醫(yī)院黨建工作檔案規(guī)范化管理的思考

俞瑜 核工業(yè)四一六醫(yī)院 黨委辦公室

在新時代背景下，要貫徹黨中央的建設(shè)與領(lǐng)導(dǎo)要求，積極開展醫(yī)院黨建工作，通過黨建提升醫(yī)院內(nèi)部的凝聚力，使醫(yī)院職工有更高的能力和更好的素養(yǎng)。在黨建工作開展的過程中，應(yīng)該做好黨建工作檔案管理，通過檔案管理記錄黨建工作的更新信息，使黨建工作的創(chuàng)新和改進有更充分的依據(jù)和詳細的信息支持。為了發(fā)揮黨建工作檔案管理的作用，需要采用規(guī)范化的管理措施。尤其在信息時代的背景下，應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院黨建工作的要求和特點，采取更多現(xiàn)代化的管理措施，明確黨建工作檔案管理的要求，執(zhí)行完善的管理制度，確定具體的管理環(huán)節(jié)，使檔案管理工作的質(zhì)量和效率全面提升。

一、醫(yī)院黨建工作檔案管理的作用

（一）短期作用

從短期發(fā)展的角度來看，黨建工作檔案管理發(fā)揮著十分重要的作用。通過檔案管理可以為醫(yī)院黨建工作提供更多信息依據(jù)，尤其在從嚴(yán)治黨的背景下，檔案管理可以提升黨建工作的服務(wù)水平，使黨建工作更加科學(xué)可靠，有助于工作方法、服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，進而促進醫(yī)院整體經(jīng)營水平的提升。具體來說，黨建工作檔案管理以黨員檔案的管理為主，可以為黨員的監(jiān)管工作提供更多信息依據(jù)。一方面，黨員檔案詳細記錄了黨風(fēng)廉政的實際情況，作為黨建工作中一項十分重要的內(nèi)容，該工作是否切實有效地落實，與黨員個人素質(zhì)能力的提升有很大關(guān)系[1]。黨員的個人財產(chǎn)、社會關(guān)系、職業(yè)履歷都是重要的檔案信息，通過信息建立動態(tài)管理體系，形成嚴(yán)密的監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)，使監(jiān)管工作的質(zhì)量有所提升，促進黨員自律意識的增強。檔案管理也具有警示教育的作用，因為信息中不僅能包括普通黨員的情況，還包括黨員干部廉潔自律落實情況、法律規(guī)范執(zhí)行情況等信息，所以根據(jù)檔案內(nèi)容可以了解所有黨員信息，為工作落實提供便利，使加減監(jiān)督部門、人事組織部門可以更精準(zhǔn)地落實考核工作，有助于廉政建設(shè)，也能促進黨員素質(zhì)能力的提升。

（二）長期作用

從長遠發(fā)展的角度分析，黨員工作檔案信息管理具有系統(tǒng)性的特點，會為黨建工作帶來持續(xù)性的影響。在工作落實的過程中，檔案信息可以為黨建工作提供便捷的外部條件，為工作的有效落實提供更多保障，也為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供更多決策依據(jù)，在醫(yī)院全面管理中具有指導(dǎo)性的作用[2-4]。從黨建工作的角度分析，黨建工作檔案如果可以保持客觀、真實，則可以作為重要的工作憑證和決策依據(jù)來使用，對黨支部績效考核、黨建工作改進創(chuàng)新有很大的促進作用。檔案資料可以從系統(tǒng)的角度展示黨建工作的發(fā)展歷史、改革階段、機構(gòu)變化、人員變化等情況，將歷史實踐轉(zhuǎn)化為未來發(fā)展與創(chuàng)新的經(jīng)驗，使醫(yī)院黨建工作可以持續(xù)進步，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展貢獻更多力量。

