檔案管理現(xiàn)代化分析

李 琦

（安丘市檔案館，山東 濰坊 262100）

引言

檔案管理在經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展中的作用十分重要，所以要對其管理方式予以不斷完善。檔案管理現(xiàn)代化是科技與信息技術(shù)發(fā)展的主要產(chǎn)物，技術(shù)含量高，能夠在使用中優(yōu)化檔案的管理質(zhì)量與效率，減少工作人員的工作量。但由于檔案管理現(xiàn)代化的普及時(shí)間較短，仍存在無法充分利用現(xiàn)代化管理工具的問題，直接影響了工作效率的提升，制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。由此可見，深入研究并分析檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展路徑十分有必要。

一、檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)實(shí)意義闡釋

一方面，針對檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理順應(yīng)發(fā)展需求。檔案部門在社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)中的重要性不言而喻，應(yīng)科學(xué)選用現(xiàn)代管理手段與技術(shù)，將重點(diǎn)集中于檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化與智能化等方面，以滿足社會(huì)各領(lǐng)域?qū)τ跈n案工作需求，有效轉(zhuǎn)化檔案信息助推社會(huì)發(fā)展，并為信息時(shí)代進(jìn)步提供必要服務(wù)[1]。

另一方面，針對檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理可促進(jìn)檔案事業(yè)全面發(fā)展。檔案事業(yè)發(fā)展在人類發(fā)展中的地位十分重要，受人類發(fā)展整體水平的直接影響，同時(shí)借助有效檔案信息資源為人類發(fā)展提供服務(wù)。結(jié)合當(dāng)前國內(nèi)檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，其主體仍對事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定制約。為此，若未科學(xué)選用現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)實(shí)施現(xiàn)代化管理，對成功經(jīng)驗(yàn)與模式予以借鑒，很容易制約檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

二、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容與要求

1.主要內(nèi)容

1.1 管理信息化。所謂檔案管理的信息化，具體指的就是將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，使管理現(xiàn)代化水平不斷提高，在新時(shí)期檔案管理中占據(jù)核心地位。管理信息化的重點(diǎn)在于檔案信息資源的建設(shè)與檔案基礎(chǔ)平臺的建設(shè)，借助信息化路徑重點(diǎn)開發(fā)并利用檔案資源，使檔案信息資源得到充分共享，同時(shí)，具備條件的檔案館也應(yīng)在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中致力于建設(shè)數(shù)字化檔案館，以充分發(fā)揮館內(nèi)檔案資源的價(jià)值。

1.2 管理標(biāo)準(zhǔn)化。在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是十分重要的內(nèi)容?，F(xiàn)代化檔案管理對網(wǎng)絡(luò)載體的依賴性較高，網(wǎng)絡(luò)不安全性、開放性特征相對明顯，因而有必要對全新管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)交換、資料共享以及信息傳遞的步驟，以保證管理工作有據(jù)可依，必須基于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃管理檔案才可獲得理想成效[2]。

1.3 管理虛擬化。長期以來，檔案管理的載體以紙張為主，即手工管理。在此模式下，檔案信息和載體無法分割，增加了信息共享的難度。且管理檔案的過程中，必須經(jīng)過收集、整理、鑒別與編目等環(huán)節(jié)，對人力資源的需求量大且會(huì)消耗大量時(shí)間，直接影響了檔案管理的效率。在檔案管理現(xiàn)代化中主張?zhí)摂M化管理，將計(jì)算機(jī)作為主要載體，通過對計(jì)算機(jī)管理模式的運(yùn)用實(shí)施管理，不僅節(jié)省人力且節(jié)約時(shí)間，管理效率會(huì)顯著提高。

2.基本要求

2.1 設(shè)備與技術(shù)要先進(jìn)。社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展以提升設(shè)備水平、技術(shù)水平為主要表現(xiàn)，而在檔案管理現(xiàn)代化中要求將先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備運(yùn)用在各管理環(huán)節(jié)，因而要科學(xué)規(guī)劃設(shè)備配置，始終保證設(shè)備與技術(shù)的先進(jìn)性，同時(shí)滿足實(shí)用性與配套性基本原則，充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)的價(jià)值。

