新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化的創(chuàng)新策略分析

劉書龍

（莘縣人民醫(yī)院，山東 聊城 252400）

檔案管理是醫(yī)院工作的重要內(nèi)容，工作人員不僅需要將有價值的圖像、筆記、相關(guān)信息進(jìn)行記錄，還需要將醫(yī)院各類檔案錄入到管理平臺中，實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，利用信息技術(shù)能夠優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的效率，有助于提高檔案共享使用率和整體的工作效率，從而促進(jìn)醫(yī)院各項工作順利開展。

一、信息技術(shù)的應(yīng)用價值

1.提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量

近些年來，隨著信息技術(shù)與醫(yī)療領(lǐng)域的高度融合，信息技術(shù)創(chuàng)新了醫(yī)療機(jī)構(gòu)原有的工作形式以及內(nèi)部管理體系，信息化發(fā)展已經(jīng)成了當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)未來發(fā)展的重要方向。由于我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)診療量以及規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案信息內(nèi)容繁多，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，醫(yī)院管理者需要優(yōu)化原有檔案管理工作體系。只有利用信息化提高檔案工作管理效率，引導(dǎo)檔案管理朝著多元化方向發(fā)展，并將新興技術(shù)融入實際工作當(dāng)中，引導(dǎo)工作人員不斷創(chuàng)新，才能夠科學(xué)合理地提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量。

總的來講，新形勢下檔案管理工作需要進(jìn)行全面改革與創(chuàng)新。工作人員需要利用信息技術(shù)，在當(dāng)前海量數(shù)據(jù)信息當(dāng)中，科學(xué)合理地管理好這些數(shù)據(jù)資源，促進(jìn)各項管理工作的有序開展，加強(qiáng)各個部門之間的協(xié)同交流，提高工作效率，維護(hù)穩(wěn)定的運(yùn)營秩序[1]。

2.增強(qiáng)醫(yī)院綜合競爭力

醫(yī)院綜合競爭力不僅體現(xiàn)在醫(yī)療能力以及醫(yī)院的規(guī)模，還與醫(yī)院檔案管理工作具有十分重要的聯(lián)系。檔案管理工作與信息技術(shù)的融合能夠進(jìn)一步提高醫(yī)院管理力度，幫助工作人員結(jié)合實際運(yùn)營情況以及各項工作目標(biāo)提高工作效率，實現(xiàn)各方資源的高度融合。

此外，由于部分醫(yī)院規(guī)模較大、部門眾多，某些患者的疾病可能需要多個部門協(xié)同處理。利用信息技術(shù)能夠幫助各個科室工作人員實時地傳遞各種數(shù)據(jù)信息資料，提高了各部門溝通協(xié)作的效率。工作人員還可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將運(yùn)動傳感器等各種傳感器放置在病房以及重癥監(jiān)護(hù)室當(dāng)中。倘若患者身體機(jī)能出現(xiàn)異常，傳感器則會第一時間發(fā)出警報，并將信息上傳至云數(shù)據(jù)中心，平臺管理人員則可以立即指揮護(hù)士和醫(yī)生對其進(jìn)行救治。

最后，由于醫(yī)院在日常運(yùn)行過程中需要定期購買大量的醫(yī)療物資以及醫(yī)療設(shè)備，對于醫(yī)療設(shè)備，還需要管理人員定期做好養(yǎng)護(hù)、報修等工作，利用信息技術(shù)能夠幫助工作人員將所有醫(yī)療材料以及醫(yī)療設(shè)備相關(guān)信息錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，以便于各項工作的有序開展，提高工作效率[2]。

3.幫助管理者制定科學(xué)合理的決策

信息技術(shù)與醫(yī)療領(lǐng)域的融合能夠引導(dǎo)工作人員在數(shù)據(jù)處理、資料收集以及資源共享方面提高工作效率，能夠為醫(yī)院管理者構(gòu)建一個更為清晰的數(shù)據(jù)、材料，以此來幫助管理者結(jié)合醫(yī)院實際運(yùn)營情況更加科學(xué)合理落實各項制度以及方針規(guī)劃等。并且利用信息技術(shù)還可以觀察醫(yī)院各個科室工作人員的工作效率，以及患者對醫(yī)院的建議?？偟膩碇v，信息技術(shù)能夠幫助醫(yī)院管理者更加科學(xué)合理地制定決策部署，提高信息技術(shù)的覆蓋面，是醫(yī)院在新時代下的重要發(fā)展方向[3]。

