談事業(yè)單位機構編制檔案整理工作

郭法保

（單縣機構編制效益評估中心，山東 菏澤 274300）

隨著時代的進步和發(fā)展，當前各種先進技術層出不窮。實際上，計算機技術的提出，就是源于人類智慧以及科技的發(fā)展。尤其是進入到21世紀后，由于計算機技術應用的普及，促使其能夠更好改善人們的生活。對于編制檔案管理工作開展來說，通過計算機技術的引入，實際上可以更好地減少編制檔案管理工作對傳統(tǒng)人力資源的耗費，確保在編制檔案管理工作踐行上，能夠立足發(fā)展視角出發(fā)，提速編制檔案管理工作的管理效益。為此本文在觀點分析上，結合計算機技術發(fā)展背景出發(fā)，就目前如何實現(xiàn)計算機技術在編制檔案管理工作中的具體應用展開了相應觀點的闡釋和分析。通過分析，明確計算機技術應用給編制檔案管理工作帶來的巨大變化，從而促使我們在進行編制檔案管理工作踐行上，能夠充分重視計算機技術的引入，充分借助計算機技術應用，更好為提升編制檔案管理工作效益助力。

一、編制檔案管理工作中計算機技術應用現(xiàn)狀

當前，在我國技術實力不斷提升背景下，計算機技術也有了相應的改善和提升。實際上，早在20世紀，在一些大中城市編制檔案管理工作中，就已經引入了計算機技術。借助計算機技術的引入，一方面，可以確保編制檔案管理工作的效率得以改善；另一方面，也可以確保編制檔案管理工作的準確性。此外，借助計算機技術應用推動傳統(tǒng)編制檔案管理工作模式的變革，能夠促使我們在進行編制檔案管理上，不僅有更高的管理效率，還可以合理進行相應資料的備份，減少資料丟失的概率。

1.計算機技術應用對編制檔案管理工作的價值

計算機技術的提出，顯然是人類科技發(fā)展的必然結果。從目前來說，計算機技術應用已經得到普及，而且無論是從人們的生活，還是從工作領域來說，計算機技術的引入都有十分突出的價值和意義。對于編制檔案管理工作開展來說，顯然實現(xiàn)計算機技術應用的引入，是時代發(fā)展對編制檔案管理工作提出的必然要求，也是編制檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢[1]。

通過將計算機應用技術引入編制檔案管理工作，一方面，促使在進行檔案資料的管理上，可以實現(xiàn)機器取代人工，減少了人工繁瑣進行檔案歸類、查找工作，提速編制檔案管理工作的效率。由于計算機技術的引入，促使在進行編制檔案管理工作踐行上，可以完全實現(xiàn)電子化操作，只要將相應的檔案數(shù)據(jù)信息輸入到計算機系統(tǒng)，那么就可以通過計算機系統(tǒng)輕松完成檔案的歸類。另一方面，在進行編制檔案管理工作開展上，通過計算機技術的運用，還可以提速檔案資料查找的效率。通過在計算機系統(tǒng)中輸入相應的關鍵詞，就可以用非常短暫的時間獲取到所需檔案信息。而且對于部分需要進行檔案修改的情況來說，只需要通過計算機系統(tǒng)調取目標檔案，借助計算機系統(tǒng)直接進行全新檔案的數(shù)據(jù)，形成數(shù)據(jù)信息的覆蓋，或是進行二次檔案版本的創(chuàng)建，就可以輕松完成檔案資料的更新。

綜合上述分析可知，計算機應用技術引入后，可以確保管理人員在開展編制檔案管理工作上，能取得更為出色的管理效益和管理成績，改善管理工作的效率。而且本身計算機數(shù)據(jù)信息存儲簡單，不易丟失，所以引入計算機應用技術后，還可以實現(xiàn)編制檔案管理工作品質的改善。

2.編制檔案管理工作中計算機技術應用的現(xiàn)狀

在前面的觀點闡釋上，我們已經充分意識到在編制檔案管理工作中引入計算機應用技術的價值和意義。那么在當前編制檔案管理工作的具體落實上，計算機技術的應用現(xiàn)狀如何也成為我們必須關注的內容。實際上，雖然計算機應用技術對改善編制檔案管理工作有突出的價值和意義，但是從目前應用現(xiàn)狀來說，顯然結果并不樂觀。

首先是編制檔案管理者不具備出色的計算機應用技術認知。由于認知的匱乏，導致部分檔案管在編制檔案管理工作踐行上，對計算機技術應用并不到位，僅僅是簡單地在日常編制檔案管理工作中進行計算機應用技術的引入，并沒有立足縱深視角出發(fā)，進一步深化計算機應用技術的應用，也沒有充分挖掘計算機應用技術優(yōu)勢[2-3]。由于這些問題的存在，導致目前編制檔案管理工作在計算機應用技術的具體引入上，認知匱乏，無法充分意識到計算機應用技術對編制檔案管理工作的重要價值，難以保障計算機應用技術在編制檔案管理工作過程中的作用和價值發(fā)揮。

