提升辦公室督查督辦效能的有效途徑

陳晉夏

鐵道戰(zhàn)備舟橋處

近年來，隨著政府機(jī)關(guān)職能的轉(zhuǎn)變，公共服務(wù)能力凸顯，辦公室的督查督辦作用被有效地發(fā)揮出來。辦公室的督查督辦職能成為當(dāng)下單位建設(shè)和發(fā)展的重要力量，旨在落實(shí)工作政策性、綜合性、時(shí)間性，是一項(xiàng)十分系統(tǒng)的工作，總的要求是圍繞單位的中心工作，以抓落實(shí)為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，以重要會(huì)議和重要文件為中心環(huán)節(jié)，以領(lǐng)導(dǎo)講話和批示指示精神的落實(shí)為準(zhǔn)繩，深入分析督查工作現(xiàn)狀，把好事前計(jì)劃編制關(guān)口，做好事中的過程督辦和事后的辦結(jié)反饋，比如采取年度、季度、月度、周督辦等多種形式進(jìn)行督辦，只有這樣才能提高單位工作效能。

一、辦公室督查督辦工作的重要性

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代化的企事業(yè)機(jī)關(guān)辦公室如同雨后春筍般發(fā)展起來，呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的繁榮景象，滿足了社會(huì)發(fā)展的需要，這在無形中也增加了機(jī)關(guān)辦公室的工作壓力。機(jī)關(guān)辦公室在機(jī)關(guān)部門中居于十分重要的地位，從縱向來說，它肩負(fù)著上傳下達(dá)的橋梁作用；從橫向來說，它起著溝通協(xié)調(diào)的紐帶作用。因此，它不僅對(duì)上下級(jí)負(fù)責(zé)，還要協(xié)調(diào)同級(jí)各部門之間關(guān)系，確保各項(xiàng)督查督辦事項(xiàng)的有效落實(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，充分發(fā)揮辦公室督查督辦作用對(duì)建設(shè)效率型機(jī)關(guān)單位十分重要。

二、辦公室督查督辦工作中存在的問題

（一）對(duì)督查督辦工作認(rèn)識(shí)不到位

意識(shí)是指導(dǎo)行為的重要條件，有什么樣的意識(shí)往往會(huì)產(chǎn)生什么樣的行為表現(xiàn)，對(duì)于辦公室的督查督辦工作來說也是如此，只有重視督查督辦工作，才能夠發(fā)揮其引領(lǐng)作用，帶動(dòng)部門建設(shè)。

首先，督查督辦工作承擔(dān)著行政后勤、協(xié)調(diào)溝通、信息調(diào)研等眾多職能，但是，辦公室人員的時(shí)間和精力有限，難免會(huì)分不清主次，導(dǎo)致督查督辦工作被忽視。其次，部分單位的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行管理中往往將工作重心放在工作部署上，認(rèn)為只要做好工作部署，任何工作都可以迎刃而解，因此對(duì)辦公室督查督辦的重視程度不高。單位管理層的觀念是影響企業(yè)發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)，單位管理層不重視督察督辦將會(huì)在第一時(shí)間將這種觀念傳遞給辦公室工作人員，從而降低督查督辦工作的積極性。最后，辦公室的地位不高，權(quán)力受到限制，當(dāng)前單位之間的競爭十分激烈，很多單位為了在激烈的競爭環(huán)境中獲得一席之地，往往將注意力放在單位的管理部門，如何提升管理部門的地位和工作效能是當(dāng)前單位重點(diǎn)思考的問題，辦公室部門得不到重視，開展工作的權(quán)力也相應(yīng)地受到影響，進(jìn)而造成履職不規(guī)范。

（二）辦公室督查督辦質(zhì)量不高

辦公室的督查督辦職責(zé)不僅負(fù)責(zé)本部門人員完成自己的工作職責(zé)，還要對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)的行政管理工作進(jìn)行督查督辦，既要及時(shí)把領(lǐng)導(dǎo)部署的重要工作以“周督辦”“月督辦”“階段性督辦”等各種形式部署下去，又要在過程中加強(qiáng)督辦落實(shí)的督導(dǎo)協(xié)調(diào)和各項(xiàng)事項(xiàng)的進(jìn)展反饋等，整體的工作較為煩瑣。

