財務(wù)共享模式下集團企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)存在的問題及對策探討

李廣玲

（1.兗礦能源集團有限公司共享中心，山東 鄒城 273500；2.對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)國際商學(xué)院，北京 100029）

隨著經(jīng)濟全球化進程的加速，我國一些企業(yè)在海外設(shè)立了分支機構(gòu)，建設(shè)了跨國企業(yè)集團。為了處理一系列分子公司會計核算指標(biāo)和會計政策不一致的情況、強化集團企業(yè)財務(wù)管控，集團企業(yè)往往結(jié)合財務(wù)共享服務(wù)中心管理財務(wù)問題。但是，國內(nèi)企業(yè)應(yīng)用財務(wù)共享模式的時間較短，在執(zhí)行中存在一些不足，如效率低、交流不暢、信息不對稱等。形成上述問題的主要原因是財務(wù)共享模式不適應(yīng)企業(yè)固有的內(nèi)部控制。鑒于此，探究基于財務(wù)共享模式下的集團企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)是十分迫切和有意義的。

一、財務(wù)共享模式對集團企業(yè)內(nèi)部控制的作用

1.提升企業(yè)工作效率

集團企業(yè)結(jié)合財務(wù)共享模式可以實現(xiàn)工作效率的提升。此模式的應(yīng)用可以優(yōu)化財務(wù)工作，引導(dǎo)財務(wù)人員擺脫傳統(tǒng)的工作模式、應(yīng)用新型的信息共享方式錄入憑證和登記賬簿等，基于信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用下尤為精準(zhǔn)地傳輸數(shù)據(jù)。在以往的財務(wù)流程管控中，財務(wù)人員應(yīng)對流程的一系列指標(biāo)進行關(guān)注，財務(wù)共享可以集中地進行財務(wù)管理，提升了對財務(wù)人員的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，讓其集中精力把控業(yè)務(wù)全局和分析財務(wù)報表等，在分析和解讀報表之后，在企業(yè)一系列項目決策中有效地應(yīng)用財務(wù)信息。

2.降低企業(yè)經(jīng)營成本

集團企業(yè)中設(shè)置了若干具有從屬性的子公司，財務(wù)共享模式的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)管理水平的提升以及經(jīng)營成本的降低。有效的財務(wù)共享模式可以提升集團企業(yè)跟子公司的融合程度，加速實現(xiàn)信息共享，在應(yīng)用一系列財務(wù)共享服務(wù)提升經(jīng)營效率之后，其經(jīng)營成本也會降低。集團企業(yè)跟子公司在設(shè)計信息共享模式的情況下，無論是管理流程和方式，還是管理理念都得以簡化，從而節(jié)省了管理成本。

二、財務(wù)共享模式下集團企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)存在的問題

1.人員組織架構(gòu)不完善

財務(wù)人員非常熟悉傳統(tǒng)財務(wù)模式下的一系列工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，能夠較為順利地開展財務(wù)工作，而基于財務(wù)共享模式下，財務(wù)人員盡管可以便捷地應(yīng)用財務(wù)數(shù)據(jù)。但是，在應(yīng)用財務(wù)共享中心的內(nèi)容后，財務(wù)人員工作的重復(fù)性增加，時間一長，財務(wù)人員的工作積極性和主動性會顯著降低。當(dāng)新鮮感逐步喪失后，財務(wù)人員會形成厭煩的工作情緒。集團企業(yè)在應(yīng)用財務(wù)共享模式中，財務(wù)人員的職能發(fā)生了改變，其業(yè)務(wù)處理方式發(fā)生了變化，即由線下業(yè)務(wù)處理向線上（填制單據(jù)、審批、統(tǒng)一結(jié)算）業(yè)務(wù)處理轉(zhuǎn)變。在財務(wù)共享模式的應(yīng)用初期，財務(wù)人員職能的改變會對崗位的職權(quán)和技能發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)帶來重要的影響，基于財務(wù)共享模式的制約，財務(wù)人員的基本技能會存在衰退的現(xiàn)象，進而對財務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展帶來不利的影響。

2.內(nèi)控活動存在缺陷

基于財務(wù)共享模式的影響，在財務(wù)共享平臺中放置了若干業(yè)務(wù)或經(jīng)濟活動，財務(wù)管理人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)信息技術(shù)的應(yīng)用水平和實際發(fā)展現(xiàn)狀優(yōu)化該平臺。集團企業(yè)在逐步增加業(yè)務(wù)時，管理人員會設(shè)置相應(yīng)的財務(wù)信息系統(tǒng)，在各種信息系統(tǒng)的應(yīng)用下，管理人員如果未能實時處理各種業(yè)務(wù)或通知，就會導(dǎo)致重復(fù)性的財務(wù)信息形成，這不僅使工作人員的額外工作負(fù)擔(dān)加重，而且會導(dǎo)致一些財務(wù)數(shù)據(jù)和信息的失真。