二、目前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.工作內(nèi)容不明確

傳統(tǒng)檔案管理方法過于簡便，并沒有結(jié)合實際情況明確管理工作的內(nèi)容與范疇，管理者制定的各項制度也缺乏一定的實踐性。并且由于傳統(tǒng)檔案管理方法主要取決于工作人員的經(jīng)驗意識，存在眾多主觀因素，倘若部分工作人員因自身意識不到位，就會影響檔案管理工作的有序開展，降低工作質(zhì)量[4]。

2.管理人員缺乏信息化意識

信息技術(shù)與醫(yī)療領(lǐng)域的融合雖然創(chuàng)新了醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作體系，但是由于在實際工作中，大部分管理人員沒有重視信息技術(shù)對于檔案管理的價值，他們?nèi)狈σ欢ǖ男畔⒒R，無法科學(xué)合理地利用信息技術(shù)開展檔案管理工作。例如，部分工作人員無法合理利用辦公軟件，部分工作人員難以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)整合以及數(shù)據(jù)分析[5]。

3.管理制度陳舊

當(dāng)前，部分醫(yī)院存在檔案管理制度陳舊的現(xiàn)象，不符合當(dāng)今時代發(fā)展。例如，檔案管理制度沒有包括監(jiān)督、考核、反饋等多個環(huán)節(jié)，無法科學(xué)合理地掌控檔案管理工作人員的實際工作情況。倘若工作人員與管理者之間沒有建立良好的溝通機(jī)制，就會在實際工作中產(chǎn)生眾多漏洞，不利于管理者開展各項工作決策[6]。

4.檔案管理系統(tǒng)功能局限

雖然部分醫(yī)療結(jié)構(gòu)，利用信息技術(shù)建立了檔案管理系統(tǒng)，但由于該系統(tǒng)部分功能模塊較為簡陋，無法有效實現(xiàn)各個部門的信息交流、信息傳遞功能。并且工作人員也難以在短時間內(nèi)，對各類檔案信息進(jìn)行資源整合，最終導(dǎo)致檔案管理工作無法得到有效提高。這一現(xiàn)象的主要原因在于醫(yī)院管理者不具備信息技術(shù)的應(yīng)用意識，僅僅將檔案管理信息化體系構(gòu)建當(dāng)作基礎(chǔ)性工作部署，沒有認(rèn)識到當(dāng)今時代信息技術(shù)是檔案管理工作的重要發(fā)展方向[7]。

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化的創(chuàng)新策略

1.改變傳統(tǒng)管理觀念

信息化時代下，要想進(jìn)一步將信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理工作相融合，首先應(yīng)引導(dǎo)檔案管理工作人員思想意識上進(jìn)行改變。例如，部分工作人員由于一直沿用傳統(tǒng)工作方式，對于信息技術(shù)學(xué)習(xí)態(tài)度存在不端正的現(xiàn)象。此時，管理者應(yīng)積極引導(dǎo)工作人員嘗試新型管理理念。

其次，醫(yī)院還應(yīng)重視信息技術(shù)下的檔案管理工作，例如可以通過與社會其他機(jī)構(gòu)合作的方式對醫(yī)院檔案管理工作人員進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn)，邀請優(yōu)秀工作者分享經(jīng)驗，對檔案管理人員進(jìn)行全方位的指導(dǎo)，以此來優(yōu)化他們的思維認(rèn)知。此外，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的信息化應(yīng)用，技術(shù)管理者還可以將信息技術(shù)的應(yīng)用能力與薪酬制度掛鉤，通過落實各項激勵措施的方式提高檔案管理工作人員學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的欲望。為檔案管理信息化打下堅實的基礎(chǔ)，提高醫(yī)院檔案管理工作效率[8]。

