紀念館藏品檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化體系構建

陳翠玲

（冀魯豫邊區(qū)革命紀念館，山東 菏澤 274000）

引言

紀念館是為了紀念國家發(fā)生重大歷史事件而建立的，其目的是讓人們銘記過去發(fā)生的歷史，永遠不忘。人們來到紀念館中，就能夠知曉我國的發(fā)展歷史。而藏品是紀念館的重要組成部分，是當年歷史最好的見證證明，具有極高的歷史意義。在紀念館中，由于藏品數(shù)量很多，且種類十分豐富。所以為妥善保存這些藏品，就應該將之采用科學地方法保存和記錄。而記錄這些藏品就是檔案，檔案中能夠詳細地體現(xiàn)出藏品的名稱、收集的收藏、來源、重量、質地、成分等，然后再配上該藏品的照片。由此可見，藏品的檔案并不只是幾張紙而已。紀念館藏品隨著時間的流逝不斷增加，其檔案數(shù)量也會越來越多。如果不能夠對這些藏品檔案進行科學管理，檔案就可能丟失、損壞等，對藏品也會產(chǎn)生極大的不良影響。所以紀念館應做好檔案管理工作。

一、紀念館藏品檔案管理現(xiàn)狀

1.藏品檔案管理工作人員的綜合性素養(yǎng)不高

隨著我國經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展，人們在滿足物質生活的同時開始追求精神文明建設，越來越多的人會來到紀念館中進行參觀。紀念館作為一種公益性的場所，收入渠道不多。而大量的人群到館，會使得紀念館的管理和維護的壓力不斷攀升。所以，紀念館就有了更多的資金壓力，尤其是紀念館還需要投入大量的資金用來定期地對那些藏品進行維護研究等[1]。同時，為了擴充紀念館的藏品種類，紀念館還會引進更多的藏品。然而這一切都需要大量的資金來支持，所以就使得紀念館資金常年短缺。為了節(jié)省開支，能夠使紀念館擁有更多的資金支持，領導層通常會采用節(jié)約人力資源成本的方式來實現(xiàn)。而紀念館藏品檔案管理工作量任務繁多，應該需要大量的工作人員來完成，而工作人員的減少，也必然會造成藏品檔案管理工作質量的降低。有部分紀念館藏品檔案管理工作的崗位工作人員甚至是兼職，這部分人員并沒有相關的管理工作經(jīng)驗，難以高質量地完成藏品檔案管理的工作。還有部分紀念館藏品檔案管理工作人員是由其他部門的工作人員來擔任，這也就導致紀念館檔案管理工作人員的工作水平普遍不高，極易在工作中出現(xiàn)各類問題。

2.在進行藏品管理中仍然大量使用傳統(tǒng)的管理方法

在新時代的背景下，各類信息技術不斷興起，極大地提升了人們的生產(chǎn)和生活質量。信息技術也早已在紀念館藏品檔案管理中應用。然而有部分紀念館藏品檔案管理，由于缺少資金，在進行信息化建設方面的投入資金力度不夠，缺少必要的信息化建設，再加上工作人員并不能夠重視信息化辦公的重要作用，在實際工作中仍然使用傳統(tǒng)方式來進行藏品檔案管理，這就使得藏品檔案難以達成規(guī)范和統(tǒng)一[2]。也由于其規(guī)模較大數(shù)量較多，很容易使藏品檔案管理發(fā)生疏漏。同時，由于傳統(tǒng)方式管理藏品檔案，由于檔案的材質并不同，經(jīng)過時間的積累，檔案的材質也會發(fā)生損壞，這不僅會加大檔案管理工作人員對檔案管理的難度，也會給紀念館帶來一些損失。

