財務(wù)共享中心模式下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制研究

郝蕾適 孫璟琨 凌燕

1 邯鄲地震監(jiān)測中心站 河北 邯鄲；2 河北省地震局 河北 石家莊；3 邢臺地震監(jiān)測中心站 河北 邢臺

一、引言

對于行政事業(yè)單位而言，在財務(wù)共享中心模式下，財務(wù)業(yè)務(wù)流程和會計核算方式發(fā)生了重大變化，影響了內(nèi)部控制體系建設(shè)，相關(guān)風(fēng)險控制點也發(fā)生了變化。

因此，行政事業(yè)單位實行財務(wù)共享中心模式后，必須對現(xiàn)有的內(nèi)部控制體系進行完善，從而實現(xiàn)財務(wù)共享中心模式有效運行，充分發(fā)揮積極作用，實現(xiàn)預(yù)期目標。這不是一項容易完成的工作任務(wù)，如何根據(jù)財務(wù)共享中心的特性，不斷完善和改進內(nèi)部控制流程，降低風(fēng)險，提升工作效率，是一個值得探討的問題。

二、研究目的與思路

部分行政事業(yè)單位雖然建立了財務(wù)共享中心，但是停留在會計核算層面，僅僅構(gòu)建了一套自動化的財務(wù)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)自動核算差旅費、辦公費、交通費等功能，未對財務(wù)數(shù)據(jù)進行整理和分析，也未充分利用財務(wù)共享中心的優(yōu)勢。

另外，一些行政事業(yè)單位只關(guān)注財務(wù)共享中心模式的優(yōu)勢，如提高財務(wù)工作效率、降低管理成本等，不關(guān)注或者忽視建立財務(wù)共享中心之后的財務(wù)管理變化，導(dǎo)致內(nèi)部控制出現(xiàn)新問題，影響了業(yè)務(wù)工作開展。因此，行政事業(yè)單位需要認真分析財務(wù)共享中心模式下的內(nèi)部控制問題，并提出完善建議。

1.研究方案設(shè)計

（1）圍繞行政事業(yè)單位財務(wù)共享中心模式下的內(nèi)部控制問題，分析研究財務(wù)共享中心模式和內(nèi)部控制的相關(guān)理論。

（2）研究行政事業(yè)單位財務(wù)共享中心模式下的內(nèi)部控制問題及改進建議，為其他單位提供參考依據(jù)，完善內(nèi)部控制體系，更好地開展財務(wù)共享服務(wù)，促進行政事業(yè)單位健康發(fā)展。

2.研究方法

根據(jù)研究目的，首先對財務(wù)共享中心模式和內(nèi)部控制的相關(guān)文獻進行分析，探討行政事業(yè)單位財務(wù)共享中心模式的概念、內(nèi)部控制模式及存在的問題、風(fēng)險問題及解決措施，促進行政事業(yè)單位健康發(fā)展。

三、財務(wù)共享與內(nèi)部控制概述

1.財務(wù)共享概述

財務(wù)共享是指企事業(yè)單位利用財務(wù)軟件和信息技術(shù)，將下屬各單位部門的財務(wù)管理、會計核算、業(yè)務(wù)審核等，集中到專門的財務(wù)共享中心，進行標準化、集中化、統(tǒng)一化管理的新型財務(wù)管理形式。

（1）規(guī)模經(jīng)濟理論。財務(wù)共享中心可以通過構(gòu)建標準化的新系統(tǒng)，整合各下屬單位的財務(wù)部門，統(tǒng)一開展財務(wù)審核、核算等工作，這不僅大大降低了管理成本，而且提高了各單位的協(xié)同性。信息技術(shù)對財務(wù)共享中心模式的應(yīng)用起到關(guān)鍵作用，信息技術(shù)的有效利用，可以起到事半功倍的效果，不斷提升工作效率。因此，在實施財務(wù)共享后，如果各單位想要充分利用規(guī)模經(jīng)濟的優(yōu)勢，就應(yīng)該重點關(guān)注信息技術(shù)的應(yīng)用。

（2）業(yè)務(wù)流程再造理論。業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)代化應(yīng)通過先進的信息技術(shù)和合理的管理措施，不斷完善或重建原有的財務(wù)管理流程，以滿足工作需要。在新的流程中，省略或簡化了一些重復(fù)的、不必要的流程，不僅縮短了流程時間，而且使財務(wù)工作更加靈活。

