辦公室精細化管理工作效率的提升途徑

楊玉嫻

（廣州華南商貿職業(yè)學院 廣東廣州 510550）

辦公室是企業(yè)單位的重要組成部門，主要負責傳達和落實企業(yè)的各種命令和要求，同時對單位內部與外部復雜的社會關系加以有效統(tǒng)籌，并輔助各項方針政策進行決策，其工作任務繁多。因此，必須著力進行辦公室的精細化、規(guī)范性、科學化管理，才能提升辦公室管理的工作效率，為促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供必要保證。

一、辦公室精細化管理的內涵

精細化管理，是一種以組織戰(zhàn)略為目標，以內部管理規(guī)范化和效益最大化為基礎，并根據(jù)各企業(yè)單位的實際狀況所提供的管理和服務手段。精細化管理更講究科學性和細節(jié)性。在具體的管理工作流程上，以辦實事及配合各部門的管理為工作職能，并以此提升整體的管理質量和效率。在辦公室精細化管理工作中，需要把科學、效率、結果、價值作為管理最根本的立足點，不斷順應時代要求，有效進行管理改革創(chuàng)新，體現(xiàn)管理工作的細節(jié)與有效性。而辦公室精細化管理工作則是在傳統(tǒng)的行政管理工作的基礎上，發(fā)展起來的一個比較科學的管理模式，以達到對企業(yè)單位的有效管理。

辦公室實施精細化管理，對一個企業(yè)單位的發(fā)展而言，一是能夠將管理工作規(guī)范化、制度化。采用精細化管理模式，能夠迅速找到在管理工作中存在的不合理現(xiàn)象，以便于對問題和工作過程加以總結，從而理順工作關系，更加科學合理地進行各種管理工作。二是能夠高效整合資源，降低對辦公管理人員時間和物質上的耗費，從而提升工作效率，節(jié)省辦公成本。三是精細化管理模式能夠高效緩解實際工作中的問題，將許多工作提前考慮到位，并做好預防工作，減少后續(xù)出現(xiàn)更多的問題，從而提高團隊合作意識。

二、辦公室精細化管理的必要性

（一）推進精細化管理工作，是順應時代發(fā)展的要求

推進辦公室精細化管理工作需要站在更高的視角，大力改革當前的辦公室工作方法，進一步優(yōu)化管理理念，按照精準、細微、深入的要求，抓細抓實企業(yè)各項管理工作，順應新時代的發(fā)展要求，促進企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）實行精細化管理，是管理創(chuàng)新的必然選擇

辦公室作為企業(yè)單位的綜合部門，其日常管理工作是企業(yè)管理活動的重要組成部分。推動企業(yè)辦公日常工作的精細化監(jiān)督管理，進一步創(chuàng)新辦公室工作管理理念、管理方法和技術手段，由被動工作向積極主動工作轉變，由忙碌繁瑣向嚴格秩序轉變，由“過得去”向“零偏差”轉變，是提高公共服務效率的必經(jīng)路徑。只有按照“精、準、細、嚴”的精細化管理工作標準來進行落實，企業(yè)辦公室各項監(jiān)督管理活動才能穩(wěn)扎務實并富于實效地開展。

（三）促進辦公精細化管理是提升辦公管理工作有效性的主要渠道

近年來，辦公室在組織行政、管理事務、做好業(yè)務工作，以及辦文、辦會、辦公的服務質量與管理水平等均有了明顯改善，全方位促進了辦公室精細化管理工作的順利進行，有效解決了目前在辦公管理工作中出現(xiàn)的業(yè)務流程不優(yōu)、崗責不細、職責不順、責任落實不到位等問題，進一步提升了辦公管理工作的總體效率，實現(xiàn)了各項工作效率優(yōu)質、運行靈活、管理有序，從而更好地為企業(yè)單位服務。