二、醫(yī)院黨建工作檔案管理的內(nèi)容

（一）歸檔范圍

在醫(yī)院黨建工作檔案管理中，首先要做好歸檔工作，對各個檔案進行詳細的分類和整理。醫(yī)院的檔案管理歸檔內(nèi)容包括文件、會議、主題教育活動、花名冊和黨員檔案材料等。

文件，包括中央、集團公司、地方上級部門等制定的各種方針政策、規(guī)章制度等，如黨章、規(guī)定、綱要、規(guī)劃等規(guī)范性文件[5-8]。還包括地方衛(wèi)生健康系統(tǒng)黨委出臺的制度規(guī)范，以四川為例，要對省委辦公廳印發(fā)的《四川省加強公立醫(yī)院黨的建設(shè)工作實施辦法》文件進行歸納管理。醫(yī)院本身也會制定各種黨建規(guī)章文件，包括各類學(xué)習(xí)制度、民主生活制度等等，這些規(guī)章制度也在檔案管理的范疇內(nèi)。

會議，包括院黨委會、民主生活會、組織生活會和支部“三會一課”等黨建例會內(nèi)容。需要將黨委會審批單、會議記錄、會議紀(jì)要、會議錄音、執(zhí)行通知、決議事項督辦表等歸檔留存；民主生活會和組織生活會主要對會前學(xué)習(xí)、檢視剖析材料、問題整改清單等資料檔案進行整理和管理；“三會一課”包括黨員大會、支委會、黨小組會議和黨課學(xué)習(xí)，通常按照季度、月份召開，需要將會議簽到表、議程、會議內(nèi)容、影音資料、工作報告、黨課課件及黨員發(fā)言材料等做好整理和存儲。

主題教育活動，隨著上級黨委對基層黨建工作重視程度的不斷增強，主題教育黨建活動不斷增多，所以檔案內(nèi)容也不斷增多。具體包括“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育常態(tài)化制度化、“不忘初心、牢記使命”主題教育、“反腐倡廉”教育月活動、“執(zhí)行力提升年”活動、黨史學(xué)習(xí)教育活動、“抓落實年”活動等活動方案、記錄、總結(jié)報告和影音錄像等檔案文件的整理歸檔。

花名冊，就是黨支部支委、黨小組、黨員及發(fā)展對象、入黨積極分子、申請入黨人員等各類成員的架構(gòu)圖、名冊，記錄人員的姓名、身份證號碼、入黨信息等。

黨員檔案材料，包括黨員入黨個人材料、預(yù)備黨員材料、民主評議信息等等。個人材料包括入黨申請書、志愿書、考察表、思想?yún)R報等內(nèi)容；預(yù)備黨員材料包括預(yù)備期考察期間材料等；民主評議信息包括每年黨員填寫的民主評議表格、具體的民主評議過程與結(jié)果，要留存評議對象的個人表現(xiàn)相關(guān)檔案。

（二）管理內(nèi)容

要提升醫(yī)院黨建工作檔案管理水平，促進規(guī)范化管理制度的構(gòu)建，首先要確定管理工作的具體內(nèi)容，然后明確管理工作的完善方向。在實際工作中，思政建設(shè)檔案的管理十分重要，包括思政學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、黨課、警示教育、道德講堂等活動內(nèi)容，各個活動中各項材料、文件、信息的管理十分重要，通過整理建立專門的檔案文件，為后續(xù)活動的開展提供依據(jù)。組織制度建設(shè)檔案包括黨支部建設(shè)、人員組成、人員分工等內(nèi)容，也包括各種會議類檔案，可以為組織制度的構(gòu)建、優(yōu)化提供參考依據(jù)。組織隊伍建設(shè)檔案以干部隊伍建設(shè)、黨員隊伍建設(shè)、組織隊伍建設(shè)、廉政作風(fēng)建設(shè)幾項內(nèi)容為主。檔案內(nèi)容包括黨員名冊、干部名冊、思想?yún)R報文件、學(xué)習(xí)心得材料等等。

