新時期檔案管理信息化的對策研究

侯愛萍

（孝義市應急管理局，山西 呂梁 032300）

檔案信息化是指由傳統(tǒng)的檔案實體管理朝著信息管理的方向轉變的過程，在這一轉變過程中，檔案管理需要依托于諸多的信息化手段，同時需要不斷去夯實檔案基礎建設和籌措資金，推進標準化和信息化檔案室建設工作進程，以此來有效提升檔案管理與利用的現(xiàn)代化水平。從當前的檔案管理信息化來說，積累了較多的成功經(jīng)驗，無論是檔案信息采集與整合、檔案信息管理，還是檔案管理的服務工作，均取得了較好的成效，極大地提升了檔案管理與利用的信息化水平。按照“十四五”規(guī)劃-新形式下的檔案工作的相關要求，新時期要進一步做好檔案管理信息化工作，從多個方面去發(fā)力，以求有效提升檔案管理的智能化與信息化。結合檔案管理信息化的現(xiàn)狀，本文從多個方面來談了談新時期檔案管理信息化的對策，現(xiàn)作如下的論述。

一、強化基礎建設力度

在檔案管理信息化中，基礎建設所發(fā)揮出的重要性是毋庸置疑的，可以為檔案管理信息化奠定堅實的基礎。因此，要非常注重基礎建設，不斷去夯實檔案基礎建設，尤其是要做好標準化檔案室的建設工作?？偟膩碚f，在檔案管理信息化的基礎建設中，要將重點放在以下方面。第一，建設數(shù)字化綜合檔案庫房：在數(shù)字化綜合檔案庫房的建設過程中，要嚴格按照國家檔案館標準設計，結合實際情況做好規(guī)劃設計，確保檔案室滿足信息化管理的要求。按照新時期檔案管理的要求，在建設數(shù)字化綜合檔案庫房時，必須確保可以完全符合國家檔案庫房“八防”要求。第二，構建檔案安全管理體系：新時期背景下，檔案管理必須做到精細化管理，努力推進檔案的自動一體操作、自檢、預警報警、語音播報[1]。在此基礎上，還可以融入物聯(lián)網(wǎng)管理手段，比如可以使用RFID電子標簽檔案管理系統(tǒng)，以此來迅速完成整個檔案室?guī)旆抠Y料的快速盤點與管理。若是有未取得借閱授權的檔案被翻閱或離開檔案室，則系統(tǒng)可以自動啟動RFID報警設備，即時發(fā)出報警信息，并全程拍攝，始終確保檔案的安全管理水平[2]。第三，不斷去增強檔案庫存容量：檔案管理信息化是一項長期性工作，必須著眼于長遠，避免重復性的建設，重點去完善檔案室的基礎設施設備，尤其是要多引入和使用新型的技術手段，以此去增加檔案庫存容量。從當前一些檔案館的建設情況來看，通過應用檔案電子標簽項目等相關性的軟硬件設備，很好地改善了檔案存儲條件，有助于檔案庫房現(xiàn)代化和信息化管理的實現(xiàn)，所積累的經(jīng)驗十分值得推廣。第四，促進檔案管理基礎設施建設可以說是信息化建設的基本要求，而基礎設施建設中最主要的則是檔案信息網(wǎng)絡。這一網(wǎng)絡是促進信息傳輸、存儲的重要手段，能夠有效促進資源共享。在加強基礎設施建設方面，首先需要建立統(tǒng)一的現(xiàn)代化軟硬件設備，例如掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設備等，以此構建完善的檔案管理平臺。在建設過程中需滿足檔案管理平臺的運行合理性，在滿足運行要求的基礎下選用合理的軟件以及硬件。其次，還需選擇較為規(guī)范且具有穩(wěn)定性的檔案管理系統(tǒng)，以此促進檔案信息的交換共享。此外，在資金投入方面，相關部門需要認識到檔案信息化處理的重要性，以此加大投入，促進發(fā)展，為今后檔案管理奠定堅實的基礎。

