文書檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及策略

郭婧 湖南省地質(zhì)地理信息所（湖南省地質(zhì)大數(shù)據(jù)中心）

在檔案管理中，文書檔案管理是一項(xiàng)基本的內(nèi)容，文書檔案是以紙質(zhì)文檔為主要形式的檔案類型。相比于其他檔案來說，文書檔案的內(nèi)容更加豐富，這些大量的文字信息中或是包含了重要的文件資料、會議記錄或是工作計(jì)劃、總結(jié)，以及單位的重大決策、發(fā)展規(guī)劃等。所以，做好文書檔案管理，利用先進(jìn)的技術(shù)手段來提升文書檔案的利用效率，讓文書檔案的作用與價值更充分地發(fā)揮出來，就成為新時代背景下，檔案管理模式轉(zhuǎn)型與升級的必由之路。顯而易見，數(shù)字化管理在文書檔案管理的質(zhì)量與效率提升上，有著不可比擬的優(yōu)勢性作用。

一、文書檔案數(shù)字化管理的重要意義

從檔案管理角度來看，文書檔案數(shù)字化管理是其進(jìn)行信息化改革必不可少的一環(huán)。并且，后者通過信息化的掃描以及錄入等功能，可以提升檔案的通用性，同時也保證了檔案管理的安全性，提高管理工作效率，這對于企業(yè)的長遠(yuǎn)性也是有很大的促進(jìn)作用[1]。其次，采用數(shù)字化的檔案管理方式不僅減少了工作量，還能促進(jìn)各部門之間的交流與信息共享，讓檔案資料可以及時進(jìn)行流通，創(chuàng)新檔案管理的管理方式，使各部門之間的檔案調(diào)度工作更加便捷。文書檔案工作本來就比較煩瑣，其信息來源也來自各個渠道，不僅是來自各部門的上繳信息，也有單位之間的往來檔案，所以處理起來方式也不相同，耗費(fèi)了大量的人力物力。另外，還有一些時間比較久的老文書檔案資料，年代比較久遠(yuǎn)難以辨別?；谶@種管理現(xiàn)狀，采用數(shù)字化的管理方式，可以對其檔案資料進(jìn)行精準(zhǔn)識別，還助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)揮文書檔案管理中的基礎(chǔ)作用，同時也提升了文書檔案管理的靈活性，這對于整個行業(yè)的發(fā)展來說是有推動性作用的。

二、文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏科學(xué)的文書檔案管理體系

文書檔案管理不是簡單的資料收集與保管，而是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，也是決定單位各項(xiàng)工作穩(wěn)定、有序、可持續(xù)開展的關(guān)鍵所在，在文書檔案管理中，管理理念起到了決定性的作用。正如社會發(fā)展在不斷變化一樣，文書檔案管理的重心、需求、模式也在不斷更新，以期實(shí)現(xiàn)更好的管理效果，實(shí)現(xiàn)文書檔案資源的高效利用，這樣有利于日后在調(diào)取、查閱文書檔案資源時能夠快速、精準(zhǔn)的進(jìn)行文書檔案資源的應(yīng)用[2]。切實(shí)滿足單位工作開展的需求，當(dāng)前，在許多單位和部門的文書檔案管理工作中，管理理念陳舊落后的問題較為明顯，時代在變，單位具體使用的模式也會發(fā)生一定的變化。盡管文書檔案管理秉持的理念和采取的策略要跟時代的變化相呼應(yīng)，但是就文書檔案管理工作實(shí)際情況而言，由于受落后理念的影響，導(dǎo)致文書檔案管理的質(zhì)量不佳，這就導(dǎo)致無法充分地將文書檔案資源的效用發(fā)揮出來，而且也影響了單位其他各項(xiàng)工作平穩(wěn)有序的正常開展。

（二）缺乏使用先進(jìn)的文書檔案管理方式

當(dāng)前文書檔案管理工作的重要性不言而喻，但并不意味著文書檔案管理就充分發(fā)揮出了應(yīng)有的作用，究其背后的原因還是由于文書檔案管理方式存在一些客觀問題，而這一問題嚴(yán)重阻礙了文書檔案管理方法與路徑上不能創(chuàng)新，相應(yīng)的文書檔案管理質(zhì)量與管理效率也就得不到有效的提升。最為顯著的問題就是，在信息化時代背景下，文書檔案管理工作的信息化應(yīng)用程度還不足，沒有建立相應(yīng)的文書檔案管理系統(tǒng)，或是系統(tǒng)軟件的開發(fā)與文書檔案管理工作的實(shí)際需求不匹配，這就導(dǎo)致數(shù)字化管理無法全面、深入的推進(jìn)。使得先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢性得不到充分的發(fā)揮，文書檔案資料的管理時效性不強(qiáng)，沒有建立有效的檔案管理系統(tǒng)，無論是檔案管理的真實(shí)性，全面性上都得不到有效的保障。

