企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用研究

牛玲

中國勞動關(guān)系學(xué)院

人力資源信息系統(tǒng)是在信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)之上，為了提升管理效率而形成的一整套管理體系，依托于計算機和網(wǎng)絡(luò)，讓人力資源管理工作的質(zhì)量得到提升。經(jīng)過近幾年的實踐和探索，人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用越發(fā)成熟。然而，在很多企業(yè)內(nèi)部，這套系統(tǒng)的實際應(yīng)用存在各種各樣的問題，嚴重的不光不能憑借系統(tǒng)來提升效率，還會成為企業(yè)管理的阻礙。要想更加充分地發(fā)揮這套系統(tǒng)的作用，企業(yè)管理人員首先應(yīng)當作出表率，深入研究系統(tǒng)應(yīng)用的問題，為系統(tǒng)應(yīng)用創(chuàng)造良好條件，這樣才能讓企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢。

一、人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）人力資源管理信息系統(tǒng)的內(nèi)容

所謂人力資源，主要是指那些可以促進整體經(jīng)濟與社會發(fā)展的勞動者的能力，也就是那些已經(jīng)進入勞動年齡并已經(jīng)開始直接投入建設(shè)和尚未投入建設(shè)的人群的能力。而人力資源管理信息系統(tǒng)則是通過搜集、加工、運用這些信息數(shù)據(jù)來開展企業(yè)的人力資源規(guī)劃與預(yù)測，協(xié)助企業(yè)主管進行人力資源的發(fā)展和人事決策[1]。從理論上或是目前軟件的分類管理上來講， 人力資源信息管理系統(tǒng)的范疇非常廣泛，包括薪資管理、人事管理、招聘管理、考勤管理、保險福利管理、績效管理等等諸多方面，任何一個商品軟件不會把這些東西集合在一起, 他們大多是按其具體功能分模塊來實現(xiàn)人力資源管理的需要。

（二）人力資源管理信息系統(tǒng)的各階段發(fā)展

最早一代的人力資源管理信息系統(tǒng)誕生于20世紀60年代末期，當時西方發(fā)達國家已經(jīng)進入信息管理的階段，企業(yè)在人力資源管理方面也積累了足夠的經(jīng)驗，亟須一種更為有效的信息管理方法。在這種情況下，人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)運而生。這種信息系統(tǒng)對于規(guī)模較大的企業(yè)來說非常有效，能夠?qū)?shù)量非常龐大的數(shù)據(jù)進行計算機運算，相較于傳統(tǒng)的人工處理來說效率更高，而且錯誤率更低。不過第一代人力資源管理信息系統(tǒng)只能計算薪資，不能包含非財務(wù)信息，而且也不能對過往的薪資信息進行保存，總的來說只是一種提高薪資計算效率的軟件。

第二代人力資源管理信息系統(tǒng)相較于第一代有了顯著的提升，出現(xiàn)在20世紀70年代末。因為在這一時間段內(nèi)，數(shù)據(jù)庫的發(fā)展越來越完善，而有了數(shù)據(jù)庫就能夠?qū)w量較大的數(shù)據(jù)進行保存。第二代人力資源信息系統(tǒng)填補了第一代的空白，不僅能夠記錄員工的薪資、對薪資進行處理，還能夠針對一些非財務(wù)數(shù)據(jù)進行處理，在人力資源管理工作中占據(jù)了更大的比重。

第三代人力資源信息系統(tǒng)出現(xiàn)于20世紀90年代，由于這一代使用了HRMS數(shù)據(jù)庫，使得系統(tǒng)具備了生成報表、數(shù)據(jù)分析、資源共享等多種功能，極大程度上提升了人力資源管理工作的效率，對于企業(yè)控制人力資源管理成本來說也具有重要的現(xiàn)實意義。而且在這一階段，企業(yè)管理人員對于人力資本的認識更加全面，知道人力資本不僅局限于工時，還在于員工知識和能力的應(yīng)用和發(fā)揮，在這種情況下，使用計算機進行人力資源信息管理就變得必不可少。

第四代人力資源信息系統(tǒng)發(fā)生了革命性的改變，由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，在21世紀初，人力資源信息系統(tǒng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)接入，將企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)外部進行連接，讓人力資源相關(guān)信息變得更加容易共享。在第四大人力資源系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，企業(yè)的管理人員和相關(guān)領(lǐng)域的專家積極將各種計算模型加入其中，使得系統(tǒng)的總體功能變得越發(fā)強大，不僅能夠計算原本無法計算的海量數(shù)據(jù)，還能夠?qū)?fù)雜的模型進行處理和分析，為企業(yè)進行數(shù)據(jù)方面的更加全面的保障。