三、醫(yī)院黨建工作檔案管理的規(guī)范化策略

（一）增強管理意識，健全管理體系

隨著基層黨建工作的不斷加強，醫(yī)院已經(jīng)逐漸認(rèn)識到黨建工作的重要性，并且做出了明確的規(guī)范和要求。在醫(yī)院黨組織落實工作的過程中，要明確每年黨建工作的要點，做好黨建工作檔案建設(shè)的同步規(guī)劃，使檔案管理工作可以伴隨黨建工作同步落實和推進[9]。一是醫(yī)院可以為有晉升專業(yè)技術(shù)職稱意愿的黨員提供相應(yīng)的檔案管理崗位，將檔案管理工作質(zhì)量作為職稱考核中的一項指標(biāo)，通過職稱晉升的方式來提升管理人員對檔案管理工作的重視程度。二是要加強黨員的教育工作，加大檔案管理工作的宣傳力度，使黨員認(rèn)識到該工作的重要性。

1.為了確保工作的有效性，需要構(gòu)建完善的管理體系。首先，要確定檔案管理的內(nèi)容和定位，根據(jù)醫(yī)院黨建工作的實際情況建立規(guī)范化管理的制度，對日常工作行為進行規(guī)范，同時確定具體的管理流程，保障工作的有序開展。要建立詳細的規(guī)章制度，為檔案管理工作提供詳細、具體的工作依據(jù)，確保工作質(zhì)量和效率的提升；其次，要加強檔案管理人員的日常監(jiān)督和管理，構(gòu)建制約、監(jiān)督、激勵等管理機制，采用多樣化的管理和監(jiān)督手段，在提升管理人員工作積極性的同時，也要促進工作內(nèi)容和工作方式的不斷創(chuàng)新，并且進行詳細的責(zé)任劃分，確保各項工作任務(wù)都有具體的負(fù)責(zé)人來承擔(dān)；最后，要促進各個部門之間的合作。醫(yī)院各個部門、科室都要配合黨建工作，各類黨組織要為黨建工作檔案管理提供材料和條件，為歸檔、分類等工作奠定基礎(chǔ)。每個支部、科室、黨員干部及普通黨員都要自覺提供檔案資源，然后由管理人員進行分類存儲，通過有效地配合，促進工作效率的全面提升。

2.制度建設(shè)是十分重要的一項任務(wù)。在制度建設(shè)的過程中，要從多個方面入手：第一，明確基本要求。堅持“實事求是、客觀真實”的原則，對黨建工作有關(guān)的各類文件、圖像影音、實物材料等進行收集和歸納，做好查漏補缺的工作，對內(nèi)容進行詳細的核對，杜絕弄虛作假的行為。第二，要進行科學(xué)的分類和歸檔。醫(yī)院各個科室、部門要根據(jù)實際做好資料的分類和整理，可以按季度開展整理工作，半年匯總一次，每年進行一次集中梳理，為檔案管理工作提供便利。真實、詳細地反映黨組織和黨員的活動情況[10]。第三，嚴(yán)格落實規(guī)范管理。要做到工作臺賬、檔案管理的統(tǒng)一性建設(shè)，包括文件柜、檔案盒、檔案封面等方面的統(tǒng)一。第四，要安排專門的負(fù)責(zé)人，及時開展更新、歸檔等工作，同時加強檔案安全管理和保密工作，避免檔案丟失、遺漏等問題。