三、辦公室精細化管理工作的注意要點

（一）確保權責一致是辦公室精細化管理的關鍵

要依據(jù)“定崗、確責、定規(guī)范”的規(guī)定，完善企業(yè)辦公室管理工作的權責管理體系。定崗就是要嚴格對照企業(yè)辦公室的管理工作職能和工作流程，科學合理地設定職位。確責就是要明晰劃分崗位工作職能，規(guī)定各項工作協(xié)調銜接的節(jié)點和程序，努力做到職責分工明晰、各司其職、協(xié)同配套。定規(guī)范就是要依據(jù)企業(yè)局部功效最大化、總體功效最大化的需要，把各種管理規(guī)范具體分解到每一職位，形成企業(yè)崗位管理工作規(guī)范管理體系。在優(yōu)化業(yè)務流程的前提下建立健全管理制度，在制度上確保權責一致和細致，是全面推進辦公管理工作科學化、精細化管理水平建設的重要關鍵點。

（二）規(guī)范業(yè)務流程，確保有序運轉

形成科學簡潔、清晰明確的工作業(yè)務流程，是促進辦公室及其工作人員科學化、精細化管理工作的重要前提條件。要借助現(xiàn)代企業(yè)管理理論，進一步完善和優(yōu)化各種辦公工作流程設計。要按照企業(yè)辦公室職能，認真組織信息調研，使所有工作都依照業(yè)務流程運作。在業(yè)務流程設計中要實現(xiàn)目標明晰，環(huán)節(jié)清晰，努力實現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的無縫銜接，目標有機協(xié)調，信息資源共享，既互補又彼此約束，既提高工作效率又降低出錯率。

（三）積極推進工作績效評價，提升業(yè)績

合理設定工作考評標準，對一些程序性較刻板、客觀因素較強的工作，盡可能設計定量指標體系，對一些非程式化、主觀因素較強的工作，設定必要的定性評估的指標體系。要采用科學合理的綜合考評方式，運用行政信息系統(tǒng)，自主篩選和形成有關工作指標。對部分無法定量的工作指標，輔之以必要的人工方法，人機結合，提升評估效能。堅持將綜合考評與分類考核結合，通過綜合考評對辦公室總體職責的實現(xiàn)狀況做出全面評估，通過類別評估對辦公室的重要職責狀況做出單項評估。

四、當前辦公室管理存在的主要問題

（一）管理目標不明確

當前，就整體狀況分析，許多企業(yè)單位的辦公室行政管理工作，由于涵蓋了多個領域的各個環(huán)節(jié)，許多任務常常無法采用定量方法來加以確定，所以，有關企業(yè)常常不能制定系統(tǒng)而完備的管理工作計劃，相關工作沒有精準性與可執(zhí)行性，在這樣的狀況下，各項管理工作都無法達到理想的效果。另外，由于企業(yè)辦公室管理工作人員沒有量化指標規(guī)定和評價標準，對各項管理項目缺乏明確性的標準，也就不能形成比較系統(tǒng)完備的管理體系，權責沒有完全一致，因此在企業(yè)行政管理中，許多管理工作項目往往和現(xiàn)實的工作需要并不適應，而且缺乏相對應的獎勵機制，從而使企業(yè)經(jīng)常在辦公室等管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)許多問題，影響企業(yè)的整體發(fā)展。

（二）缺乏科學的量化手段

由于各個企業(yè)辦公室管理都較為繁瑣，包括許多繁瑣的管理細節(jié)，所以企業(yè)針對各種管理常常沒有系統(tǒng)完備的量化手段，而這樣的狀況又使整個企業(yè)辦公管理服務質量和工作效率都相對落后。首先，在企業(yè)管理流程中，常常無法具體量化和細分“品德、能力、績效”等相關方面的內容，對于具體因素難以進行相對應的區(qū)分，同時在實際管理過程中，往往存在“重績效，輕品德”的問題，從而使企業(yè)管理制度缺失，量化手段也得不到充分展現(xiàn)。其次，崗位評估流程中相應的考核指標常常與人員的具體崗位實踐出現(xiàn)嚴重脫節(jié)，甚至根據(jù)各個職位情況而應用了統(tǒng)一的評估標準，從而對人員實際崗位目標產生了極大誤導。最后，管理人員在針對各量化評估指數(shù)實施設計工作的流程中，并不能充分考慮到可實施性和時效性，從而造成了有些部門常常敷衍了事，或者只是在形式上完成每月的考評工作，對人員實際的評估質量和管理效益都會產生極大負面影響。