2.2 檔案的信息化。檔案信息化是檔案管理現(xiàn)代化價(jià)值的最主要表現(xiàn)，只有促進(jìn)檔案的信息化發(fā)展，才可將檔案社會(huì)、經(jīng)濟(jì)與文化價(jià)值充分彰顯出來。為達(dá)到檔案信息化目標(biāo)，要求全面開發(fā)數(shù)字化信息資源，使檔案館內(nèi)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。而檔案信息的數(shù)字化在信息系統(tǒng)內(nèi)發(fā)揮重要作用，能夠滿足人們快速獲取信息的要求。特別是在信息時(shí)代背景下，檔案信息的數(shù)字化也逐漸發(fā)展成檔案事業(yè)未來發(fā)展趨勢。現(xiàn)階段，檔案信息屬于重要戰(zhàn)略資源，且信息化建設(shè)也是各級檔案部門工作的重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化更有利于共享信息資源，突破時(shí)間與空間約束，更好地發(fā)揮檔案信息的規(guī)?；瘍?yōu)化與綜合實(shí)力，進(jìn)一步提高檔案的利用率。

2.3 整理、鑒定、保管電子文件。伴隨不同新型信息載體的出現(xiàn)，電子文件數(shù)量明顯增多，檔案工作者有必要及時(shí)收集、整理、鑒定并保管，因而電子檔案將成為檔案管理未來發(fā)展的重點(diǎn)。電子文件的范圍廣泛且種類較多，直接增加了文件歸檔與檔案保存的難度。要想進(jìn)一步提高電子檔案真實(shí)性與可靠性，也必須對先進(jìn)安全技術(shù)予以開發(fā)和運(yùn)用。

2.4 管理方法要先進(jìn)。較之于傳統(tǒng)檔案管理，現(xiàn)代檔案管理需借助現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)完成。為此，在開展現(xiàn)代化管理工作中，要求檔案工作者的思想開放，在科學(xué)引入新型技術(shù)、方法與理論的基礎(chǔ)上不斷完善檔案管理工作，為檔案管理注入更大活力，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求[3]。

2.5 管理的網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理現(xiàn)代化的主要標(biāo)志就是網(wǎng)絡(luò)化，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)快速發(fā)展的背景下，需全面提升檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化水平，通過有效融合辦公自動(dòng)化手段，構(gòu)建檔案部門局域網(wǎng)絡(luò)。另外，在與黨政公務(wù)網(wǎng)相互結(jié)合的基礎(chǔ)上構(gòu)建區(qū)域化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。亦可結(jié)合國際互聯(lián)網(wǎng)對公共檔案目錄信息網(wǎng)加以構(gòu)建，最終創(chuàng)建區(qū)域及全國性檔案信息網(wǎng)絡(luò)。與此同時(shí)，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化亦需強(qiáng)調(diào)信息的安全性，因網(wǎng)絡(luò)開放性較強(qiáng)，很容易受多種因素影響而引發(fā)安全問題。

三、檔案管理現(xiàn)代化問題闡釋

1.檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度需進(jìn)一步提高

為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)，必須強(qiáng)調(diào)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。自20世紀(jì)八十年代開始，我國應(yīng)開始落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，在長期發(fā)展的過程中，雖基于標(biāo)準(zhǔn)化文件約束構(gòu)建了標(biāo)準(zhǔn)體系，但檔案管理的歷史遺留問題仍然存在，特別是管理分散且管理缺乏統(tǒng)一性等。長此以往，在選擇硬件設(shè)備方面就會(huì)出現(xiàn)多樣化的現(xiàn)象，且軟件研制未參考國際標(biāo)準(zhǔn)，最終因軟件標(biāo)準(zhǔn)化缺失的原因而制約檔案資源共享化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)階段，檔案事業(yè)發(fā)展始終不具備統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的盲目性明顯，直接影響了網(wǎng)絡(luò)化與共享性目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，因檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度不高而無法發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)作用的情況經(jīng)常發(fā)生，不利于檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.檔案管理工作者素質(zhì)水平有待提高

受管理機(jī)制問題的影響，大部分檔案管理工作者的專業(yè)能力相對薄弱，且缺乏豐富的現(xiàn)代化知識，即便根據(jù)檔案館管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)要求為其配置計(jì)算機(jī)等先進(jìn)管理設(shè)備，也會(huì)受專業(yè)操作人員匱乏等因素影響而難以發(fā)揮設(shè)備作用，制約了檔案管理現(xiàn)代化工作的開展。計(jì)算機(jī)是檔案管理現(xiàn)代化不可或缺的媒介，不管是專職工作者或是普通工作者均需具備計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)能力，能夠?qū)θ聶n案管理模式進(jìn)行熟練運(yùn)用，才可在檔案管理過程中更好地融入現(xiàn)代化手段。