首先，辦公室在日常督查督辦中沒有狠抓實(shí)效，只做表面功夫，并沒有解決單位發(fā)展中的重點(diǎn)問題。單位要想發(fā)展，必須保障各個(gè)部門的工作及時(shí)、高效落到實(shí)處，這樣才能夠提升工作效率，保障工作質(zhì)量。比如，當(dāng)前一些單位辦公室在行使督查督辦工作中人情化嚴(yán)重，即便辦公室在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)被監(jiān)督對(duì)象存在問題也只是簡單告誡和勸阻，并沒有督促改正和優(yōu)化，降低了單位工作的質(zhì)量，同時(shí)也放縱了單位的違規(guī)人員，助長了不良工作風(fēng)氣。其次，導(dǎo)致督查督辦質(zhì)量不高的根本原因是辦公室沒有抓住主要矛盾。督查督辦要抓單位的大事、難事、重要事、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事，而不是眉毛胡子一把抓，督查督辦要牢固樹立問題導(dǎo)向，不斷解決問題的過程才是前進(jìn)和發(fā)展的有力武器。再次，辦公室督查工作的高質(zhì)量開展離不開各個(gè)工作部門的密切分工與配合，但是當(dāng)前部分辦公室各個(gè)部門和人員之間缺少有效的配合，降低了辦公室督查力的效能，也制約辦公室的重組與升級(jí)。

（三）辦公室督查督辦機(jī)制不完善

因?yàn)檗k公室督查督辦工作的重要性以及日常工作開展的復(fù)雜性，為了提升辦公室督查督辦工作的有效性，必須有完善的管理制度和管理體系，以落實(shí)承辦職責(zé)，明確督辦事項(xiàng)，給辦公室督查督辦人員提供工作依據(jù)。但是當(dāng)前單位辦公室督查督辦機(jī)制不完善，督查督辦工作體系也存在諸多漏洞，降低了單位辦公室督查督辦工作的效率。首先，沒有科學(xué)完善的督查督辦工作流程。一方面，機(jī)關(guān)辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人要根據(jù)辦公室督查督辦的工作現(xiàn)狀制定科學(xué)完善的工作流程體系，為辦公室人員開展督查督辦工作提供工作依據(jù)，另一方面，機(jī)關(guān)辦公室要細(xì)化工作流程內(nèi)容，保障每一項(xiàng)工作流程都具有實(shí)際操作性，提高辦公室督察督辦的效率。其次，部分辦公室的沒有制定科學(xué)的績效考核制度?？冃Э己酥贫仁翘嵘k公室人員督查督辦工作積極性的重要措施，不少辦公室并沒有意識(shí)到考核制度的重要性，導(dǎo)致績效考核制度缺失，不能對(duì)辦公室人員的督查督辦工作進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估。與此同時(shí)，有的辦公室也沒有設(shè)立專門的督查督辦部門，當(dāng)辦公室或者單位存在問題，不能采取措施應(yīng)對(duì)，擴(kuò)大了不良問題的影響。

（四）責(zé)任追究不及時(shí)

辦公室督查督辦的工作內(nèi)容是監(jiān)督各個(gè)部門的工作人員按照正常的行為準(zhǔn)則和制度開展工作，督查督辦的實(shí)質(zhì)不是發(fā)現(xiàn)問題，而是及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問題，把握工作要點(diǎn)，執(zhí)行效果到位。因此，在開展工作中需要落實(shí)辦公室督查督辦職能，一旦發(fā)現(xiàn)問題就應(yīng)該立即追究責(zé)任，達(dá)到以儆效尤的目的，使其他部門及時(shí)反思，改變工作方式，完善工作內(nèi)容，促進(jìn)單位各個(gè)部門協(xié)同發(fā)展。而目前大多企事業(yè)單位辦公室存在責(zé)任追究不及時(shí)的問題，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，責(zé)任追究機(jī)制不嚴(yán)格。制度的建立主要是對(duì)企業(yè)和辦公室人員進(jìn)行一定的約束，尤其是責(zé)任追究機(jī)制的完善更有助于工作人員按照規(guī)章制度開展工作，而辦公室追究機(jī)制不嚴(yán)格，成為制約辦公室督查督辦效能提升的重要因素。其次，在開展工作中部分辦公室人員存在僥幸心理，認(rèn)為責(zé)任追究機(jī)制不能波及自身利益，工作積極性不高，存在當(dāng)一天和尚撞一天鐘的錯(cuò)誤思想。再次，辦公室缺乏配套的用人責(zé)任激勵(lì)制度，很多優(yōu)秀員工長期得不到重用，沒有晉升的資格，長此以往缺乏對(duì)單位的歸屬感，也不能夠融入單位文化中。

