安全管理體系審核前的準(zhǔn)備

楊致遠（江蘇海事局，江蘇 南京 210000）

2015年底，航運公司安全管理體系（以下簡稱“體系”）審核事權(quán)調(diào)整之后，國際航運公司審核事權(quán)下放給直屬海事局，國內(nèi)航運公司審核事權(quán)下放分支海事局，內(nèi)河航運公司審核事權(quán)由地方海事局調(diào)整至直屬海事局分支機構(gòu)，體系審核明確為執(zhí)法行為需由海事持雙證人員（執(zhí)法證和審核員證）完成。事權(quán)調(diào)整規(guī)范了審核行為，但也帶來一些問題，如：一些持證審核員不愿從事該工作導(dǎo)致調(diào)派工作困難；海事信息平臺尚未與船檢、港口、口岸等涉水部門打通，信息孤島導(dǎo)致效率不高；審核前的準(zhǔn)備不足導(dǎo)致審核工作質(zhì)量得不到保證等問題。本文建議審核員在現(xiàn)行制度和軟硬件狀況下，做好體系審核前的準(zhǔn)備，從而提升審核效率和質(zhì)量。

一、熟悉新生效的公約、法律法規(guī)和規(guī)范性文件

（一）規(guī)則、公約

國際安全管理規(guī)則（以下簡稱ISM規(guī)則）是體系之源，ISM規(guī)則實施20多年來，共進行了5次修訂，由于跟蹤ISM規(guī)則的航運公司和專家較多，國際航運公司體系文件的針對性修改大多比較及時。國內(nèi)安全管理規(guī)則（以下簡稱“NSM規(guī)則”）自頒布以來未進行修改，加之國際國內(nèi)航運公司大部分已經(jīng)歷多次審核，體系文件在規(guī)則符合性方面一般不會存在大問題。但除ISM規(guī)則外，包括《國際海上人命安全救助公約》、《國際防止船舶造成污染公約》等，IMO每年都會有修正案出臺，加上諸如《2006年海事勞工公約》等新公約陸續(xù)生效，公司體系文件也應(yīng)相應(yīng)更新。而審核員局限于專業(yè)背景等客觀因素，只有部分人能在審核時做到熟練應(yīng)用，并對公司體系文件修訂以及相關(guān)活動是否符合新公約要求作出準(zhǔn)確判斷。

（二）法律法規(guī)和規(guī)范性文件

ISM規(guī)則和NSM規(guī)則實施多年來，國內(nèi)的法律法規(guī)和規(guī)范性文件的變化很大，如：海安法重大修訂、船舶簽證取消等，很多航運公司特別是國內(nèi)公司大量存在上述文件收集不全面、不及時，或是雖然收集了新規(guī)，但未對體系文件相應(yīng)須知進行修改的問題。據(jù)統(tǒng)計，2021年，全國體系審核中發(fā)現(xiàn)文件不符合共6379項，其中涉及強制性規(guī)定3458項（數(shù)據(jù)來源海事協(xié)同平臺），占文件不符合的54．2%，呈逐年上升之勢。盡管如此，在審核工作中，不少審核員對新生效的法律法規(guī)和規(guī)范性文件不熟悉、不重視。

二、收集被審航運公司的信息

筆者認為，審核員從接到審核安排方案到活動審核開始，都處于收集被審核方信息的準(zhǔn)備階段，部分書面信息很容易獲得，但有一些信息需要自行收集和分析。

（一）審核安排方案

公司審核安排方案中有如下信息：公司名稱、符合證明編號、審核種類（國際、國內(nèi)、年度、換證等）、時間、地點、代表船審核情況、審核組人員（單位、電話等）組成等，另外，根據(jù)審核發(fā)證程序，審核發(fā)證機構(gòu)要向?qū)徍私M提供被審公司的基本信息以及體系內(nèi)人員的變化，有無事故、滯留等情況。船舶審核還會有船籍港、船舶管理公司、是否公司審核代表船、是否委托審核等信息。