2.內(nèi)部控制概述

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是財務(wù)部門和財務(wù)管理人員根據(jù)工作職能、財務(wù)收支等情況，制定一系列任務(wù)和預(yù)算指標，運用控制和管理措施，對經(jīng)濟活動進行規(guī)范、約束及評價，實現(xiàn)財務(wù)活動預(yù)定目標，確保內(nèi)部資源得到有效使用，從而提升行政事業(yè)單位的公共服務(wù)質(zhì)量。

3.財務(wù)共享對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的影響

（1）內(nèi)部控制環(huán)境更為復(fù)雜。財務(wù)共享中心模式整合了行政事業(yè)單位的內(nèi)部資源，也整合了職能交叉重疊的相關(guān)部門，設(shè)立專門機構(gòu)進行統(tǒng)一管理，集中處理各下屬單位的財務(wù)活動，這在一定程度上可以改善工作績效。

財務(wù)共享中心模式的引入，改變了行政事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)，使內(nèi)部環(huán)境更為復(fù)雜。如何通過財務(wù)共享中心，對行政事業(yè)單位及下屬單位的權(quán)利義務(wù)進行分配，對管理人員提出了更高的要求。如果財務(wù)共享中心出現(xiàn)工作失誤，下屬單位很容易逃避責(zé)任，這不利于創(chuàng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。

（2）財務(wù)信息的真實性和準確性難以得到保證。通過財務(wù)共享中心，行政事業(yè)單位集中處理下屬單位的財務(wù)活動，但是它們往往離業(yè)務(wù)工作地很遠，無法參與外地的業(yè)務(wù)流程，因此很難了解業(yè)務(wù)的真實情況，很難把握業(yè)務(wù)的性質(zhì)和特點。由于業(yè)務(wù)活動與財務(wù)活動是分開的，財務(wù)共享中心只能根據(jù)具體的會計規(guī)則、預(yù)算管理制度和財務(wù)管理制度，檢查經(jīng)濟活動的各種支出是否合理合規(guī)，這種判定很容易與業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生偏差，從而影響財務(wù)信息的真實性和準確性。

（3）信息技術(shù)產(chǎn)生的風(fēng)險難以評估。財務(wù)共享是信息化的財務(wù)管理模式，信息系統(tǒng)是財務(wù)共享中心有效運作的基礎(chǔ)。資產(chǎn)管理、預(yù)算管理、合同管理、應(yīng)收和應(yīng)付賬款、會計文件管理、財務(wù)管理等，都依賴于若干信息系統(tǒng)的支持。對信息技術(shù)過于忽視，也會帶來相關(guān)風(fēng)險。信息系統(tǒng)的不穩(wěn)定或失效，將阻礙財務(wù)信息流動。然而，與信息系統(tǒng)的不穩(wěn)定性相比，信息泄露的風(fēng)險更為嚴重。真實、準確、完整的財務(wù)信息是行政事業(yè)單位財務(wù)管理和精確決策的重要基礎(chǔ)，如果信息系統(tǒng)被破壞，財務(wù)數(shù)據(jù)泄露，不僅會給行政事業(yè)單位造成巨大損失，還會導(dǎo)致社會經(jīng)濟發(fā)展不穩(wěn)定。

四、行政事業(yè)單位財務(wù)共享中心模式的風(fēng)險分析

1.組織架構(gòu)層面的風(fēng)險

隨著計算機技術(shù)和軟件應(yīng)用，越來越多的行政事業(yè)單位為了高效地開展財務(wù)管理工作，建立了財務(wù)共享中心。越是規(guī)模大、下屬部門多的單位，越應(yīng)該建立集中化、標準化的財務(wù)共享中心。但是，下屬部門在共享中心模式建立初期，不適應(yīng)財務(wù)集中管理方式，存在管理效率低下的情況。因此，行政事業(yè)單位建立財務(wù)共享中心，需要考慮下屬單位的適應(yīng)能力，穩(wěn)步開展相關(guān)工作。

2.業(yè)務(wù)流程層面的風(fēng)險

部分行政事業(yè)單位建立財務(wù)共享中心模式之后，沒有及時更新業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程存在混亂，下屬單位的財務(wù)信息及資料沒有及時共享，信息傳遞不及時，導(dǎo)致行政事業(yè)單位存在國有資產(chǎn)流失的風(fēng)險。

