農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施分析

北京市農(nóng)林科學(xué)院 李旭鵬

農(nóng)業(yè)科研檔案是我國重要的科研檔案資源，也是我國現(xiàn)代科研管理工作中的重要內(nèi)容，在農(nóng)業(yè)科研活動中是不可缺少，對于現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的發(fā)展具有關(guān)鍵作用。隨著社會現(xiàn)代化發(fā)展程度的不斷深化，檔案信息資源也引起了高度關(guān)注，做好農(nóng)業(yè)科研檔案的管理工作，對于促進(jìn)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會的進(jìn)步有著重要的作用。農(nóng)業(yè)科研檔案資源利用率的提升離不開管理工作，但現(xiàn)階段我國農(nóng)業(yè)科研檔案管理中，也有較多問題，給農(nóng)業(yè)科研檔案資源的利用以及農(nóng)業(yè)的發(fā)展都帶來了不小的影響，只有提出有效的改進(jìn)措施，才能提升檔案管理水平，以便更好地促進(jìn)我國科研工作的持續(xù)性發(fā)展。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案的內(nèi)涵及特點(diǎn)

（一）內(nèi)涵

農(nóng)業(yè)科研檔案，具體來說指的是農(nóng)業(yè)科研部門在開展科研活動中而形成的具與農(nóng)業(yè)發(fā)展有關(guān)的信息材料，具有重要的保存、指導(dǎo)價(jià)值。通常來說，農(nóng)業(yè)科研檔案的表現(xiàn)形式多樣，主要有文字、圖像、聲音等，為農(nóng)業(yè)科技的推廣以及科研成果的轉(zhuǎn)化提供了重要的媒介。由于農(nóng)業(yè)科研檔案是在大量的科研活動中而誕生的，所以其本身是十分豐富的，而且具有很高的實(shí)用價(jià)值，是我國農(nóng)業(yè)科技檔案的重要內(nèi)容，能夠?yàn)檗r(nóng)業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供有益的參考和指導(dǎo)[1]。

（二）特點(diǎn)

農(nóng)業(yè)科研檔案為農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展和創(chuàng)新提供了重要的智力資源支持，與一般檔案相比，有其突出特點(diǎn)：

1.種類多且數(shù)據(jù)量大

農(nóng)業(yè)科研檔案大多會涉及較多的領(lǐng)域，是對重要科研數(shù)據(jù)和科研成果的記載。農(nóng)業(yè)科研檔案中，既包括糧食作物，如水稻、玉米等，也包括經(jīng)濟(jì)作物，如紅豆、大豆等，同時(shí)還包括為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供保障服務(wù)的基建、財(cái)務(wù)及文書檔案等。而每個(gè)作物的科研檔案中還會包括一些基因定位、轉(zhuǎn)基因、新品種的培育、栽培技術(shù)等，基本上實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)業(yè)鏈所有重要環(huán)節(jié)的全覆蓋，內(nèi)容十分豐富，而且復(fù)雜性比較高。

2.收集范圍廣、周期長，且形成時(shí)間比較分散

農(nóng)業(yè)科研檔案的核心是項(xiàng)目，與農(nóng)業(yè)科研以及檔案有關(guān)的內(nèi)容都需要以項(xiàng)目為核心而開展。如今在我國經(jīng)濟(jì)水平不斷提升的背景下，農(nóng)業(yè)科技也引起了國家和社會的高度重視，同時(shí)課題的科研項(xiàng)目類型也更加豐富，其中不僅包括國內(nèi)外科研團(tuán)隊(duì)聯(lián)合實(shí)施的項(xiàng)目，還包括需獨(dú)立承擔(dān)的各種項(xiàng)目，有時(shí)候課題組在一定時(shí)間段內(nèi)還會同時(shí)承擔(dān)多個(gè)種類的科研項(xiàng)目，所以農(nóng)業(yè)科研檔案的收集范圍也是比較廣泛的。由于農(nóng)業(yè)科研周期比較長，一個(gè)新品種農(nóng)作物從組合到最終審定大約需要七八年的時(shí)間，甚至更久，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案的形成時(shí)間也比較分散，自然收集周期也比較久。

