新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設

常娜 陜西中能煤田有限公司

一、煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化帶來的意義

（一）是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的基本要求

煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作主要指的是相關工作人員應用互聯(lián)網(wǎng)信息技術，配合使用現(xiàn)代化計算機設備，合理統(tǒng)計不同類型的檔案資料，統(tǒng)一整合成具體的電子檔案信息，此類方式有利于其人員進行快速查閱和瀏覽，首次畫家的管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，可以在同一時間便于更多人查看，促進工作效率提升，煤炭企業(yè)需要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，使用數(shù)字化管理方法，快速調(diào)整企業(yè)檔案管理工作整體流程以及相應管理方式，這不僅是適應時代潮流，更能降低管理成本[1]。

（二）有利于提高企業(yè)經(jīng)濟效益

在煤炭企業(yè)開展檔案管理工作過程中，合理應用信息化技術以及數(shù)字化檔案處理技術，不僅僅可以進一步減輕工作人員的工作壓力以及工作負擔，也可以逐步提升煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益，減少檔案管理工作成本，避免在檔案管理工作之中頻繁出現(xiàn)比較復雜的工作問題以及原則性管理問題，并在此基礎之上，幫助每一位工作人員及時規(guī)避復雜管理問題以及相應的體系化管理問題，緩解促進經(jīng)濟效益的提升[2]。

（三）有利于提高工作人員效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作具體流程比較復雜，實際的管理模式多種多樣，有可能會由于工作人員不正當操作或者是失誤操作同時出現(xiàn)比較復雜的數(shù)據(jù)錯誤問題，修改起來也比較困難，特別是面臨大量管理人員工作調(diào)動的問題，由于交接的不完整性，很有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)整理失誤的情況，另外，運用數(shù)字化檔案信息管理技術以及相應的互聯(lián)網(wǎng)信息技術，也可以及時幫助工作人員收集不同類型的工作信息以及檔案資源，避免檔案信息以及重要資源在傳輸過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露問題以及數(shù)據(jù)被篡改的問題，進一步提升炭企業(yè)重要檔案管理工作的科學化、信息化、智能化、現(xiàn)代化水平。

（四）有利于延伸檔案資料的信息內(nèi)容

傳統(tǒng)類型的煤炭企業(yè)檔案信息管理工作之中存在許多細節(jié)工作問題以及管理問題。管理人員無法及時獲取更加全面的檔案信息以及相關資料，工作人員也無法在第一時間快速查閱相關資料，無法準確定位資料的主體內(nèi)容，也無法快速把控資料的核心信息。但是應用數(shù)字化管理技術便可以合理解決此類問題，相關工作人員也可以快速查找特定信息，逐步提升煤炭企業(yè)檔案管理部的整體質(zhì)量與水平，是信息的準確性明顯增加，能夠使查閱人員在看待好好解決問題時，更加客觀公正[3]。

二、煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化面臨的問題

（一）數(shù)化檔案管理利用率低

目前煤炭企業(yè)對于數(shù)字化管理的重要性缺乏深刻認知，于是這就導致數(shù)字化檔案管理的利用率比較低，受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，過去的檔案管理方式仍然在很多煤炭企業(yè)沿用，顯然這是數(shù)字化檔案管理的作用受到了限制。

（二）電子檔案信息安全性不能保證

在煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理過程中，主要是利用計算機技術對電子文件，雖然從操作上相對簡便，而且文件查找起來也比較便捷，存儲空間所占較小，但是想要100%保證電子文件的安全性是存在困難的，電子文件在進行隨意編輯和修改后，基本不會留下任何修改痕跡，這目前是數(shù)字化檔案管理中面臨的一個嚴峻問題.