（三）辦公室管理人員管理水平有待提高

在辦公室管理工作中，已經(jīng)越來越普遍地實施了精細化管理制度，不過從具體情況分析，一些辦公室管理者往往并不具有高度的精細化管理意識，對精細化管理工作的基本內容、實施策略和創(chuàng)新舉措等也沒有深刻的理解，從而使相關精細化管理措施無法切實落實。此外，由于管理者沒有精細化管理意識，從而使每個細節(jié)管理的工作都無法得到切實落實和完善，也導致各項管理中出現(xiàn)了不少疏漏，管理工作質量與效果均無法提高。

五、辦公室精細化管理工作效率的提升途徑

（一）培養(yǎng)精細化管理工作習慣，增強責任意識與精細化意識

要想讓辦公室精細化管理達到更大的效果，從而提高效率，一方面，必須養(yǎng)成良好的精細化管理工作習慣，在精細化管理工作環(huán)境中高效實施管理，并從所有具體細節(jié)方面予以有效強化，從而建立一個管理思想共識和實踐活動，在潛移默化中逐漸內化管理素養(yǎng)和工作模式，這才能真正從根源上提高管理者的效率，以良好的精細化管理工作習慣為切入點，有效地推動企業(yè)管理水平的提高。另一方面，在現(xiàn)代辦公室管理中，包括了許多的繁重任務和工作內容，都需要內部交流和外部服務，對于企業(yè)管理層和基層人員具有相互協(xié)作與交流的重要意義和效果，所以現(xiàn)代辦公室管理者必須充分考慮到自己的實際工作職能和任務特點，在現(xiàn)實管理工作中要具備應有的社會責任心和使命感，具有敏感的洞察力，以保證管理工作可以達到較好的成效。同時，要嚴格貫徹并落實單位的各種規(guī)定和細則，在做好本職工作的同時，樹立精細化意識，注重進行細節(jié)的管理工作，從細節(jié)之處表現(xiàn)工作品位，把創(chuàng)新意識和精細化意識滲透到工作中，以便于在精益求精的工作流程中，使辦公室管理人員的自身價值和效率得以更進一步提高。

（二）健全規(guī)章制度，切實有效推進規(guī)范化工作管理

在辦公室的精細化管理工作流程中，以具體的規(guī)章制度為準繩實施高質量的管理工作，能夠保障各項任務都有章可循，有據(jù)可依，從而促進行政管理工作更加順利，有相應的獎勵制度為保障，能夠在很大程度上調動管理者的工作積極性與主動性。在企業(yè)實際的工作流程中貫徹規(guī)范化的管理制度，能夠進一步增強企業(yè)精細化管理的工作效果，使各類管理越來越標準化，為企業(yè)單位的健康有序發(fā)展作出極大貢獻。

規(guī)章制度建設是企業(yè)單位精細化管理工作的重點。規(guī)章制度是精細化管理工作的基礎，有著強制性的約束力。必須進一步健全辦公室行政部門的管理機制，從而保證精細化管理工作的目標落到實處。健全規(guī)章制度，必須按照精細化管理工作的需要，構建嚴格的內部制度，明晰辦公室管理人員職能，進一步嚴格和優(yōu)化辦公管理各項日常工作，促進所有管理工作精細化、量化和標準化，避免管理工作真空狀態(tài)，實現(xiàn)以健全的規(guī)章對日常管理工作進行指導和規(guī)范。此外，必須完善督促檢查規(guī)章制度，進一步強化執(zhí)行性，保證所有規(guī)章制度認真執(zhí)行。最后，要做到管理制度與時俱進，按照發(fā)展需要對現(xiàn)行制度加以修改補充、創(chuàng)新、完善，建立健全合理的規(guī)章系統(tǒng)，以高效、精確地貫徹于企業(yè)辦公管理中，提高辦公管理的標準化管理水平。

