基于AI+RPA數(shù)字員工在煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)領(lǐng)域的研究與應(yīng)用

尤登云 胡楚楚 安徽省煙草公司蚌埠市公司

引言

黨的十九大報告明確提出，要推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實體經(jīng)濟發(fā)展。在數(shù)字化變革時期，作為數(shù)字化變革的結(jié)果，需要從各種不同的信息中提取和價值。財務(wù)中心就好像是企業(yè)的大數(shù)據(jù)管理，同時也是公司在數(shù)字化變革過程中的一個主要節(jié)點。在企業(yè)傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式中，由于財務(wù)數(shù)據(jù)獲取很難，而且信息處理性能也較差，因此無法適應(yīng)企業(yè)在業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策過程中的需要。而財務(wù)管理中心是企業(yè)應(yīng)對大數(shù)字變革和更好地充分發(fā)揮企業(yè)財務(wù)中心功能的有效工具。將RPA術(shù)應(yīng)用于財務(wù)可以為企業(yè)發(fā)展和管理決策提供數(shù)據(jù)需求，并創(chuàng)建財務(wù)變革和轉(zhuǎn)型數(shù)據(jù)庫。RPA融資技術(shù)可以確保公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策的數(shù)據(jù)要求，并創(chuàng)建財務(wù)變化和轉(zhuǎn)型的數(shù)據(jù)庫。

一、企業(yè)財務(wù)領(lǐng)域現(xiàn)狀

在企業(yè)數(shù)字化的轉(zhuǎn)型中，由于應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)使用到不同的開發(fā)環(huán)境、開發(fā)語言、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，所以無法快速地做到系統(tǒng)之間的交流，導(dǎo)致信息流轉(zhuǎn)速度慢。所以，信息系統(tǒng)內(nèi)部的統(tǒng)一整合，無法做到對數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕y(tǒng)一處理。但隨著計算機技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)用信息系統(tǒng)還會增多，對數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和跨業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理能力的要求也會愈來愈高。而這種標(biāo)準(zhǔn)不同、功能相對單一的“煙囪系統(tǒng)”已無法適應(yīng)統(tǒng)一管理的要求；另外，在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，依然存在了手工錄入數(shù)據(jù)處理的情況，這就降低了數(shù)據(jù)處理的時效性和準(zhǔn)確度?，F(xiàn)如今，隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)的出現(xiàn)代替了傳統(tǒng)的信息輸入。針對系統(tǒng)間接口、數(shù)據(jù)交換和人工輸入困難的問題，提出了RPA技術(shù)。一方面，通過應(yīng)用RPA技術(shù)，可以快速、自動地實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互以及平臺之間的開放數(shù)據(jù)流和訪問；另一方面，它可以最大限度地實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程自動化，釋放勞動力，降低成本，提高效率。

二、RPA的流程自動化的技術(shù)特點及優(yōu)勢

機器人過程自動化（RPA）是一種軟件解決方案，模擬人對計算機界面進(jìn)行操作，并根據(jù)特定規(guī)則執(zhí)行重復(fù)任務(wù)。

（一）RPA的技術(shù)特點

1.簡單重復(fù)操作

財務(wù)的工作流程中，有不少需要人工重復(fù)的操作。通過財務(wù)RPA的推廣應(yīng)用，不僅可以降低人力成本，提高工作效率，減少出差頻率，而且還能提高財務(wù)結(jié)算工作的效率。這些簡單重復(fù)的工作有以下兩種較為明顯的特征：

（1）規(guī)則清楚且步驟明確。針對一些固定的步驟或動作，其規(guī)律是清楚的，能夠利用點擊或其他機械性的動作逐步實現(xiàn)，這一類業(yè)務(wù)也為財務(wù)RPA的使用創(chuàng)造了機會。因此，如自動結(jié)轉(zhuǎn)單據(jù)、月度結(jié)算的固定操作、固定資產(chǎn)折舊計提、內(nèi)部貿(mào)易對賬、結(jié)匯、結(jié)賬和確認(rèn)報表的完成，都可以利用財務(wù)RPA來完成。

