基于Web的會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

胡雨時(shí)

摘 要：近年來，互聯(lián)網(wǎng)在企事業(yè)單位日常管理中的應(yīng)用范圍越來越廣，對(duì)提高企事業(yè)單位辦公效率具有重要影響意義。會(huì)議紀(jì)要督辦工作是保證企事業(yè)單位日常運(yùn)行和管理的重要工作項(xiàng)目，其工作效率和效果對(duì)企事業(yè)單位日常管理的影響很大。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了會(huì)議紀(jì)要督辦工作的自動(dòng)化改革，該文針對(duì)基于Web會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)的應(yīng)用問題，深入探討會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：會(huì)議紀(jì)要 督辦系統(tǒng) 設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）01（a）-0238-01

1 會(huì)議紀(jì)要督辦統(tǒng)分析

會(huì)議紀(jì)要督辦工作流程。會(huì)議紀(jì)要是一種記載會(huì)議基本內(nèi)容、情況、精神的紀(jì)實(shí)性公文，會(huì)議紀(jì)要中的內(nèi)容對(duì)企事業(yè)單位的管理重點(diǎn)、要點(diǎn)具有指導(dǎo)意義?，F(xiàn)階段，我國企事業(yè)單位在做工作部署安排時(shí)，通常會(huì)將具體工作安排和工作目標(biāo)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，安排工作部署通常通過工作紀(jì)要，所以各企事業(yè)單位部門對(duì)會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督力度在不斷加大[1]。會(huì)議紀(jì)要監(jiān)督工作其工作目的就是對(duì)企事業(yè)單位會(huì)議紀(jì)實(shí)施監(jiān)督、督辦工作，以確保會(huì)議紀(jì)要中的工作內(nèi)容能夠很好的完成。會(huì)議紀(jì)要督辦工作的主要內(nèi)容，包括以下幾點(diǎn)：①工作人員，一般會(huì)議紀(jì)要督辦工作人員是由企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員組成的，企事業(yè)單位發(fā)文部門會(huì)將會(huì)議紀(jì)要公布在公告欄上，相關(guān)會(huì)議紀(jì)要督辦工作者詳細(xì)閱讀后，明確自己的工作職能；②發(fā)布工作，工作人員通過對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行系統(tǒng)分析后，總結(jié)出下一階段企事業(yè)單位工作的重點(diǎn)，編撰成正式公文發(fā)布在公告欄上；③督辦工作，工作人員應(yīng)認(rèn)真總結(jié)有關(guān)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況，找出工作問題，具有針對(duì)性的實(shí)施督辦工作；④監(jiān)督工作，企事業(yè)單位其他工作人員應(yīng)聯(lián)合監(jiān)督會(huì)議紀(jì)要督辦工作的情況。

2 基于Web的會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)

2.1 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

通過上述對(duì)會(huì)議紀(jì)要督辦工作流程進(jìn)行分析可知，不同會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，其督辦工作性質(zhì)不同。所以要想建立完善的會(huì)議紀(jì)要督辦制度，必須提高其網(wǎng)絡(luò)會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)的功能性，根據(jù)不同工作職能，制定不同種類的功能模塊。常用的功能模塊有狀態(tài)監(jiān)控模塊、辦理反饋模塊、綜合查詢模塊、摘錄發(fā)放模塊等四大類。其具體功能如下：①狀態(tài)監(jiān)控模塊，通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)時(shí)對(duì)會(huì)議紀(jì)要總結(jié)狀態(tài)、辦公狀態(tài)、催辦情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)，以做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改正問題；②辦理反饋模塊，將會(huì)議紀(jì)要辦理情況詳細(xì)的記錄在網(wǎng)絡(luò)信息資源共享平臺(tái)上，一般會(huì)議紀(jì)要督辦工作人員隨時(shí)查詢；③綜合查詢模塊，根據(jù)不同督辦工作屬性、紀(jì)要標(biāo)題、信息搜索結(jié)果建立不同類型的查詢模塊；④摘錄發(fā)放模塊，將會(huì)議紀(jì)要的重要信息記錄在網(wǎng)絡(luò)中，分發(fā)給相應(yīng)的待辦人員[2]。

