新時期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作

韓 婧

（石家莊市第二醫(yī)院，河北 石家莊 050000）

引言

人事檔案管理工作是目前醫(yī)院的重點(diǎn)工作，它是醫(yī)院職工學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等的重要記錄，也真實反映了職工的業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實操水平等。加強(qiáng)人事檔案管理是促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革,合理有效配置人力資源，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容之一。因此醫(yī)院必須要加強(qiáng)人事方案管理工作，才能提高整體的工作效率。針對剛?cè)肼毜膯T工、請假人員、退休人員、升職降職人員都需要做好檔案管理，從而避免對后期造成隱患，在如今新時期環(huán)境下，應(yīng)有效應(yīng)用信息化管理模式，全面調(diào)整醫(yī)院內(nèi)部工作人員的人事檔案管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源和數(shù)字化管理手段，提高人事檔案管理水平。在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理工作時，需要堅持以人為本的管理理念，對醫(yī)院內(nèi)部員工的管理方式進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，從而使人事檔案管理具有規(guī)范化和系統(tǒng)化，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作能順利的實施[1]。醫(yī)院人事檔案管理是一項系統(tǒng)化的工程，要加強(qiáng)其管理，就要先從充分認(rèn)識到目前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀開始，并堅持從實際出發(fā)，科學(xué)合理地利用可利用的技術(shù)手段，全面推進(jìn)人事檔案管理工作水平的提升和完善。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作的重要意義

①人事檔案管理為醫(yī)院人事制度的改革提供了準(zhǔn)確而有用的信息。由于醫(yī)院人事檔案管理主要存儲和管理醫(yī)務(wù)人員的基本人事信息，醫(yī)務(wù)人員的原始人事檔案具有唯一性、準(zhǔn)確性和全面性的特點(diǎn)。這些特點(diǎn)使得在醫(yī)院人事改革的過程中，可以隨時查閱和查詢?nèi)耸聶n案，這是人事制度改革的基本依據(jù)。②為了保證醫(yī)院人事管理的效率和可靠性，醫(yī)院的人事檔案管理不僅要對人事檔案進(jìn)行歸檔和保管，而且要在查閱和查詢過程中首先保證人事檔案的及時性。同時，人事檔案管理還應(yīng)該保證原始檔案的唯一性和適當(dāng)?shù)膫浞?，以保證醫(yī)院人事檔案的準(zhǔn)確和可靠。③人事檔案管理很重要，要保證準(zhǔn)確性和高效性，提高醫(yī)院人事管理的整體水平，醫(yī)院人事檔案管理等工作，只有做好這兩點(diǎn)才能保證其管理符合實際要求。從當(dāng)前醫(yī)院人事管理的角度來看，人事檔案的管理是其中一個重要分支，只有提高醫(yī)院人事管理的整體水平，才能實現(xiàn)其高效管理[2-3]。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性

在新時期下，促進(jìn)醫(yī)院人事管理工作的信息化建設(shè)優(yōu)勢較多。例如，能有效促進(jìn)醫(yī)院管理與決策，由于我國醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展，深化改革的不斷推進(jìn)，加強(qiáng)人事檔案管理工作極為重要。因此，為了使人事檔案管理工作質(zhì)量提升，就必須要建設(shè)信息化人事檔案管理，進(jìn)而有效促進(jìn)醫(yī)院往后的發(fā)展，提高人事檔案資源的應(yīng)用率，為醫(yī)院良好決策奠定基礎(chǔ)[4-5]。建設(shè)信息化檔案管理還能提高管理人員工作的效率，在整個醫(yī)院當(dāng)中，人事檔案管理工作涉及所有的部門，因此導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力較大，建設(shè)信息化人事檔案管理，可有效通過信息化技術(shù)來高效地進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理工作更加系統(tǒng)化、快速化。實施信息化人事檔案，可及時更新人事檔案人員資料，通過醫(yī)院局域網(wǎng)，使管理人員內(nèi)部之間共享信息，便于后期查詢和更改，使醫(yī)院人事檔案管理工作更加規(guī)范化與科學(xué)化，也有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層面更快捷地全面掌握醫(yī)院的人力資源信息并合理調(diào)配，提高醫(yī)院的工作效率[6-7]。