（2）重復(fù)性高、操作簡單。企業(yè)的財務(wù)人員處理簡單且重復(fù)的工作，會導(dǎo)致工作效率更低。此類工作仍有較多的財務(wù)人員去做，導(dǎo)致效率低下；這類業(yè)務(wù)使用RPA便可使財務(wù)人員投入到更有價值的工作中去。

2.機器操作

RPA根據(jù)寫好的邏輯，自動處理代替人工任務(wù)處理。因此，RPA可以全年無休的不間斷工作，從而提高工作效率。

3.基于開放模式

RPA用于操縱多手機械作業(yè)。RPA的研發(fā)需要根據(jù)一定的邏輯規(guī)則來編寫。因此，適用于RPA的過程必須是開放的、數(shù)字觸發(fā)指令和輸入指令，并且可以盡早計算所有可能的工作場景。換言之，RPA不適合具有非常強大的創(chuàng)造力和困難流程的辦公場景。

（二）RPA的應(yīng)用領(lǐng)域

RPA可作用于多領(lǐng)域，包括財務(wù)、人力資源等領(lǐng)域。很多行業(yè)領(lǐng)域也能采用RPA，例如金融、保險、零售、旅游、電信及醫(yī)療保健等行業(yè)。盡管RPA在不同的行業(yè)有不同的用處，但是其實現(xiàn)場景的本質(zhì)是相同的，主要有以下兩種模式：

1.人工操作模擬：人工操作任務(wù)處理

RPA能夠把員工的工作流程記錄在電腦上，然后將其視為電腦可以理解的對象。電腦在一定的邏輯下去執(zhí)行這些操作。例如，企業(yè)內(nèi)的應(yīng)用基本文件操作、程序登錄、鍵盤操作、表單創(chuàng)建、日常郵件處理、數(shù)據(jù)讀取等手動操作。

2.對人類判斷的模擬：基于規(guī)則的判斷任務(wù)處理

RPA可以使用OCR技術(shù)將圖像信息轉(zhuǎn)換為文本信息，而不是手動讀取發(fā)票或圖像信息。例如，用戶購買火車票的時候會使用搶票機器人，在搶票之前輸入預(yù)定的日期、車次，搶票機器人就可以根據(jù)提前輸入的限定條件進(jìn)行規(guī)則判斷。當(dāng)車票信息符合限定條件后，搶票機器人便可自動、快速地訂票。用戶在搶票全程無需過多操作，只需在搶票結(jié)束后支付款項即可。

在財務(wù)工作的增值稅抵扣認(rèn)證環(huán)節(jié)，RPA可以根據(jù)OCR自動讀取票據(jù)中的數(shù)據(jù)信息，再自動登錄增值稅抵扣認(rèn)證平臺進(jìn)行增值稅抵扣認(rèn)證。

（三）AI+RPA（人工智能）

“人工智能”的概念誕生于1956年，RPA和AI都可以在一定程度上替代原有的體力勞動，但兩者仍然存在差異。RPA只能依靠固定的腳本來執(zhí)行命令，進(jìn)行重復(fù)和機械的工作，并以插件的形態(tài)部署到客戶的原始系統(tǒng)上；人工智能結(jié)合機器學(xué)習(xí)和深度學(xué)習(xí)，從而具備了主動學(xué)習(xí)的能力。它利用計算機視覺、語音識別、自然語言處理等技術(shù)手段獲得感知能力。它能夠利用大數(shù)據(jù)分析不斷改進(jìn)自身的行為，使得其有能力預(yù)見、規(guī)劃、調(diào)整并重建流程場景。

三、AI+RPA數(shù)字員工在煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)領(lǐng)域的研究與應(yīng)用

數(shù)字員工技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用就是財務(wù)RPA?；谪攧?wù)工作的內(nèi)容和流程特點，使用自動化取代財務(wù)手工作業(yè)，幫助財務(wù)人員完成重復(fù)性高、成交量大、有規(guī)律的基礎(chǔ)工作。財務(wù)RPA就是企業(yè)的虛擬員工。財務(wù)RPA是一種財務(wù)自動化應(yīng)用程序，可以在特定流程節(jié)點上替換現(xiàn)有的手動任務(wù)和判斷，這是基于財務(wù)活動的明確規(guī)則的可重復(fù)工作流。

