基于大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作探析

李一葳

（泰山護(hù)理職業(yè)學(xué)院，山東 泰安 271000）

引言

信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為大數(shù)據(jù)不斷深入人們的生活提供了載體，使得對(duì)于人力資源的檔案管理愈發(fā)便捷，但同時(shí)也會(huì)遇到許多問題和機(jī)遇。在這種情況下，傳統(tǒng)“紙質(zhì)化”管理工作已經(jīng)逐漸被淘汰在時(shí)代的洪流中了?，F(xiàn)如今經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)對(duì)于人事工作的影響愈發(fā)明顯，各地區(qū)之間的人員流動(dòng)加快，實(shí)現(xiàn)了人力資源在國(guó)與國(guó)之間的相互調(diào)用，國(guó)內(nèi)社會(huì)同樣如此，這就要求各企業(yè)機(jī)構(gòu)政府部分提高其自身的人事管理水平，尤其是對(duì)于檔案的管理，在計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等科技力量的支持下，進(jìn)一步提高人事管理的智能化數(shù)字化水平。在這樣的社會(huì)狀態(tài)下，人事工作人員的工作內(nèi)容將更為復(fù)雜，工作人員不僅要實(shí)現(xiàn)人事工作技術(shù)層面的改進(jìn)突破，還要更加注重信息意識(shí)的培養(yǎng)。

一、人事檔案管理及大數(shù)據(jù)的相關(guān)概念

1.人事檔案管理的概念

人事檔案管理主要是指收集和整理單位員工的個(gè)人信息檔案，在專業(yè)保管下進(jìn)行合理利用。同時(shí)，人事檔案還會(huì)隨著員工個(gè)人信息的更新而更新。這其中包括員工的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷以及官方渠道給予的評(píng)價(jià)，這些材料在經(jīng)過(guò)收集整理后，能為以后的人事工作所用。人事檔案所起的主要作用是為單位選拔和培養(yǎng)人才，學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷是一個(gè)人的知識(shí)基礎(chǔ)，在原始記錄中還能知曉員工道德品性的好壞[1]。經(jīng)過(guò)各方面的考核后，單位才能更好地配置員工工作，為員工未來(lái)的發(fā)展方向做規(guī)劃。為了滿足時(shí)代進(jìn)步的要求，檔案管理相關(guān)的人事工作務(wù)必嚴(yán)格細(xì)致落實(shí)，目前我國(guó)正在對(duì)事業(yè)單位的人事管理制度進(jìn)行改革，大數(shù)據(jù)的參與和融合能有效促進(jìn)人事管理水平的提升。

2.大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)如今已經(jīng)融入社會(huì)生活工作的方方面面。人們利用信息技術(shù)進(jìn)行交流和溝通，使得工作生活更加便捷，各行業(yè)的生產(chǎn)和民眾的日常生活逐漸數(shù)字化。大數(shù)據(jù)在來(lái)源上具有多元性，收集渠道十分龐大；而在作用上具有實(shí)時(shí)性，數(shù)據(jù)更新日新月異。當(dāng)下，由于民眾對(duì)互聯(lián)網(wǎng)具有不同層次的需求，隨之衍生了大數(shù)據(jù)，并以此為依托，采集網(wǎng)絡(luò)公民的個(gè)人數(shù)據(jù)，促進(jìn)自身發(fā)展。利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)生產(chǎn)者的運(yùn)營(yíng)目的，這個(gè)目的既含有營(yíng)利性質(zhì)的又包括非盈利性質(zhì)的，龐大多元化的數(shù)據(jù)庫(kù)能夠很大程度上滿足公司企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)需要[2]。隨著大數(shù)據(jù)的廣泛運(yùn)用，各行業(yè)迎來(lái)了翻天覆地的技術(shù)、運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)方式等方面的改革，擁有了更為強(qiáng)大的生產(chǎn)制造能力。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)也對(duì)有關(guān)工作者提出了更為嚴(yán)格的要求，學(xué)會(huì)分析、儲(chǔ)存和提取海量數(shù)據(jù)，不僅是高技術(shù)水平的要求，還需要更高端的操作意識(shí)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的缺陷

