以質(zhì)量為核心的會(huì)議管理探析

文/中車戚墅堰機(jī)車車輛工藝研究所有限公司 王崗民

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，會(huì)議作為團(tuán)體討論、決策的主要方式，匯集著眾人的智慧，權(quán)衡全局利弊，在公司內(nèi)發(fā)揮著極為重要的作用。但很多大型公司卻因會(huì)議質(zhì)量不高、會(huì)議效率低下而飽受詬病。尤其是中央“八項(xiàng)規(guī)定”出臺(tái)后，要求會(huì)議精簡(jiǎn)、務(wù)實(shí)、高效。在新形勢(shì)下，如何提升會(huì)議質(zhì)量，讓會(huì)議回歸為積極的、良性的管理手段，成為企業(yè)管理中的重要內(nèi)容。

一、當(dāng)前會(huì)議存在的常見問題

（一）會(huì)議數(shù)量過多。無論大事小事，都習(xí)慣性召集會(huì)議。有些傳達(dá)類會(huì)議，本可以文件的形式來傳達(dá)，也要召集會(huì)議，而且層層傳達(dá)。有些打著例會(huì)的幌子，無事找事也要開會(huì)。

（二）會(huì)議時(shí)間過長(zhǎng)。一是“讀稿子”現(xiàn)象嚴(yán)重，不少稿子文過飾非、言之無物、又臭又長(zhǎng)；二是會(huì)議講話云里霧里、不知所云，遇到難題繞著說，只談成績(jī)，不談不足，不能直擊要害。

（三）會(huì)議結(jié)果落實(shí)不到位。一是議而不決，會(huì)議討論很久，卻畏首畏尾，下不了決定，最后不了了之；二是決而不行，對(duì)于會(huì)議上提出的要求，未明確責(zé)任人和責(zé)任時(shí)間，導(dǎo)致決議無法按照計(jì)劃落地。

（四）會(huì)議組織不嚴(yán)密。一是會(huì)議材料準(zhǔn)備不充分，導(dǎo)致上會(huì)時(shí)，大家還在學(xué)習(xí)理解材料內(nèi)容，不能很快進(jìn)行討論和決策；二是會(huì)議議程不清晰，沒有時(shí)間節(jié)點(diǎn)控制，該討論的沒討論，該議透的沒議透；三是工作人員分工不明確，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議服務(wù)響應(yīng)不及時(shí)。

（五）會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)懶散。個(gè)別參會(huì)人員遲到、早退、來去自由，臺(tái)上開大會(huì)、臺(tái)下開小會(huì)，手機(jī)聲音此起彼伏等，影響會(huì)議質(zhì)量。

（六）會(huì)議形式傳統(tǒng)守舊。喜歡開大會(huì)，喜歡坐主席臺(tái)，喜歡讀稿子……不能接受電視電話會(huì)議，不能接受頭腦風(fēng)暴式的會(huì)議，不能接受現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議……

二、提升會(huì)議質(zhì)量的舉措

（一）做好會(huì)議源頭把控。中央“八項(xiàng)規(guī)定”中，明確要求精簡(jiǎn)會(huì)議活動(dòng)，切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)，不開泛泛部署工作和提要求的會(huì)……各單位須嚴(yán)格對(duì)照“八項(xiàng)規(guī)定”及相關(guān)要求，在源頭上解決“開不開會(huì)”問題。在判別會(huì)議是否需要召開前，客觀判定會(huì)議召開的必要性，從而避免無意義的會(huì)議召開。同時(shí)，在議題的確定上要充分斟酌議題的重要性，緊抓會(huì)議召開的中心思想，精簡(jiǎn)議題數(shù)量，避免冗長(zhǎng)的議題影響會(huì)議質(zhì)量。

（二）抓好會(huì)議進(jìn)程管理。1.凡是會(huì)議，必有議程。議程是會(huì)議的綱要性文件，涵蓋了會(huì)議的主要內(nèi)容。在會(huì)議前，必須把會(huì)議議程和相關(guān)材料提前發(fā)給參會(huì)人員，使參會(huì)人員能了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料并安排好相關(guān)工作。議程在下發(fā)之前，要充分征求相關(guān)單位意見，以便科學(xué)合理，一旦確定，則不容修改或變動(dòng)。一般來說，議程應(yīng)緊湊有序，因此，每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間和范圍，不能長(zhǎng)篇大論、泛泛而談、言之無物。2.凡是會(huì)議，必有主持。在美國(guó)的通用議事規(guī)則中，主持人被置于最高位置，同時(shí)也對(duì)會(huì)議效果負(fù)有最大責(zé)任。其實(shí)，這種做法不僅僅適用于政府和法院等機(jī)關(guān)單位，也同樣適用于企業(yè)。只有責(zé)任明確到人，才能從源頭上提升會(huì)議質(zhì)量。因此，每次開會(huì)須設(shè)一名主持人，主持人一般為參會(huì)的高層領(lǐng)導(dǎo)或最高領(lǐng)導(dǎo)。主持人要熟悉會(huì)議議程，并負(fù)責(zé)對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，主持人有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)。對(duì)于討論或決策性的議題，主持人需督促會(huì)議做出結(jié)論。主持人要客觀公正、兼聽兼信。3.凡是會(huì)議，必有結(jié)果。對(duì)于決策性會(huì)議和研討性會(huì)議，主持人需指定會(huì)議秘書，在會(huì)后及時(shí)形成會(huì)議紀(jì)要，對(duì)于具體工作部署，要明確責(zé)任部門、責(zé)任人員和完成時(shí)限。“散會(huì)不跟蹤，開會(huì)一場(chǎng)空”，要建立會(huì)議事后追蹤程序，會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)并適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能落實(shí)。對(duì)于傳達(dá)性會(huì)議和商務(wù)性會(huì)議，會(huì)議秘書可根據(jù)會(huì)議實(shí)際情況整理會(huì)議資料并予以存檔處理，以便以后查閱。