（一）應(yīng)用場景

1.增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)自動勾選

在使用增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)自動勾選認(rèn)證機器人之前，財務(wù)增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)勾選認(rèn)證工作需要業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員登錄增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺進(jìn)入發(fā)票勾選頁面，然后向網(wǎng)頁中輸入框輸入增值稅發(fā)票的發(fā)票代碼和發(fā)票開票日期并在系統(tǒng)中查詢出此張發(fā)票，再人工勾選發(fā)票進(jìn)行抵扣；增值稅發(fā)票票據(jù)每月有300~500張，人工勾選耗時費力，且容易出錯。

增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)自動勾選認(rèn)證技術(shù)路線如圖1所示：

圖1 增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)自動勾選認(rèn)證技術(shù)路線

（1）使用高速掃描儀將增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)進(jìn)行掃面生成圖片；

（2）使用OCR技術(shù)識別增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)生成的圖片，自動獲取增值稅發(fā)票代碼和開票日期；

（3）使用流程自動化技術(shù)自動登錄增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺進(jìn)入發(fā)票抵扣頁面；

（4）使用流程自動化技術(shù)自動將識別出的發(fā)票代碼填入網(wǎng)頁發(fā)票代碼輸入框，然后查詢出此張發(fā)票并自動勾選進(jìn)行抵扣。

使用增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)自動勾選認(rèn)證機器人，可以實現(xiàn)分批抵扣和集中抵扣兩種方式，消除人工操作時可能由于發(fā)票代碼輸入出錯的問題，同時也提升了工作效率和質(zhì)效。

2.稅費計提

在使用稅費計提機器人之前，每月月底需要業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員人工登錄浪潮系統(tǒng)下載稅費計提需要的文件，再登錄用友NC系統(tǒng)查詢對應(yīng)涉稅會計科目余額表，獲取相關(guān)數(shù)據(jù)并按照每種稅費的計算邏輯進(jìn)行稅費計提，目前需要計算的稅種多達(dá)8種，計算過程繁瑣且取數(shù)口徑不一，制約了財務(wù)人員工作效率的提升。

稅費計提技術(shù)路線：

（1）使用流程自動化技術(shù)登錄增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺自動獲取增值稅抵扣的稅費總額并下載抵扣的增值稅發(fā)票明細(xì)文件；

（2）使用流程自動化技術(shù)登錄用友NC系統(tǒng)，自動查詢并下載所有涉稅會計余額表；

（3）根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提供的稅費計提邏輯，通過流程排版和數(shù)據(jù)處理進(jìn)行各項稅費的計提，計提過程中會根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提供的驗證邏輯對稅費計提結(jié)果進(jìn)行驗證并給出驗證結(jié)果；

（4）稅費計提驗證無誤后，將計提結(jié)果寫入稅金計提表中。

使用稅費計提機器人能稅等自動計提全覆蓋，解決了稅費計提取數(shù)口徑不一和需要人工從多個表中逐一取數(shù)、計算、計提，計提后還需多次復(fù)核的問題。

3.憑證自動制單

在使用憑證制單機器人之前，每月月底需要業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員登錄用友NC系統(tǒng)，按照科目查詢歷史憑證、復(fù)制歷史憑證，再根據(jù)稅費計提的結(jié)果填寫對應(yīng)稅額生成憑證；由于需要填寫的稅種較多，業(yè)務(wù)耗時長、重復(fù)度高。