3.缺少健全的內(nèi)部監(jiān)督體系

集團企業(yè)在應(yīng)用財務(wù)共享模式的前提下，其下屬子公司規(guī)模會縮減，財務(wù)人員的減少表明其職權(quán)的增加，即將多項職務(wù)分配給財務(wù)人員，而疊加職務(wù)一定程度上加大了對財務(wù)工作的監(jiān)管難度。內(nèi)部審計人員在落實監(jiān)督時尤為重視事后審計，這樣無法控制一些財務(wù)問題的產(chǎn)生，從而對整體的財務(wù)運行流程造成不利影響。在財務(wù)共享模式下，倘若企業(yè)缺少完善的內(nèi)部監(jiān)督體系，那么財務(wù)信息處理效率會降低，從而難以實現(xiàn)預(yù)期的內(nèi)部審計效果。

三、財務(wù)共享模式下加強集團企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的對策

1.科學(xué)設(shè)計人員組織架構(gòu)

基于財務(wù)共享模式下的集團企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，要求管理人員設(shè)計適宜的人才架構(gòu)。具體而言，管理部門應(yīng)對財務(wù)人員的一系列職責(zé)進行劃分，設(shè)置相應(yīng)的體系或體制。當(dāng)前，集團企業(yè)的財務(wù)模式是業(yè)務(wù)支持和分析、財務(wù)交易處置、財務(wù)管控，通過此形態(tài)的良性循環(huán)能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)信息管控水平的提升。其中，業(yè)務(wù)支持和分析主要是進行數(shù)據(jù)分析，財務(wù)管控主要是財務(wù)規(guī)劃和管理，財務(wù)交易處置重點表現(xiàn)為會計稽查和會計基礎(chǔ)操作等業(yè)務(wù)。此財務(wù)模式要求的財務(wù)素養(yǎng)存在差異性，為此，管理人員應(yīng)根據(jù)各種素質(zhì)要求招聘所需要的財務(wù)人員。集團企業(yè)在財務(wù)人員業(yè)務(wù)管理方面需要注重員工的考核和激勵，有效調(diào)動員工的工作積極性和主動性，推動財務(wù)人員主動提升工作技能。另外，管理層應(yīng)制定關(guān)于財務(wù)管理部門的輪崗制度，方便員工對全套財務(wù)流程進行學(xué)習(xí)和掌握，在組織部門技能培訓(xùn)的情況下，老員工能夠定期交流經(jīng)驗，且指引新員工開展合理的職業(yè)規(guī)劃。

2.制定標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)制度

在以往的財務(wù)管理模式下，集團企業(yè)劃分為營業(yè)部、區(qū)域管理總部、總公司，各個部門的財務(wù)管理流程是相對獨立的，如區(qū)域管理總部的核心中心涵蓋預(yù)算控制、審批管理、抽樣監(jiān)督等，結(jié)合專業(yè)人員的單據(jù)填制、成本核算、財產(chǎn)清查等向營業(yè)部發(fā)送。而集團企業(yè)應(yīng)用財務(wù)共享模式滯后，其財務(wù)工作流程出現(xiàn)了非常大的變化，科學(xué)化與標(biāo)準(zhǔn)化要求越來越高，財務(wù)人員需要對有關(guān)的工作流程進行把握。相較于以往的財務(wù)管理模式，財務(wù)共享模式屬于企業(yè)財務(wù)管理精簡化、標(biāo)準(zhǔn)化以及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的創(chuàng)新。為了方便試點的完善、優(yōu)化、糾偏、創(chuàng)新，確保管理和實操有據(jù)可依，集團企業(yè)需要制定標(biāo)準(zhǔn)化財務(wù)制度，重點涵蓋標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)部控制制度以及標(biāo)準(zhǔn)化操作和流程主導(dǎo)。在財務(wù)共享模式應(yīng)用之前，需要對經(jīng)營業(yè)務(wù)流程（往來款項管理、物資采購、合同付款、費用報銷）進行優(yōu)化，制定標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程圖，且輔之以標(biāo)準(zhǔn)化的操作指導(dǎo)，從而確保各個環(huán)節(jié)或流程都具備具體化的操作規(guī)范。此外，應(yīng)優(yōu)化和調(diào)整財務(wù)管理的一系列內(nèi)控制度，制定財務(wù)共享模式之下的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、一致性的內(nèi)部制度體系。