（三）嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。凡是會(huì)議，必有會(huì)風(fēng)。會(huì)風(fēng)是會(huì)議質(zhì)量的基礎(chǔ)保障，因此，每次會(huì)議均需指定人員作為紀(jì)律監(jiān)督員，負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)。對(duì)遲到早退等不良行為進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)要嚴(yán)格落實(shí)中央“八項(xiàng)規(guī)定”等文件精神，提倡開短會(huì)、講短話，力戒空話、套話，減少“讀稿子”現(xiàn)象；要精簡(jiǎn)會(huì)議，能并開、套開的盡量并開、套開；要減少參會(huì)人數(shù)，以不能再減少人員為參會(huì)人數(shù)標(biāo)準(zhǔn)；要追求會(huì)議實(shí)效，講話有依據(jù)、有落實(shí)、有執(zhí)行。參會(huì)人員應(yīng)態(tài)度端正，維護(hù)會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)，積極參與到會(huì)議議程中來，發(fā)揮自己的作用。對(duì)于違反會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)的情況，紀(jì)律監(jiān)督員登記后報(bào)主持人，主持人需對(duì)相關(guān)人員或單位提出批評(píng)或懲處意見。

（四）做好會(huì)務(wù)工作。1.會(huì)前工作。會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)細(xì)之又細(xì)的工作，因此工作方案要周全細(xì)密。一般來說，工作方案主要包括：會(huì)議通知、會(huì)序冊(cè)制作、文件材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、住宿和就餐安排、會(huì)議用品準(zhǔn)備、車輛安排、安全保衛(wèi)、新聞報(bào)道、會(huì)議預(yù)算編制等內(nèi)容。工作開展中要合理分工。會(huì)務(wù)組一般可分為材料組、秘書組、接待組、宣傳組等若干工作組。工作任務(wù)要實(shí)行菜單式管理，內(nèi)容涵蓋要全，做到會(huì)議籌備不延誤、無漏項(xiàng)、無錯(cuò)項(xiàng)。要考慮應(yīng)急方案，避免卡殼等情況。2.會(huì)中工作。要密切關(guān)注會(huì)場(chǎng)情況，除做好常規(guī)服務(wù)外，工作人員要保持高度的注意力，密切關(guān)注會(huì)議動(dòng)態(tài)，一旦有突發(fā)情況，要第一時(shí)間處理，處理方式要穩(wěn)重得體，不要急中出錯(cuò)。確難以處理的，要果斷請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，確定處理意見，避免現(xiàn)場(chǎng)混亂。要提前實(shí)地檢查，老秘書一直說“領(lǐng)導(dǎo)未坐我先坐，看看座次錯(cuò)不錯(cuò)；領(lǐng)導(dǎo)未講我先講，看看話筒響不響”，說的就是這個(gè)道理。要重點(diǎn)對(duì)參會(huì)人員、會(huì)議材料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置和會(huì)議電子電器設(shè)備等進(jìn)行最后的檢查，以盡可能防范意外事件。3.會(huì)后工作。要及時(shí)整理會(huì)議資料和物品。做好會(huì)場(chǎng)清點(diǎn)工作，查看有無遺留物品，重點(diǎn)做好會(huì)議文件資料的回收、整理、歸檔，以及相關(guān)會(huì)務(wù)物品的清點(diǎn)工作，做好費(fèi)用結(jié)算等工作。做好會(huì)議記錄和督辦工作。快速整理會(huì)議記錄，需形成會(huì)議紀(jì)要的應(yīng)及時(shí)印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。同時(shí)，對(duì)于會(huì)議部署或領(lǐng)導(dǎo)要求，制定督辦計(jì)劃，落實(shí)會(huì)議精神和要求。做好會(huì)務(wù)工作總結(jié)。會(huì)務(wù)工作中，好的做法要保留學(xué)習(xí)，工作失誤同樣也是寶貴財(cái)富，要客觀分析原因，避免以后再犯類似錯(cuò)誤。大型會(huì)議結(jié)束后，一般還應(yīng)慰問會(huì)務(wù)人員。