3.檔案資料的利用率偏低

因檔案系統(tǒng)始終受封閉與半封閉環(huán)境影響，大多數(shù)檔案部門與檔案管理工作者在思想方面錯(cuò)誤地認(rèn)為只要按時(shí)接受和開放檔案并提供相應(yīng)的憑據(jù)即可，但在檔案信息開發(fā)以及利用率方面的關(guān)注度并不高。長此以往，在設(shè)備與技術(shù)條件落后的情況下均對檔案資料利用情況產(chǎn)生了不利影響。

四、促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的有效路徑

現(xiàn)階段，很多檔案館始終采用傳統(tǒng)管理模式開展檔案管理工作，致使館內(nèi)資料內(nèi)容過于復(fù)雜且不同類別檔案文獻(xiàn)的數(shù)量較多。同時(shí)，部分檔案與文獻(xiàn)資料均處于封閉狀態(tài)，加之不同時(shí)期在保存檔案方面的要求不同，使得檔案館基礎(chǔ)參差不齊，具體問題表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。

1.轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中，檔案觀念的現(xiàn)代化十分關(guān)鍵。若不具備現(xiàn)代化管理理念，即便再現(xiàn)代化的管理設(shè)施，仍無法解決檔案管理思想落后與檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的矛盾，亦無法基于傳統(tǒng)檔案管理思想助推現(xiàn)代化管理工作的開展。為此，檔案管理現(xiàn)代化一定要轉(zhuǎn)變管理理念，對科學(xué)化管理理論進(jìn)行學(xué)習(xí)，在相應(yīng)組織行為、機(jī)構(gòu)、管理手段等輔助下實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。在檔案事業(yè)發(fā)展新形勢下，檔案管理的現(xiàn)代化要求管理工作者盡快轉(zhuǎn)變與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、方法不吻合的觀念，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與管理理念的作用。此外，應(yīng)構(gòu)建符合時(shí)代發(fā)展的檔案意識，轉(zhuǎn)變重管理輕利用的傳統(tǒng)管理理念，以實(shí)現(xiàn)被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變的目標(biāo)，保證檔案管理與知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代需求相適應(yīng)。

2.定期培訓(xùn)檔案管理工作者

在采購先進(jìn)設(shè)備后，為全面提升檔案管理現(xiàn)代化質(zhì)量，需定期組織檔案館的檔案管理工作者參加培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中使其熟練掌握利用計(jì)算機(jī)管理檔案的方法，并正確認(rèn)知檔案管理現(xiàn)代化工作開展的現(xiàn)實(shí)意義，進(jìn)一步提高管理工作者專業(yè)水平。另外，檔案館應(yīng)組織內(nèi)部管理人員積極參加實(shí)踐活動(dòng)，進(jìn)而使其掌握具體的管理方法，初步了解計(jì)算機(jī)管理檔案容易發(fā)生的問題，使其在管理實(shí)踐中更科學(xué)地運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備完成工作。同時(shí)，應(yīng)積極開導(dǎo)沒有意愿實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的管理工作者，使其切實(shí)認(rèn)知現(xiàn)代化管理在檔案館檔案管理中的重要性。借助定期培訓(xùn)形式給予館內(nèi)管理工作者幫助，使其在短時(shí)間內(nèi)對高效工作方式與方法形成了解，并事先告知管理實(shí)踐問題，以確保工作者明確工作問題，在檔案管理中提高重視度，盡可能降低管理問題的發(fā)生率。此外，亦可通過校園招聘的形式，聘請高等院校計(jì)算機(jī)或檔案管理專業(yè)技術(shù)人才，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供人力資源支撐。

3.強(qiáng)化數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作力度

在培訓(xùn)檔案館內(nèi)部管理工作者后，使其對檔案管理現(xiàn)代化專業(yè)知識形成一定的了解，此后即可開展相關(guān)準(zhǔn)備工作。其中，要完成檔案著錄與標(biāo)引工作，即深層次加工檔案信息，為檔案現(xiàn)代化管理提供必要幫助。雖然現(xiàn)代化管理工作難度大且復(fù)雜，但為增強(qiáng)信息管理的效果，就必須保質(zhì)保量完成準(zhǔn)備工作。其中，互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作十分重要，而安丘檔案館的建館時(shí)間較長，其館藏卷宗較多、門類也相對復(fù)雜，資料內(nèi)容相對陳舊，均對著錄工作的開展產(chǎn)生了不利影響。若檔案著錄流程與方法不規(guī)范，則會(huì)因數(shù)據(jù)不足而影響計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工作，阻礙檔案管理的現(xiàn)代化。為此，在著錄期間要求注意以下內(nèi)容。第一，應(yīng)遵循循序漸進(jìn)原則，全面推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理工作的時(shí)候，檔案館要結(jié)合掌握館內(nèi)檔案的情況，根據(jù)檔案重要程度、利用率與價(jià)值等篩選，對著錄順序加以確定。這樣一來，即可對核心檔案以及具有較高社會(huì)利用率的檔案進(jìn)行優(yōu)先整理。第二，按照級次進(jìn)行著錄，可省時(shí)、省力。雖然檔案著錄要按照循序漸進(jìn)原則進(jìn)行，但在實(shí)際著錄期間也可參考類別與級別的差異進(jìn)行，更有利于檔案管理工作者對檔案特征、內(nèi)容形成了解，使著錄條目減少，縮減著錄時(shí)間，進(jìn)一步提高著錄效率。

