新形勢下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的策略

閆 晶

（陜西延長石油（集團）有限責(zé)任公司銷售公司永坪分公司，陜西 延安 716000）

檔案管理作為企業(yè)日常管理工作中非常重要的一項內(nèi)容，在規(guī)范企業(yè)日常工作行為、提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率等方面表現(xiàn)出積極的作用。企業(yè)檔案管理工作開展的效率能夠反映出一個企業(yè)在市場中的競爭力水平，所以加強企業(yè)檔案管理工作具有非常重要的意義。

一、新形勢下加強企業(yè)檔案管理的必要性

對于企業(yè)的日常生產(chǎn)以及經(jīng)營來說，檔案除了是需要給予妥善保管、具有一定價值的文件資料之外，同時也是對企業(yè)生產(chǎn)過程和所展開各項活動記錄的重要媒介，所以說企業(yè)檔案是企業(yè)的一筆重要財富。檔案管理工作具體來說就是對企業(yè)檔案資源以及檔案中所包含的相應(yīng)信息而開展的管理工作，檔案管理工作開展的效率會直接影響企業(yè)管理工作的整體水平。而且，通過企業(yè)檔案管理工作開展的規(guī)范性與科學(xué)性，還能夠考察企業(yè)的業(yè)績以及其管理水平。因此，在新形勢下加強企業(yè)檔案管理工作，不僅能夠提升企業(yè)管理工作開展的質(zhì)量與效率，而且還能促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。具體表現(xiàn)如下：

首先，有利于促進企業(yè)管理工作朝著科學(xué)方向發(fā)展。在新形勢下，外部環(huán)境所彰顯出的信息化特征越來越突出，若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)模式開展企業(yè)檔案管理工作，便會受到比較強烈的沖擊。當前先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷推動企業(yè)管理走向信息化，電子檔案得到了廣泛的應(yīng)用。因此，建立相應(yīng)的信息化檔案管理平臺能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式過程中發(fā)生的各種問題，方便相關(guān)工作人員對檔案開展相應(yīng)的工作，擺脫了時間以及空間對檔案管理工作所造成的限制，從整體上提升了企業(yè)檔案管理工作效率。另外，開展具有科學(xué)性以及規(guī)范性的檔案管理工作還能夠有效減少相關(guān)工作人員的工作量，使檔案管理工作的實際價值得到有效發(fā)揮。

其次，有利于促進企業(yè)經(jīng)營管理水平的整體提升。檔案作為企業(yè)行政管理工作當中非常重要的一項組成部分，其記載了企業(yè)每項經(jīng)營活動的詳細內(nèi)容，具有較強的真實性，能夠在企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度建立的過程中提供相應(yīng)的參考依據(jù)，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)，更能彰顯出企業(yè)文化的價值。因此，建立具有科學(xué)性以及規(guī)范性的檔案管理體系對促進企業(yè)文化建設(shè)具有非常重要的作用，對提高企業(yè)日常經(jīng)營過程中防范風(fēng)險的能力，確保企業(yè)的經(jīng)濟權(quán)益提供有效保障，并為企業(yè)管理工作的開展提供重要的參考。

最后，有利于推動企業(yè)的全面可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案是企業(yè)日常經(jīng)營管理活動開展過程中的重要載體之一，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已不能充分滿足新形勢下企業(yè)管理工作開展的要求。因此，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快以及知識經(jīng)濟時代的到來，企業(yè)檔案管理工作也需要不斷朝著將價值作為主要導(dǎo)向的知識管理模式轉(zhuǎn)變。就當前總體情況來看，雖然很多企業(yè)已經(jīng)完成了檔案管理信息化平臺的建設(shè)，但是實際上其信息化管理還遠遠沒有跟上，仍停留在信息化管理的初級階段。對此，企業(yè)應(yīng)加大力度開展企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，優(yōu)化和完善企業(yè)檔案信息管理工作流程，促進企業(yè)整體信息化管理水平的提高，從而進一步提高企業(yè)在市場中的競爭力，這對于新形勢下企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著非常積極的意義。

二、新形勢下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和水平的策略

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。所以，企業(yè)和檔案管理人員要充分重視企業(yè)檔案管理工作的開展情況，并且針對存在的問題，提出合理的優(yōu)化策略。