1.工作任務(wù)復(fù)雜且效率低下

事業(yè)單位實(shí)際工作中，人事工作人員最為重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容就是對(duì)于人事檔案的管理，所謂檔案管理，簡(jiǎn)言之就是保管檔案數(shù)據(jù)資料，為了方便單位的運(yùn)作和員工招聘，需要進(jìn)行人才檔案的記錄、收納、歸整等操作，以便于能合理有效地利用它。檔案管理的主要內(nèi)容就是將職工檔案妥善保管，檔案涵蓋了職工的教育經(jīng)歷、工作履歷、晉升和工資等信息，管理人員會(huì)將其制成文件、圖片或光盤。隨著單位規(guī)模不斷壯大，員工的檔案管理也會(huì)更加嚴(yán)格。傳統(tǒng)人事檔案管理工作任務(wù)復(fù)雜，且單憑人工操作，效率非常低下。因此，目前急需對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

2.事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足穩(wěn)定發(fā)展就需要強(qiáng)化自身的信息化建設(shè)。人事檔案管理工作中信息復(fù)雜多樣且工作量非常龐大，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)如今的工作需求。事業(yè)單位實(shí)際檔案管理工作中所需的工具設(shè)備如果不夠齊全，信息化技術(shù)不夠熟悉，也無(wú)法做好目前的檔案管理工作。新時(shí)代的典型特征就是信息技術(shù)得以發(fā)展進(jìn)步，越來(lái)越多的企業(yè)機(jī)構(gòu)引入了數(shù)字化的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方式，通過(guò)科技力量和數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)公司企業(yè)的高效化數(shù)字化運(yùn)作是大勢(shì)所趨，也能有效降低人事單位管理的成本，提高人事檔案的綜合利用率。但是現(xiàn)階段部分事業(yè)單位的檔案管理依舊沿用以往的紙質(zhì)化管理模式，缺乏信息化管理意識(shí)，甚至由于沒有制定出高效科學(xué)的制度，無(wú)法根據(jù)檔案資料和事業(yè)單位發(fā)展需求，做到合理化的人才招聘，不利于工作效率的提升。無(wú)法把握信息化浪潮趨勢(shì)的傳統(tǒng)模式終將會(huì)被淘汰。此外，紙質(zhì)化檔案管理存在一項(xiàng)長(zhǎng)期性問題，一旦發(fā)生意外，很容易出現(xiàn)檔案損壞的現(xiàn)象，會(huì)對(duì)人才檔案的完整性和調(diào)用及時(shí)性造成影響。

3.人事檔案管理人員大數(shù)據(jù)技術(shù)尚未完善，創(chuàng)新管理觀念落后

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷升級(jí)，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)施此項(xiàng)工作成為時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)。隨著檔案管理工作的日漸信息化，對(duì)有關(guān)的檔案管理工作人員也提出了新的工作要求。在傳統(tǒng)觀念下，檔案管理人員的創(chuàng)新思維和意識(shí)被思想束縛，大數(shù)據(jù)的利用率低。其中主要表現(xiàn)在一是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)的較晚，雖然事業(yè)單位對(duì)本部門的檔案管理信息化工作高度重視，但技術(shù)不夠成熟，沒有專業(yè)化人才和過(guò)硬的專業(yè)技能保障信息化工作的順利實(shí)施。二是相關(guān)工作人員思想沒有得到及時(shí)的更新，創(chuàng)新管理觀念較為落后，對(duì)于檔案管理工作也未能做到深層次的探索和分析。現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)技術(shù)雖然改變了傳統(tǒng)的管理模式，提高了檔案管理工作效率，但在人才招納和技能水平上仍存在缺陷，不斷刷新管理人員的創(chuàng)新觀念才是促進(jìn)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的重中之重。除此之外，人、檔分離的現(xiàn)象也時(shí)有存在，一些事業(yè)單位未能意識(shí)到檔案管理的重要性，也不會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)審核。當(dāng)前社會(huì)，專業(yè)性人才流動(dòng)性強(qiáng)，人事單位如果無(wú)法留住高素質(zhì)人才，會(huì)大大增加人事檔案管理的難度，甚至出現(xiàn)人、檔分離的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象一旦發(fā)生，不經(jīng)過(guò)及時(shí)處理將會(huì)影響單位發(fā)展的計(jì)劃與目標(biāo)。