其次是在進行計算機應用技術與編制檔案管理工作結合的過程中，對計算機應用技術的價值挖掘不到位，導致在管理工作踐行上，僅僅是立足淺顯層次出發(fā)進行計算機應用技術的運用。具體表現(xiàn)在，當前很多檔案管在開展編制檔案管理工作方面，計算機應用技術僅僅被用來進行檔案的簡單歸類和檔案的查閱，并沒有充分進行計算機應用技術的優(yōu)勢挖掘，也沒有充分進行計算機應用技術對編制檔案管理工作價值的深挖，導致在計算機技術應用方面，依然存在較多需要改進和完善的地方。

二、編制檔案管理工作中計算機應用技術運用的問題

雖然目前隨著技術的改善和提升，計算機已經得到普及，很多企業(yè)也基本達成了辦公自動化的要求。但是立足編制檔案管理工作開展而言，固然借助計算機應用技術引入能夠改善編制檔案管理工作的效益，但是在具體的實踐應用層面，通過現(xiàn)狀的解讀，我們也可以發(fā)現(xiàn)過程中存在的很多問題。

1.財務檔案信息化不到位

在進行編制檔案管理工作踐行上，會計信息檔案是其中一個十分關鍵的構成部分。立足發(fā)展的視角來說，顯然在進行財務信息編制檔案管理方面，雖然已經有計算機應用技術的引入，但是在具體的管理工作開展過程中，計算機應用技術的優(yōu)勢沒有得到充分的發(fā)揮，資源整合不到位。

在目前會計檔案信息管理上，雖然已經有計算機應用技術的引入，而且通過計算機技術也確實在一定程度上改善了目前會計信息編制檔案管理的效率和效益。但實際上從會計信息管理本質來說，其并非是獨立的存在。要想確保會計信息管理取得更為出色的管理效益，在過程中，重視信息的整合和聯(lián)動十分關鍵。目前在會計信息編制檔案管理工作開展上，尚未真正達成信息整合運用的要求。

2.檔案信息管理工作缺乏系統(tǒng)性

之所以要將計算機應用技術引入編制檔案管理工作，一方面，通過計算機管理取代傳統(tǒng)的人工管理模式，從而確保在進行檔案信息管理上，能夠充分達成自動化管理要求；另一方面，引入計算機應用技術，還可以確保在進行檔案信息的使用上，充分滿足系統(tǒng)內不同部門或是機構進行檔案資料使用需求。但是結合現(xiàn)狀來說，在編制檔案管理工作踐行上，缺乏系統(tǒng)、完善的整體性管理系統(tǒng)構建，這也致使計算機應用技術的優(yōu)勢難以得到全面發(fā)揮。

完善、全面的檔案信息管理系統(tǒng)建設能夠確保在進行編制檔案管理工作開展上，提升管理工作效率的同時，充分滿足系統(tǒng)內不同部門使用檔案信息的需求。由于缺乏完善檔案信息管理系統(tǒng)的建設，導致在進行檔案信息調取上，依然需要知會編制檔案管理部門，通過編制檔案管理部門獲取相應的檔案信息?？梢?，由于缺乏完善的檔案信息管理系統(tǒng)構建，不僅會導致編制檔案管理部門在編制檔案管理工作開展上會有更大的工作壓力，同時也不利于系統(tǒng)內部各個部門輕松進行部門相關檔案信息的調取，導致在編制檔案管理工作上缺乏聯(lián)動[4]。

3.檔案信息安全管理不到位

檔案信息是一個企業(yè)十分關鍵的內容，編制檔案管理工作是否有較高的安全性保障，往往與企業(yè)自身的管理以及經營效益之間有密切關聯(lián)。本文在觀點分析上，結合當前企業(yè)檔案信息管理工作進行評估發(fā)現(xiàn)，雖然在編制檔案管理工作方面引入了計算機應用技術，但是在過程中對檔案信息安全管理匱乏，導致安全管理工作依然存在較多需要改善的地方。

若是在編制檔案管理工作踐行上，不具備出色的信息安全保障，很容易導致檔案資料的外泄，這不僅不利于檔案信息安全保障，甚至對檔案信息的擁有者帶來一些不可逆轉的損失。所以重視檔案信息的安全管理十分必要。

三、編制檔案管理工作中計算機應用技術的應用實踐

實際上，沒有真正促使計算機應用技術發(fā)展其優(yōu)勢，借助計算機應用技術更好改善編制檔案管理工作是目前遇到的問題，降低人工進行編制檔案管理工作開展的壓力，提速編制檔案管理工作的效率和效益，則必然要充分重視計算機應用技術引入可能給編制檔案管理工作帶來變革的深入挖掘，立足實踐層面出發(fā)，確保計算機應用技術的優(yōu)勢得以充分凸顯，從而真正確保計算機應用技術引入后能夠為改善編制檔案管理工作提供必要的支撐和保障。