4.充分利用社會(huì)力量

安丘市檔案館是新建檔案館，并且高標(biāo)準(zhǔn)配備了現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施設(shè)備。近年來，安丘市檔案館正在全力爭創(chuàng)國家級數(shù)字化檔案館，爭取實(shí)現(xiàn)檔案資源管理信息化。為解決少數(shù)檔案管理工作者對數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)代化知識缺乏全面掌握的能力，為提高學(xué)習(xí)管理能力并全面熟練掌握，可采取聘請檔案現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)豐富且理論基礎(chǔ)夯實(shí)的專家進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，全面提高檔案現(xiàn)代化管理的知識與經(jīng)驗(yàn)。

5.檔案的統(tǒng)一化管理

檔案管理現(xiàn)代化工作因缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)很容易出現(xiàn)多種問題，為此，有必要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理。開展檔案現(xiàn)代化管理前應(yīng)統(tǒng)一開展采購，同時(shí)要實(shí)現(xiàn)操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)的統(tǒng)一化，為檔案館使用先進(jìn)管理設(shè)備對檔案實(shí)施管理提供幫助。此外，還需有效共享各種數(shù)據(jù)，確保當(dāng)?shù)馗鳈n案館在開展工作期間對一手信息加以了解。但在共享、統(tǒng)一數(shù)據(jù)的時(shí)候一定要保證數(shù)據(jù)安全，以免不法分子對檔案信息竊取。為更好地落實(shí)檔案管理的現(xiàn)代化，應(yīng)盡量選擇熟練使用計(jì)算機(jī)的檔案管理工作者，并在熟悉相關(guān)管理設(shè)備后上崗。

6.構(gòu)建現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)

為促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理工作的全面開展，檔案館需積極搭建信息平臺，為檔案管理提供必要幫助。在網(wǎng)絡(luò)信息平臺建設(shè)過程中，最重要的就是要形成科學(xué)化管理程序。計(jì)算機(jī)管理程序會(huì)直接影響后期檔案管理工作的開展，所以在管理設(shè)計(jì)工作者開展此項(xiàng)工作的過程中，必須要對檔案管理特點(diǎn)予以充分考慮，結(jié)合檔案館時(shí)間情況完成設(shè)計(jì)，以確保館內(nèi)工作者在短時(shí)間內(nèi)掌握，為檔案管理現(xiàn)代化提供保障。同時(shí)，應(yīng)以檔案管理內(nèi)容為依據(jù)設(shè)定網(wǎng)絡(luò)信息平臺功能，在設(shè)計(jì)期間將高效開展檔案管理作為目標(biāo)，以不斷優(yōu)化管理質(zhì)量和效率。此外，要構(gòu)建完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，檔案館內(nèi)部檔案的機(jī)密性較強(qiáng)，一旦內(nèi)容被泄漏，將引發(fā)不可估量的后果，所以平臺設(shè)計(jì)工作者必須針對其展開安全維護(hù)，一般可采用密碼登錄、人臉識別等技術(shù)確保檔案信息安全。同時(shí)，應(yīng)安排專業(yè)檔案管理工作者負(fù)責(zé)檔案安全管理。

結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期背景下，檔案館系統(tǒng)開始運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與檔案保護(hù)系統(tǒng)的重要性備受關(guān)注。然而，即便很多檔案館已經(jīng)制定了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)并采取了嘗試措施，但始終受多種因素影響而面臨諸多問題。為此，要想全面推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作的開展，必須積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念、定期培訓(xùn)檔案管理工作者、強(qiáng)化數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作力度、統(tǒng)一管理檔案、構(gòu)建現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)，才能夠與檔案館檔案管理需求相適應(yīng)，全面保護(hù)并科學(xué)利用檔案資源，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理效率。