3.具有很強(qiáng)的專有性、保密性和成果性

農(nóng)業(yè)科研檔案對農(nóng)業(yè)科研活動進(jìn)行了真實(shí)的記錄，所以其必然具有很強(qiáng)的專有性以及保密性。而農(nóng)業(yè)科研的周期比較長，再加上涉及的范圍比較廣，所以農(nóng)業(yè)科技的成果也具有一定的可控性和保密性。比如農(nóng)作物育種除了需要在當(dāng)?shù)叵募具M(jìn)行種植，還需要南繁加代；一些科研成果除了需要在當(dāng)?shù)厥褂?，還需要在生態(tài)區(qū)域相同的地區(qū)使用，甚至一個(gè)品種會在多個(gè)省份使用。而且農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，繁殖后代所使用的材料也具有不用的形態(tài)，容易出現(xiàn)侵權(quán)行為，而且發(fā)生侵權(quán)后，調(diào)查取證的難度也比較大，無法對其進(jìn)行準(zhǔn)確的辨別，并且鑒定的過程也十分復(fù)雜，保護(hù)比較困難。而農(nóng)業(yè)科研檔案，可以對科研活動進(jìn)行真實(shí)的記載，為保護(hù)農(nóng)業(yè)知識產(chǎn)權(quán)提供了最有力的證據(jù)支持。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重要性

（一）提高科研管理效率

科研檔案的質(zhì)量是科研單位管理水平、科研實(shí)力以及發(fā)展水平的重要體現(xiàn)。做好科研檔案管理工作，提高科研檔案的管理能力和水平，有利于為廣大的科研工作者提供更有效的信息服務(wù)，也對于促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研工作的穩(wěn)定發(fā)展有重要的作用。農(nóng)業(yè)科研工作具有很強(qiáng)的連續(xù)性，所以農(nóng)業(yè)科研檔案在記錄過程中，必須要保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及連續(xù)性，檔案記錄的任何階段都需要保證記錄的細(xì)致性、完整性，這樣才能為后續(xù)的科研工作提供有效的指導(dǎo)和借鑒，從而實(shí)現(xiàn)科研成果的有效推廣和應(yīng)用。

（二）加強(qiáng)科研檔案的統(tǒng)一管理

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的開展，可以實(shí)現(xiàn)科研檔案以及科研檔案室的集中、統(tǒng)一管理，這樣統(tǒng)一的管理方式能夠有效地減少人力資源的消耗，也能避免占據(jù)較大的空間，為信息的查詢和使用也提供了很大的便利。加強(qiáng)科研檔案的統(tǒng)一管理對于農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展有重要作用，農(nóng)業(yè)科研工作分為農(nóng)業(yè)科研、技術(shù)示范以及農(nóng)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等，這幾項(xiàng)工作內(nèi)容比較復(fù)雜，而且所涉及到的工作量比較大，如果沒有做好檔案的合理管理，會給科研工作的開展帶來不利影響。而加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案的統(tǒng)一管理，有利于保證農(nóng)業(yè)科研檔案的集中性和豐富性，而且對于促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研工作的發(fā)展也十分重要。

（三）加強(qiáng)科研工作的全流程管理

做好農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，還能為科研工作立項(xiàng)、選題以及規(guī)劃等提供重要的導(dǎo)向作用。科研工作本就具有很強(qiáng)的連續(xù)性和承接性，如果科研項(xiàng)目研究人員可以對前輩的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒，這樣不僅可以學(xué)習(xí)其它科研人員的思路，也能少走彎路。可見農(nóng)業(yè)科研檔案管理十分重要，只有保證農(nóng)業(yè)科研檔案管理的工作質(zhì)量，才能為后續(xù)檔案信息的查詢等工作奠定良好的基礎(chǔ)。一旦制定新的科研選題和工作計(jì)劃，也會隨之開啟新的科研檔案，而只有不斷地實(shí)現(xiàn)每次科研工作與科研檔案管理的有效銜接和配合，才能構(gòu)建更加完整的農(nóng)業(yè)科研檔案體系。

目前與其他的科研工作相比，農(nóng)業(yè)科研工作也受了自然因素的挑戰(zhàn)，由于受到外界影響比較大，使得農(nóng)業(yè)科研的成果和檔案的保存就顯得十分重要。做好農(nóng)業(yè)科研管理，可以為后續(xù)科研工作提供重要的財(cái)富，也有利于加強(qiáng)科研成果的推廣[2]。

