企業(yè)數(shù)字化檔案資源的利用策略

郭盛瓊

（武漢數(shù)字工程研究所，湖北 武漢 430000）

引言

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)引發(fā)了我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的巨大變革，也對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展提出更高的發(fā)展要求，企業(yè)檔案資源的管理需要融合網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化、信息化需要，形成更高效的管理模式。在21世紀(jì)初，企業(yè)管理開(kāi)始形成新的發(fā)展理念，并緊跟時(shí)代和技術(shù)發(fā)展潮流朝著信息化和數(shù)字化轉(zhuǎn)變，從而避免核心競(jìng)爭(zhēng)力的落后。企業(yè)檔案資源的信息化水平，在一定程度上決定了企業(yè)發(fā)展的管理和競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，企業(yè)將發(fā)展視角也逐步轉(zhuǎn)移到檔案資源數(shù)字化建設(shè)中來(lái)，企業(yè)的發(fā)展得到安全保障，最終有助于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)有序發(fā)展。

一、檔案資源信息化的表現(xiàn)

企業(yè)檔案信息記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各類數(shù)據(jù)，為企業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考和建議。企業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展利用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化合同、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)信息進(jìn)行數(shù)字化上傳，為企業(yè)各部門利用企業(yè)發(fā)展的各個(gè)階段信息、經(jīng)驗(yàn)提供了便利。同時(shí)，對(duì)于最新企業(yè)檔案信息的歸檔也提出了新的要求，逐步形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案相統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理體系，促進(jìn)了企業(yè)檔案信息資源管理水平的進(jìn)一步提升，提高了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率，最終使企業(yè)得到全面發(fā)展[1]。

1.檔案載體出現(xiàn)新的改變

過(guò)去，企業(yè)會(huì)建立專門的檔案室存放各類信息資源檔案，每份檔案都需要進(jìn)行前期整理、分類、登記存儲(chǔ)位置再進(jìn)行保存，檔案的載體相對(duì)單一，企業(yè)檔案信息均是以紙質(zhì)材料進(jìn)行保存，難以長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存。但是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子化數(shù)據(jù)化信息成為企業(yè)存儲(chǔ)的重要形式，同時(shí)檔案信息存儲(chǔ)的載體從磁盤到光盤，再到大容量的硬盤等不斷發(fā)展，促使企業(yè)檔案信息資源的保存發(fā)生新的變革。檔案信息資源的數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化了檔案的利用效率，比如，通過(guò)輔助工具對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行采集，將以往無(wú)法呈現(xiàn)或呈現(xiàn)效果不佳的產(chǎn)品圖紙、工程設(shè)計(jì)效果圖及過(guò)程化信息以二維、三維等形式保存下來(lái)，也可以將企業(yè)信息和經(jīng)營(yíng)過(guò)程通過(guò)圖文、音視頻的形式保存在光盤或硬盤里，豐富了企業(yè)檔案信息保存的形式，也極大地壓縮了信息資源存儲(chǔ)載體空間[2]。

2.檔案工作呈現(xiàn)新的內(nèi)容

現(xiàn)在的檔案工作增加了新的內(nèi)容，通過(guò)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理、開(kāi)發(fā)和利用，以前所未有的手段，充分利用現(xiàn)代工具，使檔案工作發(fā)生或正在發(fā)生著深刻變化。通過(guò)建立健全檔案管理部門組織架構(gòu)，形成檔案收集、整理、保存及數(shù)據(jù)分析等為一體的檔案管理體系，充分利用統(tǒng)計(jì)分析工具對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，實(shí)現(xiàn)一鍵檢索、查詢和分析，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略提供參考意見(jiàn)。

3.檔案管理產(chǎn)生新的功能

企業(yè)檔案管理水平不斷提升，在企業(yè)發(fā)展中的重要性也逐步體現(xiàn)，并產(chǎn)生了新的功能。以往企業(yè)檔案管理部門主要負(fù)責(zé)檔案的收集、分類、保存和利用等方面的工作。現(xiàn)如今，由于企業(yè)信息的數(shù)字化發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)分析工作愈發(fā)重要，企業(yè)檔案管理部門也需要高度參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目過(guò)程實(shí)施跟蹤和監(jiān)督，從而確保項(xiàng)目流程規(guī)范、過(guò)程信息保存完整。企業(yè)可以根據(jù)國(guó)家制定的關(guān)于電子檔案的相關(guān)政策文件，結(jié)合企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，出臺(tái)《電子檔案管理辦法》等制度，可以為企業(yè)人員在檔案歸檔、保存和調(diào)取使用時(shí)提供規(guī)范化流程指導(dǎo)。同時(shí)，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案信息收集歸檔的審核，確保信息來(lái)源合法、過(guò)程可追溯、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確等；建立安全的檔案信息保密機(jī)制，嚴(yán)格企業(yè)檔案信息的調(diào)取過(guò)程，對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行定期整理和清查，全面保障企業(yè)的安全有序發(fā)展[3]。