2.2 系統(tǒng)建設(shè)的原則

系統(tǒng)要力求最大限度的滿足工作的需要，充分考慮各業(yè)務(wù)層次、各管理環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)處理的實(shí)用性，把滿足用戶和管理者作為第一要素進(jìn)行考慮。用戶接口和操作界面設(shè)計(jì)盡可能考慮人體結(jié)構(gòu)特性及視覺特性，界面力求美觀大方，操作力求簡(jiǎn)便實(shí)用，以安全穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)實(shí)用、注重未來發(fā)展為設(shè)計(jì)原則[4]。

2.3 基于Web會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)存在的應(yīng)用問題

因?yàn)闀?huì)議紀(jì)要督辦工作是一個(gè)各工作連接非常緊密的工作，工作人員在會(huì)議紀(jì)要督辦工作中，會(huì)制定自己的工作任務(wù)，每個(gè)人的工作職能和工作任務(wù)都存在很大的差異性。自動(dòng)工作業(yè)務(wù)活動(dòng)和督辦工作業(yè)務(wù)活動(dòng)是工作流管理的重要組成部分，是人與電腦共同工作的自動(dòng)化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在信息化的業(yè)務(wù)過程上，通過在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)[3]。通常情況下，會(huì)議紀(jì)要督辦工作以O(shè)A系統(tǒng)為辦公主體，因?yàn)镺A系統(tǒng)的應(yīng)用性能非常好，能夠?qū)?fù)雜的會(huì)議紀(jì)要分類儲(chǔ)存、編輯。因?yàn)槠笫聵I(yè)單位開設(shè)的會(huì)議很多，會(huì)議涉及到的工作人員非常復(fù)雜，會(huì)議討論的相關(guān)議題種類也非常豐富，這些特殊條件，使會(huì)議紀(jì)要督辦工作人員的工作壓力很大，引發(fā)工作問題，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①會(huì)議紀(jì)要督辦工作缺少及時(shí)性，會(huì)議紀(jì)要記錄經(jīng)常會(huì)復(fù)印兩份，一份給會(huì)議主持領(lǐng)導(dǎo)，一份給會(huì)議紀(jì)要督辦人員，但是會(huì)議結(jié)束后，工作人員要先對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理，所以會(huì)議紀(jì)要通常不會(huì)及時(shí)的交給會(huì)議主持領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議紀(jì)要督辦人員；②會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容的不統(tǒng)一性，會(huì)議紀(jì)要發(fā)放時(shí)，要針對(duì)發(fā)放對(duì)象進(jìn)行內(nèi)容處理，重新排版打印之后傳送給發(fā)放對(duì)象，不同發(fā)放對(duì)象接到的會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容不同；③會(huì)議紀(jì)要督辦工作的不安全性，會(huì)議紀(jì)要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，雖然可以增加信息的傳輸速度，但卻降低了會(huì)議紀(jì)要的安全性和穩(wěn)定性；④會(huì)議紀(jì)要督辦工作的重復(fù)性，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息傳送方式便捷，所以企事業(yè)單位在開展會(huì)議紀(jì)要督辦工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)重復(fù)性的監(jiān)察、復(fù)制會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，這種督辦工作形式會(huì)讓會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)變得繁瑣復(fù)雜，在一定程度上造成了人力資源的浪費(fèi)。

3 改善會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)的合理性建議

通過上文對(duì)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)分析可知，完善會(huì)議紀(jì)要督辦工作的信息化管理是推動(dòng)會(huì)議紀(jì)要督辦工作順利開展的主要助力。目前企事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)仍存在很多問題，急需改善，其具體改善措施如下：①建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在會(huì)議紀(jì)要工作中引入計(jì)算機(jī)監(jiān)測(cè)，計(jì)算機(jī)可以通過錄音系統(tǒng)，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，會(huì)議結(jié)束后，即可編撰出本次會(huì)議紀(jì)要；②及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)會(huì)議督辦的應(yīng)用程序，使其應(yīng)用程序和實(shí)際辦公流程相符；③建立完善的統(tǒng)計(jì)查詢機(jī)制，以方便會(huì)議紀(jì)要督辦人員隨時(shí)查詢會(huì)議紀(jì)要記錄。

4 結(jié)語

通過對(duì)會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)開發(fā)以及兩年多運(yùn)行的分析，其作用是明顯的?；赪eb的會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)不僅增強(qiáng)了會(huì)議紀(jì)要督辦工作的透明度，還提高了會(huì)議紀(jì)要督辦工作效率[5]。

參考文獻(xiàn)

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