（三）檔案管理隊(duì)伍綜合能力參差不齊

文書檔案管理工作十分復(fù)雜，牽涉到日常事務(wù)的很多個領(lǐng)域和方面，因此采取不同的管理模式，就會產(chǎn)生對應(yīng)的管理效果，所以需要高度重視和格外關(guān)注人事檔案管理質(zhì)量。同時，不管是哪一種管理理念的具體推進(jìn)和深入實(shí)施，都離不開素質(zhì)高和能力強(qiáng)的隊(duì)伍班子作為支撐。并且，想要達(dá)到高質(zhì)量和高標(biāo)準(zhǔn)，更是要下更多的功夫和花更多的心思。然而當(dāng)前有的單位在進(jìn)行文書檔案管理工作期間，一些管理人員思想不夠開放和創(chuàng)新，只是習(xí)慣于對原有事物的接受，缺乏積極主動學(xué)習(xí)的熱情和信心，并不想在自我能力素質(zhì)的提升上投入太多的精力，加之有的工作人員在同一個崗位上工作了比較長的時間，可能一開始還有激情和熱情，但到了最后都消磨殆盡，尤其是不具有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識，使得自身的創(chuàng)新能力捉襟見肘。此外，人浮于事和尸位素餐等現(xiàn)象經(jīng)常存在，不僅在心理上是消極的，而且在行為上也是拖拉的，以至于從整體角度來看隊(duì)伍缺乏必要的素質(zhì)和作戰(zhàn)能力。當(dāng)然，一些管理部門缺乏有領(lǐng)導(dǎo)力和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的管理者，因此不能第一時間發(fā)現(xiàn)存在的問題，改善和提升就顯得有些后繼乏力，看不到實(shí)際分工以后得到的具體成效。還有，缺乏科學(xué)的規(guī)劃與統(tǒng)一的部署，沒能將精細(xì)化的文書檔案管理理念落實(shí)到細(xì)節(jié)[3]。

三、文書檔案數(shù)字化管理的有效路徑

（一）加強(qiáng)文書檔案管理體系的完善

在新的時代背景下，一個單位的管理模式、服務(wù)模式也會隨著社會環(huán)境的變化而變化，而管理與服務(wù)作用的發(fā)揮需要依靠具體崗位上的每一個工作人員。所以，做好文書檔案管理才能為單位工作的高質(zhì)量的開展提供足夠的支持。文書檔案作為檔案管理中的重要內(nèi)容，要發(fā)揮出更充分的作用，首先還得從制度上著手，以及單位對于文書檔案資源的利用目標(biāo)，在文書檔案管理制度上進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的制定。其次要跟隨著整體環(huán)境和趨勢，同時緊密結(jié)合文書檔案管理的實(shí)際情況，通過找到具體問題并進(jìn)行細(xì)致分析，使得每一類問題都有對應(yīng)的解決方法。所以，要對文書檔案管理體系進(jìn)行全面的梳理，防范漏洞，優(yōu)化流程，對于可能會存在的部分已經(jīng)存在的部分，要進(jìn)行務(wù)實(shí)管用的優(yōu)化，并且要進(jìn)行補(bǔ)充，對于文書檔案管理體系中不足的部分，要針對性的完善。這樣就能夠有效避免文書檔案管理中的盲區(qū)，而導(dǎo)致文書信息的缺失，通過完善的文書檔案管理體系來完善文書檔案管理的細(xì)節(jié)，以細(xì)節(jié)的落實(shí)到位避免對檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面的影響。歸根結(jié)底，制度是文書檔案管理工作的重要前提，只有在制度給予科學(xué)指引以后，對應(yīng)的文書檔案管理工作的才能夠有效、有序的開展[4]。