（二）被審材料

ISM規(guī)則剛實施時，通常審核組報到之后才能看到紙質(zhì)的體系文件，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，審核聯(lián)系人在收到審核安排方案后，就可以與被審方聯(lián)系，獲得所需電子文檔。被審材料通常包括體系文件、文件修改紀(jì)錄、上次審核材料、有效性評價等。

1． 體系文件

從體系文件中可以獲得被審方業(yè)務(wù)范圍、組織機構(gòu)、岸基人員名單及人員兼職情況（應(yīng)急通訊錄）、船舶信息等。綜合審核安排方案中的審核員從事熟悉的專業(yè)領(lǐng)域，通常審核組長在審核組報到前就應(yīng)對審核組的分工胸有成竹。

2． 文件修改記錄

文件修改記錄一方面反應(yīng)出被審方對上次審核提出文件問題和不符合的修改情況和修改水平，另一方面如前文所述，文件修改記錄還應(yīng)有針對新出臺的法律和規(guī)范性文件的修改，如僅有對審核組提出問題的修改，顯然不夠。

3． 上次審核材料

上次審核材料主要看審核報告與不符合，一是為了綜合掌握上次審核情況，查看上次審核開出的不符合及問題是否按要求糾正關(guān)閉，確認活動審核中需要現(xiàn)場驗證的活動不符合，二是關(guān)注在本次審核時上次審核所開出的不符合及問題有沒有重復(fù)出現(xiàn)，如果存在不符合重復(fù)出現(xiàn)的情況，則要更加深入的評估體系運行的有效性，特別是不符合規(guī)定情況的糾正是否真正按照程序要求開展，采取了什么糾正措施來避免問題重復(fù)出現(xiàn)，是否是系統(tǒng)性問題。綜合掌握上次審核的情況也可以在審核結(jié)束時通盤考慮不符合數(shù)量和覆蓋面。

4． 有效性評價

有效性評價是對審核年度體系運行情況的綜合評價，是在審核申請時就需要提交的材料，也是最重要的審核材料之一，但正因為是審核申請材料，審核員常常會忽視。大部分有效性評價報告僅僅是數(shù)據(jù)的堆砌和闡述，并沒有分析這些體系運行數(shù)據(jù)的變化對體系運行的影響。實際上，有效性評價從某種程度上就可以反映體系運行的效果，數(shù)據(jù)詳實、評價到位的體系運行肯定到位，敷衍了事的體系運行一定存在較多問題。建議在審核前如果有可能，要關(guān)注被審公司前2次的有效性評價報告，不少公司存在應(yīng)付情況，甚至有前后2年的報告除了時間和人員內(nèi)容基本相同的現(xiàn)象，前后對比更容易發(fā)現(xiàn)體系運行中存在的問題。此外如果是公司換證審核，建議關(guān)注前4年的有效性評價以快速掌握整個換證周期中的體系運行情況。

三、活動審核前的準(zhǔn)備

審核前的準(zhǔn)備對兼職審核員尤其重要，如果審核員熟悉了新生效的公約、法律法規(guī)和規(guī)范性文件，主動收集了被審核航運公司的信息，那么在審核組報到之后已能從容不迫。不過，如需減輕活動審核的工作量，熟悉或文件審核期間，還應(yīng)做一些信息搜集。

（一）掌握體系內(nèi)人員變動

人員變動情況在有效性評價材料中應(yīng)有體現(xiàn)，如有遺漏，建議詢問公司人事了解詳情。體系內(nèi)最易發(fā)生變動的是海務(wù)和機務(wù)管理人員，年齡大的海務(wù)機務(wù)往往會因健康問題變更，年輕的海務(wù)機務(wù)常常會為了維持證書有效性需要再次上船任職而發(fā)生變動。人員變動頻繁的，要對其熟悉職責(zé)、應(yīng)急訓(xùn)練和培訓(xùn)等方面重點關(guān)注。此外，建議還要了解公司管理層或其他崗位有沒有水上工作資歷，高層有水上工作資歷，某種程度上證明公司具備了一定管理實力。另外，還要注意臨時換人替審的情況出現(xiàn)。

