淺議如何充分發(fā)揮綜合檔案室在醫(yī)院管理中的作用

張俊芳

（內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010017）

引言

隨著醫(yī)院管理的發(fā)展和變化，檔案管理已成為當(dāng)今醫(yī)院不可缺少的重要組成部分。醫(yī)院建立了完善的檔案管理室，從過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理到現(xiàn)在的檔案管理，說(shuō)明檔案管理室在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要作用，但如何發(fā)揮這種作用是當(dāng)今醫(yī)院面臨的一大挑戰(zhàn)。檔案原產(chǎn)品，檔案是原產(chǎn)物記錄病院管理活動(dòng)，證明的病院發(fā)展史，有重要的檢測(cè)利用價(jià)值。系統(tǒng)而完整的檔案材料不僅僅是文本。它詳細(xì)而準(zhǔn)確地記錄了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)發(fā)展和成長(zhǎng)的整個(gè)過(guò)程，是醫(yī)院最重要的歷史畫卷。檔案材料不僅直觀地反映了大量醫(yī)院的密切關(guān)系和管理工作，也間接反映了醫(yī)院不同階段的管理水平和醫(yī)院的風(fēng)貌，從某種意義上說(shuō)，檔案建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容。檔案工作最重要的功能是注重檔案工作在醫(yī)院管理中的作用，這不僅是因?yàn)閮?yōu)質(zhì)醫(yī)療工作為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)服務(wù)，更因?yàn)樵谶@方面它是醫(yī)院管理質(zhì)量和管理水平的重要環(huán)節(jié)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案工作，提高檔案管理水平是一項(xiàng)非常必要和緊迫的任務(wù)[1-2]。

一、對(duì)醫(yī)院管理、記錄管理和綜合歸檔之間關(guān)系正確的理解

針對(duì)檔案來(lái)說(shuō)，基本內(nèi)容就是醫(yī)院管理，關(guān)系著醫(yī)院的原始性記錄，也是醫(yī)院發(fā)展全過(guò)程的代表，是醫(yī)院發(fā)展的憑證，因此價(jià)值含量較高。只有完整并充分的系統(tǒng)檔案材料，才能夠完全呈現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展的全歷程。對(duì)于檔案而言，其以醫(yī)院管理行為為基本內(nèi)容，是原始記錄的表現(xiàn)，代表了醫(yī)院發(fā)展的全過(guò)程，發(fā)揮憑證的作用，極具價(jià)值。只有擁有完整與系統(tǒng)的檔案資料，才能達(dá)到對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷程的完整呈現(xiàn)。因此，檔案資料不僅能體現(xiàn)不同時(shí)間段醫(yī)院的管理風(fēng)貌與管理質(zhì)量，還能有效反映出醫(yī)院和管理之間的關(guān)系。換句話說(shuō)，醫(yī)院的管理是不能離開檔案管理工作的[3-4]。檔案的功能是為行政管理服務(wù)的，檔案在醫(yī)院管理中起著核心作用，是提高醫(yī)院管理質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。綜合檔案館是管理醫(yī)院檔案的一種手段，需要從傳統(tǒng)的分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變。它必須把以前收集在不同部門的檔案集中起來(lái)，提供內(nèi)部和外部的存檔服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值，更好地促進(jìn)醫(yī)院管理和支持決策。

