人事檔案管理在信息化背景下的問題探究

卜 晶

（吉林油田公司鉆井工藝研究院，吉林 松原 138000）

引言

在新時代的背景下，信息技術也逐漸得到了普及。時代的高速前進也使得傳統(tǒng)人事檔案管理面臨著日益嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，要想更好地適應社會的進步與發(fā)展，就必須要加強人事檔案信息化建設。人事檔案信息化管理主要就是將信息化技術有效地運用到人事檔案管理當中，采用先進的計算機技術來對人事檔案進行對應的采集、管理以及運用，主要目的是利用一系列手段使人事檔案資源實現(xiàn)信息化、標準化和數(shù)字化，使人事檔案資源的接收、傳輸和應用一體化，并使人事檔案資源得到共享，推動國有企業(yè)人事檔案管理工作良好開展。

一、人事檔案信息化管理的重要性

1.工作效率的顯著提高

人事檔案全面信息化管理，意味著改變了以往人事檔案管理方式，相對減輕了人事檔案管理人員工作量，實現(xiàn)了管理工作自動化，管理水平將得到提高。

人事檔案的電子信息既能輸入又能輸出，縮短文件信息處理中所耗費的時間，增加人事檔案信息時效性，傳統(tǒng)國有企業(yè)人事檔案管理只重視文檔實際管理工作，信息管理工作者手動收集，整合后，供給部門使用，工作量很大，而且工作效率非常低。而將計算機引入企業(yè)的人事管理工作中，就能有效地解決這一問題，使人事檔案管理工作更加科學高效。實行檔案信息管理后，檔案管理更能體現(xiàn)出自動化和時效性，信息數(shù)據(jù)只要一次錄入就可以反復使用，管理內(nèi)數(shù)據(jù)共享[1]。

此外，因為在對人事檔案進行信息化管理之后，想要添加新的檔案信息是較為便捷的，能夠隨時對工作人員的工作表現(xiàn)進行檢查，這也能夠提高工作人員的積極性。總之，信息化管理是企業(yè)人力資源管理發(fā)展的必然趨勢，它將給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。因此，我們應該加大對其研究力度。使之更好地為社會服務。

2.保證檔案信息的真實完整

在企業(yè)的經(jīng)營期間，對人事檔案信息的利用效非常高，工作期間有許多工作需要對相關人員的信息進行查詢，傳統(tǒng)管理當中，文檔袋的重復拆卸和安裝給人員帶來了更大的壓力，并使資源易遭到破壞。人事檔案信息化管理可以通過電腦來實現(xiàn)信息的有效運用，降低工作人員工作量。計算機防御科技和管理監(jiān)督科技都是人力所無法比擬的，因此能夠在較大程度上防范文檔信息內(nèi)容的流失，也能夠規(guī)避文檔的重構，在很大程度上確保了文檔信息內(nèi)容的完善和真實性，也規(guī)避了原始紙質(zhì)文件被破壞的可能[2]。

3.充分利用人事檔案信息

人事檔案管理是一項專業(yè)性比較強的業(yè)務，在具體的操作過程中需要耗費很多的人力、物力。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當前社會發(fā)展的需求，因此必須要加快改革步伐。在以往文檔信息輸入、查詢及條目信息添加等過程中需要浪費大量時間與人力，且尚無法確保資訊的完整有效，但是經(jīng)過信息化管理工作后，只需在初始時輸入便可以永續(xù)查詢，明顯提升文檔效率。

另外，隨著社會信息化、網(wǎng)絡化程度的加深，企業(yè)可以在互聯(lián)網(wǎng)上直接查詢到應聘人員的基本個人資料，這種方式有助于用人系統(tǒng)選拔各類人才。而且在招聘過程中，還能將員工業(yè)績以數(shù)據(jù)形式傳遞給企業(yè)人事管理中心，從而不斷優(yōu)化招聘人員信息，加強對員工的監(jiān)督和管理。

二、人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

1.信息化檔案管理未得到充分普及

我國在人事檔案信息化管理方面起步較晚，并且目前還沒有建立起完善無瑕的管理體系和制度。例如，現(xiàn)在許多單位雖已認識到人事檔案信息化管理的必要性并采用了相應的計算機技術，但是一般情況下通過信息化渠道管理人事檔案僅僅是一種輔助方式，其主渠道仍然是人工管理。

此外，人事檔案信息管理過程中涉及多個環(huán)節(jié)，既有檔案信息的搜集、整理以及歸檔等工作，又有日后的利用以及查詢等環(huán)節(jié)。但是，當前僅在利用上采用了信息化手段，而在信息搜集以及整理上所采用的還是人工方式，并且在查詢時總是會出現(xiàn)信息不完整等問題[3]。

2.基礎設施設備有待提高

導致上述信息化檔案管理普及率較低的一個原因是當前該領域資金與技術投入有限。但是對于一些企業(yè)來說，信息化管理可以帶來巨大的經(jīng)濟效益。因為它能夠為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值，從而增加其競爭力。當然也有很多問題需要解決。首先是資金投入不足。例如，若要實現(xiàn)綜合信息化檔案管理，需要引入大量軟硬件設備，其中包括計算機配套設施、檔案處理管理軟件、信息查詢系統(tǒng)等。