（三）極易受到載體影響

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術不斷發(fā)展，相關現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理技術以及數(shù)據(jù)分析技術的更新?lián)Q代速度極快，在先進計算機系統(tǒng)之中，數(shù)據(jù)集成鏈條可能會存在較大差異，早期電子文件檔案以及相關數(shù)據(jù)可能無法完全讀取，進而造成數(shù)據(jù)流失，可能會遭受病毒侵襲，從而損壞電子信息檔案，由于電子文件非常依賴計算機的軟硬件設備，所以想要長期保存，還需付出更多的努力[4]。

（四）檔案管理工作人員缺乏專業(yè)技術素養(yǎng)

對于數(shù)字化檔案管理工作沒有引起高度重視，所以員工在工作過程中缺乏專業(yè)的技術素養(yǎng)，這很容易導致在管理期間出現(xiàn)問題，甚至損害企業(yè)的經(jīng)濟利益，威脅企業(yè)的自身發(fā)展，使企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的有序展開受到阻礙。

（五）煤炭企業(yè)領導對數(shù)字化管理重視程度不夠

一部分煤炭企業(yè)領導對于檔案信息管理工作的數(shù)字化建設缺乏有效重視，極個別煤炭企業(yè)高層管理人員依然沿用過去的檔案管理方法，也有一些領導為了能夠敷衍了事，所采用的計算機設備過于老化，不僅常常死機，而且會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、硬件損壞等問題，這些都不適合數(shù)字檔案的長期管理，由于領導對數(shù)字化檔案管理重視程度不夠，過于關注企業(yè)的經(jīng)濟效益，所以企業(yè)檔案管理工作遲遲得不到發(fā)展[5]。

三、煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化建設的幾點建議

（一）提高煤炭企業(yè)檔案管理者的素質(zhì)與意識

如果企業(yè)管理者對于大管理的認知不夠充分，那么想要順利地開展數(shù)字化檔案管理工作非常困難，甚至還會出現(xiàn)明顯的滯后性。因為管理層面往往對于企業(yè)的相關活動起到一定的決策作用，甚至就會導致工作力度跟不上時代，發(fā)展需求是企業(yè)在激烈的市場競爭中難以脫穎而出，所以企業(yè)的管理者必須在經(jīng)營企業(yè)期間發(fā)揮與時俱進的精神，受到新時代發(fā)展的影響，關注科技創(chuàng)新，發(fā)揮信息技術的作用，促進企業(yè)軟實力的不斷提升。管理者首先需要對檔案管理的數(shù)字化理念與內(nèi)容有基本的認知，通過仔細的學習，確定好企業(yè)今后的發(fā)展狀態(tài)和相關制度，確保企業(yè)的數(shù)字化建設能夠有條可依。其次，從另一個角度分析，煤炭企業(yè)需要及時購買新型數(shù)字化管理設備，引導每一位工作人員正確使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術以及其他類型的現(xiàn)代化管理技術，將硬件設施的價值發(fā)揮出來，保證大工作的數(shù)字化升級得到落實，最后時代與企業(yè)的發(fā)展有共同進步，檔案管理人員的綜合水平應維持高標準。

（二）提升經(jīng)費投入力度，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境

從煤炭企業(yè)管理者角度出發(fā)，檔案工作的質(zhì)量直接影響企業(yè)的長遠發(fā)展，固然檔案管理工作無法直接產(chǎn)生可觀的經(jīng)濟效益，但管理人員應透過現(xiàn)象觀察本質(zhì)，發(fā)現(xiàn)檔案工作所形成的延伸效益，例如會計檔案可以提高企業(yè)預算的精準度與合理性，也可為各項經(jīng)濟查證提供有效的書面證明；圖紙、勘測圖等記錄檔案可以成為企業(yè)后續(xù)項目的勘察業(yè)務中極具參考價值的重要資料，有效降低其難度與資金投入，成為其重要的基礎條件，降低企業(yè)的損耗。由此可見，數(shù)字化檔案工作對企業(yè)的發(fā)展與效益具有關鍵作用，煤炭企業(yè)應不吝嗇于在檔案管理數(shù)字化建設工作中投入經(jīng)費與成本，不斷學習科學的管理模式，讓檔案管理能夠為企業(yè)的戰(zhàn)略決定提供更有效、科學的參考與指導。企業(yè)管理者應該對數(shù)字化檔案管理建設給予充分的支持，確保投入的人力與物力可以發(fā)揮最大的效用，為檔案管理營造優(yōu)質(zhì)的發(fā)展環(huán)境。而企業(yè)對檔案管理提供的資金支持主要落實于兩個方面：（1）硬件設施建設。檔案管理的數(shù)字化建設需要硬件設備與基礎設施作為支撐，因此煤炭企業(yè)應在合理規(guī)劃后投入資金購買相應的設備，為檔案工作數(shù)字化發(fā)展奠定基礎。（2）人員建設。數(shù)字化檔案管理需要更為專業(yè)的技術管理人員，煤炭企業(yè)必須具備先進技術人才及專業(yè)人士，為了提高人才質(zhì)量與降低人才流動性，企業(yè)必須根據(jù)人才價值提供相匹配的薪資待遇。