3.加強財務(wù)信息管理和系統(tǒng)維護

財務(wù)共享模式下應(yīng)用的一系列標(biāo)準(zhǔn)化、精簡化、優(yōu)化的財務(wù)創(chuàng)新方式實現(xiàn)了財務(wù)工作效率的提升，這非常適宜在規(guī)模較大的集團企業(yè)應(yīng)用。集團企業(yè)應(yīng)注重加強財務(wù)信息管理，維護財務(wù)信息的安全，合理篩選內(nèi)部供應(yīng)商，結(jié)合有效的信息技術(shù)保障財務(wù)系統(tǒng)的安全。只有財務(wù)信息系統(tǒng)不存在缺陷，才可以更加科學(xué)、高效地建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心。

具體來講，基于財務(wù)共享模式，集團企業(yè)的業(yè)務(wù)和財務(wù)相分離，而財務(wù)共享系統(tǒng)的內(nèi)控是連接兩者的紐帶，因此，財務(wù)共享系統(tǒng)的完善應(yīng)有效兼顧內(nèi)控的實際需求。一是信息技術(shù)部門應(yīng)注重與內(nèi)控機構(gòu)的互動交流。在內(nèi)控機構(gòu)要求對內(nèi)控流程進行優(yōu)化時，信息技術(shù)部門應(yīng)實時給予技術(shù)支持，進一步完善信息系統(tǒng)，從而與新型內(nèi)控活動流程標(biāo)準(zhǔn)相符合，實時彌補財務(wù)共享系統(tǒng)內(nèi)控的不足之處。二是重視維護財務(wù)共享系統(tǒng)。信息系統(tǒng)是財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)控的依賴，如果信息系統(tǒng)存在缺陷或問題，那么將影響企業(yè)各分支機構(gòu)業(yè)務(wù)的處理，甚至?xí)斐蓛?nèi)控失效，使企業(yè)面臨嚴(yán)重的經(jīng)營風(fēng)險。為此，應(yīng)有效維護信息系統(tǒng)，以提升工作效率和保障內(nèi)控的順利運行。例如，應(yīng)用SAP管理系統(tǒng)，在此系統(tǒng)應(yīng)用前，管理人員應(yīng)簽署安全保障和技術(shù)協(xié)議，這自然增加了財務(wù)共享模式的安全系數(shù)。通過對財務(wù)共享平臺的維護，企業(yè)管理人員還需要執(zhí)行平時的監(jiān)控，設(shè)計內(nèi)部的信息技術(shù)中心和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中心，對運行的軟硬件系統(tǒng)進行實時監(jiān)測，進而保證財務(wù)共享平臺的安全運行。

4.完善內(nèi)部監(jiān)督體系

一是集團企業(yè)的內(nèi)控分為內(nèi)部管控和財務(wù)控制，其中，內(nèi)部管控包括人力資源管控、業(yè)務(wù)管控、質(zhì)量管控、組織結(jié)構(gòu)管控；財務(wù)控制重點涵蓋的是籌資投資控制、成本費用控制、貨幣資金控制、預(yù)算管控、應(yīng)收賬款控制等。因為內(nèi)部管控與財務(wù)控制存在一定的差別，管理人員需要對財務(wù)人員的職責(zé)進行合理劃分，換言之，各個領(lǐng)域的人員負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作。例如，對財務(wù)控制可分配財務(wù)素養(yǎng)較高的人員，可以將管理能力較強的人員分配到管理工作中。

二是財務(wù)共享服務(wù)中心需要實現(xiàn)信息獲取方式的拓展以及提升信息反應(yīng)速度和信息管控水平，構(gòu)建系統(tǒng)、綜合的信息反映和聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息存在疑問的情況下，財務(wù)人員可以迅速聯(lián)系業(yè)務(wù)的直接責(zé)任人，從而實時發(fā)現(xiàn)和處理問題，保障業(yè)務(wù)和財務(wù)信息符合，構(gòu)建關(guān)鍵信息直接向集團企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和董事會報告體系，有效體現(xiàn)會計監(jiān)督控制的價值，減小企業(yè)的管理風(fēng)險。同時，結(jié)合激勵考核體系的建構(gòu)與組織培訓(xùn)，實現(xiàn)財務(wù)人員綜合素質(zhì)的提升，增強其競爭觀念、風(fēng)控觀念、服務(wù)觀念，實現(xiàn)會計監(jiān)督控制的深入加強。