3.檔案信息收集困難

要做好紀念館藏品管理工作，就必須做好藏品檔案信息收集工作，這項工作的工作難度不高，然而在實際工作中會存在很多的問題，也會導致檔案信息收集較為困難。第一，由于紀念館藏品種類眾多，所以就應該事無巨細地對藏品的檔案信息進行記錄。然而，有部分紀念館藏品檔案管理工作人員的工作能力不強，還缺少必要的工作人員，所以就無法高質量地完成檔案信息的收集工作。第二，由于檔案管理工作人員的工作水平有限，還有很多工作人員的文化素養(yǎng)不高，這就導致他們并不能夠深度地對紀念館藏品進行了解，對于那些隱藏在藏品中的重要信息也比較容易忽視，這就很容易致使檔案信息不匹配的情況。而紀念館藏品檔案管理信息，要想高效地完成，就必須取得各部門之間的溝通和配合。但是由于部分部門之間的溝通不暢，也就導致收集藏品檔案信息困難重重。第三，在進行藏品檔案信息收集時，還存在很多專業(yè)性研究人員對藏品資料的保密問題，藏品的這些資料都屬于私人的財產(chǎn)，他們是不會隨便地交給紀念館進行收藏。第四，紀念館藏品管理工作人員完成檔案信息收集工作后，如果未經(jīng)過專業(yè)的保管，很容易使得搜集來的資料丟失或者損毀。

二、紀念館藏品檔案管理優(yōu)化體系構建策略

1.紀念館領導層應提升對檔案管理工作的重視程度

為提升紀念館藏品檔案管理工作的工作質量，紀念館領導層就必須向此項工作投入更多的精力。如此，方可上行下效，使紀念館所有的員工都能夠提升對藏品檔案管理工作的重視程度，才可為檔案管理工作人員開展相關工作時提供方便之門，并促使他們更加高質量地開展工作。在制作檔案時，會需要繪制工具等設備。所以紀念館也應該劃撥專項資金用于購置這些設備上面。同時，也應該派遣專門的工作人員負責對這些設備的管理工作。紀念館的領導階層也應該滿足檔案管理工作人員的全部工作需求，尤其是那些檔案管理工作人員在制作檔案的過程中出現(xiàn)問題時，領導層就應該第一時間地幫助他們解決問題，使他們感受到領導層的關懷，從而更加熱情地開展工作。由此可見，檔案管理工作離不開領導層的重要支持，所以領導層應務必提高重視此項工作的程度，以便更加高效地完成藏品檔案管理工作[3]。

2.積極引進專業(yè)人才

只有高質量的人才，才能夠高質量的完成藏品檔案管理工作。藏品檔案管理工作是需要其他的業(yè)務來進行支撐，這樣才能夠發(fā)揮出其重要作用，尤其是對于人物征集藏品陳列和管理的工作更需要其他部門開展密切配合，如此方可確保藏品檔案管理工作人員可以出色地完成檔案管理工作，從而推動紀念館整體工作質量和效率都能夠得到顯著提升。所以紀念館領導層應務必對此一問題進行深刻的認知，并積極配合檔案管理工作人員開展工作。上述所言，由于有部分紀念館專業(yè)的檔案管理工作人員數(shù)量較少，無法高效地完成工作。所以紀念館領導層不應為了節(jié)省成本，而減少專業(yè)人員，應提高檔案管理工作人員的薪資待遇，大力吸引高質量人才到紀念館中工作。并建立健全有關的藏品檔案管理工作制度，優(yōu)化工作人員的工作結構，細化工作職責，將工作內容落實到個人身上，貫徹個人責任制度，檔案管理文件工作應由專人來開展，不可以再讓檔案管理工作人員兼任其他職位。對現(xiàn)有的檔案管理工作的人才紀念館應該做好他們的人才培養(yǎng)工作，可以采用定期培訓的方法來進行，首先應該讓他們具備現(xiàn)代化信息時代的思想觀念，以此來提升他們在檔案管理工作中遇到的各類問題的解決能力，同時還應該做好他們的職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)工作，以強化他們的工作責任心，避免檔案管理工作發(fā)生失誤等情況，并對檔案管理工作人員的工作標準和制度進行統(tǒng)一有效的開展信息、采集、處理、儲存運輸?shù)裙ぷ?，以提升藏品檔案信息的共享能力。