（二）提升文書檔案管理信息化水平

在信息化時代背景下，轉(zhuǎn)變管理理念，應(yīng)用數(shù)字化管理已經(jīng)成為文書檔案管理的必然。數(shù)字化管理質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)，必須建立在充分的硬件與軟件管理水平上，硬件是軟件運(yùn)行的依托與基礎(chǔ)。而硬件建設(shè)不僅僅只是增加電腦，布置網(wǎng)絡(luò)這么簡單，而是要選擇與數(shù)字化檔案管理要求相適應(yīng)的主機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備，以及各種輔助設(shè)備，比如電源設(shè)備，通風(fēng)設(shè)備等等，要能夠確保硬件設(shè)備能夠長期的、不間斷的、無干擾的運(yùn)行。所以，在硬件設(shè)備的參數(shù)選擇上一是要嚴(yán)謹(jǐn)，二是要寬余，要從長遠(yuǎn)使用的角度出發(fā)，選擇優(yōu)質(zhì)的、可靠的、售后服務(wù)有保障的供應(yīng)商。為軟件系統(tǒng)的高效率、安全運(yùn)行創(chuàng)造良好的條件。在軟件建設(shè)上，一方面是軟件系統(tǒng)的開發(fā)要符合本單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，同時軟件開發(fā)要以檔案管理的流程，內(nèi)容，要求相適應(yīng)，以文書檔案管理中的重要內(nèi)容，文書資源的提取，分類，匯總，儲存為幾大模塊，以及文書檔案資源管理的權(quán)限，資源利用的路徑，共享的模式等等，形成系統(tǒng)模塊化，能夠一目了然，操作簡便。除了早期的軟件開發(fā)外，使用中的系統(tǒng)升級，以及后期的系統(tǒng)維護(hù)也至關(guān)重要，這是由于，無論是升級還是維護(hù)，都會關(guān)系到文書檔案信息安全的實(shí)現(xiàn)。

（三）加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

文書檔案管理工作十分復(fù)雜，無論是文書信息資源的收集，還是分類、匯總，保存，都是文書檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。不僅需要有效的方法，更需要強(qiáng)烈的責(zé)任意識、風(fēng)險(xiǎn)意識。所以，要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的文書檔案管理，就需要一支責(zé)任心強(qiáng)，專業(yè)素養(yǎng)過硬的檔案管理隊(duì)伍[5]。結(jié)合當(dāng)前文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，以及文書檔案管理的特殊性，要采取內(nèi)外結(jié)合的形式來切實(shí)提升文書檔案管理隊(duì)伍的綜合實(shí)力。一是要對檔案管理人員進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，包括理論知識培訓(xùn)與實(shí)踐技能培訓(xùn)，信息化能力提升。二是要加強(qiáng)文書檔案管理人員的思政教育，樹立正確的崗位觀，將先進(jìn)的管理理念與當(dāng)前檔案管理工作相融合,使之更契合檔案管理工作的實(shí)際需要。

（四）確定數(shù)字化處理的范圍

在進(jìn)行文書的數(shù)字化存檔之時，必須對于文書檔案內(nèi)容的重要程度、存放時間的長短以及其中內(nèi)容的有效年限這些問題進(jìn)行參考，以此來決定文書檔案數(shù)字化存檔的先后順序，對于不需要處理的可以先行歸類存放。例如文書檔案內(nèi)容比較重要的、常常用于調(diào)研參考的，構(gòu)建較早、存放時間較久的，內(nèi)容生效時間還長的，以及文書即將破損快要看不清文字的，可以先行數(shù)字化存檔。而那些內(nèi)容較為次要的、不常用于調(diào)研參考的，檔案構(gòu)建較晚存放時間也較短的、文書紙張與字跡都保存完好的、其中內(nèi)容即將失效的，可以先放到一邊或延遲進(jìn)行數(shù)字化存檔。為了確保文書檔案被有效保留,避免文書檔案未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用就隨著不合理的存放而逐漸損壞，在管理的過程中，進(jìn)行文書管理的工作人員對于文書檔案的數(shù)據(jù)化處理范圍必須加以嚴(yán)謹(jǐn)而準(zhǔn)確地判斷這是文書檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一[6]。

（五）制定工作責(zé)任制

我國政府曾確立過專門的法律，要求檔案管理部門進(jìn)行檔案管理之時，為了對于檔案文件妥善保管以及避免發(fā)生泄露的事情，應(yīng)建立良好的監(jiān)督機(jī)制，在檔案數(shù)據(jù)化的各個步驟方面都要設(shè)立專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，以免出現(xiàn)步驟重復(fù)或者錯漏等狀況，文書檔案的數(shù)據(jù)化管理工作手續(xù)主要有對檔案的提取、數(shù)據(jù)化準(zhǔn)備工作、文書數(shù)據(jù)化和最后的文書整合、歸類、存放和電子檔案的保存，這些管理步驟都是不可或缺的，應(yīng)該加以嚴(yán)格執(zhí)行，并且對于文書檔案與數(shù)據(jù)化存檔內(nèi)容絕不能有絲毫泄露產(chǎn)生。