二、國內(nèi)人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀

（一）系統(tǒng)兼容性不高

顧名思義，人力資源信息系統(tǒng)主要的職能是對人力資源的相關(guān)信息加以處理，對除人力資源相關(guān)信息以外的其他信息處理能力有著一定的局限性，通常只負責將人力資源信息的處理結(jié)果傳送到其他系統(tǒng)模塊中[2]。這就要求系統(tǒng)具有足夠高的兼容性，能夠以較高的效率運行人力資源信息模塊和其他模塊，讓模塊之間的運行互相協(xié)調(diào)，信息傳送更加有效和快速?？墒窃诤芏嗥髽I(yè)內(nèi)部，由于整個系統(tǒng)在最初設(shè)計時就不夠嚴謹，原本處理能力就不高的人力資源信息模塊和系統(tǒng)內(nèi)部的其他模塊不能良好兼容。在對其中某一模塊進行升級之后，模塊之間的協(xié)調(diào)產(chǎn)生問題，許多系統(tǒng)的整體運行效率大幅下降。尤其對于規(guī)模比較龐大的企業(yè)來說，系統(tǒng)需要處理的信息較多，一旦系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余，影響流暢性，會造成系統(tǒng)運行效率下降，嚴重的情況下還會造成系統(tǒng)崩潰，數(shù)據(jù)丟失。

（二）企業(yè)管理人員對系統(tǒng)應(yīng)用不夠重視

企業(yè)管理人員在企業(yè)經(jīng)營的過程中發(fā)揮著重要作用，對于企業(yè)管理的認知不僅能夠指引企業(yè)的發(fā)展方向，還能夠讓各個部門之間的協(xié)作更加順利。他們對于企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用來說也是如此，如果企業(yè)管理人員對系統(tǒng)不夠重視，系統(tǒng)現(xiàn)存的問題就很有可能不能得到及時的糾正[3]。比如，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)發(fā)生變更，需要在系統(tǒng)內(nèi)部通過對相應(yīng)模塊進行升級加以體現(xiàn)，如果這一問題被忽視，業(yè)務(wù)發(fā)生的變更就不能及時地體現(xiàn)在系統(tǒng)中，輕則造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)延遲，重則造成數(shù)據(jù)丟失，給企業(yè)帶來損失。而且在很多情況下，人力資源信息系統(tǒng)的升級需要投入相應(yīng)的資金，而且這種投入的回報通常難以立刻體現(xiàn)出來，對于很多企業(yè)管理人員來說并不愿意投入對應(yīng)的資金。

（三）系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程匹配程度不高

企業(yè)在發(fā)展的過程中不可避免地要進行業(yè)務(wù)的調(diào)整，尤其一些核心業(yè)務(wù)和企業(yè)內(nèi)部的多個部門有聯(lián)系，在企業(yè)的系統(tǒng)中也占據(jù)著十足的分量。幾乎任何一種業(yè)務(wù)發(fā)生調(diào)整之后，都會因為和人力資源或多或少的聯(lián)系而使雙方發(fā)生改變。這種改變需要在系統(tǒng)中得到對應(yīng)的體現(xiàn)，比如對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行修改，對相應(yīng)的UI界面進行修改，甚至對人力資源系統(tǒng)和其他系統(tǒng)的對接模塊接口進行修改?？墒呛芏嗥髽I(yè)在這一方面不夠重視，業(yè)務(wù)的調(diào)整速度遠遠超過系統(tǒng)的升級速度，久而久之，系統(tǒng)將不再能夠和業(yè)務(wù)進行匹配，最嚴重的情況會造成人力資源系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部邊緣化，使企業(yè)進入原始的人工處理人力資源信息的階段，嚴重影響企業(yè)的正常經(jīng)營。