二、提高檔案信息資源整合力度

檔案資源整合是進一步促進檔案信息化處理的基礎，同樣是檔案信息化的重要優(yōu)勢所在，科學合理的資源整合能夠促進檔案信息化的進一步發(fā)展，實現(xiàn)資源共享。當下來講，較為理想的檔案不僅僅需要反映出過去所發(fā)生的歷史，更應該反映出當下的發(fā)展狀態(tài)，對如今社會生活進行記錄分析。所以在這一基礎下，對檔案資源進行合理整合應該在“統(tǒng)一領導、分級管理”的體制下進行，以此實現(xiàn)對資源的合理配置，保證檔案管理信息化符合社會發(fā)展的需求。對檔案資源進行整合需要在以下兩個途徑下進行，其一為整理，其二為組合。其中整理指的是對相關資料進行系統(tǒng)化整理與編目，詳細記錄，同時還包含著對檔案的研究性整理，即將相關資料進行研究加工，保證該資源能夠充分發(fā)揮出其價值。另外組合指的是在確定檔案資源整理目標的基礎下，利用各項法律、技術等措施對檔案進行結構整理，保證其結構符合國家規(guī)范，優(yōu)化檔案管理配置。從當下檔案資源整合目的進行分析，其管理主要包含著以下三個方面。其一為物理資源整合，這一整合指的是將各項資源綜合起來分析，并進行綜合利用。其二為數(shù)據(jù)資源整合，這一整合要求將各個較為分散的數(shù)據(jù)庫進行整理分析，找到各項數(shù)據(jù)之間的邏輯點，按照其邏輯性進行整合，最終形成較為完整的且能夠符合社會需求的數(shù)據(jù)庫。其三為應用系統(tǒng)的整合，這一整合需要將各項系統(tǒng)按照其應用時間、應用技術等方面的不同進行整合，同時這一整合需要為相關系統(tǒng)構建出較為完善的框架體系，將其整合成為一個整體。檔案信息化整合最終是為了保證社會資源能夠得到有效共享，促進行業(yè)協(xié)作，同時提高各項資源的利用價值。

三、創(chuàng)新檔案信息化管理制度

基于檔案信息化管理的特點，為更好地增強檔案管理信息化水平，必須在檔案管理信息化建設過程中注重制度的完善，明確相關的責任，既提升檔案管理的規(guī)范性和效率，也保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全運行?？偟膩碚f，在創(chuàng)新檔案信息化管理制度的過程中，要緊緊圍繞著《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》的要求，始終立足于實際情況，制定出最符合檔案信息化管理的制度和條例。在檔案信息化管理制度的創(chuàng)新與優(yōu)化中，需要重點做好以下方面的工作。第一，對當前的檔案管理工作開展全面的分析，細化檔案信息化管理的各項職責，并落實到具體的人員身上，建立起責任制度，避免再出現(xiàn)“無人管”和“多人管”的問題。在此基礎上，要建立起檔案信息化管理的監(jiān)管制度，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中所存在的問題，不斷優(yōu)化檔案管理措施。第二，基于檔案信息化管理的要求，必須要不斷去健全和完善檔案管理業(yè)務的流程與技術規(guī)范，將電子檔案管理的工作環(huán)節(jié)與步驟逐步細化。從檔案管理的信息化與標準化這一角度來說，要重點去完善檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、技術標準，以求來有效提升檔案信息化管理的效率[3]。在實現(xiàn)信息化管理的基礎上，要逐步構建檔案信息網(wǎng)絡，確保檔案信息可以實現(xiàn)共享。第三，檔案管理工作本身有著復雜性與長期性的特點，在信息技術的支撐下雖然可以大大提升檔案管理的信息化水平，但也會引發(fā)一些安全問題，威脅到檔案信息的安全。針對此，必須要建立健全檔案安全管理制度，尤其是要對電子文件和電子檔案實施嚴格有效的安全管理，需要多引入一些現(xiàn)代的安全防護技術，比如防火墻、安全路由器[4]。另外，要構建安全防御體系，認真做好安全評估、安全加固、網(wǎng)絡安全部署這三個方面的工作。第四，在檔案信息化管理制度的建設中，應凸顯出檔案管理計算機信息系統(tǒng)的重要性，以信息化的手段來協(xié)助檔案管理工作。以檔案的真實性為例來說，既要強化檔案管理工作者的專業(yè)水平，也要使用諸多計算機信息手段來監(jiān)測檔案信息的真實性與規(guī)范性，建立起檔案信息糾錯和預警制度，始終確保檔案信息的真實與可靠。

四、完善檔案信息化標準體系建設

制定合理的信息化標準體系，能夠有效促進檔案管理信息化的規(guī)范性，同時這也能夠進一步滿足當下社會發(fā)展的需要。建立統(tǒng)一的管理體系可以說是檔案管理信息化的基礎所在。其中檔案管理標準化以及體系化需要貫徹到整個檔案管理之中，檔案整理、檔案信息資源標識、檔案信息描述、使用等等各個方面均需要進行統(tǒng)一規(guī)范。最后在制定相應的檔案管理信息化系統(tǒng)時，需要避免資源的重復利用，促進資源利用效率。

五、培養(yǎng)一大批現(xiàn)代化的檔案管理人才

在檔案管理信息化中，專業(yè)化、信息化的人才隊伍是重要因素，可以直接影響到檔案管理信息化水平。因此，要非常重視現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)工作，逐步提升檔案管理人員的綜合素質，實現(xiàn)檔案管理的信息化與科學化。具體來說，基于檔案管理信息化的特點，檔案管理工作者必須具備多元化的知識結構，不單單要對檔案管理知識有很好的掌握，而且要對檔案管理信息化的手段與技術有所掌握，包括計算機技術、物聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)技術，以此來滿足檔案管理信息化的諸多需求。另外，檔案管理工作者必須具備管理方面的專業(yè)能力，主要包括檔案學、檔案管理學、目錄學、文書學、檔案自動化管理。在此基礎上，檔案管理工作者要逐步去提升自己的檢索、編研、復制與修裱這些方面的能力[5]。

