基于信息化的醫(yī)療設(shè)備采購管理研究與實(shí)踐

江鑫富，吳超，于強(qiáng)（通信作者）

惠州市中心人民醫(yī)院 （廣東惠州 516001）

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)療機(jī)構(gòu)開展醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防等工作的必備工具，醫(yī)療設(shè)備的先進(jìn)水平也是現(xiàn)代化醫(yī)院的重要標(biāo)志之一，并在很大程度上決定著醫(yī)學(xué)技術(shù)的水平和發(fā)展。醫(yī)療設(shè)備采購工作是醫(yī)院管理工作中的重要環(huán)節(jié)，不僅影響著醫(yī)院整體的收入、支出狀況，也關(guān)系到醫(yī)院的實(shí)際醫(yī)療水平、服務(wù)水平以及廣大患者的就診體驗(yàn)。特別是在本次新型冠狀病毒肺炎疫情期間，醫(yī)療設(shè)備作為抗擊疫情的重要基礎(chǔ)保障，其采購工作是否落實(shí)到位，不僅關(guān)乎患者的生命安全，也與醫(yī)院的公信力和社會(huì)效益息息相關(guān)。因此，確保醫(yī)療設(shè)備采購工作的規(guī)范性和有序性、提高醫(yī)療設(shè)備采購的效率和質(zhì)量，是目前推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展的重要戰(zhàn)略手段，也是提高醫(yī)院公信力、緩解醫(yī)患矛盾、降低醫(yī)療成本的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)[1]。

1 采購管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

結(jié)合我院推進(jìn)高水平醫(yī)院建設(shè)工作中醫(yī)療設(shè)備采購管理的體會(huì)，可將采購管理工作的特點(diǎn)歸納如下。（1）采購金額高、采購數(shù)量大：我院每年需完成的單價(jià)百萬元以上的醫(yī)療設(shè)備采購數(shù)量超過50項(xiàng)，單價(jià)萬元以上的醫(yī)療設(shè)備超過300項(xiàng)。（2）采購審批環(huán)節(jié)復(fù)雜、采購周期長[2]：近年來，隨著醫(yī)療設(shè)備采購流程的規(guī)范化實(shí)施及醫(yī)院采購、管理分離工作的推進(jìn)，醫(yī)療設(shè)備采購管理工作日趨完善；以我院單價(jià)百萬元以上設(shè)備的采購為例，共分為18個(gè)環(huán)節(jié)，按照正常審批流程，完整實(shí)施完成需要近8個(gè)月。（3）采購工作政策性強(qiáng)、時(shí)效性要求高：特別是專項(xiàng)撥款資金，往往有支付的時(shí)效要求，為了如期完成各項(xiàng)支付進(jìn)度，往往需要嚴(yán)格把控各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，需專人跟進(jìn)，以避免因中間環(huán)節(jié)耽擱而造成整個(gè)項(xiàng)目延誤；然而在實(shí)際采購過程中，參與采購工作的各人員在缺乏信息交互平臺(tái)的情況下，勢必會(huì)出現(xiàn)信息不對(duì)稱、工作不協(xié)調(diào)和效率低下問題，并可能帶來不可預(yù)料、不可控制的風(fēng)險(xiǎn)[3-4]。

因此，如何合法合規(guī)、高質(zhì)高效地完成醫(yī)療設(shè)備采購管理工作，實(shí)現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)的流程可追蹤、信息可溯源、結(jié)果可查詢、分析可呈現(xiàn)，成為醫(yī)療設(shè)備采購管理人員面臨的一道難題。

2 采購管理的信息化梳理

針對(duì)目前采購管理工作的金額高、數(shù)量大、環(huán)節(jié)多、周期長、時(shí)效性要求高等特點(diǎn)，我們提出了一套專門針對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)的需求，深度聚焦醫(yī)療設(shè)備采購從申請(qǐng)至安裝驗(yàn)收的各環(huán)節(jié)，在梳理采購流程的基礎(chǔ)上，借助信息化手段，設(shè)計(jì)時(shí)效統(tǒng)計(jì)與采購耗時(shí)分析、智能時(shí)間節(jié)點(diǎn)提醒、智能推薦執(zhí)行方案等功能，為醫(yī)療設(shè)備采購管理工作提質(zhì)增效，使其更好地服務(wù)臨床工作。醫(yī)療設(shè)備采購管理信息化的實(shí)現(xiàn)包括兩個(gè)步驟：采購流程的梳理優(yōu)化和信息化平臺(tái)的構(gòu)建。