三是注重監(jiān)管備用金。對于備用金管理存在的缺陷，在設(shè)計流程時對備用金申請者（職員報賬系統(tǒng)中）進行限額標(biāo)記，當(dāng)職員在報銷費用的情況下，報銷申請單向報銷費用中心傳送，報銷中心會計發(fā)現(xiàn)職員的限額標(biāo)記可以先將備用金進行沖銷，然后向資金結(jié)算中心傳送超限額的款項，資金結(jié)算中心向報銷費用職員劃轉(zhuǎn)相關(guān)費用，如此能夠防范長時間不報銷備用金的現(xiàn)象。

四是維護業(yè)務(wù)單據(jù)的完整。根據(jù)原始單據(jù)缺少完整性的不足，能夠?qū)嫎I(yè)務(wù)單據(jù)進行適度增加。信息維護中心可以在銷售訂單中記入采購合同中標(biāo)記的物品單價、數(shù)量、型號規(guī)格、發(fā)貨地點和時間、票據(jù)信息、付款方式等信息，并且向財務(wù)共享中心單據(jù)中心上傳掃描的有關(guān)合同進行審核，如此能夠確保業(yè)務(wù)原始單據(jù)的完整，防范分支機構(gòu)銷售員不根據(jù)合同要求收取有關(guān)單據(jù)的現(xiàn)象，降低控制活動流程存在的風(fēng)險性，提升了內(nèi)控管理的有效性。

5.注重業(yè)務(wù)和財務(wù)的協(xié)同

集團企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心需要協(xié)同業(yè)務(wù)和財務(wù)，構(gòu)建高效的業(yè)務(wù)和財務(wù)協(xié)同方式，健全業(yè)務(wù)和財務(wù)的沖突協(xié)調(diào)以及管理體系，提升服務(wù)對象的信任感和滿意度，保證對服務(wù)對象經(jīng)營決策的有效參與。具體來講，一是對財務(wù)信息系統(tǒng)的安全性與可靠性進行定期評估，實時把握和優(yōu)化存在的漏洞或缺陷，定期結(jié)合服務(wù)對象反饋的建議升級和維護系統(tǒng)，確保系統(tǒng)較易操作，提升服務(wù)對象的滿意程度。二是根據(jù)服務(wù)對象難以取得當(dāng)面財務(wù)咨詢服務(wù)效果的情況，財務(wù)共享服務(wù)中心需要安排財務(wù)小組定期進行現(xiàn)場答疑，滲透財務(wù)共享的思想，激發(fā)服務(wù)對象的參與熱情，且取得其支持和理解。三是集中財務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用可以對規(guī)模較大的數(shù)據(jù)信息進行分析和處理，執(zhí)行全程性、綜合性的預(yù)算管理，探究與確立企業(yè)業(yè)務(wù)后續(xù)的發(fā)展定位或趨勢和方向，引導(dǎo)業(yè)務(wù)部門實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)或任務(wù)，結(jié)合精準(zhǔn)的籌劃和測算統(tǒng)籌解決子公司的資金缺乏問題，確保服務(wù)對象享受財務(wù)共享模式下帶來的好處，提升服務(wù)對象的信任感。

6.定期實施內(nèi)部控制評價

集團企業(yè)應(yīng)明確自身的發(fā)展現(xiàn)狀、行業(yè)特色、財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)情況，認(rèn)知當(dāng)前時期財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)引起的內(nèi)控環(huán)境的改變，積極聘請第三方機構(gòu)對財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)存在的內(nèi)控風(fēng)險進行評估，根據(jù)形成的系統(tǒng)性風(fēng)險或操作性風(fēng)險，集團企業(yè)需要以上級單位財務(wù)主管部門核查、企業(yè)監(jiān)事會檢查、外部審計風(fēng)控評價或?qū)徲嫷确绞綄崟r提示風(fēng)險或發(fā)現(xiàn)隱患，然后及時整改和優(yōu)化，實現(xiàn)機構(gòu)設(shè)置的完善，并且設(shè)計多重防線，防范系統(tǒng)性風(fēng)險的形成。

四、結(jié)論

綜上所述，很多集團企業(yè)已開始應(yīng)用財務(wù)共享模式來完善財務(wù)管理，為了更好地實施內(nèi)控管理，企業(yè)管理人員應(yīng)充分探究內(nèi)部控制建設(shè)中存在的問題，并結(jié)合整改對策進一步完善業(yè)務(wù)流程，以提升內(nèi)部控制建設(shè)的合理性與有效性，從而推動企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級和長遠發(fā)展。