基于此，需要將檔案管理人才的培養(yǎng)工作始終作為重點來對待，發(fā)揮好教育培訓手段的優(yōu)勢與作用。在現(xiàn)代化的檔案管理人才培養(yǎng)中，一方面，要注重現(xiàn)有人才的教育培訓，定期組織相關性的培訓活動，在培訓中提升檔案管理工作者的專業(yè)技能；另一方面，要注重專業(yè)化人才的引進，尤其是需要引進具備新時期檔案信息化管理能力的人才，以此來優(yōu)化檔案管理人才隊伍，構建新型的檔案管理人才結構。除此之外，在日常的檔案管理信息化過程中，要營造一種良好的工作氛圍，即以老帶新和以強帶弱的工作氛圍，確保每位檔案管理工作者均可以積極參與到檔案管理工作中，共同去提升檔案管理的信息化水平和服務質量。

六、加強檔案保密工作

傳統(tǒng)檔案管理工作量較大，且需要投入較多的人力、物力，難以真正提高工作效率。而當下信息化的發(fā)展之下，檔案管理更加便捷，能夠自動化、實時化進行數(shù)據(jù)資源處理，提高了管理效率。但是相對來講，雖然檔案管理更加便捷，但是信息安全性難以得到全面保障。在信息化處理之下，數(shù)據(jù)查詢較為便捷，所以還需進一步加強保密工作，以便更好地實現(xiàn)資源共享。首先，檔案管理人員還需加強保密意識，將數(shù)據(jù)資源進行統(tǒng)一管理，對于所有檔案資源的開放性范圍有所了解，對于查看檔案的人員進行嚴格審查。其次，還需加強軟件以及硬件的安全防護，防止有不法分子入侵到檔案資源內部，同時還需注重日常防毒，保證電子檔案的安全性，加強保密性。最后，對于檔案資源可以設置查看等級，每個人員均有著不同的查看權限，防止數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄露。

七、檔案管理信息化注意要點

隨著現(xiàn)代化社會的發(fā)展，檔案信息化進程不斷加快，帶動著我國檔案管理能力的提高。但是目前檔案管理之中依然存在著部分問題。例如，在檔案管理之中較多部門依然采用以人工處理為主的方式，并沒有實現(xiàn)全面信息化，尤其是對檔案接收、整理等方面，這使得管理效率較低。針對這一點，要加強檔案信息化處理需要先提高管理人員檔案信息化意識，不斷以自動化代替人工處理，提高工作效率，真正發(fā)揮出檔案資源的利用價值。另外，若是利用人工為主的處理方式容易打亂檔案順序，并不利于后續(xù)查看，難以推進檔案資源信息化的規(guī)范化發(fā)展。其次，有些地方檔案資源信息化處理形式并未得到統(tǒng)一完善，網(wǎng)絡共享性較差，這進一步制約了檔案資源信息化的發(fā)展，針對這一點還需加快規(guī)范化進程，建立統(tǒng)一的管理規(guī)范。如今檔案管理信息化之中依舊存在著問題，需要注意到以下幾個處理要點。第一，在加強軟硬件設施方面，還需選擇質量信譽較好的廠商，以便構建基礎網(wǎng)絡架構，為后續(xù)發(fā)展奠定基礎。第二，在制度建設方面，還需加強監(jiān)督制度，所有檔案管理人員之間相互監(jiān)督，保證相關工作流程符合規(guī)范，這能夠有效約束員工行為，促進檔案信息化的進一步發(fā)展。第三，在人才管理方面，并非所有檔案管理人員均具備著信息化水平，較多工作人員只具備著較為豐富的檔案管理經(jīng)驗，所以在這一基礎下還需加強工作人員信息化水平。但不可因重視信息化水平而忽視員工的檔案管理能力。整體來講，目前檔案管理信息化依然存在著較多不足，還需進一步完善優(yōu)化相關管理體系，創(chuàng)建出具有規(guī)范性、創(chuàng)新性的檔案管理信息化體系，以加強各項資源的共享。

結語

新時期發(fā)展背景下，檔案管理信息化的重要性更加凸顯，必須充分認識到檔案管理信息化的重要性。在推進檔案管理信息化的過程中，要始終認真貫徹“十四五”-新形勢下的檔案工作規(guī)劃的相關內容，重點從強化基礎建設力度、創(chuàng)新檔案信息化管理制度、培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才這三個方面來著手，以求提升檔案管理信息化水平。