2.加大管理設(shè)備的投入

從實際情況來看，由于我國各個地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展各不相同，經(jīng)濟(jì)發(fā)展較好的地區(qū)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)程度較為完善，而經(jīng)濟(jì)條件較差的地區(qū)，醫(yī)院部分部門依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，并且由于信息化設(shè)備較少，也會導(dǎo)致這些醫(yī)院存在工作效率較低的現(xiàn)象。為了進(jìn)一步提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)，當(dāng)?shù)卣约跋嚓P(guān)部門應(yīng)落實一系列措施，支持醫(yī)療機(jī)構(gòu)購買信息化設(shè)備。

此外，管理者還應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實際運(yùn)行情況選擇科學(xué)合理的信息化系統(tǒng)。例如，當(dāng)今時代，檔案數(shù)據(jù)信息繁多，要想確保檔案管理工作的有效落實，提高醫(yī)院各個科室之間的信息交流、信息共享能力。應(yīng)盡量購買性能較高的計算機(jī)設(shè)備，能夠支持大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的應(yīng)用，這樣才能夠為醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。同時，為了提高檔案管理工作的效率，管理者還應(yīng)擴(kuò)大檔案管理工作的辦公區(qū)域，給予工作者一個優(yōu)美的環(huán)境，以便于支持他們對檔案管理工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新。

3.優(yōu)化醫(yī)院檔案管理內(nèi)容

新形勢下要想加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作力度，工作人員首先應(yīng)當(dāng)結(jié)合醫(yī)院運(yùn)行情況分析醫(yī)院各部門工作職能。其次，需要結(jié)合檔案內(nèi)容與特點進(jìn)行劃分。最后，需要將其一一上傳至檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，以此來解決原有檔案管理工作內(nèi)容劃分不明確的問題。通常來講，醫(yī)院檔案管理主要分為以下幾類：文書檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案、衛(wèi)技干部檔案、業(yè)務(wù)檔案以及專題檔案。

文書檔案內(nèi)容包括黨群、宣傳類；綜合類；組織人事類；勞動工資類；基建、設(shè)備、財務(wù)類；醫(yī)療、行政類以及其他類。

科技檔案包括設(shè)備檔案和基建檔案。設(shè)備檔案是指訂購儀器設(shè)備的合同、協(xié)議書以及圖紙、說明書、操作規(guī)程、合格證書、裝箱單；安裝調(diào)度及驗收記錄、報告；運(yùn)行使用過程中取得的實效記錄，事故記錄及處理報告以及儀器報廢的技術(shù)鑒定材料、報告及上級主管部門的批件。基建檔案包括計劃任務(wù)書、合同、協(xié)議書、證明書及批準(zhǔn)文件；選址報告、工程、水文、氣象、地質(zhì)等基礎(chǔ)材；初步設(shè)計、工程技術(shù)設(shè)計及設(shè)計修改、變更材料；施工安裝圖紙、說明書、施工日記和記錄；工程概算、預(yù)算、決算；全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結(jié)；工程改建、擴(kuò)建擴(kuò)維修、使用中變更的圖紙及有關(guān)材料；改建、維修水電設(shè)施有關(guān)材料、圖紙以及其他材料。

會計檔案可以細(xì)化分為財務(wù)會計、基建會計、工會會計。會計檔案的內(nèi)容主要為會計憑證類：記賬憑證；收據(jù)存根。會計賬簿類：現(xiàn)金日記賬；銀行日記賬；總賬；收、支明細(xì)賬；固定資產(chǎn)明細(xì)賬；材料物資明細(xì)賬。會計報表類：年度會計報表、預(yù)決算；會計月報、季報。其他會計資料類：工資匯總表、名冊、調(diào)整通知；會計檔案移交清冊；會計檔案保管清冊；會計檔案銷毀清冊。

特種載體檔案主要為照片、磁介質(zhì)、光盤、實物。其內(nèi)容能夠反映本院主要職能活動、基本歷史面貌；上級領(lǐng)導(dǎo)、專家、教授來院檢查、學(xué)術(shù)指導(dǎo)等重要活動；本院重大手術(shù)、新技術(shù)、新項目。本院開展大型、小型醫(yī)療咨詢，下鄉(xiāng)醫(yī)療服務(wù)；本院黨委、工會、團(tuán)委組織的有關(guān)重要、一般活動、宣傳、教育方面以及其他有保存價值的特種載體。