三、提升辦公室督查督辦效能的有效途徑

（一）把督查督辦工作放在重要突出位置

辦公室作為單位的綜合部門，辦公室人員只有從思想上重視辦公室督查督辦工作，并將督查督辦工作放在突出位置，才能夠發(fā)揮辦公室督查督辦工作的作用，掃除阻礙單位發(fā)展的絆腳石。首先，辦公室工作人員要轉(zhuǎn)變工作觀念，重視督查督辦工作，單位也要做好宣傳工作，加強(qiáng)文化建設(shè)和引領(lǐng)，形成單位全體上下重視辦公室督查督辦工作的氛圍。在宣傳中單位可以利用現(xiàn)代化的信息傳播媒介和渠道，努力宣傳辦公室的工作職能以及督查督辦的相關(guān)知識(shí)，形成良好的工作氛圍，使各個(gè)部門和人員配合辦公室開展督查督辦工作，提升辦公室督查督辦的工作質(zhì)量和工作效率[1]。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變工作觀念，改變工作作風(fēng)，加強(qiáng)對(duì)辦公室督查督辦工作的重視程度，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)干部的帶頭作用，使單位上下自覺向領(lǐng)導(dǎo)看齊，重視單位辦公室督查督辦工作。最后，單位要提升辦公室在各個(gè)部門中的地位，賦予辦公室人員有效行使工作職能的權(quán)利，通過權(quán)利和地位的提升可以強(qiáng)化辦公室的督查督辦工作有序進(jìn)行，同時(shí)也能夠?yàn)閱挝坏慕ㄔO(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。比如在具體的工作中，辦公室可以為工作人員制定透明的上升發(fā)展渠道，凡是經(jīng)過辦公室崗位實(shí)踐、掛職鍛煉的工作人員都會(huì)得到相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)或提拔，這就會(huì)在無形中提高辦公室的工作地位，同時(shí)也能夠吸引積極向上的年輕人參與到辦公室的督查督辦工作中來[2]。

（二）嚴(yán)把督查督辦工作“三關(guān)”

督查督辦工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是單位的建設(shè)和發(fā)展，并為單位的重大決策和部署的落實(shí)提供依據(jù)。督查督辦工作要嚴(yán)把事前計(jì)劃編制關(guān)、事中執(zhí)行分析關(guān)以及事后報(bào)告考核關(guān)。在事前計(jì)劃編制關(guān)，單位辦公室凡是重大的決策部署以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批辦的重要事項(xiàng)都要進(jìn)行編制，登記入冊，并根據(jù)單位領(lǐng)導(dǎo)批辦內(nèi)容及時(shí)分解立項(xiàng)，提出擬辦意見，然后及時(shí)交送領(lǐng)導(dǎo)審批，再將工作部署到各個(gè)工作部門人員手中。在事中執(zhí)行關(guān)，辦公室要加強(qiáng)對(duì)工作實(shí)施進(jìn)度與情況的了解工作，對(duì)于批辦事項(xiàng)的督查督辦，通知發(fā)出后，承辦單位要按時(shí)限要求辦理。同時(shí)，要明確辦結(jié)時(shí)間，如果確有特殊情況，應(yīng)該予以說明。在事后報(bào)告考核關(guān)，承辦單位和部門要及時(shí)向辦公室報(bào)告工作內(nèi)容實(shí)施情況，如果有明確的時(shí)間段要求，應(yīng)該在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。如果沒有時(shí)間限制，也應(yīng)該實(shí)時(shí)跟進(jìn)報(bào)告。同時(shí)，將重大決策落實(shí)情況與承辦單位和落實(shí)部門綜合業(yè)績考核結(jié)合起來，強(qiáng)化督辦績效管理，以督辦促落實(shí)，以考核促推進(jìn)。