三、農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀

（一）思想認(rèn)識存在偏差

當(dāng)前我國在農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作方面，還存在著思想認(rèn)識偏差的問題，缺少科學(xué)的規(guī)劃和思考，沒有全面的認(rèn)識到歸檔的重要性。農(nóng)業(yè)科研檔案管理在定位上，也存在一定的認(rèn)知偏差，缺乏對崗位人才儲備的重視，給檔案管理的長期發(fā)展也帶來了較大的影響。部分領(lǐng)導(dǎo)人員和研究人員，并沒有認(rèn)識到檔案建檔保存和歸檔整理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作無法保證農(nóng)業(yè)科研資料的完整性，甚至有些人員過度重視農(nóng)業(yè)科研檔案的保密性，并沒有及時(shí)做好歸檔整理工作，導(dǎo)致科研檔案的完整性受到了較大的影響。

（二）檔案形成周期長、渠道多，檔案質(zhì)量得不到保證

農(nóng)業(yè)科研檔案所涉及的內(nèi)容比較多，而且形成周期比較久，工作的綜合性比較強(qiáng)，在保存期間容易出現(xiàn)缺失、不規(guī)范等問題，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，農(nóng)業(yè)科研工作從申報(bào)到最后的驗(yàn)收，涉及到較多部門，歸檔的原材料在各個(gè)環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)缺失的問題；第二，由于科研工作的周期比較長，再加上檔案的收集本就具有一定的系統(tǒng)性，且其中參與人員也有一定的流動性，檔案材料很容易出現(xiàn)疏漏或者分割等問題，導(dǎo)致缺少連續(xù)性；第三，歸檔材料的準(zhǔn)確性不足，缺少規(guī)范性，農(nóng)業(yè)科研檔案中存在較多的田間實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，但是部分工作人員在記錄方面隨意性比較大，并沒有及時(shí)做好保管，原始基礎(chǔ)材料很容易缺失，無法保證原始材料的完整性。另外也有一些工作人員缺乏對失敗研究資料的認(rèn)識，認(rèn)為失敗的研究資料沒有價(jià)值，于是將其直接丟棄，并沒有進(jìn)行整理和歸檔[3]。

（三）專業(yè)水平比較低

在農(nóng)業(yè)科研檔案工作中，由于缺少專業(yè)知識的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致管理部門的職能也難以有效地發(fā)揮。一些農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員，由于面臨著較大的崗位考核壓力以及職稱晉升壓力，在工作中受到了其他非本職工作的牽扯和影響，導(dǎo)致無法將精力集中在培訓(xùn)學(xué)習(xí)上，影響了其自身專業(yè)水平的提升。再加上部分科研單位對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的定位比較簡單，并沒有平衡好管理服務(wù)工作。一些檔案管理人員在歸檔檢查工作中，也面臨著不少的問題，但是工作人員并沒有重視這些問題，也沒有及時(shí)解決，反而直接將其轉(zhuǎn)交給上級部門，管理職能并沒有發(fā)揮出來。

（四）資源利用不足

目前大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研檔案管理都實(shí)施雙套制的歸檔管理方法，檔案管理的安全性大大提升，檔案資料利用的便利性也明顯提高。但是在農(nóng)業(yè)科研檔案資源的利用方面，一直以數(shù)據(jù)查詢?yōu)橹?，檔案資源的利用深度不足，并沒有加強(qiáng)對現(xiàn)代手段的合理使用，在檔案數(shù)據(jù)的挖掘、產(chǎn)權(quán)知識保護(hù)等方面的價(jià)值并沒有充分展示，導(dǎo)致檔案資源的利用性不足，也就無法彰顯出其應(yīng)有的價(jià)值。

（五）缺少獎懲措施

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中，存在缺乏獎勵機(jī)制的問題，獎懲措施不足。農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作具有明顯的系統(tǒng)性、長期性，而且實(shí)際工作中也有明確要求，但是在績效獎勵方面卻比較缺乏。組織在申報(bào)獎勵和榮譽(yù)的過程中，并沒有綜合考慮管理人員，并沒有對其工作的成績、價(jià)值進(jìn)行充分認(rèn)可，從而影響了管理人員的工作積極性和主動性。在人員的績效考核工作中，也沒有合理地融入科研檔案管理工作；在歸檔工作中，如果管理人員沒有做好配合工作，也沒有嚴(yán)格的落實(shí)相關(guān)規(guī)定，也就無法進(jìn)行有效的管理和制約。