4.檔案資源需要充分利用

過(guò)去，企業(yè)的信息資源呈現(xiàn)形式相對(duì)單一，內(nèi)容零散，難以滿足企業(yè)快速發(fā)展中對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求。要知道，企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程蘊(yùn)含了大量有價(jià)值的信息，而隨著企業(yè)發(fā)展時(shí)間的增長(zhǎng)、企業(yè)規(guī)模的發(fā)展，各分公司、各部門、企業(yè)合作單位等上傳了形式多樣、內(nèi)容龐雜的數(shù)據(jù)信息，如何高效利用并挖掘其中的潛在信息，從企業(yè)檔案信息中窺探出市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展的規(guī)律，已逐步成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略部門的工作重點(diǎn)。同時(shí)，企業(yè)管理層也愈加注重對(duì)以往經(jīng)營(yíng)過(guò)程經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和分析，總結(jié)成功案例中的優(yōu)秀做法，分析失敗案例中的問(wèn)題并進(jìn)行根源追溯，從而及時(shí)補(bǔ)短板、抓弱項(xiàng)，避免錯(cuò)誤的再次發(fā)生。對(duì)企業(yè)檔案信息資源利用的準(zhǔn)確性也要不斷提升，從而發(fā)揮企業(yè)信息存儲(chǔ)的最大價(jià)值，快捷、高效、準(zhǔn)確地服務(wù)于企業(yè)當(dāng)下和未來(lái)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中。

5.檔案人員素質(zhì)有效提升

企業(yè)檔案管理人員和分析人員的素質(zhì)水平關(guān)乎企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的工作成效，素質(zhì)水平較高的檔案管理可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案中隱含的深層次問(wèn)題并剖析其產(chǎn)生的原因，從而從根本上解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的問(wèn)題，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。企業(yè)檔案的數(shù)字化要求企業(yè)檔案管理人員要熟悉各類計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)分析處理工具，提升對(duì)企業(yè)檔案信息資源的解讀能力，例如對(duì)機(jī)讀型、縮微型、視聽(tīng)型檔案資源的分析和理解，完善檔案管理人員的工作機(jī)制。企業(yè)要將企業(yè)檔案信息管理人才納入招聘計(jì)劃中，并建立健全企業(yè)檔案管理專業(yè)人才的培育機(jī)制，提升檔案業(yè)務(wù)人員的責(zé)任感和認(rèn)同感，養(yǎng)成細(xì)心、耐心的工作態(tài)度，培養(yǎng)開(kāi)拓創(chuàng)新、業(yè)務(wù)精良、主動(dòng)擔(dān)當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)，加強(qiáng)對(duì)最新企業(yè)檔案管理知識(shí)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，使企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍可以充分利用現(xiàn)代化、信息化手段加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息的管理和分析，促進(jìn)企業(yè)檔案資源管理信息化、數(shù)字化水平的有效提升。

二、提升檔案數(shù)據(jù)化管理水平的對(duì)策

當(dāng)下，我國(guó)大多企業(yè)的檔案信息化、數(shù)字化管理仍處于探索階段，未能充分利用好企業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)檔案等各類信息資源重視程度不高，未能建立健全現(xiàn)代化檔案管理模式。因此，企業(yè)需要采取多種手段進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，分析企業(yè)發(fā)展中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，以史為鑒，從而在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，取得優(yōu)勢(shì)地位。

1.提升企業(yè)檔案管理的重視程度

企業(yè)檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展中的重要基礎(chǔ)，企業(yè)檔案信息包含了企業(yè)發(fā)展中的各類市場(chǎng)數(shù)據(jù)、企業(yè)內(nèi)部管理數(shù)據(jù)等，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)歷史的記錄冊(cè)。企業(yè)的管理層如果對(duì)企業(yè)檔案的重視程度不足，則難以將企業(yè)發(fā)展中的經(jīng)驗(yàn)做法進(jìn)行記錄和分析，忽視了優(yōu)秀的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)策略的錯(cuò)誤實(shí)施，給企業(yè)造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)管理者要提升對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)檔案信息的整理和分析，高度重視企業(yè)檔案在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重要性，開(kāi)展企業(yè)檔案信息化、數(shù)字化變革，從而打造較為完善的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃路徑，為企業(yè)下一步發(fā)展提供有理有據(jù)的指導(dǎo)或建議。同時(shí)，企業(yè)管理層可以將企業(yè)檔案信息的管理納入考核體系，健全對(duì)企業(yè)檔案信息的分析機(jī)制，打造一支企業(yè)檔案分析管理隊(duì)伍，作為企業(yè)的智囊團(tuán)為企業(yè)提供隊(duì)伍建設(shè)、技術(shù)研發(fā)、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理等各方面的建議，及時(shí)解決企業(yè)發(fā)展中的各類問(wèn)題和阻礙，使企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。