4.事業(yè)單位對(duì)于人事檔案數(shù)據(jù)化管理的重視程度不夠

事業(yè)單位具有特殊性，不同于市場(chǎng)中的個(gè)人單位，它主要是為群眾提供服務(wù)的社會(huì)組織[3]。在這種單位的日常管理中，人事檔案管理是非常重要的一部分。這項(xiàng)工作的特殊性包括提供服務(wù)的特殊性，工作人員在實(shí)際工作中，個(gè)人基本情況的考核是必須與品德、成績(jī)等職業(yè)素養(yǎng)相掛鉤的，在招聘時(shí)要做到面面俱到。只有員工行為符合規(guī)范了，事業(yè)單位入職門檻才能發(fā)揮篩選過(guò)濾的作用?，F(xiàn)如今，一些事業(yè)單位不太注重對(duì)人才檔案的管理工作，沒有詳細(xì)的規(guī)劃措施，更沒有能及時(shí)處理的方案。有管理人員認(rèn)為，個(gè)人檔案只是記錄日?，嵥楣ぷ鞯臅尜Y料，與單位的經(jīng)濟(jì)利益和實(shí)際用人情況沒有太大關(guān)聯(lián)。倘若事業(yè)單位未能予以檔案管理工作足夠的重視，就會(huì)導(dǎo)致人才缺乏，專業(yè)力量不足，使事業(yè)單位檔案管理落后于其他單位，抑制其更好的發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的影響

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的積極影響

基于當(dāng)前人事檔案內(nèi)容日益復(fù)雜，并且非常重要，大數(shù)據(jù)技術(shù)為其創(chuàng)造性發(fā)展提供技術(shù)支持。比如，人事工作者在面對(duì)大量的人才簡(jiǎn)歷數(shù)據(jù)時(shí)，可以借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息的快速分類整合，以至于在工作需要時(shí)能在較短時(shí)間內(nèi)查詢到所需的檔案信息。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還具有拓寬人事檔案信息的功能，可以最大限度地確保檔案數(shù)據(jù)的完整和真實(shí)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷完善，幫助事業(yè)單位做到了數(shù)字化的檔案管理，有效填補(bǔ)了因不當(dāng)?shù)募堎|(zhì)化管理造成的檔案損壞、丟失等狀況[4]。更重要的是檔案管理信息化，能夠?qū)θ耸鹿芾砉ぷ鲗?shí)施動(dòng)態(tài)化監(jiān)管，達(dá)到提高服務(wù)的效率。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的不利影響

大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠在一定程度上提高檔案管理工作效率，但此項(xiàng)技術(shù)還是依附于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)而存在，數(shù)據(jù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)同樣存在[5]。網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管領(lǐng)域存在的漏洞也會(huì)使事業(yè)單位人事檔案信息出現(xiàn)泄漏或被竊取等風(fēng)險(xiǎn)。

四、大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略

1.加強(qiáng)宣傳，提高管理人員的思想重視程度

大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位要把握時(shí)代脈搏，緊隨潮流，做好檔案管理工作的信息化，并依據(jù)自身實(shí)際情況不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改革。首先，管理人員需要在思想上提高對(duì)此項(xiàng)工作的重視度，配合工作內(nèi)容開展宣傳，努力提升工作人員信息化檔案管理意識(shí)，也要使工作人員意識(shí)到檔案管理工作對(duì)日常其他工作事務(wù)的重要性，以便于能夠帶動(dòng)大家做好本職工作，配合檔案管理工作順利開展，營(yíng)造出一個(gè)良好的管理氛圍。其次，身為檔案管理工作相關(guān)工作人員，對(duì)信息化的敏感程度尤為重要，不僅要關(guān)注單位職工的人員流動(dòng)，崗位調(diào)換，還要不斷提升自己與他人的交流溝通水平[6]。為了讓單位職工認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，管理人員要加強(qiáng)與各個(gè)部門之間的聯(lián)系，加大宣傳力度，盡可能地實(shí)現(xiàn)每一位單位職工人員都能夠?qū)n案管理工作有更深層次的理解，促使事業(yè)單位檔案管理工作更為系統(tǒng)化、信息化。

2.完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)與員工之間是密不可分的。領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)對(duì)實(shí)際工作情況的了解，不僅能在職業(yè)規(guī)劃未來(lái)發(fā)展上為職工提供意見指導(dǎo)，還能在人才的聘用和選拔上給出較為專業(yè)的建議見解?，F(xiàn)階段，健全人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)不僅是大數(shù)據(jù)時(shí)代快速發(fā)展的要求，更是高效利用信息數(shù)據(jù)的體現(xiàn)。但值得注意的是，事業(yè)單位在構(gòu)建人才檔案信息資料庫(kù)的過(guò)程中，需要參考以往的資料和信息，采取一樣的形式對(duì)進(jìn)行統(tǒng)一管理，做到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)化、程序化管理。為了減少數(shù)據(jù)資料的查找時(shí)間，提升工作效率，還可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、智能設(shè)備機(jī)械等途徑完善檔案管理整理，按照目錄分門別類地編排影視檔案、文字檔案。