（四）管理結(jié)構(gòu)和信息渠道優(yōu)化程度不高

在很多企業(yè)內(nèi)部，人力資源工作雖然不是核心的管理工作，但具有相當?shù)牟豢扇〈?。在信息化程度越來越高的今天，企業(yè)的信息管理基本會不可逆轉(zhuǎn)地朝著信息化的方向發(fā)展，這樣不僅能夠提升各項工作的效率，還能夠避免傳統(tǒng)工作模式數(shù)據(jù)容易遺失的問題?？墒浅似髽I(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)的調(diào)整之外，在經(jīng)營的過程中，管理結(jié)構(gòu)也會隨之發(fā)生改變。比如企業(yè)在經(jīng)過一段時間的經(jīng)營之后，有可能對管理結(jié)構(gòu)進行精簡，在遇到這種問題時，人力資源信息系統(tǒng)也要進行對應(yīng)的調(diào)整，不便讓系統(tǒng)中的管理結(jié)構(gòu)和實際企業(yè)內(nèi)部的管理結(jié)構(gòu)進行適配。除了管理結(jié)構(gòu)進行調(diào)整之外，對信息渠道進行優(yōu)化也是必不可少的。企業(yè)在經(jīng)營的過程中會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，只有對數(shù)據(jù)進行初步的分類處理，將不同數(shù)據(jù)準確的歸入不同渠道，再對數(shù)據(jù)進行后續(xù)處理才有可能得出理想的處理結(jié)果[4]?？墒怯行┢髽I(yè)的人力資源信息系統(tǒng)在接收相應(yīng)的數(shù)據(jù)時，不能做好分門別類地篩選，這是信息渠道的問題凸顯，影響了整個系統(tǒng)的運行效率。

三、人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用的優(yōu)化策略

（一）提升系統(tǒng)的兼容性

要想讓人力資源信息系統(tǒng)在企業(yè)經(jīng)營的過程中充分發(fā)揮作用，提升管理工作的效率和質(zhì)量，先應(yīng)當提升系統(tǒng)的兼容性。因為人力資源信息系統(tǒng)只是企業(yè)龐大系統(tǒng)中的一部分，這一部分在結(jié)構(gòu)上處于相對核心的位置，和各個其他系統(tǒng)都可能產(chǎn)生或多或少的關(guān)聯(lián)。在這種情況下，人力資源信息系統(tǒng)能否正常運行對整個系統(tǒng)都會產(chǎn)生非常嚴重的影響。所以，企業(yè)的管理人員一定要通過組建系統(tǒng)維護團隊，讓專業(yè)的技術(shù)人員來提升系統(tǒng)的兼容性。要想讓系統(tǒng)的兼容性最大化，最好的方法是在系統(tǒng)設(shè)計之初就預(yù)留好相應(yīng)的升級空間，做好不同模塊的架構(gòu)，讓后續(xù)升級更加容易。企業(yè)可以面向社會招聘有經(jīng)驗的技術(shù)人員，給予相應(yīng)的福利待遇，讓他們主要負責對系統(tǒng)進行維護。在這一過程中，可以開展技術(shù)方面的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)。技術(shù)方面的培訓(xùn)主要集中在系統(tǒng)上，而業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)主要集中在系統(tǒng)之外企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容上，想培養(yǎng)出來的技術(shù)人員，不光對系統(tǒng)有充分的了解，對企業(yè)的具體經(jīng)營和業(yè)務(wù)流程也會有所認識，長久來說對企業(yè)發(fā)展會有非常積極的作用。

（二）提升對系統(tǒng)的重視

管理人員作為企業(yè)發(fā)展的主要推動者，在經(jīng)營中發(fā)揮的作用是無可取代的。要想讓人力資源信息系統(tǒng)充分發(fā)揮作用，首先應(yīng)當提高管理人員的重視。尤其對于人力資源管理人員來說，對于這一期的接觸是最為密切的，無論是處理員工的工資，還是崗位調(diào)動和人員招聘，都會借助系統(tǒng)的功能。管理人員應(yīng)當對系統(tǒng)有明確的認識，能夠?qū)⑵湔嬲鳛楣ぞ?，提升工作效率。而要想達到這樣的效果，企業(yè)就必須通過完善的管理制度來制定相應(yīng)的培訓(xùn)體系，通過培訓(xùn)讓管理人員對系統(tǒng)的應(yīng)用更加熟練，人力資源信息系統(tǒng)發(fā)生功能性和結(jié)構(gòu)性變更的時候，及時通過培訓(xùn)讓管理人員知曉。領(lǐng)導(dǎo)還可以將好的學(xué)習(xí)任務(wù)分派給不同部門，由人力資源部門帶頭，檢驗各部門的學(xué)習(xí)情況。

