以高中生視角看辦公自動化對秘書工作的影響

丁雨萌

【摘要】本文通過對高中生調查研究，從秘書工作范圍、辦公室自動化對秘書工作的便利之處和辦公室自動化存在的相關隱患及舉措這三個方面來敘述“高中生如何看待辦公自動化發(fā)展對秘書工作的影響”。

【關鍵詞】辦公自動化；秘書工作；影響

近幾年，市場經濟體制有了巨大變革，企業(yè)正面臨著更為激烈的競爭，為了適應發(fā)展，不少企業(yè)已將電子技術應用到工作中，既保證了工作效率，又節(jié)省了人力物力財力。而對于秘書工作，辦公室自動化的發(fā)展更是大大降低了其工作難度，提高了工作效率，加大了協(xié)調便捷性，但在文秘保管等方面也存在一定的隱患，需要秘書們在工作中加強管理，保證相關信息的安全性。

一、秘書工作范圍

（一）會議記錄。公司的會議能否順利進行，在一定程度上取決于秘書的工作。首先，會前秘書要準備好領導開會時所需的資料，輔助會議進行。其次，會中秘書要做好會議記錄，方便會后總結。最后，會議結束后，秘書要將會上的主要思想以及員工的發(fā)言建議等整理起來以供領導再次確認，也為各項決策提供備份記錄。

（二）檔案管理。秘書要負責掌管公司相關員工的檔案、公司起草的各種相關規(guī)定以及獎罰政策，總之，就是負責所有與公司相關的文件，并對其進行分類、整理、歸檔以及存儲。

（三）文書起草以及公文制定。秘書主要服從直屬上級的領導，為上級領導分擔瑣碎的工作，如幫助領導起草文書、制定公文，以減輕領導的工作量，把領導的指導思想，進一步潤色編輯成書面文書的形式，使其更具正式性，最后再交由領導審閱，然后下發(fā)給下級員工。

二、辦公室自動化對秘書工作的便利之處

（一）增加工作準確率。計算機的應用可以幫助秘書提高工作的準確性，在處理報表相關文件時，秘書不再需要大量的計算以及反復校對，辦公室自動化軟件可以輕松準確地解決這個問題，通過軟件進行公式計算，大大提高了工作的準確性。相對于傳統(tǒng)的手動計算，計算機軟件能夠把復雜的數字問題用最簡捷的方法處理，使數據統(tǒng)計工作變得輕松簡單。

（二）提高工作效率。辦公室自動化軟件的應用還將帶給秘書更大的便利，比如檔案查詢。公司內部有大量的檔案，包括員工檔案以及各類文件等，利用電子軟件把這些檔案進行分類，等到再次查詢時，目錄和詞條一目了然，可以準確無誤地查找到所需要的文件，大幅度縮短了查詢檔案的時間，提高了工作效率；同樣，會前的準備工作也可以應用計算機辦公軟件，如前期資料的搜集可以借助打印復印等自動化手段，更加便捷地完成工作；而日程上的安排也可以利用電子日表，科學有效地安排會議室，避免發(fā)生需要開會但沒有會議室的情況；會議記錄也可以借助計算機辦公軟件，方便編輯和修改，而所有的這些便利都能夠提高秘書的工作效率。

（三）加大了協(xié)調便捷性。辦公軟件的利用可以使秘書更加便捷地進行協(xié)調工作，因為秘書可以利用電子聊天工具和需要協(xié)調溝通的部門進行線上交流，而不需要離開工作崗位。秘書主要是為了配合領導進行工作，如果在離開工作崗位與其他部門進行協(xié)調時，領導有命令下達，卻找不到秘書，就可能會影響工作的順利進行，給領導帶來麻煩。因此，辦公軟件的利用會提升秘書協(xié)調工作的便捷性。

三、辦公室自動化存在的相關隱患及舉措

（一）電子化管理文件易丟失。秘書工作中涉及到的內容大多與公司發(fā)展有著密切而直接的聯(lián)系，甚至包括一些公司的機密文件，在保管過程中，要十分注意文件管理的安全性。電子化管理將文件都以電子形式存儲在計算機里，雖然節(jié)省了空間，但也存在一定的風險，首先有黑客的存在，他們的計算機技術過硬，想要竊取一些文件很容易，而且會做得神不知鬼不覺。其次，如果沒有做好相關文件的備份工作，一旦計算機出現問題，就有可能導致大量文件丟失，雖然通過維修可以將文件找回，但在維修過程中也會導致機密文件曝光，增加了安全隱患。針對這點，秘書在工作時一方面應該注意文件的密保管理，對重要的機密文件采取紙質、電子形式雙保險的存儲方式，另一方面也要提升自身的電子技術掌握能力，盡可能地避免文件流失。

（二）自動化處理缺少情感互動。辦公室自動化軟件的普及雖然很大程度上減輕了秘書工作的工作量，但是也減少了人與人之間的互動。秘書應該合理利用辦公軟件，利用它的高效性，但絕不能單單依靠辦公軟件完成所有的工作，還是應該適當地參與到工作之中。有很多人與人之間的事情是計算機解決不了的，計算機只能進行死板的工作，需要感性地工作部分還是應該由人親自去做。因此，秘書在工作過程中，還是應該注意辦公軟件與實際經驗的結合，實施科學化的管理。

四、結語

高中生對辦公軟件的利用有許多很獨到的見解，同時也看到了其中存在的一些隱患，并針對隱患提出了相應的策略。在實際工作中，這些都是秘書應該注意到的，為了跟緊信息化的時代潮流，高效地利用巨大的信息寶庫，秘書工作者們著實應該積極創(chuàng)新工作模式，更為科學地處理信息，相應的隱患防治工作也應該落到實處。

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