（五）嘗試會(huì)議創(chuàng)新。1.嘗試新的會(huì)議方式。注重參會(huì)人員的體驗(yàn)實(shí)踐、交流討論等環(huán)節(jié)。將會(huì)議室搬到室外，搬到現(xiàn)場(chǎng)聽行業(yè)人員說；搬到咖啡廳聽青年人說……調(diào)動(dòng)參會(huì)人員的積極性，把被動(dòng)參會(huì)變?yōu)橹鲃?dòng)參會(huì)。注重發(fā)揮參會(huì)人員的創(chuàng)造性，可以使用頭腦風(fēng)暴法、世紀(jì)咖啡法等新的方式，讓參與人員深度挖掘議題并獲得新想法。把坐會(huì)開成站會(huì)。中車唐山公司信奉：早會(huì)開得好，一天沒煩惱。他們的早會(huì)一般采用站會(huì)的形式：所有參會(huì)人員站成一排，逐個(gè)匯報(bào)工作。站會(huì)這種形式很好地制止了長(zhǎng)篇大論、廢話連篇、“讀稿子”等現(xiàn)象，減少了會(huì)議時(shí)間，而且對(duì)會(huì)議內(nèi)容也有很大提升。2.嘗試新的會(huì)議工具。要充分利用網(wǎng)絡(luò)視頻、電視電話等多媒體工具，提升信息化水平。比如電視會(huì)議，方便快捷且呈現(xiàn)方式多樣?？梢酝ㄟ^建立微信群，將不涉密的議程、提醒事項(xiàng)等及時(shí)傳達(dá)與會(huì)人員；使用APP手機(jī)端簽到打卡，整個(gè)培訓(xùn)安排、會(huì)議議程一掃即可，且可知曉參會(huì)人員的參與度。

（六）提升會(huì)務(wù)工作人員的工作能力。1.提升專業(yè)化辦會(huì)能力。要理清會(huì)務(wù)工作“一本賬”。熟知會(huì)務(wù)工作的各項(xiàng)內(nèi)容，也要熟悉各類會(huì)議的特點(diǎn)，要善于對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，形成豐富的經(jīng)驗(yàn)庫(kù)，從而靈活應(yīng)對(duì)各種會(huì)議要求。排座次時(shí)，既要考慮領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別，又要兼顧與議題的相關(guān)程度，還要考慮會(huì)場(chǎng)的特點(diǎn)等因素，如果拘泥于按級(jí)別排序，則經(jīng)常達(dá)不到會(huì)議效果。養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)。要養(yǎng)成快速響應(yīng)的工作習(xí)慣，樹立“馬上就辦、辦就辦好”的理念；要培養(yǎng)高度的責(zé)任感，嚴(yán)格“不讓工作在我手里斷線”的工作要求；要錘煉工匠精神，追求“我不是完人，但我的產(chǎn)品一定是完美的”境界。要進(jìn)行專業(yè)化的學(xué)習(xí)積累。一方面，要對(duì)會(huì)議主題、會(huì)議資料等信息深入了解，又要對(duì)參會(huì)單位及人員的職能職責(zé)非常熟悉，從而提升對(duì)會(huì)議精神和相關(guān)要求的理解；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)務(wù)工作相關(guān)工具的學(xué)習(xí)，尤其是常用的Office軟件、音控系統(tǒng)等要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。2.提升溝通協(xié)調(diào)能力。要根據(jù)職責(zé)分工，每個(gè)人多向前邁一步，共享信息，相互補(bǔ)臺(tái)，避免出現(xiàn)會(huì)務(wù)工作上的死角；面對(duì)突發(fā)狀況，要態(tài)度端正，快速響應(yīng)，部署工作時(shí)坦誠(chéng)溝通。工作之余，要組織大家相互交流，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，消化工作中的不愉快情緒。加強(qiáng)與參會(huì)人員的溝通。做好與主要領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)接，第一時(shí)間獲知準(zhǔn)確信息，以便準(zhǔn)備預(yù)案；同時(shí)密切關(guān)注參會(huì)人員的需求，及時(shí)作出調(diào)整。加強(qiáng)與酒店等外部單位的溝通。要在保證服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，合理控制費(fèi)用支出。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，會(huì)議占據(jù)了很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的相當(dāng)一部分工作時(shí)間，而且會(huì)議的質(zhì)量與效率直接影響著企業(yè)的發(fā)展?？梢哉f，會(huì)議質(zhì)量是一個(gè)企業(yè)管理水平的重要指標(biāo)，因此企業(yè)要對(duì)會(huì)議管理提起足夠的重視。作為會(huì)議主辦方，要深刻認(rèn)識(shí)會(huì)議管理的重要性，多措并舉提升會(huì)議質(zhì)量，助推公司發(fā)展。