基于大數(shù)據(jù)的科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

李貞錚，劉廿明，敬丹丹，蔡春夢，陳新勝，劉 淼

（湖南省科學技術(shù)信息研究所，湖南 長沙 410001）

0 引言

科技查新是通過檢索已有文獻報道對查新項目的新穎性作出文獻評價的情報咨詢服務［1］。為項目立項、論文開題、成果評價、獎勵申報等提供了客觀文獻評價，是科技管理中一項基礎工作，廣泛應用于各項科技創(chuàng)新工作中。隨著國家對科技創(chuàng)新的高度重視，科技查新需求也在不斷提升。

1 研究現(xiàn)狀

現(xiàn)有的查新咨詢工作存在3個方面的問題。一是查新效率有待提升。大部分查新機構(gòu)接受查新委托是通過郵箱、電話、紙質(zhì)文本等傳統(tǒng)方式。查新機構(gòu)需要和查新用戶反復溝通，對于初次委托的用戶還需要介紹查新工作流程，把查新工作人員有限的精力浪費在重復的機械回復上，在項目集中申報、科技獎勵申報期間問題尤甚。查新報告撰寫過程中也存在著大量的文獻復制粘貼、編號、排序等機械工作，查新點多的項目可能一份報告就有近百篇對比文獻，如果增減文獻需要全部重新編號，極大地影響了查新工作效率。二是委托用戶信息不暢。由于查新工作中需要閱讀大量文獻，對比分析并給出查新結(jié)論，查新報告不可能做到“立等可取”，且查新項目往往是“扎堆”委托，各個查新機構(gòu)的查新周期都比較長，基本上國內(nèi)查新需要7~10個工作日，國內(nèi)外查新需要10~15個工作日。一方面，較長的工作周期與項目受理申報截止日期的臨近使得查新用戶更容易焦慮，迫切希望了解查新項目的具體流程節(jié)點，所以查新用戶往往會多次向查新機構(gòu)咨詢進展；另一方面，更多的郵件、電話咨詢也給查新工作人員帶來了更多的工作量。三是沉淀數(shù)據(jù)利用程度不高?？萍疾樾伦鳛榭萍脊芾碇械幕A工作，各個查新機構(gòu)具有大量的查新數(shù)據(jù)，查新工作人員疲于完成查新報告及事務性的工作，無暇對數(shù)據(jù)進行梳理挖掘，形成了很多的沉淀數(shù)據(jù)，不能為科技管理決策提供有效數(shù)據(jù)支撐，同時數(shù)據(jù)缺乏共享形成信息孤島。

目前，國內(nèi)已有一些機構(gòu)開展了關于科技查新管理系統(tǒng)的相關研究。例如，甘肅省科學技術(shù)情報研究所設計了科技查新智能管理信息系統(tǒng)，采用云計算、數(shù)據(jù)挖掘、流程管理、手機短信和微信等技術(shù)和手段，實現(xiàn)科技查新、收錄引證、知識產(chǎn)權(quán)評議、科技成果評價等業(yè)務流程化精確管理，但它不能對查新數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析；福建省科學技術(shù)信息研究所設計研究了基于省級聯(lián)合體的科技查新管理系統(tǒng)［2］，雖然具有統(tǒng)計分析模塊，但僅限統(tǒng)計人員的工作量和業(yè)務量，便于工作的量化考核和統(tǒng)籌安排，不涉及數(shù)據(jù)分析；江蘇省科學技術(shù)情報研究所構(gòu)建了基于B/S模式的科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)［3］，同樣也缺乏對沉淀數(shù)據(jù)的利用；清華大學開發(fā)的科技查新系統(tǒng)［4］，可實現(xiàn)自動生成報告號以及查新報告，但沒有提到涉及查新用戶的流程查詢等；北京化工大學設計的科技查新自動化管理服務系統(tǒng)［5］，具有事務催辦等功能，但也不涉及數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析共享等；湖南省科學技術(shù)信息研究所結(jié)合實際工作，通過優(yōu)化改造現(xiàn)有的門戶網(wǎng)站，合理設計科技查新管理系統(tǒng)是十分有必要的。