當前在這些設施建設方面都沒有做到位，對于一些資金充足的企業(yè)來說，可能是由于該單位組織有關負責人不認可全面推行信息化管理，認為信息化管理會導致資源浪費。而對于許多資金不足、技術不足的組織單位而言，要想徹底打破以往的管理方式、引入大量硬軟件設施與技術確實有難度。不過如果能將所有的業(yè)務系統(tǒng)整合到一個統(tǒng)一平臺中進行運行，就可以使整個企業(yè)的工作效率得到極大提高。

3.建立科學有效的績效管理體系。

要想人事檔案管理煥發(fā)第二春就離不開高度的科學技術，首先要由一系列優(yōu)秀的設備，例如，標配計算機、打印機等，這樣才能確保檔案管理工作得以順利進行，從而促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。對于企業(yè)而言人事檔案信息是非常重要的資源，所以要想發(fā)揮出其應有效益，就不得不建立科學有效的績效管理體系。但從國有企業(yè)多數(shù)人事檔案信息管理情況看，還沒有構建優(yōu)秀完善的信息化數(shù)據(jù)管理體系，從而極大地阻礙了人事檔案管理信息化水平的提高[4]。

4.信息數(shù)據(jù)庫應用比較落后

人事檔案信息化管理主要利用數(shù)據(jù)庫，把有關人員的檔案信息輸入數(shù)據(jù)庫保存管理，當需要有關資料時賦予特定人查詢使用或銷毀的權限。目前，許多企業(yè)都已經(jīng)建立了相應的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，但在實際數(shù)據(jù)的庫應用時，由于人事檔案信息數(shù)量眾多且十分繁雜，有些是很長時間前的資料，有些是需要再完善的資料，因此不可避免地會出現(xiàn)錄入資料不全、資料更新不及時或不能查詢相關資料等問題。此外，數(shù)據(jù)庫應用方面尚無統(tǒng)一標準，人事檔案信息化管理尚未形成社會統(tǒng)一認識，因此各單位組織間不能實現(xiàn)信息共享，導致人事檔案的使用率下降。

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建立過程中，主要包括檔案信息收集整理、歸檔、后期管理維護、利用。國有企業(yè)在進行人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設時，需要對數(shù)據(jù)庫建設的各個環(huán)節(jié)都要給予足夠的重視，保證信息數(shù)據(jù)的真實性以及完整性。為了更好地保證人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全運行，就必須對這些問題加以重視。

5.規(guī)范工作人員的專業(yè)素質(zhì)

人事檔案管理雖然能夠有效利用信息科技，但是其主導者還在于相對應的工作人員。因此，如何提高人事檔案管理人員的素質(zhì)成為當前需要解決的首要問題之一。人事檔案的信息化管理不僅需要管理人員掌握一定的人事檔案相關的管理知識和技能，還需要具備熟練運用計算機技術的能力以及對計算機技術的感知力等。對部分中老年管理人員或未受過專業(yè)訓練的管理人員而言，這是一個巨大的挑戰(zhàn)。

當前，盡管人事檔案信息管理在某種程度上實現(xiàn)了管理自動化，但實際管理卻不得不依賴于管理人員，尤其是一些企業(yè)中的多職員工來說，其檔案管理的質(zhì)量直接影響到企業(yè)人事檔案信息化管理工作的開展。

6.人事檔案信息的安全性問題

人事檔案信息化管理并非萬無一失，不能確保檔案信息完全真實、有效。因此，檔案管理人員要做好安全防范工作，確保檔案信息能夠不受到侵害。但是從實際情況來看，一些單位的人事檔案管理還是存在著一定程度上的安全隱患。如計算機病毒、火災等一些不確定的意外因素都可能導致檔案信息丟失或損壞，這就需要管理人員提高自身的安全意識和專業(yè)能力來確保檔案的安全。目前，部分國企都存在著不同程度上的檔案管理問題。這些問題主要表現(xiàn)為：管理制度不完善、缺乏專業(yè)人員等方面，造成了大量人力和物力資源浪費。另外，由于仍有部分從事人事檔案信息化管理工作的人員，未清楚地認識到人事檔案信息安全的重要性，可能會因為信息泄露而導致企業(yè)運行體系遭受破壞。

三、解決人事檔案信息化管理所遇問題的對策概覽

1.大力宣傳人事檔案信息化建設

組織單位有關領導者應充分認識到引進信息化設備、采用信息化手段管理人事檔案的必要性，同時要讓檔案管理人員清楚地認識到自己所從事工作的價值所在，從而更好地為社會服務。另外，還要制定出切實可行的實施方案，組織單位的相關負責人以及工作人員也應該積極地參與到人事檔案管理工作中去，主動參與到人事檔案信息化建設中來，這樣才能夠更好地推動我國的信息化建設。例如，可以通過一些多媒體平臺進行廣泛宣傳，如抖音、微博等。