2.強(qiáng)化檔案信息資源利用效率

企業(yè)的檔案信息資料是企業(yè)發(fā)展的財(cái)富，網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的時(shí)代下，企業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)數(shù)據(jù)逐步通過(guò)信息數(shù)據(jù)等形式得以保存下來(lái)，記錄著企業(yè)的各個(gè)方面。面對(duì)龐大的企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)，企業(yè)檔案管理部門需要全方位收集企業(yè)數(shù)據(jù)信息并充分加以分門別類、安全儲(chǔ)存和有效分析，建立健全完善的信息資源利用模式，使企業(yè)充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，保障企業(yè)發(fā)展有章可循。主要可以從以下幾點(diǎn)入手。一是加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化水平。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)將企業(yè)檔案信息壓縮為圖片、文字、音視頻等為一體的數(shù)據(jù)包進(jìn)行存儲(chǔ)，建立檔案的數(shù)字化目錄，方便企業(yè)相關(guān)人員對(duì)企業(yè)檔案信息的查詢；注重對(duì)企業(yè)紙質(zhì)檔案的保管，通過(guò)抗氧化等手段減少紙質(zhì)文件檔案的損害，同時(shí)采取掃描上傳等方式將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)，形成數(shù)字化檔案信息庫(kù)，延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間長(zhǎng)。二是提升檔案管理網(wǎng)絡(luò)化水平。企業(yè)需要增加對(duì)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，聘請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理人員，升級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，從而為高效的企業(yè)檔案信息資源管理提供人員、技術(shù)、設(shè)備三個(gè)方面的保障。企業(yè)要搭建安全穩(wěn)定的數(shù)字檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢，為企業(yè)各部門利用檔案信息數(shù)據(jù)提供最大的便利。

3.優(yōu)化檔案規(guī)范化管理模式

規(guī)范的檔案管理模式包括管理理念、手段和方式，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息的保存和積累，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息的辨識(shí)能力，加強(qiáng)有價(jià)值的信息的歸檔工作等，逐步提升檔案管理和服務(wù)水平，以形成規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的檔案管理模式。首先，企業(yè)要立足于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，掌握更加先進(jìn)的檔案信息收集管理技術(shù)，對(duì)各類生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效歸集，并逐一做好檔案信息的標(biāo)注工作。其次，要健全企業(yè)信息檔案庫(kù)，按照符合企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)制定檔案信息歸集的標(biāo)準(zhǔn)，形成獨(dú)有的檢索、著錄格式，保障企業(yè)各部門在調(diào)取企業(yè)檔案信息時(shí)的準(zhǔn)確性和高效性，通過(guò)多種方式均可找到所需要的企業(yè)檔案信息。再次，同等信息資源的保存納入各部門的日常工作中，加強(qiáng)企業(yè)員工對(duì)各類企業(yè)信息的保密和重視程度，形成電子文件應(yīng)錄盡錄，促進(jìn)企業(yè)各類信息的有效保存和管理。

除此之外，企業(yè)檔案資源管理者要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息的保密，將企業(yè)信息作為企業(yè)發(fā)展的重要產(chǎn)品和珍貴財(cái)富。要建立企業(yè)檔案信息保密機(jī)制，明確企業(yè)檔案信息的收納范圍，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控，制定企業(yè)保密工作體系并要求所有員工嚴(yán)格遵守。加強(qiáng)企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻等保護(hù)技術(shù)，防范企業(yè)檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等途徑泄露出去，對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來(lái)不利影響[1]。

