國有企業(yè)合同管理中存在的常見問題及解決對策

胡兆成

（江蘇省淮安市白馬湖規(guī)劃建設(shè)管理辦公室，江蘇 淮安 223001）

一、前言

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，一方面，寬松的市場環(huán)境給國有企業(yè)發(fā)展帶來新的機(jī)遇，同時激烈的市場競爭也帶來了新的挑戰(zhàn)，給國企管理者也提出了更高的要求。合同管理是國有企業(yè)管理和監(jiān)督控制的重要內(nèi)容，強(qiáng)化合同管理的規(guī)范性、有效性及高效性，確保合同合法有效地履行，盡最大可能防范和降低企業(yè)風(fēng)險，可以為國企的持續(xù)健康發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐和保障。國企管理者需要排查企業(yè)在合同管理中的不足和風(fēng)險，有效提高合同管理水平，維護(hù)和保障企業(yè)合法權(quán)益。

二、國有企業(yè)合同管理的內(nèi)容、原則和重要性

1.合同管理的內(nèi)容

合同管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，內(nèi)容涉及交易比價、合同準(zhǔn)備、談判、法務(wù)審核、會簽、生效、變更、解除、評估、檔案管理等各個環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)如果管理不規(guī)范都可能產(chǎn)生相應(yīng)風(fēng)險，進(jìn)而對合同順利履行及企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生不利影響。國企應(yīng)強(qiáng)化對上述內(nèi)容的全面管理，做好從生產(chǎn)經(jīng)營到日常管理的全過程合同管理。

2.合同管理的原則

合同管理需要遵循科學(xué)規(guī)范的原則，以確保合同管理和履行的有效性。（1）依法訂立原則。合同訂立要符合國家及行業(yè)的相關(guān)法律規(guī)范，避免產(chǎn)生法律風(fēng)險。（2）全員參與原則。引導(dǎo)企業(yè)相關(guān)人員積極參與并配合合同管理工作，明確各自職責(zé)。（3）全程管理原則。將合同管理貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及日常管理活動的全過程、各環(huán)節(jié)。（4）效益優(yōu)先原則。需要綜合考慮和分析長期利益與短期利益，將企業(yè)持續(xù)發(fā)展、提高經(jīng)濟(jì)效益作為合同管理的目標(biāo)和導(dǎo)向。

3.合同管理的重要性

合同管理是國有企業(yè)管理工作的重要組成部分，加強(qiáng)國有企業(yè)合同管理，有助于確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)工作及日常管理工作規(guī)范有序開展，促使各相關(guān)部門及經(jīng)辦人員明確自身的權(quán)、責(zé)、利，避免違約風(fēng)險，降低企業(yè)經(jīng)營和管理成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。同時，為國企生產(chǎn)經(jīng)營營造一個良好的外部環(huán)境，從而增強(qiáng)企業(yè)綜合競爭力，確保企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性和可持續(xù)性。

三、國有企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀

近年來，大部分國有企業(yè)在改革和創(chuàng)新的過程中，越來越重視優(yōu)化和改進(jìn)經(jīng)營管理方式和模式，認(rèn)識到了合同管理的重要性，加大了這方面管理和投入的力度，切實(shí)解決和防范合同簽訂、執(zhí)行和實(shí)施等過程中存在的相關(guān)風(fēng)險問題，為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供基礎(chǔ)和保障。新形勢下，國有企業(yè)合同管理面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一方面，現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用給合同管理帶來了極大的便利；另一方面，以往合同管理中的一些不足和缺陷也逐漸顯現(xiàn)出來，需要對此做進(jìn)一步的改進(jìn)和優(yōu)化，以有效提高國有企業(yè)合同管理的質(zhì)量和水平，推進(jìn)國有企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

四、國有企業(yè)合同管理中存在的常見問題

1.合同監(jiān)管意識不強(qiáng)