二、如何充分發(fā)揮綜合檔案室在醫(yī)院管理中的作用

1.提高管理者對(duì)綜合檔案的認(rèn)知水平

隨著如今醫(yī)院管理模式的不斷轉(zhuǎn)變，管理水平也得到了極大的提升，醫(yī)院也正在開始向科學(xué)管理的方面發(fā)展。在這種環(huán)境下，醫(yī)院的基本管理脫穎而出，需要一個(gè)完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的檔案作為管理的基礎(chǔ)。特別是在當(dāng)今的信息社會(huì)，強(qiáng)調(diào)信息管理是一種不可抗拒的管理模式。一條信息可以帶來(lái)新的發(fā)明或創(chuàng)造，或者一條信息可以帶來(lái)非常有效的分析或決定，所有這些都可以從檔案的作用中產(chǎn)生。醫(yī)院的主要作用是為病人提供技術(shù)質(zhì)量高、充足、安全、可靠和有信譽(yù)的醫(yī)療服務(wù)，以滿足社會(huì)對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求。醫(yī)院高級(jí)管理層高度關(guān)注服務(wù)質(zhì)量和財(cái)務(wù)回報(bào)[5-6]。而更好的醫(yī)院管理需要了解自己的過(guò)去和現(xiàn)在，了解行業(yè)的歷史和現(xiàn)狀。例如，在醫(yī)院管理中的經(jīng)濟(jì)核算，如果沒(méi)有全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案信息基礎(chǔ)，就不可能分析和制定出切實(shí)可行的管理方法和工作指標(biāo)，沒(méi)有檔案信息的概念，在談及經(jīng)濟(jì)管理時(shí)，只能包括一般的、表面的現(xiàn)象。為了進(jìn)行詳細(xì)的分析，有必要參考醫(yī)院發(fā)展的不同階段和眾多的檔案材料，以找到正確的框架并獲得更可靠的數(shù)據(jù)。在醫(yī)院管理中，經(jīng)濟(jì)以及其他管理決策都需要有檔案的支持。目前，管理者對(duì)綜合檔案工作在醫(yī)院管理中的地位和作用以及正確決策所需的內(nèi)容沒(méi)有一個(gè)平衡的認(rèn)識(shí)。綜合檔案材料在管理決策過(guò)程中的作用，是在管理決策之前的參考分析、調(diào)查和研究過(guò)程之后進(jìn)行的，是確定管理人員是否做出正確決策的重要過(guò)程。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到記錄管理的重要性，因?yàn)槿娴挠涗浌芾碛欣跊Q策，并與良好的醫(yī)院管理緊密相連。只有這樣，才能促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)建立全面的檔案管理，不忽視檔案工作。作為醫(yī)院的管理者，要進(jìn)一步展望未來(lái)，認(rèn)識(shí)到檔案是一種非常寶貴的資源，容易丟失，難以恢復(fù)，只有這樣，綜合檔案才能在醫(yī)院管理中發(fā)揮積極作用[7-8]。

2.依托辦公室為綜合檔案室管理營(yíng)造優(yōu)質(zhì)環(huán)境

綜合檔案室直隸屬醫(yī)院辦公室，因此綜合檔案室的管理和辦公室之間有著密不可分的關(guān)聯(lián)?？偟膩?lái)說(shuō)，綜合醫(yī)院檔案保管工作具有一定復(fù)雜性，涉及眾多機(jī)關(guān)，橫跨諸多領(lǐng)域，但同時(shí)，綜合檔案室的建設(shè)工作又是一步步進(jìn)行，除依靠部門領(lǐng)導(dǎo)干部在政策法規(guī)等方面的幫助以外，還需各個(gè)部門的共同協(xié)調(diào)，才能確保物流管理的工作得以妥善實(shí)施，也使得所有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)都得以貫徹執(zhí)行。醫(yī)院的綜合檔案室支持從內(nèi)部收集和管理到日常運(yùn)作的一切，使其成為檔案工作人員的最佳辦公環(huán)境。此外，在建立綜合檔案館方面也取得了一些成績(jī)，包括建立綜合檔案管理環(huán)境，實(shí)行工作人員管理制度，制定相關(guān)檔案管理辦法。辦公室對(duì)綜合檔案館工作的支持主要是指導(dǎo)、管理和監(jiān)督綜合檔案館的行政工作。也就是說(shuō)，人民醫(yī)院綜合檔案室的工作成績(jī)與辦公室工作有著密不可分的關(guān)聯(lián)。具體來(lái)說(shuō)，針對(duì)綜合檔案室的工作，如果面臨著上級(jí)工作，辦公室和綜合檔案室就必須一起陪同和參與；應(yīng)主動(dòng)參與有關(guān)檔案工作領(lǐng)域的國(guó)際會(huì)議與交流活動(dòng)，并注意溝通，掌握檔案領(lǐng)域的新動(dòng)態(tài)。按照標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的發(fā)展要求，切實(shí)加強(qiáng)人員素質(zhì)和能力，切實(shí)提高國(guó)家綜合檔案管理品質(zhì)；要積極落實(shí)綜合檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度，做到嚴(yán)格依法辦事，明確綜合檔案室的各職責(zé)過(guò)程和環(huán)節(jié)，切實(shí)提高其管理質(zhì)量。借助辦公室、綜合檔案室的管理工作才能正常有序進(jìn)行下去，在諸多機(jī)構(gòu)有形、無(wú)形資源的幫助下，最大限度調(diào)動(dòng)有關(guān)人員工作積極性，全面提升醫(yī)院檔案管理水平，更好服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)[9-10]。