1.建設財務檔案信息化

在互聯(lián)網發(fā)展的大背景下，傳統(tǒng)的會計檔案終會被可以適應時代的計算機技術支持下的會計編制檔案管理所代替，這就要求我們必須對財務會計檔案進行創(chuàng)新和發(fā)展，要把計算機技術作為會計檔案創(chuàng)新的目標中心，對檔案資源和信息技術兩方面的優(yōu)勢進行充分的發(fā)揮，從而使企業(yè)的會計編制檔案管理效率及整體表現(xiàn)都進行一個全面的提高。所以對企業(yè)會計工作中的信息資源要進行合理的整合，從根本上對不適應時代發(fā)展的會計檔案處理方式進行改變，積極地使用計算機技術，從而有效推動現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理模式的健康發(fā)展。騰訊公司的財務檔案整合堪稱是企業(yè)的典范，它的發(fā)展更多時候有著濃濃的傳奇色彩，它通過“免費社交服務+有償網絡游戲”的商業(yè)運行模式，在很短時間內就確立了自己在網絡游戲行業(yè)中的領頭地位，作為我國國內最受推崇的網絡游戲平臺，騰訊公司僅在網絡游戲方面，在2014年的收入就高達450億元。

2.檔案系統(tǒng)工程的建設

檔案信息化建設是企業(yè)信息化建設中的一項系統(tǒng)工程，是由軟件開發(fā)、總體設計、檔案整理、安全措施、設備選型、掃描錄入、光盤備份、系統(tǒng)管理、查詢管理等共同構成的一套硬軟件綜合系統(tǒng)。文字檔案在各事業(yè)單位每天的日常工作中會產生許多，而這些檔案都要需要進行錄入處理，使用磁盤陣列存儲、雙服務器、高速掃描儀集中掃描、磁帶雙備份就可以很好的解決這一問題。檔案查詢系統(tǒng)也是必不可少的，它可以極大提高檔案的利用率。除此之外，電子檔案還要進行細分，如卷內目錄管理、操作目錄管理、檔案密級管理、系統(tǒng)環(huán)境管理等，使得檔案信息共享效率提高。

3.保障檔案信息安全

安全性在檔案信息管理中是重中之重，事業(yè)單位的機密信息一旦泄露，對一個企業(yè)的發(fā)展是毀滅性的打擊。所以保障信息的安全是編制檔案管理中的要害點。而一套科學合理的安全保障制度是信息管理安全的保證。所以要積極地利用計算機技術設計殺毒軟件，保護檔案信息免受病毒侵擾，把入侵檢測、漏洞掃描技術、二級防火墻在檔案系統(tǒng)中作為系統(tǒng)安全的核心內容，可以對內外攻擊進行有效的抵御，通過防火墻日志，檔案系統(tǒng)安全狀況就可以通過實時的監(jiān)控系統(tǒng)進行掌握，對問題及時發(fā)現(xiàn)并采取相應解決措施[5]。還可以正在檔案系統(tǒng)中進行安全區(qū)域劃分，如隔離區(qū)、外網區(qū)、和內網區(qū)，這樣就可以以不同級別指令為依據(jù)，嚴格端口和服務限制。其他人員的操作權限在系統(tǒng)管理員的限制下，個人指令就會被阻止，而只允許查詢操作的進行。而且防火墻可以對移動網絡的接入點進行隔離，掃描所有進入系統(tǒng)內部的信息，危險操作一旦出現(xiàn)，檔案系統(tǒng)技術管理人員就可以及時發(fā)現(xiàn)并做出相應的應對策略，入侵者的欺騙性攻擊就可以被有效的阻止。

4.人事檔案規(guī)范

在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，員工管理有許多地方存在規(guī)章制度方面的漏洞，使人事管理人員在實際的工作中無章可循，有時會出現(xiàn)違章性行為，使得各類違規(guī)事件頻發(fā)，這時候就需要利用計算機技術綜合檔案資料，發(fā)現(xiàn)總結事業(yè)單位人事編制檔案管理中出現(xiàn)的問題，以這些問題為依托，借鑒別的地方對于這些問題的解決經驗，有針對性地制定規(guī)章制度，保證事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展[6]。

結語

在事業(yè)單位檔案信息管理中應用計算機技術進行創(chuàng)新，不僅可以提高企業(yè)檔案信息管理效率，還可以對企業(yè)未來的規(guī)劃提供詳細的參考。各企業(yè)檔案信息管理人員要勇于面對來各方面的挑戰(zhàn)，積極制定相關的策略來處理來各種影響企業(yè)檔案信息管理健康發(fā)展的問題，利用計算機技術提高檔案信息管理效率，更好地促進企業(yè)快速穩(wěn)定的發(fā)展。