（三）創(chuàng)新督查督辦方法和方式

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，單位的內(nèi)部工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，辦公室傳統(tǒng)的督查督辦工作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足單位發(fā)展的需要，所以，單位必須轉(zhuǎn)變工作觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建起信息平臺(tái)，借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將辦公室重大的督查督辦工作內(nèi)容利用平臺(tái)進(jìn)行公示，給工作人員和單位領(lǐng)導(dǎo)提供工作參考依據(jù)。其次，辦公室應(yīng)該采用堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，注重調(diào)查研究，全面準(zhǔn)確地了解和反映情況，利用到基層調(diào)研等時(shí)機(jī)，“一對(duì)一”現(xiàn)場督辦，實(shí)現(xiàn)由“聽督查匯報(bào)”向“去一線督查”轉(zhuǎn)變。最后，善于“殺回馬槍”，反復(fù)督辦抓落實(shí)。辦公室要采用重復(fù)多次的方式對(duì)各個(gè)部門工作進(jìn)行督查督辦，保障督查督辦的效果，給其他工作部門敲響警鐘[3]。

（四）提升工作質(zhì)量，提升人員素質(zhì)

辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力直接影響著辦公室督查督辦工作的有效性，所以單位必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作，提升辦公室工作人員的整體素質(zhì)，建立一支專業(yè)化的人才隊(duì)伍。首先，單位要定期組織多種形式的學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，聘請專業(yè)的人員向辦公室人員講解督查督辦的相關(guān)知識(shí)，豐富他們的知識(shí)儲(chǔ)備，提升他們的工作能力。其次，單位要做好人才梯隊(duì)建設(shè)和培養(yǎng)。督查督辦工作對(duì)于人才的需求較大，所以辦公室要根據(jù)工作需求對(duì)人才進(jìn)行篩選，加強(qiáng)對(duì)不同層次人員的培養(yǎng)，避免人才隊(duì)伍斷層。最后，辦公室工作人員必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念，利用工作之余主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，不斷提升監(jiān)督檢查工作質(zhì)量，為辦公室的發(fā)展提供力量支持。

（五）完善制度建設(shè)

制度是一切工作順利進(jìn)行的重要保障，沒有制度就沒有約束，對(duì)于辦公室督查督辦工作來說也是如此，只有不斷完善制度建設(shè)，才能夠提升辦公室的工作效率，為單位發(fā)展服務(wù)。因此，各個(gè)單位首先要完善督查督辦體系，健全督查督辦相關(guān)的工作制度，比如確定督辦工作的原則、督辦的職能范圍以督查督辦工作程序等內(nèi)容，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的工作職責(zé)和工作要求，保證按照工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開展。同時(shí)單位要不斷健全監(jiān)督機(jī)制，設(shè)立專門的監(jiān)督部門，由專門的人員對(duì)辦公室督查督辦工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的監(jiān)督，督促辦公室人員合法合規(guī)地開展督查督辦工作。

（六）強(qiáng)化考核激勵(lì)，建立反饋機(jī)制

首先，單位內(nèi)部要強(qiáng)化績效考核制度建設(shè)。單位要做好對(duì)辦公室各個(gè)崗位和人員具體工作的了解，明確崗位和人員的工作職能，為完善績效考核制度提供參考。其次，辦公室督查督辦人員要積極利用考核結(jié)果，建立反饋機(jī)制。辦公室負(fù)責(zé)督查督辦的工作人員應(yīng)該是考核人員之一，可以對(duì)各部門完成督查督辦事項(xiàng)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，表現(xiàn)優(yōu)秀的給予加分，反之扣分，考核結(jié)果透明化，考核分?jǐn)?shù)與個(gè)人的月度或季度考核工作掛鉤，以強(qiáng)化考核保障辦公室督查督辦工作的有序開展。

四、結(jié)語

辦公室督查督辦工作有效協(xié)調(diào)了各個(gè)部門和單位之間的關(guān)系，單位必須重視辦公室督查督辦工作，將辦公室督查督辦工作放在突出位置來抓，同時(shí)創(chuàng)新督查督辦方法和方式，強(qiáng)化考核激勵(lì)，建立反饋機(jī)制，提升辦公室督查督辦的工作質(zhì)量。相信在不久的將來，辦公室督查督辦工作將會(huì)朝著更加科學(xué)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。