2.1 采購流程的梳理優(yōu)化

醫(yī)療設(shè)備采購工作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括申請(qǐng)、論證、審批等主要環(huán)節(jié)，涉及醫(yī)院的設(shè)備管理、審計(jì)、采購招標(biāo)等。以我院100萬元以上的醫(yī)療設(shè)備采購為例，可以分為采購立項(xiàng)、需求論證、采購審批和采購實(shí)施4個(gè)階段。（1）采購立項(xiàng)階段：醫(yī)療設(shè)備使用科室通過信息系統(tǒng)提交采購需求申請(qǐng)，包括對(duì)申購設(shè)備的可行性和必要性進(jìn)行分析，并列寫設(shè)備的功能需求、核心技術(shù)參數(shù)和配置清單；所有采購需求申請(qǐng)經(jīng)醫(yī)療設(shè)備管理部門審核和初選后，通過信息系統(tǒng)提交至醫(yī)療設(shè)備管理委員會(huì)決策，通過采購立項(xiàng)決策后，形成電子化采購計(jì)劃。（2）需求論證階段：醫(yī)療設(shè)備管理部門從醫(yī)療設(shè)備管理信息系統(tǒng)中獲取醫(yī)療設(shè)備的關(guān)鍵參數(shù)和性能指標(biāo)，進(jìn)行市場調(diào)研，并將市場調(diào)研結(jié)果通過醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)推送給臨床科室，臨床科室會(huì)結(jié)合臨床需求和調(diào)研情況反饋意見或建議，確定初步的規(guī)格參數(shù)。（3）采購審批階段：醫(yī)療設(shè)備的審批過程包括院內(nèi)（主要是審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門，以及院長辦公會(huì)和黨委辦公會(huì)）和院外（主要是單價(jià)百萬元以上的醫(yī)療設(shè)備，根據(jù)項(xiàng)目情況報(bào)上級(jí)管理部門審批）兩個(gè)層面，最重要的是做好各個(gè)審批環(huán)節(jié)的時(shí)間銜接，因此，在醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)中單獨(dú)對(duì)每個(gè)審批的流入流出時(shí)間進(jìn)行記錄，以便后期對(duì)各個(gè)審批時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行分析與規(guī)劃。（4）采購實(shí)施階段：包括招標(biāo)文件中的核心參數(shù)確認(rèn)、招標(biāo)過程記錄及合同簽訂等。

為了更好地聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié)（見圖1），我們對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購工作進(jìn)行了逐環(huán)節(jié)梳理，確立了關(guān)鍵環(huán)節(jié)的輸入輸出，實(shí)現(xiàn)了各流程的時(shí)間節(jié)點(diǎn)記錄，并在這個(gè)閉環(huán)流程中完成了采購環(huán)節(jié)的檔案電子化設(shè)計(jì)。

圖1 醫(yī)療設(shè)備采購環(huán)節(jié)流程圖

結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)流程設(shè)計(jì)為后期采購設(shè)備數(shù)據(jù)查詢、匯總合并與統(tǒng)計(jì)提供了便利，并為進(jìn)一步開展數(shù)據(jù)挖掘等工作提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)[5]；電子化檔案設(shè)計(jì)方便了設(shè)備檔案查詢，提高了醫(yī)療設(shè)備采購的效率和質(zhì)量，降低了醫(yī)療設(shè)備采購管理的風(fēng)險(xiǎn)[6]。通過梳理流程，重點(diǎn)聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購工作提質(zhì)增速。