（三）大力培養(yǎng)檔案數(shù)字化專業(yè)技術人才

在煤炭企業(yè)大力開展檔案管理數(shù)字化建設過程中會發(fā)現(xiàn)人才缺失是直接影響管理與建設水平的關鍵因素，大部分企業(yè)當下的檔案管理人才結(jié)構(gòu)與隊伍并不符合數(shù)字化建設的需求，因此煤炭企業(yè)必須進行檔案管理人才團隊的結(jié)構(gòu)調(diào)整，大力引進高素質(zhì)的復合型人才，強化檔案管理人員的先進技術培訓，讓管理人員能夠掌握數(shù)字化檔案管理所需的信息技術，適應檔案管理數(shù)字化趨勢，提高檔案管理人員的技術與綜合能力，組建技能與素質(zhì)過硬的專業(yè)檔案管理團隊。數(shù)字檔案管理人員不僅需要具備現(xiàn)代化管理理念，掌握先進的檔案管理技術，還需要具備一定的信息素養(yǎng)，可以利用信息技術完成檔案管理工作。同時管理人員應具備不斷突破與進取的積極精神，在工作中踐行務實精神，提高檔案管理的精準性與安全性。煤炭企業(yè)一方面可由外部引進專業(yè)的數(shù)字化人才，不斷為檔案管理部門注入新鮮血液，另一方面應積極組織開展檔案管理人員的培訓活動，設計科學系統(tǒng)的培訓計劃，借鑒先進的檔案管理人才培養(yǎng)經(jīng)驗，不斷提高管理人員的綜合素養(yǎng)。

（四）加大檔案數(shù)字化過程中的信息安全保護

數(shù)字化檔案管理可以有效提高檔案保存的全面性與檢索的便捷性，但同時隨著信息技術的應用會產(chǎn)生相映的信息安全風險，因此在檔案管理數(shù)字化建設過程中用重視信息安全保護。為保障網(wǎng)絡安全應積極應用防毒軟件，并定期更新與升級防毒軟件，降低信息泄露與黑客攻擊的風險。企業(yè)內(nèi)部軟件應優(yōu)先選用國產(chǎn)軟件，在使用軟件前應與相關部門完成安全檢測，并與軟件提供單位進行信息保密合同的簽署，從而提高軟件應用的安全性。企業(yè)應做好檔案管理人員及數(shù)字化管理過程中會涉及的其他人員的保密教育，提高所有人員的保密自覺性，對數(shù)字化檔案管理各環(huán)節(jié)進行全面的審查，明確信息錄入員、程序操作員的作業(yè)流程及范圍，提高信息安全保護工作的全面性。

（五）規(guī)范對數(shù)字化檔案管理工作的標準

標準是事物運行與推進的根本依據(jù)與基礎，科學有效的標準能夠保障工作的有序運行。對于數(shù)字化檔案管理而言，制定規(guī)范的標準更加有利于其順利推進，使數(shù)字化建設腳步更加扎實。因此，煤炭企業(yè)應針對數(shù)字化檔案管理工作建立科學有效的統(tǒng)一標準，雖然目前我國煤炭企業(yè)尚沒有形成完善的標準體系，但隨著檔案管理數(shù)字化建設腳步的不斷加快，相應的標準與規(guī)范必然會早日出臺。在數(shù)字化檔案管理標準中應該包括對計算機操作過程與操作標準的規(guī)范、檔案類型/存儲方式/檢索途徑的規(guī)范、數(shù)字化檔案管理的標準與規(guī)定等，從而確保煤炭企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設目標能夠得到有效落實。