三、目前醫(yī)院人事檔案管理過程中存在的問題

首先，沒有統(tǒng)一規(guī)定醫(yī)院人事檔案。根據(jù)目前新時期的發(fā)展來看，如果沒有做好醫(yī)院人事檔案管理，會嚴(yán)重影響醫(yī)院日常的工作，進(jìn)而損害醫(yī)院的人事形象，阻礙醫(yī)院未來的發(fā)展。對此，醫(yī)院必須要加強(qiáng)人事檔案管理的意識，制定嚴(yán)格的檔案管理方案，安排專業(yè)人員來進(jìn)行管理。才能提高整個醫(yī)院檔案管理的安全性和真實性。然而，從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理來看，管理人員的負(fù)擔(dān)較重，人員專業(yè)性不高，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作存在許多缺陷。相關(guān)人員無法及時對檔案進(jìn)行更新、分類、匯總。從后期發(fā)展來看，會嚴(yán)重增加檔案管理人員的負(fù)擔(dān)[8-9]。其次，醫(yī)院人事檔案管理的手段和方式較為落后。隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)檔案管理技術(shù)也在不斷的更新改革。然而，從發(fā)展角度來看，部分醫(yī)院人事檔案管理理念不能跟上時代的發(fā)展腳步，而且由于醫(yī)院自身特點(diǎn)的關(guān)系，許多醫(yī)院將更多的精力和資源放在了治療上，忽視了人事檔案管理的重要性[10-11]。第一，大部分醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理過程時，缺乏信息化建設(shè)意識，沒有與時俱進(jìn)的意識，更談不上充分利于網(wǎng)絡(luò)資源和數(shù)字化手段。正因如此，檔案管理缺乏專業(yè)化，導(dǎo)致檔案目錄存儲的量較低。若醫(yī)院內(nèi)部檔案信息比較復(fù)雜，就不能在第一時間有效管理檔案。第二，大部分醫(yī)院內(nèi)部檔案管理形式比較單一，仍遵循著幾十年前的檔案管理模式。當(dāng)前，一些醫(yī)院內(nèi)部人員采用手工輸入的形式進(jìn)行檔案編輯與搜索，因此導(dǎo)致大部分檔案內(nèi)部資料無法及時更新，無法在第一時間歸還治療，導(dǎo)致檔案資料短缺不完整，進(jìn)而嚴(yán)重降低醫(yī)院人事管理效率[12-13]。再次，醫(yī)院檔案的信息利用率較低。從當(dāng)前形勢來看，部分醫(yī)院內(nèi)部人員都還停留在傳統(tǒng)的管理理念，管理人員的工作壓力較大，花費(fèi)大量的人力與精力來整理和記錄方案信息，不能及時對檔案進(jìn)行更新，一旦有不注意就會丟失檔案。醫(yī)院方案管理的專業(yè)性非常強(qiáng)，并且機(jī)密性高，一旦管理人員沒有在第一時間提供真實的信息，那么就會導(dǎo)致人員檔案信息不完整或不存在。當(dāng)前，大部分檔案管理人員知識簡單了解工作人員的信息，沒有及時更新工作人員的表現(xiàn)，維護(hù)表現(xiàn)資料庫。在檔案實際運(yùn)用中沒有充分利用檔案的內(nèi)容[14-15]。最后，醫(yī)院職工檔案管理人員的專業(yè)水平較低。在只有擁有一流的醫(yī)療水平，醫(yī)院才能更好地加快發(fā)展。然而，在傳統(tǒng)觀點(diǎn)中，大多數(shù)醫(yī)院工作人員只關(guān)注提高治療和護(hù)理的質(zhì)量，卻又不能直接增加社會對醫(yī)院科學(xué)技術(shù)的支持，許多人也不能注重于對醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)方面的工作。而目前，一些醫(yī)院檔案保管技術(shù)人員的工作熱情并不高，對管理工作也抱著敷衍了事的心態(tài)。因此，在管理工作與歸檔的過程中，會發(fā)生檔案遺漏或者歸檔內(nèi)容不全面的現(xiàn)象，最終會造成醫(yī)院的人力資源缺乏，不能更好地發(fā)揮作用[16]。