（三）提升業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的匹配度

人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)當隨著業(yè)務(wù)的調(diào)整而進行升級，然而，為了避免頻繁升級給相關(guān)人員造成使用困難，企業(yè)應(yīng)當盡量避免業(yè)務(wù)頻繁調(diào)整。如果規(guī)范地管理，可以減少人為因素對業(yè)務(wù)的干擾，而減少的干擾就會體現(xiàn)為系統(tǒng)升級頻率的降低[5]。由于參與人力資源管理的各方都具有各自的模塊，這些模塊在一個企業(yè)內(nèi)部的平臺上進行互相協(xié)作，如果能制定完善的管理機制，讓模塊進行協(xié)調(diào)，通過一個完整的數(shù)據(jù)流來實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的高效化。這就要求系統(tǒng)具有足夠的業(yè)務(wù)匹配性，需要根據(jù)業(yè)務(wù)的實際情況來對應(yīng)架構(gòu)系統(tǒng)，整合或者拆分系統(tǒng)的功能。而這種匹配是雙方的，業(yè)務(wù)應(yīng)當制定一個總體的方向，盡量避免發(fā)生變動，而系統(tǒng)也要通過足夠的彈性來為后續(xù)的升級或者調(diào)整預(yù)留空間。

（四）優(yōu)化信息渠道

在信息時代，企業(yè)內(nèi)部的信息需要經(jīng)過集中處理才能夠體現(xiàn)系統(tǒng)的優(yōu)勢。而在接受海量數(shù)據(jù)的過程中，對渠道進行嚴格把控是必不可少的。尤其對于人力資源信息系統(tǒng)來說，員工的工資信息、合同信息、考核信息、名冊信息等多方面信息都會在傳回的數(shù)據(jù)中加以體現(xiàn)。而不同種類的數(shù)據(jù)需要進行系統(tǒng)識別，并將其傳輸?shù)綄?yīng)的模塊中加以處理。而且處理數(shù)據(jù)還要根據(jù)操作人員的權(quán)限和需求等加以限制，權(quán)限不夠的人員不能對相應(yīng)數(shù)據(jù)進行處理。系統(tǒng)需要對任何處理信息的操作加以記錄，人為對系統(tǒng)進行操作，也屬于對信息渠道施加了影響。所以，管理人員應(yīng)當認識到，人力資源信息系統(tǒng)雖然功能越來越強大，能夠處理的信息越來越多，精確度越來越高，但在某些環(huán)節(jié)上仍然離不開人為操作，而人為操作就會對信息的來源產(chǎn)生影響。為了解決這一問題，企業(yè)可以針對不同渠道的信息設(shè)立不同的系統(tǒng)監(jiān)管，當數(shù)據(jù)歸類到對應(yīng)渠道之后，由這一系統(tǒng)監(jiān)管機制對數(shù)據(jù)進行檢查[6]。比如，當員工的薪資信息傳回到系統(tǒng)中時，通過監(jiān)管對信息進行識別，確認信息準確無誤之后，將其傳入不可進行人為操作的渠道，這樣能夠確保信息的準確性。人力資源信息系統(tǒng)中的信息渠道來源多樣，而且隨著企業(yè)的發(fā)展，渠道的種類和數(shù)目有可能進行增減。對渠道進行維護的任務(wù)應(yīng)當交給企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)人員，同時明確責任，設(shè)立對應(yīng)的懲罰機制。由于數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的傳輸是可以追蹤的，數(shù)據(jù)在不同模塊中出現(xiàn)的不同問題，可以由對應(yīng)的技術(shù)人員承擔責任。同樣，如果數(shù)據(jù)能夠在對應(yīng)的渠道中處理得當，長時間不出現(xiàn)問題，不會因為數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)殘留等影響系統(tǒng)的運行速度，也可以對相應(yīng)的技術(shù)人員進行獎勵。

四、結(jié)語

信息技術(shù)對于企業(yè)的影響越來越顯著，越來越深遠，企業(yè)對于信息系統(tǒng)的依賴程度也越來越高。尤其人力資源信息系統(tǒng)在企業(yè)中的作用不可取代，不光可以提升人力資源管理工作的效率，還能夠作為信息傳輸?shù)闹匾修D(zhuǎn)，將有效的信息傳輸?shù)狡髽I(yè)內(nèi)部的其他部門，實現(xiàn)整個系統(tǒng)平臺的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。然而在實際應(yīng)用的過程中，由于各種各樣的原因，使得很多企業(yè)實際的應(yīng)用效果不夠理想。文章對這些問題進行簡單分析，并提出相應(yīng)的解決對策，希望相關(guān)人員能夠給予重視，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營的實際情況靈活加以應(yīng)用。