（六）建立并完善煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化制度

煤炭企業(yè)在落實數(shù)字化檔案管理建設過程中為了保障其穩(wěn)定性，必須治掉系統(tǒng)的數(shù)字化建設保障制度，針對因檔案資料復雜、歸檔任務量大而容易產(chǎn)生的信息未及時歸檔問題應通過健全的歸檔制度進行預防與處理。通過制定完善的檔案數(shù)字化制度可以使數(shù)字化建設與檔案管理工作都有制度可依循，有效避免檔案管理工作發(fā)生混亂與錯誤。而檔案管理數(shù)字化制度應主要包含統(tǒng)一的歸檔日期與歸檔范圍、文檔一體化工作制度、數(shù)字檔案鑒定制度與網(wǎng)絡文件保密制度等。企業(yè)還應定期評測檔案管理數(shù)字化制度的合理性，由專家、管理人員及員工等不同人員對制度提出改進建議，及時有效篩除不合理制度。在檔案管理數(shù)字化制度中應對相關工作進行明確劃分，將工作對應到部門與專人，并設立移交人員與監(jiān)督人員，將檔案工作進行層層劃分，確保檔案管理工作有效落實。各部門也應將檔案管理工作的完成度納入考核標準中，督促各部門檔案管理人員積極落實相關工作。

（七）加速煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)絡化歸檔工作落實進程

伴隨著越來越多煤炭企業(yè)實現(xiàn)了網(wǎng)絡化辦公，網(wǎng)絡化與自動化辦公平臺具有極為廣泛的覆蓋面積，這位檔案網(wǎng)絡化歸檔提供了平臺與技術提供了有效的技術支持，檔案管理與專業(yè)技術人員應抓住這一時機與優(yōu)勢提高煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)絡化歸檔工作的落實速度。所謂網(wǎng)絡化檔案信息歸檔是指在專業(yè)人員指導下，檔案管理人員可在全職范圍內(nèi)對企業(yè)各部門所生成的檔案信息進行歸檔處置意見簽署，然后由自動化辦公系統(tǒng)將檔案信息自動傳輸至檔案數(shù)據(jù)庫中。如此在進行年終檔案收集整理時檔案部門僅需收取移交清單即可，年底工作量降低，出錯率自然下降。同時網(wǎng)絡化歸檔工作也為煤炭企業(yè)檔案管理節(jié)約了人力物力，縮減了企業(yè)檔案管理的成本。

（八）配合設立煤炭企業(yè)的檔案網(wǎng)站

自動化辦公系統(tǒng)的建設與使用是檔案部門實現(xiàn)數(shù)字化建設的重要契機，煤炭企業(yè)在開發(fā)辦公系統(tǒng)時應在系統(tǒng)中設立數(shù)據(jù)歸檔平臺，同時收藏各種數(shù)據(jù)庫的查詢?nèi)肟?，如基本目錄?shù)據(jù)庫、基層報表數(shù)據(jù)庫、單位動態(tài)數(shù)據(jù)庫等，從而實現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)與信息的有效收集與傳輸，在企業(yè)日常辦公的同時完成部分檔案歸檔工作。在建立的煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)站中還可適當開放訪問權限，設置用戶訪問端口，在信息服務平臺中發(fā)布非保密范圍的、可被用戶獲取的信息，讓用戶可線上查看與參考此類信息，保護用戶的知情權，提高檔案管理的透明化與公開化，同時還可優(yōu)化煤炭企業(yè)運行與生產(chǎn)的效率。

四、結(jié)語

對于煤炭企業(yè)而言，檔案管理不僅是對過往經(jīng)營成果的記錄，也是企業(yè)未來發(fā)展與決策的重要參考文件，整合分析企業(yè)的發(fā)展歷程是為研究自身的經(jīng)營狀況與發(fā)展水平核心的參考與依據(jù)，而在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)字化建設是煤炭企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然途徑。建立數(shù)字化檔案管理體系不僅是企業(yè)進步的必要需求，更是企業(yè)為提升管理與業(yè)績水平所做出的必然選擇。計算機技術的突破與研發(fā)為數(shù)字化檔案管理提供了技術支撐，是煤炭企業(yè)檔案管理工作可以有效地實現(xiàn)信息交換與傳輸功能，為檔案管理數(shù)字化建設奠定良好的外部環(huán)境，是煤炭企業(yè)自動化辦公的需求可以被充分滿足。在進行煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設過程中應重視對檔案資源的有效開發(fā)，重點建設多媒體數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)字化管理水平的提高，可以使檔案工作為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務，更好地助力于煤炭企業(yè)的持續(xù)發(fā)展與不斷進步。