2.加大對基礎設施的建設力度

缺少相應先進的信息設備是人事檔案信息化建設的一個重要障礙，目前，我國各行業(yè)都已經(jīng)開始重視人事檔案信息化管理工作，但是由于相關人員認識不足，導致部分單位對該工作存在一定程度上的誤解，從而嚴重影響到了檔案信息管理效果。在企業(yè)人事檔案管理的實際過程當中，基礎設施建設要能夠確保人事信息數(shù)據(jù)的快速傳輸與安全保管，只有加強對企業(yè)內(nèi)部人事檔案信息管理設備的扶持，并且在今后的工作當中對其加以落實與維護，才能夠很好地推動人事檔案信息管理工作的快速開展，使國有企業(yè)優(yōu)秀人事檔案信息管理目標得以實現(xiàn)。

3.加快數(shù)據(jù)庫的建設速度

在人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設中，要確保全部人事檔案內(nèi)容有一定完整性。而且，要建立企業(yè)內(nèi)部檔案信息平臺，定期檢查相關基礎設備是否安全穩(wěn)定，充分利用互聯(lián)網(wǎng)特點加快數(shù)據(jù)庫建設。各組織單位可在財政和技術支持下設立數(shù)據(jù)庫分享平臺以分享信息，并使有關檔案信息能夠在內(nèi)流通，并且要切實保障企業(yè)工作人員在需要檔案信息時能夠使用該平臺對信息進行統(tǒng)計與搜索。雖然這些都是由計算機進行完成的，但是也要對檔案管理人員提出更高的要求，他們不僅應該掌握基本的知識與技能，還要具有一定的計算機操作能力，這樣才能適應時代發(fā)展的需求。此外，還可建立一個信息綜合查詢檢索系統(tǒng)，人事檔案使用者在必要時可通過計算機系統(tǒng)查取所需資料。

4.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)是勢在必行的。企業(yè)應該建立一個層次化的培訓機制，不僅可以使得傳統(tǒng)管理人員能盡早適應信息化辦公，并且還可以通過增強其信息技術運用能力來提高辦公效率，只有這樣才能更好地為單位服務，為企業(yè)的發(fā)展提供更多有用的信息資源。

國有企業(yè)要想推動人事檔案信息化的建設工作，雖然必須要有先進信息技術作為支撐，但在建設過程中也要有國有企業(yè)檔案管理人員作為支撐。因為只有這樣才能夠使檔案信息得到有效管理與利用。然而，目前許多國企都存在著檔案管理人員素質(zhì)偏低、管理水平不高的情況，這不僅不利于推動國企發(fā)展，而且還會對國家經(jīng)濟造成損失。因此，企業(yè)應當加強對檔案信息化團隊的培訓力度，提升其信息化建設的水平，必須要求相關工作人員掌握一定的電腦技術，能夠進行有效的信息處理與綜合分析，才能為企業(yè)的檔案信息化提出強力保證。與此同時，企業(yè)也要不斷提升檔案管理人員的職業(yè)與道德品質(zhì)，若出現(xiàn)有觸犯法律之處，則要嚴肅研究責任。

5.建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

標準和規(guī)范是實現(xiàn)檔案信息化管理法治化的基礎條件之一，隨著計算機技術的發(fā)展，越來越多的人開始利用計算機信息來獲取自己所需要的資料。另外，還要制定合理有效的網(wǎng)絡協(xié)議和數(shù)據(jù)權限，防止非法獲取人事檔案信息或者蓄意破壞信息系統(tǒng)等行為。在實際工作中，我們還應該加強對人事檔案信息化管理工作的重視程度，嚴格按照相關法律規(guī)定來開展工作，同時也要做好日常的跟蹤監(jiān)督工作。從信息技術方面來說，要注意技術的及時更新，并且可以通過與多種技術、多家科技企業(yè)進行強強聯(lián)手，優(yōu)化人事檔案信息化的具體管理。

現(xiàn)代化信息技術擁有高效快捷，用途廣泛等重要優(yōu)勢。如果企業(yè)要在檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中最大限度地利用這些優(yōu)勢，就必須要積極利用互聯(lián)網(wǎng)完成信息數(shù)據(jù)的分享與維護工作，這不僅可以使國有企業(yè)所有職工的檔案信息都可以很好地儲存起來，而且可以有效地避免人事機構出現(xiàn)信息堵塞。

結語

總之，人事檔案信息化管理的實施不可避免地會遇到普及率不高、數(shù)據(jù)庫應用較差、管理人員素質(zhì)不高或硬軟件設備不足、信息安全得不到保障等問題。但是，這些都是可以克服的，只要我們能夠從實際情況出發(fā)，就一定能解決好人事檔案信息化管理工作存在的一系列問題。所以面對人事檔案信息化管理的挑戰(zhàn)，管理工作者要不斷地學習相關信息化技術與知識，以提高自身工作能力，從而推動國有企業(yè)人事檔案信息化管理的良好發(fā)展，推動企業(yè)走現(xiàn)代化道路。