憑證自動制單技術(shù)路線如圖2所示：

圖2 憑證自動制單技術(shù)路線

（1）使用流程自動化技術(shù)登錄用友NC系統(tǒng)并進(jìn)入憑證制單模塊；

（2）使用流程自動化技術(shù)自動按照科目查詢歷史憑證并復(fù)制歷史憑證；

（3）根據(jù)稅費計提的結(jié)果，在NC用友系統(tǒng)復(fù)制的歷史憑證中填寫對應(yīng)的稅額。

使用憑證自動制單機器人，實現(xiàn)了自動、批量生成稅費計提會計憑證，消除涉稅業(yè)務(wù)處理誤操作且制單快速準(zhǔn)確，提高工作質(zhì)效和準(zhǔn)確率，解決了憑證制單工作重復(fù)度高、數(shù)據(jù)填錯、部門輔助、核算串戶等問題。

（二）取得成效

1.規(guī)范一套智能機器人操作流程

利用RPA技術(shù)將編制、審核規(guī)則及標(biāo)準(zhǔn)化流程分別寫入智能機器人程序中，實現(xiàn)指標(biāo)與指令的銜接。梳理財務(wù)工作常用系統(tǒng)操作規(guī)則，剔除低效、重復(fù)工作環(huán)節(jié)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的操作編制工作流程，并將整個工作流程轉(zhuǎn)化為明確指令，這是設(shè)計智能機器人的基礎(chǔ)。

2.建立多個智能化審核策略

以財務(wù)稅費計提為例，在實際財務(wù)工作中，同一個稅額的計算因使用人不同造成取數(shù)口徑不同，這都直接影響財務(wù)稅金計提的結(jié)果準(zhǔn)確性和一致性。本項目將全面梳理稅費計提數(shù)據(jù)來源、稅額計算規(guī)則，建立標(biāo)準(zhǔn)化編制與運算規(guī)則，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)大規(guī)模復(fù)雜數(shù)據(jù)處理與運算、稅額填報，全方位提升RPA機器人效率和準(zhǔn)確率。

3.實現(xiàn)業(yè)務(wù)操作“人機協(xié)同”

通過新一代信息技術(shù)與創(chuàng)新能力的融合應(yīng)用，研究開發(fā)煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)“數(shù)字員工”，實現(xiàn)業(yè)務(wù)操作由“純?nèi)斯げ僮鳌毕颉叭藱C協(xié)同”轉(zhuǎn)變。通過數(shù)據(jù)資源的合理配置和流程再造，推進(jìn)財務(wù)向標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、智能化轉(zhuǎn)型升級。

4.企業(yè)組織價值

AI+RPA技術(shù)的應(yīng)用，釋放更多崗位員工的時間和精力，從事更有價值的企業(yè)管理和決策服務(wù)工作，發(fā)揮數(shù)字資源和信息技術(shù)對煙草經(jīng)濟發(fā)展的放大、疊加和倍增作用，為行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供不竭動能。

5.行業(yè)推廣價值

全省煙草財務(wù)工作平臺一致、格式統(tǒng)一，可在其他地市公司快速上線應(yīng)用，還可以根據(jù)業(yè)務(wù)的變化擴展到其他領(lǐng)域，能夠快速響應(yīng)并滿足需求，具備良好的復(fù)制性和擴展性。

6.工作效率顯著提升

以財務(wù)科運行部分場景為例，增值稅抵扣認(rèn)證，由人工作業(yè)耗時3小時以上，提升至運行30分鐘；稅費計提，由人工耗時近8小時，提升至運行10分鐘；憑證自動制單，由人工作業(yè)耗時近2個小時，提升至運行5分鐘。按照目前運行的3個場景測算，每年可節(jié)約工時147小時以上。

結(jié)語

財務(wù)工作得到質(zhì)的發(fā)展與量的提高離不開財務(wù)RPA的支持，財務(wù)RPA是財務(wù)信息化建設(shè)工作中的一個小模塊，也是未來煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)工作發(fā)展的一個重要方向。隨著RPA技術(shù)的廣泛應(yīng)用，財務(wù)工作的效率將大大提高，財務(wù)工作風(fēng)險可得到有效防范，同時也將給財務(wù)管理理念注入新思想，為財務(wù)服務(wù)提供新助力，保證財務(wù)優(yōu)質(zhì)和高效發(fā)展，為煙草高質(zhì)量成長鋪平道路。