3.強(qiáng)化事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理對(duì)自身的硬件設(shè)備要求非常嚴(yán)格，例如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)速度、掃描儀等軟硬件都在管理工作中發(fā)揮了巨大的作用。因此，高端的基礎(chǔ)設(shè)備就需要投入大量的資金，以確保設(shè)備正常運(yùn)行和工作順利開展。事業(yè)單位在做未來(lái)發(fā)展規(guī)劃時(shí)，需要考慮到檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展方向，故應(yīng)當(dāng)完善系統(tǒng)建設(shè)，保證資金投入充足。并且，為了實(shí)現(xiàn)單位每一位職工都能意識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵意義，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳做好檔案管理工作對(duì)其他工作事務(wù)的積極影響，提倡工作人員應(yīng)自覺愛護(hù)公共設(shè)施設(shè)備。

4.完善事業(yè)單位的管理制度

在大數(shù)據(jù)背景下，信息化發(fā)展是由時(shí)代推著走的，同時(shí)也需要制度的變革。只有創(chuàng)新和變革才能適應(yīng)不同時(shí)代的不同特點(diǎn)，擴(kuò)大生產(chǎn)力所帶來(lái)的收益。事業(yè)單位人事檔案管理制度要想適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的要求，也應(yīng)創(chuàng)新和變革。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，提高檔案管理工作效率，同樣要注意檔案管理工作和大數(shù)據(jù)技術(shù)在制度層面的結(jié)合。對(duì)于傳統(tǒng)模式所存在的問題，要用辯證的思維去分析。例如，傳統(tǒng)模式中紙質(zhì)材料的信息處理務(wù)必嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)的工作規(guī)章制度。同時(shí)，還要建立健全管理制度，使得操作流程更為規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)對(duì)日常工作的監(jiān)管，避免違規(guī)情況出現(xiàn)。健全管理制度的同時(shí)還應(yīng)注重檔案的使用權(quán)限管理，不僅要對(duì)相關(guān)操作人員的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，還要健全檔案的處理和后續(xù)手續(xù)，確保檔案具有保密性。另外，還要發(fā)揮監(jiān)管和執(zhí)行單位的審查職能，從規(guī)范管理制度出發(fā)努力建設(shè)更好的事業(yè)單位人事檔案管理制度。

5.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位為了做好檔案管理的相關(guān)工作，對(duì)有關(guān)工作人員提出了更為嚴(yán)格的要求，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，根據(jù)工作人員的工作能力制定個(gè)性化的培訓(xùn)方案和考核標(biāo)準(zhǔn)，幫助工作人員具有大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理技能，不斷擴(kuò)充自身的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，鍛煉緊急事件處理能力，以及基礎(chǔ)設(shè)施的管理和維護(hù)能力。此外，檔案管理職能部門應(yīng)該結(jié)合自身工作實(shí)情，招納一些具備大數(shù)據(jù)時(shí)代要求的專業(yè)化檔案管理人才和信息技術(shù)過(guò)硬的技能型人才，增強(qiáng)工作隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)。面臨著大數(shù)據(jù)的考驗(yàn)，事業(yè)單位需要改變自身的管理意識(shí)，加大資金投入力度，注重人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)，培育出一批綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人才，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位的檔案管理工作要求。

結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的不僅僅只有困難和挑戰(zhàn)，還存在著更多的機(jī)遇。這就需要事業(yè)單位朝著信息化檔案管理方向發(fā)展，提高工作的數(shù)據(jù)化水平，在實(shí)際工作中科學(xué)的融入數(shù)據(jù)化建設(shè)。同時(shí)，把握時(shí)代脈搏，重視單位和職工綜合素養(yǎng)的提升，提高管理工作的質(zhì)量和水平，致力于建立高效務(wù)實(shí)、實(shí)事求是的政務(wù)辦事單位。除此之外，也要重視人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理和預(yù)防工作，避免跌入信息化時(shí)代的陷阱。