與企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理部門、會計部門基本性質(zhì)是一樣的，都需要站在企業(yè)發(fā)展的全局上行使職權(quán)，且需要與各部門都建立密切的溝通關(guān)系。企業(yè)在調(diào)整內(nèi)部組織機構(gòu)和設(shè)置部門時，要綜合考慮各部門在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)中的地位和作用，按照其工作性質(zhì)，設(shè)置專門的行政管理部門，并完善部門內(nèi)部各層級和各項工作的崗位設(shè)置，依據(jù)行政管理工作中計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制四方面工作，在行政管理部門內(nèi)部分別設(shè)置相應(yīng)崗位，定崗定責(zé)。

五、結(jié)語

綜上所述，高效的行政管理工作將在最大限度上助力企業(yè)的整體發(fā)展，是企業(yè)增強競爭力，應(yīng)對外部沖擊的核心工作。企業(yè)行政管理工作人員要認清工作角色定位，站在企業(yè)發(fā)展的全局觀上，以企業(yè)未來發(fā)展為導(dǎo)向，為企業(yè)決策、計劃的制定和制度的完善工作匯總?cè)娴臄?shù)據(jù)參考，并助推決策、計劃落實到具體的工作中，為企業(yè)的健康發(fā)展服務(wù)。行政管理人員還要積極參與到企業(yè)組織的員工培訓(xùn)活動中，學(xué)習(xí)管理知識，提高管理能力，以個體管理者管理水平的提高、提升企業(yè)行政管理部門整體的工作效率，扮演好計劃者、執(zhí)行者、監(jiān)督者和管理者等不同的工作“角色”。

【相關(guān)鏈接】

企業(yè)行政管理工作包括日常事務(wù)的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)和獎勵懲罰等方面的管理工作，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，負責(zé)信息的收集和整理，并及時提供給管理者，是企業(yè)得到長遠有意義的進步。

注重信息的收集和整理，并及時提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。

外部信息具體包括：國家相關(guān)政策法規(guī)；社會習(xí)慣、風(fēng)俗、時尚變化；市場需求、消費結(jié)構(gòu)、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息；科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息；突發(fā)事件等。

內(nèi)部信息具體包括財務(wù)狀況；生產(chǎn)狀況；產(chǎn)銷狀況；采購、庫存信息；設(shè)備的使用和管理；人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國家政府機關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。做好執(zhí)行的制度有了，既定目標(biāo)有了，關(guān)鍵就是要做好只要我們把行政管理工作做到位、做深入、做細致，每個人都來參與管理，那么，發(fā)展得更快，走得更遠。企業(yè)的發(fā)展有了合格的管理,擴展的空間會無限的,可以得到長遠有意義的進步。

行政管理。是運用國家權(quán)力對社會事務(wù)以及自身內(nèi)部進行管理的一種活動。也可以泛指一切企業(yè)、事業(yè)單位的行政事務(wù)管理工作。行政管理系統(tǒng)是一類組織系統(tǒng)。它是社會系統(tǒng)的一個重要分系統(tǒng)。

行政管理最廣義的定義是指一切社會組織、團體對有關(guān)事務(wù)的治理、管理和執(zhí)行的社會活動。同時也指國家政治目標(biāo)的執(zhí)行，包括立法、行政、司法等。狹義的定義指國家行政機關(guān)對社會公共事務(wù)的管理，又稱為公共行政。

隨著社會的發(fā)展，行政管理的對象日益廣泛，包括經(jīng)濟建設(shè)、文化教育、市政建設(shè)、社會秩序、公共衛(wèi)生、環(huán)境保護等各個方面。現(xiàn)代行政管理多應(yīng)用系統(tǒng)工程思想和方法，以減少人力、物力、財力和時間的支出和浪費，提高行政管理的效能和效率。