（六）加強(qiáng)檔案安全保密意識

對于文書檔案的數(shù)據(jù)化工作應(yīng)該設(shè)立其專門的工作管理地點(diǎn)，工作地點(diǎn)中應(yīng)當(dāng)安裝監(jiān)控、安裝滅火器、安裝結(jié)實(shí)的防盜門等設(shè)備以防止意外發(fā)生，對于檔案管理地點(diǎn)內(nèi)出入的相關(guān)工作人士，應(yīng)該要求其避免抽煙以及在存放檔案的地方不要吃東西和喝飲料。在進(jìn)行文件數(shù)據(jù)化處理工作之時不要用自己的通信設(shè)備與其他人進(jìn)行工作不相干的聊天等等。此外，應(yīng)該安排專人對數(shù)據(jù)與檔案的存放場地進(jìn)行看守，避免不相干的人圍觀數(shù)據(jù)檔案的處理工作或者翻閱、查閱數(shù)據(jù)檔案與文件等等。對一些數(shù)據(jù)檔案的意外事件，例如偷竊、著火以及莫名進(jìn)水或者被撕毀等，需要提前做出相對的補(bǔ)救計(jì)劃，避免意外發(fā)生之后對檔案管理工作造成嚴(yán)重影響。

（七）文書檔案掃描處理工作

在進(jìn)行文書檔案數(shù)據(jù)處理之時，因?yàn)楦鱾€步驟負(fù)責(zé)處理的人員不一，為了避免出錯之后員工之間互相推諉，在每個處理步驟完成之后，必須做好該步驟流程的負(fù)責(zé)員工以及時間記錄，對于文書檔案進(jìn)行處理的第一步就是從倉庫中將檔案提取出來，提取之時就應(yīng)做好記錄，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)化加工，加工的時候?yàn)榱吮苊獬霈F(xiàn)事故，文書應(yīng)該放在專門用來進(jìn)行加工展示的地方。加工之時，檔案加工人員應(yīng)該先把該文書中的各個條例大致瀏覽一遍。然后把文書檔案的外包裝撤銷掉，對于該檔案中應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)化的內(nèi)容與不用進(jìn)行數(shù)據(jù)化的內(nèi)容分隔開來，并且把檔案中的錯誤內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行修訂。對于檔案運(yùn)輸過程中出現(xiàn)文書損壞的，可以想辦法進(jìn)行內(nèi)容補(bǔ)充。補(bǔ)充之前，對最初的文書答案內(nèi)容應(yīng)加以備份，并且做好檔案的備份與補(bǔ)充記錄。進(jìn)行文書數(shù)據(jù)化掃描存檔之時，為了確保掃描順序不產(chǎn)生錯亂，每掃描一頁紙就要登記一次，確保答案掃描過程透明化。一些專門負(fù)責(zé)進(jìn)行文件數(shù)據(jù)化的處理人員對于文件的數(shù)據(jù)化處理為了追求速度，很容易產(chǎn)生質(zhì)量問題。但是，負(fù)責(zé)入庫以及后續(xù)管理的人員由于時間緊張、數(shù)量眾多的原因，不能將每個文件都查探一遍。所以進(jìn)行驗(yàn)收的時候，檔案負(fù)責(zé)人可以以抽查的方式驗(yàn)收該批案卷的數(shù)據(jù)化成果，如果在抽查過程中發(fā)現(xiàn)不符合標(biāo)準(zhǔn)的案例，管理負(fù)責(zé)人就需要將該批次文件退回讓數(shù)據(jù)化部門重新進(jìn)行檔案修訂。在進(jìn)行修定之后再將檔案重新返回去進(jìn)行重復(fù)檢查，通過檢查確定該批檔案處理無誤后，再由帶有保管人員進(jìn)行收取存放。入庫存放時只有對文件進(jìn)行質(zhì)量方面的抽驗(yàn)和審核，才能將文件處理工作真正落實(shí)到位。這有利于以后對文件進(jìn)行翻閱與調(diào)用，從而保證后續(xù)文件利用工作的效率。

綜上所述，基于文書檔案管理的復(fù)雜性，為了更好地發(fā)揮出文書檔案管理的資源優(yōu)勢，要積極探索和應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，來不斷創(chuàng)新文書檔案管理方法，通過技術(shù)、人員、制度三方面來切實(shí)提升文書檔案管理水平,從而更好地促進(jìn)單位各項(xiàng)事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。