3.建立健全醫(yī)院綜合檔案管理制度

作為企業(yè)實(shí)施的具體過(guò)程，一些企業(yè)管理系統(tǒng)已經(jīng)被引入。這也適用于全面的記錄管理。鑒于醫(yī)院在檔案管理中的首要作用，有必要建立一個(gè)統(tǒng)一而完整的檔案和歸檔管理系統(tǒng)，以使檔案管理對(duì)醫(yī)療管理有用。在收集和集中管理醫(yī)院所有檔案的基礎(chǔ)上，建立一個(gè)全面的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。如果工作條件不適合，不能一下子引進(jìn)，可以采取分步的統(tǒng)一管理方法，但必須明確統(tǒng)一管理的總體目標(biāo)。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，可以有效地保證醫(yī)院檔案的完整性和安全性，保持檔案的有機(jī)一致性，從而使檔案得到科學(xué)有效的利用。從管理的細(xì)節(jié)入手，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案材料和檔案管理制度、移交制度、收集和組織制度、借閱和使用管理制度以及保存制度的建設(shè)[11-12]。明確了對(duì)文書收發(fā)人員、綜合檔案室人員，以及與歸檔工作密切相關(guān)的職能科室中負(fù)責(zé)檔案資料管理等各類工作人員，在歸檔管理工作中的主要職能，以增強(qiáng)檔案資料儲(chǔ)存的管理力量，并提高了醫(yī)院對(duì)各門類檔案的歸檔質(zhì)量。在各職能部門的運(yùn)作中，制定各種文件的歸檔范圍和保存期限，以實(shí)現(xiàn)全院檔案的全面整理和系統(tǒng)化。全面開展綜合檔案信息化，通過(guò)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)版的綜合檔案室檔案總登記簿、分類明細(xì)登記簿、接收移送登記簿、借閱登記冊(cè)、流通和銷毀登記簿，以及利用信息檢索工具等。在醫(yī)院內(nèi)所有的綜合歸檔軟件中根據(jù)不同的分工開放不同的權(quán)限，最大限度地充分發(fā)揮了醫(yī)院的綜合歸檔工作在醫(yī)院管理工作中的重要功能[13-14]。

4.提升檔案管理人員素質(zhì)與能力，增強(qiáng)管理規(guī)范性

作為總資源辦公室的負(fù)責(zé)人，其主要任務(wù)是確保醫(yī)院內(nèi)材料的整體完整性和安全性。同時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定使用檔案，劃分權(quán)利，明確使用范圍，制定各種應(yīng)用程序，改進(jìn)檔案的使用方式。同時(shí)，必須保證保密性，以防止檔案信息的破壞或泄漏。對(duì)于綜合檔案室，管理人員對(duì)檔案安全的管理能力，對(duì)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)也有較高要求。每一個(gè)管理人員都要具有很強(qiáng)的社會(huì)責(zé)任感，具有良好服務(wù)意識(shí)，熱愛檔案工作。除了檔案管理領(lǐng)域的知識(shí)外，開放創(chuàng)新、擁抱新事物、改變思維方式、積極參與信息技術(shù)的發(fā)展、利用現(xiàn)代檔案管理手段、對(duì)檔案的利用更加敏感也是非常重要的[15-16]。