2.2 信息化平臺(tái)的構(gòu)建

2015 年10 月，國家食品藥品監(jiān)督管理總局令第18 號(hào)《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》指出，鼓勵(lì)醫(yī)療器械使用單位采用信息化技術(shù)手段進(jìn)行醫(yī)療器械質(zhì)量管理[7]。醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)便是借助信息化手段，實(shí)現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)的流程可追蹤、信息可溯源、結(jié)果可查詢、分析可呈現(xiàn)[8]，進(jìn)而提升醫(yī)療設(shè)備的采購效率和質(zhì)量。醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)的具體構(gòu)建過程包括如下3 步。（1）設(shè)計(jì)醫(yī)療設(shè)備采購管理信息數(shù)據(jù)庫，通過結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)字段存儲(chǔ)，方便后期進(jìn)行時(shí)效統(tǒng)計(jì)、進(jìn)度查詢、耗時(shí)分析及管理流程優(yōu)化等。（2）設(shè)計(jì)基于客戶端操作的人機(jī)交互圖形用戶界面，并在界面上實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目狀態(tài)的更新、智能提醒與執(zhí)行模塊的推薦；通過軟件編程實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的連接訪問、采購狀態(tài)的更新與查詢統(tǒng)計(jì)等功能；通過設(shè)定執(zhí)行周期并匯總已完成項(xiàng)目的執(zhí)行周期，實(shí)現(xiàn)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的智能提醒，以確保時(shí)效；統(tǒng)計(jì)各狀態(tài)的耗時(shí)，并識(shí)別出關(guān)鍵路徑，持續(xù)改進(jìn)；通過設(shè)定采購優(yōu)先級(jí)規(guī)則，自動(dòng)將醫(yī)療設(shè)備采購計(jì)劃按照優(yōu)先級(jí)分類，并給出推薦執(zhí)行方案[9]。（3）實(shí)現(xiàn)基于SQL 數(shù)據(jù)庫的增刪查改操作，實(shí)現(xiàn)客戶端與數(shù)據(jù)庫的交互（見圖2）。

圖2 醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)模型

基于客戶端和服務(wù)器端數(shù)據(jù)交互系統(tǒng)的具體實(shí)現(xiàn)過程如下：軟件系統(tǒng)啟動(dòng)運(yùn)行時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)訪問服務(wù)器上的文件測試連接，確保數(shù)據(jù)庫連接可靠。服務(wù)器端存放兩類文件：一是數(shù)據(jù)庫文件，在管理系統(tǒng)初始化后，通過strConnect.Format 函數(shù)的Microsoft.Ace.Oledb.12.0接口連接服務(wù)器，并讀取數(shù)據(jù)庫文件，用于顯示采購項(xiàng)目名稱、單價(jià)、數(shù)量、總價(jià)等基本信息和流程狀態(tài)；二是項(xiàng)目進(jìn)度圖片，并渲染在界面，用于標(biāo)識(shí)醫(yī)療設(shè)備采購管理流程的各種狀態(tài)。如果管理系統(tǒng)初始化時(shí)，因網(wǎng)絡(luò)連接問題或服務(wù)器處于關(guān)機(jī)狀態(tài)而不能正確獲取上述兩類文件，則會(huì)彈出報(bào)錯(cuò)信息。

3 實(shí)施效果

通過梳理業(yè)務(wù)流程邏輯及醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備從年度計(jì)劃填報(bào)到設(shè)備安裝驗(yàn)收歸檔的全流程，并能查看醫(yī)療設(shè)備采購的工作流程，臨床科室端也能清晰查看相應(yīng)設(shè)備的采購狀態(tài)，從而進(jìn)行各流程過程的追蹤。

醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)的上線有效降低了臨床與職能部門的信息傳遞誤差，減少了溝通成本，提高了醫(yī)療設(shè)備采購的時(shí)效。

借助信息化平臺(tái)的優(yōu)勢，在醫(yī)療設(shè)備采購環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了審批流程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，相比紙質(zhì)單據(jù)的逐一簽名，提高了流程的流轉(zhuǎn)效率；同時(shí)，彌補(bǔ)了紙質(zhì)單據(jù)遺失或查找不便等缺陷，解決了傳統(tǒng)管理模式下醫(yī)療設(shè)備采購各階段檔案零散分布的問題。