衛(wèi)技干部檔案內(nèi)容為醫(yī)生專業(yè)技術(shù)材料、護(hù)士專業(yè)技術(shù)材料。

業(yè)務(wù)檔案包括護(hù)理類：關(guān)于護(hù)理管理、帶教、重要專項護(hù)理的材料；其他材料。醫(yī)療類：關(guān)于醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療糾紛、科研項目、科教帶教、院內(nèi)感染防治管理性材料；其他材料。門診記錄：門診日記?？蒲许椖浚褐卮?、一般科研項目的管理性、評審結(jié)果、原始調(diào)查記錄。

專題檔案包括：復(fù)審“二級甲等醫(yī)院”及創(chuàng)“三級甲等”醫(yī)院專題；綠色醫(yī)院；等等。

4.健全檔案管理制度配套體系

醫(yī)院需要健全檔案管理制度配套體系。從實際情況來看，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)存在檔案管理系統(tǒng)功能不完善，沒有建立監(jiān)督管理體系的現(xiàn)象，導(dǎo)致工作人員在開展檔案管理工作期間，由于自身操作失誤或系統(tǒng)故障，出現(xiàn)安全隱患，無法開展后續(xù)相關(guān)工作。

所以，為了避免上述事件發(fā)生，管理人員還應(yīng)構(gòu)建針對檔案管理系統(tǒng)的檢查機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制、反饋以及考核機(jī)制。檢查機(jī)制是確保工作人員能夠嚴(yán)格遵守相關(guān)要求，開展檔案管理工作的先決條件，監(jiān)督機(jī)制則是確保檔案管理工作人員不會出現(xiàn)懶散心理或舞弊現(xiàn)象反饋機(jī)制，能夠引導(dǎo)工作人員發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)存在的漏洞。以此來優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)各個模塊的功能?？己藱C(jī)制能夠增強(qiáng)檔案管理工作者與管理人員之間的溝通交流力度，幫助管理人員更好地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作者自身存在的問題，通過落實針對性的策略提高他們的工作意識以及工作技能，保障檔案管理工作的效率。

5.提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者從以下幾個層面考慮。首先，管理者需要優(yōu)化檔案管理工作人員的入職門檻，例如從業(yè)務(wù)技能、專業(yè)素養(yǎng)、文化知識以及信息化技術(shù)應(yīng)用能力四個維度。觀察入職者是否具備一定的信息化技術(shù)應(yīng)用能力以及創(chuàng)新意識，只有為檔案管理部門篩選出具有較強(qiáng)專業(yè)能力和創(chuàng)新意識的復(fù)合型人才，才能進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作效率。

其次，管理者與檔案管理工作人員還應(yīng)定期學(xué)習(xí)新型檔案管理理念以及工作方式，可以通過聘請專家以及相關(guān)學(xué)者的方式引導(dǎo)他們進(jìn)一步了解信息化技術(shù)的應(yīng)用意義，開拓他們的工作視野。醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理人員也應(yīng)積極結(jié)合檔案管理領(lǐng)域未來發(fā)展趨勢，不斷創(chuàng)新與優(yōu)化醫(yī)院原有檔案管理工作體系。

最后，還需要將思想道德元素結(jié)合檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的人生觀、價值觀，引導(dǎo)他們在日常工作中虛心學(xué)習(xí)，做好每一項檔案數(shù)據(jù)的處理。

6.將檔案管理模式進(jìn)行統(tǒng)一

提高檔案管理工作效率，需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者結(jié)合醫(yī)院所有部門構(gòu)建一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)工作過程中醫(yī)院檔案管理，由于涉及許多分散部門，各位工作人員在協(xié)同作業(yè)過程中可能存在認(rèn)知偏差或工作交接不及時的現(xiàn)象，使得檔案管理質(zhì)量較差。所以醫(yī)療機(jī)構(gòu)各個部門應(yīng)建立明確的制度，將有價值的檔案資料及時上傳至管理系統(tǒng)當(dāng)中，由檔案管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一處理。倘若存在任何問題，都需要利用線上平臺與工作人員進(jìn)行即時交流，以此來加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，提高各部門之間的協(xié)同工作效率。

結(jié)語

綜上所述，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時代，管理者需不斷提高檔案管理工作人員的信息意識以及信息技術(shù)應(yīng)用能力，通過落實多元化策略的方式為檔案管理工作的開展提供一個堅實的基礎(chǔ)。