3.財務(wù)人員層面的風(fēng)險

在實施財務(wù)共享以前，行政事業(yè)單位的財務(wù)人員負責(zé)財務(wù)核算，也可以根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)進行財務(wù)分析。然而，在財務(wù)共享中心成立后，由于業(yè)務(wù)活動內(nèi)容不斷完善和調(diào)整，操作變得更加精細化和標準化，核算型財務(wù)人員面臨較大挑戰(zhàn)。

同時，每個財務(wù)人員只負責(zé)部分內(nèi)容。一方面，它不利于財務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展；另一方面，財務(wù)人員認為工作機械重復(fù)、枯燥乏味，容易形成固定思維。與此同時，財務(wù)人員的流動性增加，也給行政事業(yè)單位帶來風(fēng)險。一旦關(guān)鍵崗位的財務(wù)人員離職，可能導(dǎo)致財務(wù)信息在一段時間內(nèi)中斷或失真，不利于行政事業(yè)單位準確地評估財務(wù)風(fēng)險和管理風(fēng)險。

4.內(nèi)部控制活動存在的風(fēng)險

隨著社會經(jīng)濟快速發(fā)展，行政事業(yè)單位也處于快速發(fā)展時期，財務(wù)工作負擔(dān)日益加重。在財務(wù)共享中心模式下，各單位的財務(wù)流程變得更為復(fù)雜，中間環(huán)節(jié)增多，有些流程從開始發(fā)起到完成，需要2天以上的時間。在這個過程中，不合理的流程設(shè)計會影響財務(wù)管理工作效率；同時，財務(wù)流程的發(fā)起人員和審核人員，存在職責(zé)不清的情況，不利于行政事業(yè)單位加強內(nèi)部控制。

5.內(nèi)部監(jiān)督存在的風(fēng)險

在傳統(tǒng)的財務(wù)管理系統(tǒng)中，財務(wù)信息是逐級提供的，內(nèi)部監(jiān)督依賴于審查紙質(zhì)文件或財務(wù)憑證、票據(jù)。在財務(wù)共享中心模式下，財務(wù)共享中心通過信息系統(tǒng)收集電子數(shù)據(jù)，內(nèi)部監(jiān)督取決于信息系統(tǒng)提供的信息資料。如果信息系統(tǒng)因系統(tǒng)障礙或人為干預(yù)，導(dǎo)致會計差錯，可能造成內(nèi)部監(jiān)督失效和經(jīng)濟損失。

與此同時，隨著信息技術(shù)在財務(wù)管理工作中的廣泛應(yīng)用，財務(wù)共享中心模式的核心流程，尤其是審批程序也在不斷變化。由于沒有紙質(zhì)憑證，而且沒有適當(dāng)考慮電子程序的授權(quán)，電子流程審批沒有得到充分重視，而且監(jiān)管機構(gòu)往往缺乏獨立性，串通舞弊變得越來越隱蔽，從而影響了內(nèi)部監(jiān)督工作落實。

五、財務(wù)共享中心加強內(nèi)部控制的優(yōu)化措施

1.重新塑造組織架構(gòu)

目前，大部分行政事業(yè)單位的財務(wù)共享中心中，相關(guān)信息系統(tǒng)包括財務(wù)核算、財務(wù)報銷、預(yù)算指標控制、合同管理、采購管理、固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)管理、網(wǎng)銀兼容、財務(wù)決算等模塊。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)將不同的模塊劃分為不同的業(yè)務(wù)組，并建立完善的內(nèi)部監(jiān)督機制。

首先，引進先進的財務(wù)共享理念和管理經(jīng)驗，完善內(nèi)部控制管理機制。

其次，加強業(yè)務(wù)組的橫向交流與聯(lián)系。在財務(wù)共享中心模式下，應(yīng)建立自動初審環(huán)節(jié)，實現(xiàn)標準化處理。同時，為了防止財務(wù)共享中心的工作人員因大量重復(fù)工作產(chǎn)生懈怠，有必要加強員工培訓(xùn)和有效競爭，可以建立職工績效考核機制，促進員工積極主動學(xué)習(xí)，增強風(fēng)險意識。

2.優(yōu)化財務(wù)工作流程

根據(jù)行政事業(yè)單位的實際情況，對財務(wù)工作流程進行優(yōu)化設(shè)計，提高內(nèi)部控制效率。例如，網(wǎng)上報銷流程應(yīng)該包括網(wǎng)上報銷申請、領(lǐng)導(dǎo)審批簽字、財務(wù)復(fù)核并支付費用。經(jīng)辦人員通過掃描軟件，將報銷憑證掃描成電子版，上傳至財務(wù)共享中心；管理人員通過網(wǎng)上審核和電子簽章，直接將電子財務(wù)憑證轉(zhuǎn)給共享中心的財務(wù)人員；財務(wù)人員經(jīng)過稽核，轉(zhuǎn)給出納付款，通過連通的網(wǎng)上銀行，直接付款給報銷人員。