2 研究意義

構(gòu)建湖南省科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)，改變查新工作模式，深化“放管服”改革，打通利企便民“最后一米”，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓科研人員少跑腿，新冠肺炎疫情常態(tài)化情況下，實現(xiàn)“全程電子化”辦理。對于查新機構(gòu)來說，綜合管理系統(tǒng)可以極大提高查新工作人員的工作效率，減少了查新報告撰寫過程中格式整理、排序等無意義重復勞動，縮短了查新周期中無意義重復勞動占用的時間，提升查新咨詢服務質(zhì)量；對于查新用戶而言，系統(tǒng)可以優(yōu)化查新用戶查新體驗，查新周期比較長，通過系統(tǒng)工作流程透明化，查新用戶了解查新全流程情況，節(jié)約了時間，并且可以實時查詢到查新工作進度，緩解了長時間等待帶來的焦慮；針對科技管理部門，系統(tǒng)可以實時統(tǒng)計查新項目數(shù)量、學科類別以及查新項目創(chuàng)新性等數(shù)據(jù)信息，有利于加強科技管理部門對全省科技項目的宏觀把握。

3 系統(tǒng)的構(gòu)建

3.1 系統(tǒng)設計

湖南省科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)的設計采用B/S模式。通過使用大數(shù)據(jù)挖掘、云計算、業(yè)務管理流程、手機提醒和微信等技術(shù)和手段，實現(xiàn)科技查新業(yè)務流程化精確管理，為科技查新人員和業(yè)務委托客戶提供一站式高效服務，提升科技查新業(yè)務管理效率，降低管理成本，為科學高效決策提供數(shù)據(jù)支撐。

3.2 開發(fā)環(huán)境與開發(fā)工具

開發(fā)環(huán)境使用Java編程語言，數(shù)據(jù)庫選用MySQL，Web服務器使用Tomcat，軟件開發(fā)工具包采用JDK，硬件平臺為PC機或小型服務器，操作系統(tǒng)為Windows。

3.3 查新系統(tǒng)開發(fā)框架

基于B/S的數(shù)據(jù)庫訪問模式，系統(tǒng)的開發(fā)框架主要分為科技查新網(wǎng)站、基礎服務平臺、3層結(jié)構(gòu)(表示層、業(yè)務層、數(shù)據(jù)層）、數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)加密服務幾部分。查新用戶通過網(wǎng)站登錄系統(tǒng)平臺，應用服務器對數(shù)據(jù)進行分析處理，經(jīng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)邏輯處理后生成新的頁面，再通過服務器將新的數(shù)據(jù)返回到用戶界面，從而實現(xiàn)查新需求，系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)架構(gòu)

3.4 系統(tǒng)具體功能模塊

湖南省科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)分為4個板塊，信息展示板塊、業(yè)務受理板塊、查新報告板塊、統(tǒng)計分析板塊。系統(tǒng)具有4類賬戶，具有不同的權(quán)限，分別為查新用戶、查新員、審核員、管理員。基于系統(tǒng)4個板塊的同時，系統(tǒng)分50多個子功能，主要有：業(yè)務委托、業(yè)務受理、業(yè)務分配、課題審核、查新任務、業(yè)務統(tǒng)計、財務統(tǒng)計、報告防偽、用戶管理、快遞信息管理、財務憑證管理、代理站管理、即時消息、短信推送、查新報告下載、相似性分析等等，功能模塊如圖2所示。

圖2 科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)功能模塊

3.4.1 信息展示板塊

信息展示板塊主要用于介紹查新相關基本信息，包括查新機構(gòu)介紹、查新流程、收費標準、常見問題等內(nèi)容，并提供查新合同模板下載。4類賬戶都可以訪問，其中查新用戶、查新員、審核員只能瀏覽信息，管理員可以編輯信息。通過信息展示板塊，查新用戶可以

了解到查新機構(gòu)的基本情況，查新需要提供哪些資料，做完查新可以拿到一個什么樣的結(jié)果，同時也可以了解到機構(gòu)后續(xù)成果評價、評審、成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)轉(zhuǎn)移的相關信息。

3.4.2 業(yè)務受理板塊

業(yè)務受理板塊按照查新流程設置合同上傳、查新員分配、合同審核、繳費憑證上傳、合同蓋章提交、查新進度查詢、服務評價7大模塊，支持查新用戶、查新員、審核員、管理員訪問。查新用戶可以根據(jù)業(yè)務受理板塊的提示完成查新全流程。在查新員分配過程中，系統(tǒng)會根據(jù)查新員手中已受理任務的多少來分配項目，查新用戶如果有熟悉的查新員也支持指定優(yōu)先分配查新員。在分配查新員后的合同審核過程中，系統(tǒng)支持文字、語言留言，以及轉(zhuǎn)接到QQ、微信等三方即時通信工具。查新進度查詢中可以查到查新報告是處于撰寫報告、審核或者是郵寄階段，可以在系統(tǒng)中隨時查看查新完成剩余時間，還支持查詢是否開具發(fā)票等。