（二）有重點閱讀體系文件

由于近年來新出臺和修訂法律和規(guī)范性文件較多，因此與此相關(guān)的體系文件必須是文件審核的重點，除此之外，接受審核分工后，審核員應(yīng)根據(jù)自己的任務(wù)，重點閱讀與被審核部門有關(guān)的程序、職責(zé)、須知和操作等。簡要記錄下活動審核中需要驗證的要點，這樣活動審核更加高效。

（三）了解崗位職責(zé)分工

法規(guī)規(guī)定航運公司應(yīng)根據(jù)管理船舶數(shù)量配備相應(yīng)的岸基海務(wù)和機務(wù)管理人員，有規(guī)模的公司往往還會設(shè)置更多的體系內(nèi)部門和人員，如設(shè)置了多個海務(wù)和機務(wù)主管時，應(yīng)重點檢查公司是按照不同的崗位職責(zé)進行分工還是按照相同的職責(zé)管理不同的船舶，不按書面職責(zé)履職在民營企業(yè)較為常見。

（四）熟悉船舶船員情況

根據(jù)船舶清單，審核員可查詢船員名單，了解公司是否有代管船舶，代管船舶的船員管理和機務(wù)管理應(yīng)重點審核，查詢管理船舶是否發(fā)生滯留、險情、事故、被行政處罰等情況，在活動審核時與公司材料進行核對。

（五）代表船

公司初次審核，代表船與公司審核同步時，審核員應(yīng)及時掌握船舶審核組的反饋。由于船期的不確定性，公司年度或者換證審核中如果有代表船，通常會提前安排審核，公司審核組中如沒有審核員參加代表船審核，更應(yīng)關(guān)注船審情況。代表船審核是岸基審核的延伸，一方面船舶審核的不符合和問題往往能夠反映岸基在管理、監(jiān)控等方面存在的問題，另一方面，有經(jīng)驗的審核員也能從船舶審核報告中找到岸基審核的重點線索。國際公司的代表船審核中，還會有船級社派出的船舶審核組進行審核作為公司審核代表船的情況。審核事權(quán)下放后，分支機構(gòu)的審核員很少能看到船級社的審核材料。

最后，如果是跟蹤和附加審核，一般不安排文件審核，重點應(yīng)關(guān)注公司被跟蹤或附加審核的原因，建議活動審核時對具體事件的處理流程進行排查。

四、審核前準(zhǔn)備工作建議

審核前的準(zhǔn)備之所以非常重要，是因為準(zhǔn)備階段的工作做得越細致，對規(guī)范性文件、被審方的信息等了解越多，實施審核時就能更深入、更有針對性和計劃性，也能避免在現(xiàn)場因臨時翻閱文件、標(biāo)準(zhǔn)而忙亂不堪，從而達到事半功倍的效果。就審核前的準(zhǔn)備工作，筆者提出以下建議：

一是審核員自身應(yīng)加強研究，熟悉新公約和規(guī)定對體系文件的影響，進而在審核和日常監(jiān)督檢查中加強對公司的指導(dǎo)，提高文件審核效率。審核員還應(yīng)熟悉海事協(xié)同平臺的各個模塊，在接到審核任務(wù)時，能盡快通過系統(tǒng)查詢出所需信息，并在審核過程中分析應(yīng)用；二是海事安全部門會同法規(guī)部門加強對涉及體系審核方面公約和規(guī)定的研究，每年制作文件與體系審核有關(guān)匯編，使審核員知識更新培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、有章可循，也從文件修改方面為航運企業(yè)提供更高效的服務(wù)；三是同類型的航運公司特別是大型國有航運企業(yè)應(yīng)在主管機關(guān)或行業(yè)協(xié)會牽頭下，每年組織對體系文件的修改進行研究和評估，開展優(yōu)秀體系文件評選活動，定期或不定期形成體系文件綜合修改指南，為中小航運企業(yè)提供參考。