（三）加強企業(yè)文化建設，進一步形成高效的精細化管理文化

當前的企業(yè)文化建設起步相對較晚，同時總體發(fā)展目標并沒有完成，這使很多企業(yè)管理層對精細化管理工作形成了錯誤的認知，使得企業(yè)辦公室的精細化管理工作一直無法在此基礎上實現(xiàn)。這就要求企業(yè)管理者必須逐步地轉變工作思想，以長期發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展的視角，對企業(yè)未來的工作方針及發(fā)展走向做出更加科學、合理的計劃。同時，需要更加注重企業(yè)單位管理層的人文建設，對員工工作予以適當指導，在提高企業(yè)辦公室工作人員積極性的同時，促進各項工作高效運作。通過積極構建企業(yè)文化建設的方法，逐步明確工作發(fā)展目標，促進辦公室管理人員明確精細化管理工作的必要性和重要性，并意識到自己的工作態(tài)度及工作作風對單位精細化管理工作產生的影響，嚴格按照具體的工作流程，以嚴肅、認真的態(tài)度進行每一個工作環(huán)節(jié)及其工作內容，從根本上推動企業(yè)的綜合管理實力穩(wěn)步提高。

打造精細化的企業(yè)文化，營建更和諧的企業(yè)精細化管理環(huán)境氛圍。在具體實施工作過程中，采用規(guī)范的內容和量化的管理手段，以反映實際的工作成效。建立精細化的企業(yè)文化，要全面適應企業(yè)管理方式“制度化、流程化、規(guī)范性”的需要，提高細致管理方式的質量和效率，促使辦公室管理人員形成精細化管理工作思維和理念，實現(xiàn)企業(yè)管理方式由制度約束向文化制約進行過渡，以推動管理質量的提高。

（四）提升管理團隊的專業(yè)能力

加大對辦公室工作精細化管理力度，還必須提高內部人員的專業(yè)知識水準和專業(yè)能力。辦公室的管理團隊是實施精細化管理的關鍵，只有將管理團隊的所有活動及操作做到精細化管理，才可以確保及時獲取工作精細化的重要數(shù)據(jù)信息。因此，企業(yè)需要建立一個專業(yè)知識水準相對較高的管理團隊。同時，需要形成與之相應的輔助團隊，在為內部人員提供基本需要的同時，還要利用這些輔助工作方法提高管理團隊的工作規(guī)范化水平及專業(yè)能力。企業(yè)還應定期對管理團隊進行專業(yè)知識訓練，為崗位業(yè)績較突出的管理人員提供出外交流學習的機會，讓其接觸到更多的先進企業(yè)管理制度及運作管理模式，為企業(yè)辦公室管理提供創(chuàng)新性的企業(yè)制度內容和管理制度建議，從而全面提高企業(yè)管理團隊的專業(yè)管理能力和專業(yè)技術水平。

（五）進一步完善量化考核評估機制

在精細化管理中，必須重視管理工作成效的反映與考核制度等管理工作，并根據(jù)情況加以不斷改進與充實，因此，需要建立比較系統(tǒng)完備的量化考核評價體系，從而使精細化管理工作的所有內容都融入這樣的機制當中，進行周期評價，并設置相應的獎勵方式與方法等，以實現(xiàn)對精細化管理評價與考核的常抓不懈，進而實現(xiàn)各項管理工作內容?？冃гu價制度還可以有效融入人員培訓和考評激勵機制中，即以充分調動人員的積極性、主動性為基本準則，制定相應的執(zhí)行制度，并著重強調對評估成果的有效運用，以考促管，從而提高企業(yè)的整體管理水平。

六、結語

綜上所述，精細化管理促進了辦公室管理效率的提升，因此，企業(yè)有必要科學合理地實施精細化管理，從培養(yǎng)辦公室管理人員的精細化管理工作習慣入手，增強責任意識與精細化意識，并從健全規(guī)章制度、企業(yè)文化建設、團隊管理能力及考核評估機制方面不斷完善，以提高辦公室精細化管理的服務質量和水平。