合同管理是國有企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，對國企的生產(chǎn)發(fā)展、業(yè)務(wù)互動的規(guī)范化實(shí)施以及國企的收益都不同程度地產(chǎn)生著影響。但是，從國企合同管理的現(xiàn)狀來看，部分國有企業(yè)對合同管理的意識不強(qiáng)，對合同缺乏全面、系統(tǒng)、規(guī)范化的監(jiān)督和管控，導(dǎo)致合同執(zhí)行與實(shí)施過程中存在一些不規(guī)范的問題，給企業(yè)經(jīng)營管理帶來了風(fēng)險與損失。合同管理涉及的內(nèi)容和事項(xiàng)比較多，如合同簽訂、合同審批、合同履行、合同變更等，這些環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)一些不穩(wěn)定因素和風(fēng)險隱患，需要加大監(jiān)督和控制的力度。但部分國企這方面工作不到位，仍存在不合法、不合規(guī)、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，對合同的履行和作用的發(fā)揮造成了極大影響，還可能導(dǎo)致一些矛盾糾紛和合同外費(fèi)用，甚至給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與日常管理帶來法律風(fēng)險、利益損失和負(fù)面影響。

2.合同管理制度不完善

健全的合同管理制度在指導(dǎo)、約束和規(guī)范國有企業(yè)合同管理行為方面發(fā)揮著重要作用，有助于提高國有企業(yè)合同管理的水平和質(zhì)量。從當(dāng)前國有企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀來看，部分國有企業(yè)所實(shí)施的合同管理制度仍存在很多缺陷和不足。比如，責(zé)權(quán)利不清，存在企業(yè)內(nèi)部各部門之間互相推諉、合同管理工作質(zhì)量和效率不高、合同管理中缺乏系統(tǒng)完善的監(jiān)督和評價機(jī)制等問題。這些問題的產(chǎn)生，主要是沒有建立健全相應(yīng)的管理制度造成的。

3.合同訂立要件缺失

在合同訂立中，一些國有企業(yè)存在很多明顯的不規(guī)范行為，進(jìn)而誘發(fā)合同履行存在極大的風(fēng)險。具體表現(xiàn)如下：有的合同沒有注明簽訂日期，有的合同從第一頁到最后一頁，均無明確的簽約日期與履約日期，這類合同未來對方違約的風(fēng)險極大；部分合同無法定代表人或授權(quán)代理人簽字，僅蓋公章；非法定代表人所簽的合同，應(yīng)附授權(quán)委托書，但多數(shù)企業(yè)合同中均未附相關(guān)授權(quán)書，嚴(yán)格地說，這些合同均是無效合同；合同明明注明“雙方簽字蓋章后生效”，但僅蓋章無簽字，嚴(yán)格地說這些也均是無效合同；合同條款設(shè)置不合理，極端的事例是，有的合同沒有約定付款條件等關(guān)鍵要件及其相關(guān)內(nèi)容，等等。這些問題的存在極易導(dǎo)致后期合同執(zhí)行和實(shí)施過程中出現(xiàn)合同糾紛與企業(yè)利益損失風(fēng)險。

4.合同管理效率低下

部分國有企業(yè)的合同管理，未能有效地利用現(xiàn)代信息技術(shù)與通信手段進(jìn)行輔助管理，這樣也容易導(dǎo)致管理方式不規(guī)范、效率低下等一系列問題。比如，在合同格式方面，各部門所用的文本不統(tǒng)一，不規(guī)范；合同簽訂后，有些合同原件滯留在經(jīng)辦人處，未及時上交本部門歸檔，也沒有能將合同原件報企業(yè)檔案保管部門及財務(wù)部門存檔，一旦經(jīng)辦人離職，相關(guān)合同就容易出現(xiàn)遺失等問題；企業(yè)沒有明確專門部門或?qū)Ｈ藢贤暮炗?、審核、會簽、存檔、履約、變更、評估、臺賬管理等進(jìn)行全過程管理；合同沒有系統(tǒng)編號、分類不規(guī)范、信息分散，共享效率低；部門口徑不統(tǒng)一，合同數(shù)據(jù)匯總、分析、管理困難，等等。