四、農(nóng)業(yè)科研檔案管理的改進(jìn)措施

（一）樹立正確的工作意識

為保證農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的高效開展，需要樹立正確的農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作意識、制定合理的發(fā)展規(guī)劃，并不斷提升領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案管理工作的重視，保證農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作可以得到有效落實(shí)。農(nóng)業(yè)科研單位，需要結(jié)合實(shí)際的發(fā)展需要，制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，分管領(lǐng)導(dǎo)也需要加強(qiáng)各項(xiàng)檔案管理工作的監(jiān)督，保證檔案管理工作得到有效的落實(shí)。同時(shí)還需要注重解決員工生活、工作上的問題，不斷提升員工自身的歸屬感和認(rèn)同感，讓廣大員工在思想上加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的認(rèn)識，保證高效的開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作[4]。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的專業(yè)性比較強(qiáng)，而且工作任務(wù)也比較繁瑣，對管理人員的專業(yè)以及能力素質(zhì)方面也有較高的要求，只有具備過硬的專業(yè)能力、政治素質(zhì)、責(zé)任意識以及保密意識等，才能保證做好農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作。

必須要重視檔案管理人員和隊(duì)伍建設(shè)。首先，加大檔案管理人員的專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)力度，尤其需要重視科研、計(jì)算機(jī)等方面的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息化水平，保證其熟練掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用方法，不斷地推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。其次，還要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案的安全性和保密性宣傳，保證每個(gè)檔案管理員都具備良好的安全意識以及保密意識。最后，加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，并注重從生活、工作等方面加強(qiáng)對檔案管理人員的關(guān)注，制定完善的獎勵機(jī)制，鼓勵檔案管理人員對管理模式加強(qiáng)創(chuàng)新，從而提高工作積極性，以便培養(yǎng)更多的農(nóng)業(yè)科研檔案管理人才[5]。

（三）建立完善的農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度

制定完善的農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度，對于農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升具有重要作用，而且還能讓工作人員全面認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在實(shí)際工作中讓檔案管理工作更加的規(guī)范。正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，只有加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的有效約束，才能提高工作效率。所以需結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建完善的農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度，為歸檔工作提供指導(dǎo)，最大限度地保證檔案資料的完整性，同時(shí)還需要制定合理的檔案交接制度，為檔案交接工作提供重要保證，避免出現(xiàn)檔案交接混亂而導(dǎo)致檔案缺失的問題。

（四）加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用

只有做好農(nóng)業(yè)科研檔案資源的深度開發(fā)和利用，才能充分地突出農(nóng)業(yè)科研檔案的實(shí)際價(jià)值，以便更好地促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)科研工作的良好發(fā)展。為了提高農(nóng)業(yè)科研檔案資源的開發(fā)以及利用效果，發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，將數(shù)字信息融入到管理工作中，建立完善的農(nóng)業(yè)科研檔案資源數(shù)據(jù)庫，以便為實(shí)現(xiàn)信息資源的共享提供支持。在建立數(shù)據(jù)庫過程中，需要保證格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整，并在此基礎(chǔ)上建立完善的信息化檔案管理工作制度，以便真正提升農(nóng)業(yè)科研檔案資源的利用率。借助信息技術(shù)，充分地挖掘農(nóng)業(yè)科研檔案中的大數(shù)據(jù)，使其在制定工作決策、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、申報(bào)獎勵等方面可以得到充分的利用，讓檔案資源的價(jià)值得到顯著提高[6]。

五、結(jié)束語

綜上所述，農(nóng)業(yè)科研檔案管理是我國農(nóng)業(yè)科研工作中的重要內(nèi)容，農(nóng)業(yè)科研檔案管理的水平對農(nóng)業(yè)的發(fā)展有重要影響。農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，也存在一些問題，這些問題的存在使得農(nóng)業(yè)科研檔案的價(jià)值得不到體現(xiàn)，甚至還會阻礙農(nóng)業(yè)科研活動的開展。為此需要深入分析當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提出科學(xué)的改進(jìn)措施，借此來不斷地提升農(nóng)業(yè)科研檔案管理的效率和水平，為農(nóng)業(yè)科技的進(jìn)一步發(fā)展提供重要保證，從而更好地推動我國農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展。