4.構(gòu)建資源豐富的企業(yè)檔案

第一，要做好檔案收集工作。企業(yè)要不斷拓寬信息資源收集的渠道，做好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，按照企業(yè)所需各類數(shù)據(jù)資源的重要程度進(jìn)行提前分類，有針對(duì)性地加大高價(jià)值企業(yè)信息的收錄和優(yōu)先保存，同時(shí)注重信息資源的完整性和準(zhǔn)確性，有效剔除虛假的和低價(jià)值的信息，從而提升企業(yè)檔案資源的整體價(jià)值。第二，檔案管理人員要加強(qiáng)檔案的整理。通過(guò)構(gòu)建科學(xué)的分類和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，優(yōu)化檔案收集整理效率。合理的檔案分類將直接影響檔案儲(chǔ)存的質(zhì)量，企業(yè)需要借鑒同類型企業(yè)中優(yōu)秀的檔案管理模式，并結(jié)合企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)策略特點(diǎn)，構(gòu)建獨(dú)特有效的檔案存儲(chǔ)模式，從而使檔案管理不會(huì)由于經(jīng)營(yíng)時(shí)間的不斷增長(zhǎng)、檔案數(shù)量的快速擴(kuò)大而遇到存儲(chǔ)障礙；另外，企業(yè)也要選擇更加具有耐心和心思更為縝密的人員作為檔案管理的中堅(jiān)力量，提升檔案管理的精細(xì)化水平和工作效率，明確歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和調(diào)取檔案的程序要求，嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案保密準(zhǔn)則，從而為企業(yè)相關(guān)部門利用檔案信息時(shí)提供更加高效的服務(wù)。第三，健全檔案調(diào)取體系。企業(yè)檔案的調(diào)取需要借助信息化手段，引進(jìn)高效的數(shù)字化檢索工具，提升企業(yè)各部門人員調(diào)取檔案的效率。隨著企業(yè)的發(fā)展，各類檔案信息資源不斷豐富，對(duì)有效檔案信息的查詢和調(diào)取工作將遇到困難。企業(yè)需要引進(jìn)高質(zhì)量的檢索工具，并將檢索工具與檔案內(nèi)容進(jìn)行匹配和信息錄入，從而通過(guò)簡(jiǎn)易的關(guān)鍵詞查詢，即可快速找到企業(yè)相關(guān)信息檔案，滿足調(diào)取檔案信息的需求，提升檔案信息資源的利用率[2]。

5.打造檔案信息共享平臺(tái)

現(xiàn)代企業(yè)在信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的競(jìng)爭(zhēng)中，需要高度關(guān)注企業(yè)信息檔案的建立，一方面，通過(guò)構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，可以幫助企業(yè)人員及時(shí)掌握并分析當(dāng)前市場(chǎng)的最新變化，充分利用最新的企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)制定經(jīng)營(yíng)策略，使企業(yè)在復(fù)雜多變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于優(yōu)勢(shì)地位。同時(shí)，通過(guò)構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，可以促進(jìn)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)信息的有效把握，及時(shí)匯集市場(chǎng)中的各類數(shù)據(jù)和企業(yè)發(fā)展中的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的高效利用和分析，通過(guò)圖文并茂的形式，展現(xiàn)當(dāng)前企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的各項(xiàng)表現(xiàn)，更加直觀地展示企業(yè)發(fā)展中的優(yōu)勢(shì)或劣勢(shì)，及時(shí)采取措施糾正發(fā)展方向。另一方面，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)云端的海量存儲(chǔ)空間，可以有效存儲(chǔ)企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的各類數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)戰(zhàn)略管理人員快速調(diào)取所需信息，極大提升了企業(yè)人員分析市場(chǎng)數(shù)據(jù)的效率，降低了檔案管理成本，并實(shí)現(xiàn)了企業(yè)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)效保存，促進(jìn)了對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的利用率和使用效果。企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)可以方便企業(yè)各部門加強(qiáng)對(duì)企業(yè)發(fā)展的管理和監(jiān)督，提升了資源利用的安全性，在一定程度上保障了企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定，提升了檔案信息利用的效率，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益的提升。

6.提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用水平

企業(yè)檔案信息資源記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，需要專業(yè)人員進(jìn)行科學(xué)化分析，結(jié)合企業(yè)管理需要、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的各項(xiàng)條件和法律法規(guī)明確的要求，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)提供指導(dǎo)或建議。因此，企業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展，要求企業(yè)檔案管理人員進(jìn)一步提升對(duì)資源的敏感度和辨識(shí)度，全面了解企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)中隱含的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，及時(shí)優(yōu)化經(jīng)營(yíng)策略，對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行充分解讀，從而更好地開(kāi)發(fā)利用企業(yè)發(fā)展?jié)摿3]。

結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的檔案記錄著企業(yè)的方方面面，關(guān)乎企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理水平，充分保障著企業(yè)的健康發(fā)展。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的愈演愈烈，企業(yè)檔案管理也必須緊跟時(shí)代發(fā)展的需要，進(jìn)行信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)變，從而為企業(yè)發(fā)展提供必要的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)分析市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的各項(xiàng)信息，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而促進(jìn)企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。