1.改變傳統(tǒng)觀念，提高重視度

新形勢下，企業(yè)要想實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作效率的整體提升，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，同時加強有關(guān)工作人員對企業(yè)檔案管理工作的重視程度。就當前總體情況來看，企業(yè)管理者對檔案管理工作缺少足夠的認知，主觀意識覺得企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)的經(jīng)濟效益以及企業(yè)的發(fā)展沒有多少聯(lián)系。因此，對傳統(tǒng)觀念進行改變的重要性不言而喻，企業(yè)需要做好相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案管理工作有一個深刻的認知，能夠明確其與企業(yè)核心競爭力之間的關(guān)系。同時要加強對從業(yè)者的引導(dǎo)，使其能夠從主觀上提高對檔案工作的責(zé)任感和使命感，從而使企業(yè)檔案管理工作開展的效率獲得相應(yīng)的提升。對于采用傳統(tǒng)檔案管理模式的企業(yè)來說，企業(yè)相關(guān)管理者通常都將注意力集中在眼前利益上，而忽略了對企業(yè)長遠利益的考慮，這在檔案管理工作中表現(xiàn)得較為明顯。當前，一些企業(yè)相關(guān)檔案信息資源由企業(yè)的技術(shù)部門進行保管，并未成立企業(yè)專門的檔案管理部門，同時檔案管理工作的開展未能很好地與企業(yè)其他工作有機協(xié)調(diào)，使得檔案管理的作用不能夠得到有效發(fā)揮?；诖?，需要企業(yè)在實際工作中，加強對檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，積極推動檔案管理部門與企業(yè)其他部門互動和配合，使檔案管理工作順利開展，進而要實現(xiàn)對信息檔案資源的高效開發(fā)，促進對其整體應(yīng)用的效率提升，這樣才能夠為企業(yè)在市場中核心競爭力的提升增添新的動力。因此，企業(yè)檔案管理工作的開展需要將檔案資源的開發(fā)作為基礎(chǔ)，不斷提高對檔案資源開發(fā)以及利用的效率，實現(xiàn)對檔案資源及渠道的統(tǒng)一化，這樣便能夠為企業(yè)相關(guān)決策的制定提供保障。

2.加強專業(yè)化培訓(xùn)，建立一支高素質(zhì)的人才隊伍

在當前改革不斷深入的大背景下，市場競爭的激烈程度也在不斷加劇，這對企業(yè)檔案管理工作人員提出了更加嚴格的要求。對此，企業(yè)應(yīng)將自身發(fā)展目標和人才培養(yǎng)計劃有機地結(jié)合在一起，充分發(fā)揮企業(yè)人力資源部門的作用，要將企業(yè)員工的性格、特點以及能力作為依據(jù)，建立具有針對性與合理性的人才培養(yǎng)計劃。同時，要指導(dǎo)企業(yè)員工制定自身的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，采取有效措施調(diào)動員工的積極性。此外，還要做好企業(yè)員工的信息化培養(yǎng)工作，組織員工積極學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和技能，不斷從整體上提高自身的專業(yè)化水平，為檔案管理工作的提質(zhì)升級做出應(yīng)有的貢獻。

3.規(guī)范管理，優(yōu)化與完善企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)發(fā)展的整個過程都與企業(yè)檔案管理息息相關(guān)。只有實現(xiàn)對企業(yè)檔案管理制度的優(yōu)化和完善，才能夠在真正意義上達到提高企業(yè)檔案管理工作效率的目的。首先，企業(yè)需要結(jié)合實際情況，建立相應(yīng)的檔案分類標準，為后續(xù)對相關(guān)檔案信息的查找以及整理提供方便；制定科學(xué)合理的檔案管理制度并加以落實，以此規(guī)范企業(yè)檔案管理工作人員的行為，實現(xiàn)對企業(yè)檔案管理工作效率的整體提升。其次，推進企業(yè)信息化變革，借助先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立圖書檔案信息一體化管理中心，并不斷優(yōu)化完善檔案管理機制，最終實現(xiàn)檔案管理信息化的目標，在為相關(guān)使用者帶來方便的同時，還能在更大程度上提高對信息獲取的效率，推動企業(yè)的良性發(fā)展。

4.提高宣傳力度，強化企業(yè)檔案意識

新時期背景下，為保證檔案管理工作能夠高質(zhì)量開展和落實，為企業(yè)發(fā)展提供可靠保障，需對如下工作加以重點關(guān)注：一是重點落實宣傳。由檔案行政管理部門負責(zé)，積極拓展宣傳渠道和手段，普及《檔案法》，對檔案管理所具有的重要性予以重點宣傳。如此，確保企業(yè)可以對檔案保持高度重視，深刻認識到其重要性，有效強化檔案管理意識，并提供充足的資源保障。二是積極組織開展座談或走訪等，深入企業(yè)各環(huán)節(jié)，廣泛征求意見，使宣傳工作能夠落到實處，使有關(guān)人員可以重新認識檔案管理工作，并提供大力支持，有效強化檔案意識，促進檔案管理工作高質(zhì)量開展。