五、加強(qiáng)國有企業(yè)合同管理的對策

1.清理并整改不規(guī)范合同

對于部分國有企業(yè)已經(jīng)簽訂的不規(guī)范、要件缺失等問題合同，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層須高度重視，應(yīng)成立專門工作組，抽調(diào)專人對各部門正在履行的所有合同進(jìn)行全面清理和“回頭看”，并針對存在的問題進(jìn)行認(rèn)真整改。對于沒有簽日期的合同，須與對方溝通統(tǒng)一后，在雙方原件上簽注具體日期；各部門各經(jīng)辦人手中所有合同原件須報本部門進(jìn)行登記后，再將合同原件報企業(yè)檔案保管部門和財務(wù)部門存檔；明確綜合或法務(wù)部門對合同的簽訂、審核、會簽、存檔、履約、變更、評估、臺賬管理等進(jìn)行全過程系統(tǒng)管理；對各類合同進(jìn)行系統(tǒng)編號、歸檔；對少數(shù)已簽合同中存在明顯不合法、不合規(guī)的條款，應(yīng)由雙方進(jìn)行認(rèn)真協(xié)商，采取重新訂立或簽訂補(bǔ)充合同的方式進(jìn)行完善，確保合同合法合規(guī)；對于合同實(shí)施中發(fā)生重大變更、沒有履行集體研究及審核審批的合同，應(yīng)組織相關(guān)專家進(jìn)行評審，補(bǔ)齊相關(guān)審核與審批程序手續(xù)，避免違法違紀(jì)風(fēng)險；對被委托人超出授權(quán)范圍簽訂合同的盡快進(jìn)行糾正等。

2.建立健全合同管理制度

國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)充分認(rèn)識到進(jìn)一步加強(qiáng)合同管理的重要性，根據(jù)新時期國有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及日常管理工作對合同管理的實(shí)際需要，進(jìn)一步建立健全企業(yè)合同起草、審核審批簽訂、履行、變更、存檔、考核評估等方面的合同管理制度及相關(guān)機(jī)制，有效指導(dǎo)、約束和規(guī)范國有企業(yè)合同管理行為，最大限度地規(guī)避和降低合同風(fēng)險，提高國有企業(yè)合同管理水平。要減少企業(yè)內(nèi)部互相推諉塞責(zé)，以及未嚴(yán)格依照相關(guān)程序和要求履行合同管理工作，合同管理工作質(zhì)量和效率不高等問題。應(yīng)構(gòu)建完善的監(jiān)督和評價機(jī)制，對合同管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化監(jiān)督和考核，督促相關(guān)人員加強(qiáng)合同管理意識，認(rèn)真履行合同管理的相關(guān)職責(zé)。

3.實(shí)施全面監(jiān)督和管控

國有企業(yè)需要針對合同管理與合同履行實(shí)施全面、系統(tǒng)化的監(jiān)督和管控，以有效地規(guī)避合同管理中的不規(guī)范行為和問題，盡可能地降低合同風(fēng)險及造成的不良影響和利益損失。國有企業(yè)要將合同管理貫穿企業(yè)各環(huán)節(jié)、全過程經(jīng)營活動，以有效防范和應(yīng)對企業(yè)可能存在的各類合同風(fēng)險問題，保證經(jīng)營活動和業(yè)務(wù)活動的有序性。企業(yè)招投標(biāo)工作的開展和實(shí)施要嚴(yán)格依照合同內(nèi)容和事項(xiàng)執(zhí)行，在合同簽訂的過程中要嚴(yán)格履行法務(wù)審核及內(nèi)部職能部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層會簽程序。監(jiān)督和管控工作的開展要重點(diǎn)對合同的異常情況進(jìn)行管理，針對合同過程中出現(xiàn)的合同內(nèi)容約定不明、雙方理解有分歧的情況，需要及時與相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和商討，并出具相關(guān)的意見后，再與對方進(jìn)行磋商并修改相關(guān)條款。針對合同履行過程中需要變更、解除、終止、轉(zhuǎn)讓等特殊情況，要進(jìn)行深入的分析與積極應(yīng)對。此外，合同監(jiān)督與管控工作的開展還需要重點(diǎn)防范和控制合同違約，針對合同違約情況，要收集相關(guān)證據(jù)并及時追究相關(guān)責(zé)任。