經(jīng)過半年多的數(shù)據(jù)積累，該系統(tǒng)清晰記錄每項(xiàng)醫(yī)療設(shè)備各環(huán)節(jié)的狀態(tài)變化情況，以可視化方式呈現(xiàn)每項(xiàng)醫(yī)療設(shè)備的采購進(jìn)展情況，實(shí)現(xiàn)了流程可追蹤、信息可溯源、結(jié)果可查詢、數(shù)據(jù)可呈現(xiàn)的采購管理。以項(xiàng)目進(jìn)度追溯模塊為例，在項(xiàng)目列表欄選擇對(duì)應(yīng)的采購項(xiàng)目，通過觸發(fā)“全流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)查看”按鈕，選擇對(duì)應(yīng)的采購記錄，可以從服務(wù)器數(shù)據(jù)庫讀取各環(huán)節(jié)的處理時(shí)間數(shù)據(jù)，以時(shí)間軸的形式呈現(xiàn)各環(huán)節(jié)所用的時(shí)間并顯示（見圖3）。在此基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)耗時(shí)統(tǒng)計(jì)與分析，為優(yōu)化采購流程、科學(xué)地開展采購計(jì)劃提供有力的依據(jù)。

圖3 醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度追溯模塊界面

目前，醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)已經(jīng)申報(bào)并取得醫(yī)療設(shè)備采購環(huán)節(jié)管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)（登記號(hào)2022SR0130923）。

4 結(jié)論

本研究針對(duì)流程復(fù)雜、時(shí)效要求高、項(xiàng)目數(shù)量多的醫(yī)療設(shè)備采購管理工作進(jìn)行了流程的梳理優(yōu)化，并構(gòu)建了信息化平臺(tái)，在此過程中主要取得了如下3 方面的成果。（1）根據(jù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制制度要求，在合法合規(guī)的情況下，梳理并優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備采購管理流程，提高了醫(yī)療設(shè)備采購的效率和質(zhì)量，降低了醫(yī)療設(shè)備采購管理的風(fēng)險(xiǎn)，較好地滿足了日常醫(yī)療設(shè)備采購管理工作的需要，實(shí)現(xiàn)了為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購工作提質(zhì)增效。（2）構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)，通過集成醫(yī)療設(shè)備采購管理流程，實(shí)現(xiàn)了流程可追蹤、數(shù)據(jù)可統(tǒng)計(jì)、結(jié)果可溯源、分析可呈現(xiàn)；此外，系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)資產(chǎn)不僅為分析決策提供了依據(jù)，還為管理過程進(jìn)一步優(yōu)化提供了數(shù)據(jù)支持[10]；醫(yī)療設(shè)備采購系統(tǒng)工作的開展與推進(jìn)提升了醫(yī)工與信息的融合，通過數(shù)據(jù)庫管理模式和信息化手段，對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購各環(huán)節(jié)的周期時(shí)長進(jìn)行分析，開展“醫(yī)療設(shè)備采購效率提升”品管圈活動(dòng)，促進(jìn)各職能部門的有效溝通，推動(dòng)職能部門的MDT 管理[11]。（3）在醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)中，對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購的全過程進(jìn)行記錄追蹤，通過設(shè)定采購優(yōu)先級(jí)規(guī)則，自動(dòng)將醫(yī)療設(shè)備采購計(jì)劃根據(jù)優(yōu)先級(jí)分類，并給出推薦執(zhí)行方案，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)高質(zhì)量、合法、合規(guī)開展醫(yī)療設(shè)備采購工作提供了流程溯源和決策數(shù)據(jù)支持。目前提出的醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)能為后續(xù)全生命周期[12-13]醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)集成奠定工作基礎(chǔ)。

醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)源自實(shí)際工作中的應(yīng)用需求，具有一定的可操作性和可推廣性。同時(shí)，作為醫(yī)療裝備的管理部門，還應(yīng)該將PDCA 持續(xù)改進(jìn)的思想引入采購管理工作[14]，強(qiáng)化信息化建設(shè)，建立醫(yī)療設(shè)備采購與使用質(zhì)量管理聯(lián)動(dòng)的新體系，適應(yīng)新形式、新階段下內(nèi)部控制制度的要求，探索提高醫(yī)療設(shè)備采購管理效率和精細(xì)化程度的工作模式[15-16]，更好地為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)、教、研、防工作提供設(shè)備保障。