5.做好綜合檔案保密工作，有效提高醫(yī)院管理水平

維護(hù)檔案的完整性和安全性是檔案管理的基本任務(wù)和目標(biāo)。檔案的特殊任務(wù)是確保它們不被破壞、丟失、分散或干擾。為了防止檔案受損，維護(hù)檔案安全，為國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的決策提供物質(zhì)上的保障，檔案保管這一艱巨而有聲望的任務(wù)是檔案工作者必須始終堅(jiān)持的重要基礎(chǔ)工作。檔案查閱系統(tǒng)通常包括閱讀、借閱和復(fù)印系統(tǒng)[17-18]。

第一，根據(jù)不同的情況，為不同級(jí)別的訪問(wèn)定義了不同的范圍，包括信息的保密性、完整性、可用性、真實(shí)性、可控性等。

第二，檔案安全負(fù)責(zé)直接訪問(wèn)的機(jī)構(gòu)需要高安全性能。首先，素質(zhì)好，有高度的政治責(zé)任感，有為公眾服務(wù)的真誠(chéng)態(tài)度，對(duì)檔案工作和檔案事業(yè)的執(zhí)著。第二，專業(yè)技術(shù)能力，要掌握法律知識(shí)，了解所管理的檔案內(nèi)容，了解檔案規(guī)章制度。第三，思想文化品格方面，要有較高的人文基礎(chǔ)知識(shí)水平，能總結(jié)與剖析實(shí)際使用工作中的成功經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，從中了解實(shí)際使用工作的基本規(guī)律。善作利用者的本職工作，能自己解決實(shí)際使用中存在的一般問(wèn)題等。

第三，加強(qiáng)中央監(jiān)控。這包括防止檔案被盜和篡改，因?yàn)橐恍┯脩魹g覽的唯一目的是獲取憑證，并提醒那些經(jīng)常閱讀、劃線和流口水的用戶。首先，嘴勤，傳達(dá)檔案管理系統(tǒng)和使用條件，與使用者溝通，了解他們的目的和原因。其次，手眼勤，看管每個(gè)使用者，觀察他們的行為。最后，手勤腦勤，與使用者的狀況和使用所有檔案的效率有關(guān)必須進(jìn)行認(rèn)真的分析和審查，并仔細(xì)監(jiān)測(cè)記錄系統(tǒng)的使用。必須嚴(yán)格執(zhí)行記錄使用情況的制度。雇主必須仔細(xì)檢查離職前后使用的所有檔案和資料，調(diào)查和糾正任何問(wèn)題，并記錄在使用記錄本上。必須及時(shí)調(diào)查和處理更嚴(yán)重的凍結(jié)損失的違規(guī)行為，并立即向有關(guān)管理層報(bào)告，以便挽回?fù)p失。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新的發(fā)展時(shí)期醫(yī)院管理日趨系統(tǒng)化，檔案管理在醫(yī)院整體管理的提升中具有重要地位。因此，要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際，落實(shí)綜合檔案室的管理，理順綜合檔案室管理與醫(yī)院整體管理的關(guān)系，積極構(gòu)建有針對(duì)性的發(fā)展戰(zhàn)略，提高綜合檔案室在醫(yī)院檔案管理和整體管理中的制度、機(jī)構(gòu)和人員培訓(xùn)的作用。需要改善人民的生活質(zhì)量。它必須是高效的，并促進(jìn)醫(yī)院綜合管理水平的提高。這樣做可以提高醫(yī)院的整體管理水平，為醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。