四、新時期下做好醫(yī)院人事檔案管理工作有效策略

某市衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案由衛(wèi)健委統(tǒng)一進(jìn)行管理，利用現(xiàn)代化信息手段進(jìn)行保管、掃描、留存，整體高效而便捷，但這樣造成各單位使用檔案非常不便利。但若還像從前一樣由各單位自行管理，又會難以整體把控系統(tǒng)內(nèi)人事檔案的情況。所以必須要加強(qiáng)相關(guān)策略的建設(shè)，才能解決其中的問題，相關(guān)部門應(yīng)增加有關(guān)人員對人事檔案管理的認(rèn)識。在新時代下建立的系統(tǒng)化管理模式，充分融合了現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)而一再把醫(yī)療檔案管理工作加以創(chuàng)新提升。第一，公立醫(yī)院需要進(jìn)一步加強(qiáng)對人事檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化制度，又要不斷擴(kuò)大對醫(yī)療基礎(chǔ)管理的需求，同時也促進(jìn)了醫(yī)院醫(yī)療管理制度更加完善，以便取得一定的醫(yī)療效益，從而增加了醫(yī)療知名度。首先，醫(yī)院需要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高相關(guān)管理人員檔案管理知識，提高管理人員的管理技能，尤其是針對高級管理人員，需要掌握足夠的檔案管理認(rèn)知才能上崗。有些單位專管員有專項管理意識，職業(yè)素養(yǎng)在線，但只有專項管理意識是不夠的，沒有突破舊形式舊觀念，因此，作為專項管理人員要多出去學(xué)習(xí)，投資新設(shè)備，提高檔案管理的效率。檔案管理是醫(yī)院良好發(fā)展的先決條件，也是醫(yī)院重要的組成部分，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特別需要關(guān)注于醫(yī)療檔案保管,需要先將檔案保管工作納入會議中去，然后再跟隨醫(yī)院的業(yè)務(wù)單位進(jìn)行計劃安排、共同進(jìn)退,并運(yùn)用醫(yī)療資源來幫助檔案保管部門進(jìn)行改革發(fā)展，從表面上來看能夠排除一些原有的檔案保管工作流程，并以此增加相關(guān)醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對人員檔案管理工作的認(rèn)識，使檔案保管部門能夠進(jìn)一步進(jìn)行改善管理，并以此推動醫(yī)院能不斷發(fā)展壯大。其次，為醫(yī)院構(gòu)建系統(tǒng)化管理制度，是指融合了實際性的檔案法、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理方法等相關(guān)法律知識、法律制度是用來建立一個系統(tǒng)、健全、可信的檔案保存平臺。主要將醫(yī)院里面所有的職工信息集中在人事檔案管理系統(tǒng)中去加以管理系統(tǒng)，通過規(guī)范性加以調(diào)整、分析、形成人性化的檢測手段，由此來使得醫(yī)院可以建立系統(tǒng)性與規(guī)范性的管理制度，從而合理運(yùn)用醫(yī)院檔案信息資源[17-18]。第二，在醫(yī)院管理的過程中，人是主體，這樣才能有效地完善相應(yīng)的解決策略，提高醫(yī)院人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，提高檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)效果。服務(wù)態(tài)度最重要的是他們的整體素質(zhì)，醫(yī)院檔案管理應(yīng)繼續(xù)進(jìn)入發(fā)展進(jìn)程，定期開展再教育，以便有效提高員工的整體素質(zhì)，如此才可以適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理工作發(fā)展的有效需要。對于管理者的基本素質(zhì)，主要包括了業(yè)務(wù)管理才能、思想政治素質(zhì)以及職業(yè)道德等方面。首先，人事檔案管理人員，在管理流程中都需要具備思想政治素質(zhì)，思政政治素質(zhì)主要是指相關(guān)管理者首先需要掌握較大的愛黨原則，然后具備了正確的政治觀點(diǎn)、政治立場以及政治思維，希望每個人都建立起正確的世界觀、價值觀和人生觀點(diǎn)，同時對自身的本職工作也要認(rèn)真負(fù)責(zé)。而醫(yī)院相關(guān)檔案管理部門也需要定時地給有關(guān)工作人員開展政治思想教育培訓(xùn)。人員檔案高級領(lǐng)導(dǎo)干部在新時代下也要提高對檔案管理工作的意識，全面認(rèn)識高級領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理工作在廣大黨員工作中所占有的重要地位與作用，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作規(guī)章制度，恪守干部職業(yè)道德。其次，醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),是檔案管理工作中一種更加專業(yè)的工作理念，醫(yī)院相關(guān)的檔案管理人員必須通過較為專業(yè)性的教育和培訓(xùn)，同時需要對文件保管知識及處理技術(shù)有必要的掌握，如此才能符合檔案管理工作的規(guī)范。為及時了解新時代的知識結(jié)構(gòu)、科技技術(shù)的不斷變革創(chuàng)新，醫(yī)院內(nèi)的檔案保管職工必須形成正確的職業(yè)道德價值觀，努力成為終生教育學(xué)生，創(chuàng)新技術(shù)、轉(zhuǎn)變技術(shù)的最有效應(yīng)用，同時又要進(jìn)一步拓寬自身對各種專業(yè)知識的理解，以便更有效地提升對檔案保管模式的運(yùn)用[19]。

結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理堅持依法治國的原則，對行政人事檔案進(jìn)行健全、制度化的管理，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供高標(biāo)準(zhǔn)的保障。隨著新時期的來臨，人事檔案管理應(yīng)逐步運(yùn)用信息化建設(shè)技術(shù)手段，以加強(qiáng)檔案管理的及時化、規(guī)范化。另外，還要革新經(jīng)營模式、擴(kuò)大業(yè)務(wù)區(qū)域、引入5G等新興技術(shù)手段、加大人力資源引進(jìn)，以提高檔案管理的效率，才能充分發(fā)揮醫(yī)院干部人員檔案管理的積極效應(yīng)。本文深入探討了這個問題，希望在今后的工作中，醫(yī)院能夠不斷提升醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)模效率，為合理使用人力資源，全面提升醫(yī)院發(fā)展水平提供前提和保證。