財務(wù)核算集中了應(yīng)收應(yīng)付賬款、項目預(yù)算、費用報銷等財務(wù)數(shù)據(jù)。行政事業(yè)單位從下屬單位收集所需要的財務(wù)信息，可以直接通過財務(wù)核算系統(tǒng)，自動查詢數(shù)據(jù)，生成各類報表報告，對財務(wù)數(shù)據(jù)進行分析、梳理和審查，可及時發(fā)現(xiàn)問題，落實內(nèi)部控制的相關(guān)要求。

3.提升財務(wù)管理水平

行政事業(yè)單位需要加強對管理人員、財務(wù)人員及業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，提升員工的財務(wù)素質(zhì)，增強風(fēng)險意識。注意內(nèi)部競爭與外部招聘的協(xié)調(diào)，不但要合理規(guī)劃崗位空缺，為單位注入新鮮血液；同時，也要保證內(nèi)部晉升渠道的暢通，督促大家提高財務(wù)管理水平，落實內(nèi)部控制工作。

4.更新維護信息平臺

行政事業(yè)單位應(yīng)該盡量縮短財務(wù)共享中心的系統(tǒng)維護周期，不能僅僅在財務(wù)制度或管理方式發(fā)生重大變革時，才對共享中心的相關(guān)模塊進行更新，應(yīng)該定期進行更新維護，以保持最優(yōu)的硬件配置和軟件環(huán)境；同時，加強信息系統(tǒng)的安全性和保密性，預(yù)防重要數(shù)據(jù)泄露，給行政事業(yè)單位造成損失。通過定期更新系統(tǒng)，可以保證在日常查詢或月末、年末生成報表時，不受系統(tǒng)或軟件問題的影響，保證信息系統(tǒng)高質(zhì)量運行。完善信息系統(tǒng)及軟件的更新維護細則，防止對數(shù)據(jù)和報表產(chǎn)生不利影響。

與此同時，財務(wù)制度或管理方式發(fā)生較大變化時，必須及時對財務(wù)共享中心的信息系統(tǒng)進行優(yōu)化，保證信息系統(tǒng)與制度要求的協(xié)調(diào)性，落實內(nèi)部控制工作。

5.加強內(nèi)部監(jiān)督，完善監(jiān)督體系

在財務(wù)共享中心模式下，違規(guī)形式也變得多樣化，行政事業(yè)單位加強內(nèi)部監(jiān)督，可以規(guī)范地開展各種經(jīng)濟活動，防止財務(wù)違規(guī)行為，維護行政事業(yè)單位的利益。為了加強內(nèi)部監(jiān)督，行政事業(yè)單位應(yīng)該做好以下幾個方面工作。

首先，結(jié)合單位實際情況，完善內(nèi)部監(jiān)督機制，對各項財務(wù)工作進行有效監(jiān)控。

其次，完善內(nèi)部監(jiān)督流程，提高管理人員和基層員工對內(nèi)部監(jiān)督重要性的認識。

最后，保證財務(wù)共享中心的獨立性。除了財務(wù)管理以外，財務(wù)共享中心的獨立性還直接影響到內(nèi)部監(jiān)管的真實性和有效性。行政事業(yè)單位可以將財務(wù)共享中心的財務(wù)人員的編制和績效，與下屬單位分離，充分保證獨立性，從而促進內(nèi)部監(jiān)督有效落實。

六、結(jié)語

行政事業(yè)單位不斷探索財務(wù)共享中心模式，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。目前，越來越多的行政事業(yè)單位建立了相對完善的財務(wù)共享中心，進行財務(wù)集中管理，提高了內(nèi)部管理效率，降低了成本和風(fēng)險，整合了財務(wù)資源，提高了內(nèi)部控制效率。此外，建立財務(wù)共享中心之后，行政事業(yè)單位必須不斷加強內(nèi)部控制，以實現(xiàn)財務(wù)共享中心的穩(wěn)定運行。只有加強內(nèi)部控制，基于大數(shù)據(jù)、流程一體化的財務(wù)共享中心模式，才能夠發(fā)揮有效作用，實現(xiàn)業(yè)財融合，提高財務(wù)管理效率，促進行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。