4.規(guī)范企業(yè)合同行為

在合同簽訂的過程中，需要明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)，在合同條款中對此應(yīng)做出明確的規(guī)定。一般而言，一份規(guī)范完整的合同需要具備明確的違約懲罰、時間限制、履行方式、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、支付方式、價款計(jì)算、實(shí)施主體、爭議處理、責(zé)任免除等內(nèi)容。在合同簽訂前需要做好前期準(zhǔn)備工作，以有效防范合同風(fēng)險。國有企業(yè)合同管理工作要確保合同對方主體合法，有履約能力。規(guī)范落實(shí)合同交底責(zé)任，準(zhǔn)確把握合同履行責(zé)權(quán)劃分。應(yīng)在工作開展和實(shí)施之前就將合同內(nèi)容與相關(guān)責(zé)任明確進(jìn)行劃分，并落實(shí)到企業(yè)內(nèi)部相關(guān)環(huán)節(jié)、部門及相關(guān)人員，做好合同檢查與解釋工作，以便及時解決與處理合同內(nèi)容、合同事項(xiàng)等問題。

5.利用信息化手段提升管理效率

國有企業(yè)應(yīng)充分利用信息化平臺，有效提升企業(yè)合同管理水平，如在企業(yè)的ERP系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）等工作平臺中，加入合同協(xié)同管理相關(guān)模塊，發(fā)揮內(nèi)部各部門、各責(zé)任人協(xié)同管理合同的優(yōu)勢。合同協(xié)調(diào)管理系統(tǒng)，可以將合同管理涉及的文本起草、合同編碼、內(nèi)容分類、責(zé)任部門、法務(wù)審核、部門會簽、合同收付款、合同變更、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等全部內(nèi)容納入?yún)f(xié)同管理系統(tǒng)。在協(xié)同管理系統(tǒng)中，可以設(shè)置合同基本信息、合同合作單位、合同款項(xiàng)管理、合同執(zhí)行管理、檔案管理等子模塊。通過合同協(xié)調(diào)管理系統(tǒng)，可以利用信息化手段高效管理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與日常管理中的所有合同。通過合同協(xié)調(diào)管理系統(tǒng)可以做到：準(zhǔn)確高效地規(guī)范合同分類、文本、條款管理，將合同管理各項(xiàng)制度固化到管理系統(tǒng)中，控制合同訂立及履約風(fēng)險；實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程及異地審查審批、移動審批，提高審批效率，降低管理成本；有效地實(shí)施合同檔案管理，不僅能確保所有合同各流程、各環(huán)節(jié)有人審核，并留下相應(yīng)電子檔案信息，而且也可以在完整地歸檔紙質(zhì)合同的同時，生成電子檔案，以便于查閱調(diào)用；覆蓋合同全生命周期，對合同各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，系統(tǒng)可自動發(fā)起相關(guān)預(yù)警提醒或業(yè)務(wù)流程，降低合同履約風(fēng)險，提升業(yè)務(wù)監(jiān)管能力。

六、結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)合同管理，對于國有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與日常管理的規(guī)范開展和風(fēng)險防范，以及維護(hù)和保障企業(yè)合法權(quán)益都有著極其重要的作用和意義。企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識到合同管理的重要性，提高重視程度，加大資源投入力度。新時期國有企業(yè)合同管理工作的實(shí)施，需要準(zhǔn)確把握以往工作中存在的問題和不足，基于實(shí)際工作需要，對合同管理工作進(jìn)行科學(xué)的改革與創(chuàng)新，進(jìn)一步健全國有企業(yè)合同管理制度，明確合同管理的職責(zé)和程序，規(guī)范化做好合同簽訂、監(jiān)督審查等方面的工作，確保合同管理的規(guī)范性與有效性。國有企業(yè)還需要加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)和教育，強(qiáng)化合同管理意識，有效提高相關(guān)人員合同管理的能力與水平，盡可能地降低合同管理各環(huán)節(jié)的風(fēng)險。要有效利用現(xiàn)代信息化手段，加強(qiáng)合同全生命周期各環(huán)節(jié)管理，實(shí)現(xiàn)全流程規(guī)范化、系統(tǒng)推送自動化、審查審批遠(yuǎn)程化移動化、檔案管理數(shù)據(jù)化等功能，最大限度地規(guī)避風(fēng)險，發(fā)現(xiàn)并高效處理異常情況，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理、降低風(fēng)險、降低成本、提高效率，促進(jìn)企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。