3.建立信息數(shù)據(jù)庫

紀念館中的藏品都具有十分高的紀念價值和收藏價值，是我國古代到現(xiàn)在最重要的信息載體，所以紀念館中的藏品內容方方面面，為了更好地做好藏品檔案工作，就應該采用與時俱進地方式進行。傳統(tǒng)的紀念館藏品檔案都是紙質文件，紙質檔案在使用中應該進行嚴格的分類，以便于人們方便快捷地使用。然而，隨著時間的推移。紀念館藏品檔案資料也會越來越多，弊端也愈加明顯。紙質檔案很容易出現(xiàn)丟失、損壞等各種問題。紙質檔案在保管起來，不僅要耗費大量的人力、物力，在查詢時也不夠高效便捷，大量浪費了管理者和使用者的時間。在現(xiàn)在這個信息技術不斷涌起的背景下，利用信息技術可以一改紙質檔案這些弊端，借助信息技術的手段可以對其有效的管理分類，提升紀念館藏品檔案的安全，極大地節(jié)省用戶查閱尋找檔案的時間，有效發(fā)揮出檔案的最大價值。當前我國信息技術的不斷發(fā)展，已經(jīng)給眾多行業(yè)的工作帶來了巨大的便利，為做好藏品檔案管理工作，就應該融入數(shù)字化建設[4]。目前而言，在進行紀念館藏品檔案管理工作時，最主要的應對其進行信息管理工作，藏品檔案管理因信息化的融入可以變成音頻、文字等元素。在這一系統(tǒng)中，不僅僅對檔案的基礎信息進行保存，對藏品的動態(tài)信息也囊括其中。如此，可以體現(xiàn)出藏品檔案方便、快捷、高效的特點，還可以實現(xiàn)多個紀念館檔案信息之間的共享，極大地提升了檔案的使用效率等。紀念館藏品檔案管理工作融入數(shù)字化技術以后，就需要將紀念館全部的藏品信息都輸入到電腦之中，并在電腦中根據(jù)不同的藏品的類型，設計不同的檔案閱讀入口，以方便檔案閱讀。同時，采用借閱卡的方式可以節(jié)省有關工作人員記錄信息的時間，這樣當有人來借閱檔案時，只需要采用刷卡的方式即可完成，極大地減輕了檔案管理工作人員記錄的工作負擔。然而隨著數(shù)字化技術的發(fā)展，數(shù)字化在融入藏品檔案管理工作時，也應該注意做好藏品檔案管理的工作問題。如果有不法分子攻擊紀念館的系統(tǒng)，有可能會造成檔案信息丟失。所以紀念館應積極地引入各種殺毒軟件，做好系統(tǒng)的安全防護工作。同時，為了避免檔案資料的丟失，而給紀念館造成無法挽回的損失，還應該強化做好藏品檔案備份工作。

4.檔案管理機制建設

在紀念館藏品檔案管理工作中，在與時俱進地采用現(xiàn)代化的工作方式的同時，也應該與傳統(tǒng)的檔案管理工作方式相結合，否則無法確保檔案管理工作高質量的開展。這就需要紀念館應優(yōu)化與完善檔案管理機制，將傳統(tǒng)工作方法和現(xiàn)代化的工作方面通過制度的方式進行融合。紀念館為強化檔案管理體制建設可從以下幾方面進行。第一，細化藏品管理工作的內容，為每個人劃分好自己應盡的工作職責，以此來提升檔案管理工作人員的工作責任感。第二，對樣品進行不定期的隨機抽查。檔案館可以將紙質檔案資料與數(shù)字化檔案信息整理對比，分析二者之間的異同，并找出當前檔案中出現(xiàn)的問題，從而可以更好地判斷藏品檔案管理工作是否出現(xiàn)問題，并進行有針對性的改進。第三，對藏品借閱人員應該及時回訪，了解他們借閱長期不還的原因，并且在管理制度中納入藏品借閱的獎懲條例，對于損害藏品檔案的人員必須要進行一定的處罰。