3.4.3 查新報告板塊

查新報告板塊主要用于查新員撰寫查新報告以及審核員審核報告，僅限查新員和審核員訪問。查新員賬戶支持創(chuàng)建新模板，模板導入，可以依據(jù)查新目的不同設置不同的查新報告模板；模板中包括了查新機構(gòu)已訂購的所有數(shù)據(jù)庫，在報告撰寫中支持數(shù)據(jù)庫選擇、對比文獻導入、文獻自動排序、附錄自動生成等功能；其中，對比文獻支持PDF，CAJ，TXT，DOC等格式的導入，并且自動識別提取標題、摘要、作者、單位、來源等信息。審核員賬戶支持在線批注、電子簽名等功能。

3.4.4 統(tǒng)計分析板塊

統(tǒng)計分析板塊是湖南省科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)中一個特色，允許查新員、審核員、管理員訪問。支持統(tǒng)計已受理查新項目的數(shù)量、項目名稱、查新目的、查新范圍、學科領域、項目收費金額等基礎信息，查新員和審核員可以查到自己完成或?qū)徍说捻椖拷y(tǒng)計信息，管理員支持查詢所有項目信息。在此基礎上，統(tǒng)計分析模塊可以統(tǒng)計查新項目的新穎性。例如，一個查新項目具有5個查新點，其中，3個查新點具有新穎性，2個查新點為已有文獻報道，那么該查新項目新穎性被標注為60%。系統(tǒng)可以按照學科類別分類統(tǒng)計查新項目的新穎性，通過系統(tǒng)可以了解到省內(nèi)某一特定學科領域查新項目中，有多少研究內(nèi)容是具有新穎性，可以幫助科技管理部門了解哪些學科類別的查新項目比較多，哪些學科類別在新穎性上具有優(yōu)勢，從而為相關科技政策的制定提供數(shù)據(jù)佐證。統(tǒng)計分析板塊還內(nèi)置有圖表自動生成工具，可以實時展示歷年查新項目統(tǒng)計情況。此外，系統(tǒng)還可以連接到湖南省科技云平臺，打破信息不能共享的局面，實現(xiàn)沉淀數(shù)據(jù)的挖掘。

3.5 系統(tǒng)特點

3.5.1 智能化技術(shù)挖掘

基于Elasticsearch數(shù)據(jù)檢索和挖掘技術(shù)，對委托課題與歷史數(shù)據(jù)進行智能化比對得出相似度，為查新員進一步檢索提供有價值參考。系統(tǒng)內(nèi)置大量模板，根據(jù)不同業(yè)務類型自動識別并調(diào)用。

3.5.2 可視化業(yè)務流程

將科技查新業(yè)務、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、工作流技術(shù)、精準管理結(jié)合起來，貫穿于科技查新業(yè)務全過程，使每一個環(huán)節(jié)都做到可追溯、可監(jiān)控、可管理，做到“掌握每一課題，控制每個流程”。

3.5.3 數(shù)據(jù)安全有效管控

采用成熟穩(wěn)定的軟件框架進行開發(fā)，能阻擋常見的網(wǎng)絡攻擊，關鍵數(shù)據(jù)進行加密處理，具有良好的安全性。采用當前主流的B/S/D 3層WEB體系架構(gòu)，通過瀏覽器就能實現(xiàn)全部業(yè)務操作，實現(xiàn)客戶端零維護。

3.5.4 功能精煉實用

系統(tǒng)有50＋個功能模塊，涵蓋了從業(yè)務委托到交付報告的全流程管理。用戶可以使用手機短信或微信登錄系統(tǒng)；工作人員可以在線打印帶有電子印章、電子水印和電子簽名的報告；關鍵節(jié)點發(fā)送短信。

4 結(jié)語

通過構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)的科技查新咨詢綜合管理系統(tǒng)，旨在解決查新機構(gòu)、查新用戶、科技管理部門的實際需求，提升查新人員工作效率與服務質(zhì)量，優(yōu)化查新用戶查新體驗，加強了對科技查新數(shù)據(jù)挖掘，為科技管理提供數(shù)據(jù)支撐，同時也可以聯(lián)通湖南省科技云平臺，破除信息孤島，實現(xiàn)信息共享，為打造具有核心競爭力的科技創(chuàng)新高地提供數(shù)據(jù)支撐。