（二）改善管理系統(tǒng)，創(chuàng)新管理方法

黨建工作檔案管理的要求比較高，尤其在規(guī)范化管理的要求下，要從周密性、安全性、長期性幾個角度進行分析，采取有效的管理措施，構(gòu)建完善的管理系統(tǒng)。在實際建設(shè)的過程中，要促進硬件和軟件設(shè)備的完善，加強數(shù)字化、信息化技術(shù)的應(yīng)用，建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)。首先，要從檔案室的建設(shè)入手，安排專門的檔案管理人員，保障檔案室的安全性[11]。嚴(yán)格監(jiān)管檔案室的使用情況，禁止無關(guān)人員隨意進出。要對檔案文件的重要等級、保密等級進行劃分，對不同等級的檔案采取不同的管理和保密措施。重要文件必須要采取有效的加密措施，包括密鑰、人臉識別、指紋識別等保密技術(shù)的應(yīng)用。其次，要加強信息化建設(shè)，將檔案管理信息記錄到電腦中，建立專門的信息庫。要定期升級檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全性和管理系統(tǒng)的便捷性?？梢云刚垖ｉT的技術(shù)人員開展系統(tǒng)安全防護工作，采取先進的加密技術(shù)和科學(xué)的分類方法，全面提升檔案管理的安全性，避免丟失、損毀等問題。要加強數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，采用數(shù)字化管理的模式，同時結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷升級檔案信息管理系統(tǒng)，確保各個科室、部門的服務(wù)水平的提升，使黨建工作檔案可以充分發(fā)揮作用。

在管理方法上，主要運用信息技術(shù)進行創(chuàng)新，采用數(shù)字存儲的方式，通過網(wǎng)絡(luò)進行檔案傳輸和共享，可以節(jié)省存儲空間，也能減少人力、物力的投入。要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，打破區(qū)域化的管理限制，使管理方法、內(nèi)容更加多元化。通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，為檔案的搜集、整合提供便利，同時增加智能檢索的功能，可以提取檔案關(guān)鍵詞，利用搜索引擎進行檢索，迅速查找預(yù)制匹配的文件，使檔案利用率進一步提升。

（三）建設(shè)管理團隊，更新設(shè)施設(shè)備

為了提升檔案管理工作的質(zhì)量，使檔案管理更加規(guī)范，需要構(gòu)建規(guī)范的管理團隊。首先，要加強檔案管理人員的篩選與考核工作，可以從黨員群體中選擇優(yōu)秀的管理人員，要考核該管理人員是否具備專業(yè)的檔案管理知識和檔案管理的能力，并且掌握數(shù)字信息技術(shù)，可以在工作中不斷創(chuàng)新[12]。為了使管理人員快速適應(yīng)工作崗位，要開展崗前培訓(xùn)工作，詳細講解檔案管理的規(guī)范要求，確保檔案管理工作可以順利開展；其次，要加強教育培訓(xùn)工作，為檔案管理人員提供更多接受教育培訓(xùn)的機會，尤其要加強先進管理技術(shù)、理念的教學(xué)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素養(yǎng)意識、責(zé)任感和職業(yè)道德，使檔案管理人員可以嚴(yán)格按照規(guī)范要求落實管理工作，同時豐富管理人員的技術(shù)經(jīng)驗，使其可以掌握信息化、數(shù)字化的管理方式，并且在工作中不斷創(chuàng)新和改進。

檔案工作的質(zhì)量與硬件和軟件環(huán)境的建設(shè)有很大的關(guān)系，要實現(xiàn)數(shù)字化、規(guī)范化的管理，必須要營造良好的管理環(huán)境，并且配備完善的設(shè)施設(shè)備。為此，醫(yī)院要加大投入力度，不斷完善檔案管理設(shè)備，還要定期升級和維護管理系統(tǒng)，確保各項管理工作的有效落實。

四、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院黨建工作開展的過程中，檔案發(fā)揮著十分重要的作用，可以為黨建工作提供豐富的信息依據(jù)。為了更加有效地利用各項檔案信息，要采取規(guī)范化的管理措施。為此，要從多個方面入手，包括管理體系的構(gòu)建、管理方法的創(chuàng)新、管理團隊的培養(yǎng)等等，明確具體的制度規(guī)范，為工作的落實提供更多保障和依據(jù)。