5.優(yōu)化硬件基礎設施

在新時代的背景，紀念館藏品檔案管理工作中能夠與時俱進地朝著信息化方向發(fā)展。然而，要想更高質量地開展藏品檔案管理工作，還應該優(yōu)化各類硬件基礎設施。對于紀念館而言，應該最大程度地發(fā)揮出藏品檔案管理的作用，提升現(xiàn)有基礎硬件設施的能力。例如，應該確保藏品檔案管理室的溫度和濕度，這樣才能夠保證藏品檔案在存放中不會發(fā)生問題。同時，也應該把控用電安全和消防安全等。紀念館還可以實現(xiàn)智能化的管理，確保能夠使檔案管理的硬件水平得到提升。

6.建立健全藏品檔案管理工作制度

工作制度是開展藏品檔案管理工作的重要組成部分，所以紀念館就必須結合實際情況，制定出一套科學合理的、切實可行的工作制度。借閱人員也應該嚴格遵循借閱制度，這樣才能夠獲取到下一次的借閱資格。在進行藏品檔案管理工作時，必須要有專業(yè)的人員來完成，這樣才能提升檔案管理工作人員的工作質量。為給借閱人員提供方便，紀念館可以制作出一個搜索冊，借閱人員就能夠通過搜索冊盡快地找到自己想要看的藏品檔案[5]。對于每一份藏品檔案，應至少做出一份檔案備份。一份供借閱者使用，一份留存。這樣，如果檔案丟失，也不會給紀念館造成太大的損失。檔案管理工作人員在開展藏品檔案管理工作時，要對工作進行交接，這樣才能夠滿足藏品檔案管理工作的需求。檔案管理工作人員應該在規(guī)定的時間內完成檔案管理的各項工作，如果一旦超出規(guī)定的時間，就會給紀念館帶來一定的損失。同時，隨著時代的發(fā)展紀念館中的藏品數(shù)量會越來越多，當藏品數(shù)量積攢到一定的規(guī)模時，也會對檔案管理工作的開展帶來很大的難度，檔案管理工作人員在進行檔案管理工作時，很容易出現(xiàn)弄混或者是丟失等情況，又由于工作時間有限，而工作量巨大。所以檔案管理工作人員為盡快完成工作，很有可能存在敷衍了事的情況。也可能會對后續(xù)借閱人對檔案管理工作的使用造成不利。為解決此問題，紀念館就應該有針對性地做好檔案管理的工作制度，確保工作人員可以在規(guī)定的時間內完成，并不定期地抽查檔案管理工作人員完成工作的情況，確保他們都能夠高質量地開展工作。

結語

綜上所述，當前，有部分紀念館藏品檔案管理出現(xiàn)藏品檔案管理工作人員的綜合性素養(yǎng)不高、在進行藏品管理中仍然存在大量使用傳統(tǒng)的管理方法、檔案信息收集困難等問題。為提升我國紀念館藏品檔案管理質量，紀念館領導層應從提升對檔案管理工作的重視程度、積極引進專業(yè)人才、建立信息數(shù)據(jù)庫、檔案管理機制建設、優(yōu)化硬件基礎設施、建立健全藏品檔案管理工作制度等方面入手。然而，藏品檔案管理工作在實際工作中會出現(xiàn)很多意想不到的問題，就需要檔案管理工作人員能夠隨機應變，在工作中靈活創(chuàng)新，以確保工作方法能夠適合紀念館藏品的需求，促進紀念館的高質量發(fā)展。