5.實施行政干預(yù)，促進檔案管理工作開展

檔案管理工作的全面開展，需重視行政干預(yù)，并同依法治檔相結(jié)合，以保證檔案事業(yè)健康發(fā)展。一方面，行政管理部門應(yīng)當提高重視程度，將檔案管理工作納入議事日程，深刻認識其對企業(yè)發(fā)展所具有的影響和作用。另一方面，實施行政干預(yù)。行政管理部門需發(fā)揮主體作用，定期組織工作會議，以檔案管理工作為中心，重點落實檢查工作，對優(yōu)秀典型予以重點表彰；對發(fā)現(xiàn)的問題，則需及時予以糾正；對問題較為嚴重的，需責(zé)令限期整改，以此促進檔案管理工作能夠高質(zhì)量開展，為企業(yè)發(fā)展提供可靠保障。

6.重視制度建設(shè)，建立健全企業(yè)管理機制

一方面，要以《檔案法》等法律法規(guī)為基礎(chǔ)，科學(xué)系統(tǒng)地制定檔案管理制度，促使檔案管理制度化。另一方面，基于企業(yè)發(fā)展形勢和標準需求，對歸檔范圍、編號方法與保管期限等基本內(nèi)容作出基本規(guī)范，為檔案管理提供基礎(chǔ)保障，保證有章可循、有據(jù)可查，且職責(zé)更加明確，以此實現(xiàn)檔案管理工作水平的進一步提升。

7.創(chuàng)新服務(wù)方式，提升企業(yè)檔案利用水平

在市場經(jīng)濟體制下，針對檔案管理工作，所面臨著的標準要求也變得更為嚴格，有關(guān)人員務(wù)必轉(zhuǎn)變思想觀念，以創(chuàng)新思維，對檔案服務(wù)模式作出優(yōu)化創(chuàng)新，確保各層次檔案利用者的基本需求得到有效滿足，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。首先，為確保利用效率的真正提高，對有關(guān)檢索工具需采取合理編制，嚴格標準規(guī)范，實現(xiàn)一體化利用。其次，有關(guān)人員需對計算機方面知識做到熟練掌握，能夠?qū)n案信息完整準確地輸入計算機，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺優(yōu)勢，高效利用檔案信息資源，實現(xiàn)服務(wù)渠道的有效拓展。最后，有關(guān)人員需對檔案翻閱率做到及時了解掌握，針對利用率相對較高、作用價值突出的紙質(zhì)檔案，應(yīng)當完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)檔案信息的安全有效存儲，最終形成完備的檔案數(shù)據(jù)庫，以此提供高質(zhì)量的信息檔案服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理工作水平的有效提高。

8.推動信息化建設(shè)，提高檔案現(xiàn)代化水平

在新時期背景下，檔案信息化管理已成為檔案管理發(fā)展的方向和趨勢，對企業(yè)發(fā)展將起到重要影響和作用。因此，企業(yè)要重點推動檔案管理信息化建設(shè)，真正提升檔案管理工作整體水平，實現(xiàn)檔案管理深度轉(zhuǎn)型，為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。隨著信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，必將直接推動企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，電子文檔與數(shù)字化文檔等將成為主流，也必將推動檔案管理現(xiàn)代化的進程。鑒于此，企業(yè)務(wù)必對檔案管理信息化建設(shè)予以重點關(guān)注，確保檔案服務(wù)領(lǐng)域能夠得以有效拓寬，使檔案價值得以有效發(fā)揮，為企業(yè)發(fā)展提供可靠保障。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是企業(yè)管理中一項應(yīng)該長期重視和堅持的工作，檔案管理工作的好壞與企業(yè)的興衰息息相關(guān)。特別是以現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的企業(yè)信息化進程日益加快，這給企業(yè)的經(jīng)營、管理等方面帶來了巨大挑戰(zhàn)，也給企業(yè)檔案工作帶來的新機遇和挑戰(zhàn)。所以，提高企業(yè)檔案管理工作開展的效率能夠極大地促進企業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化以及科學(xué)化的方向發(fā)展，從整體上提高企業(yè)在市場中的核心競爭力，這對于推動企業(yè)在新形勢下的長期穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展來說具有非常積極的意義。