檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)和安全管理對(duì)策

張薔 杜琛驁 侯智洋

（國家海洋信息中心）

檔案管理工作的開展在不同的管理工作要求背景下存在非常嚴(yán)格的針對(duì)性要求。檔案管理工作在整體的工作量、工作要求、嚴(yán)謹(jǐn)性上也是相對(duì)更高的。因此，在落實(shí)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)不斷提升管理工作力度，結(jié)合實(shí)際對(duì)信息化系統(tǒng)和管理平臺(tái)引入后可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并進(jìn)一步通過技術(shù)維度的能力提升和管理思想意識(shí)的優(yōu)化。促使信息化背景下的檔案管理工作在質(zhì)量和成效上保持在更加穩(wěn)定的狀態(tài)下。同時(shí)，這也有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理模式中存在的問題和不足，促使檔案管理工作在未來的長期開展中獲得良好的成效。

一、信息化管理背景下的檔案管理特征分析

（一）大批量集中存儲(chǔ)

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，整體的檔案信息內(nèi)容在密度上較高，信息化系統(tǒng)引入應(yīng)用后所需要存儲(chǔ)的檔案整體數(shù)量和檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性也呈現(xiàn)出逐步提高的狀態(tài)。因此，信息技術(shù)應(yīng)用背景下的檔案管理可借助信息系統(tǒng)中的存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)路徑實(shí)現(xiàn)大批量的集中存儲(chǔ)。這不僅能夠促使不同類型檔案的存儲(chǔ)基于相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行針對(duì)性的保管，也有利于提升檔案管理工作的整體成效，規(guī)避人工管理背景下可能出現(xiàn)的人為誤差和問題[1]。除此之外，信息化的管理系統(tǒng)有一定的基礎(chǔ)保障和系統(tǒng)加密功能。因此，檔案信息資源的安全保障力度也會(huì)更進(jìn)一步的提高，從而兼顧大批量信息存儲(chǔ)和存儲(chǔ)安全兩方面的工作要求。只要檔案管理人員面向信息化系統(tǒng)和平臺(tái)加強(qiáng)實(shí)踐應(yīng)用中的認(rèn)知和了解力度，就能夠充分利用此種先進(jìn)平臺(tái)完成好檔案管理工作。

（二）信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜性高

信息結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性主要是指在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用背景下，檔案信息可應(yīng)用多種不同的形式進(jìn)行呈現(xiàn)和存儲(chǔ)。這與傳統(tǒng)情況下以紙質(zhì)為載體的檔案信息內(nèi)容相比更加全面而細(xì)致。另外，也能克服紙質(zhì)基礎(chǔ)檔案信息在長期留存的過程中可能容易出現(xiàn)損壞的障礙和問題[2]。應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)后，檔案通過電子版的存儲(chǔ)模式設(shè)置，能夠?qū)崿F(xiàn)多種不同格式之間的轉(zhuǎn)化。這不僅能夠?yàn)闄n案信息實(shí)現(xiàn)應(yīng)用中的需求滿足奠定基礎(chǔ)，而且復(fù)雜的信息內(nèi)容也可基于不同的形式獲得最為全面清晰的保存和應(yīng)用狀態(tài)，發(fā)揮出檔案信息在具體工作開展中應(yīng)有的促進(jìn)作用。另外，檔案信息化管理的背景下，信息化平臺(tái)的運(yùn)行所依托的軟件也會(huì)引起信息內(nèi)容的形式變動(dòng)，這主要是為了保障信息系統(tǒng)運(yùn)行中不同類型的檔案信息能夠在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)兼容并存的狀態(tài)。因此，在具體的信息化管理系統(tǒng)中，檔案信息內(nèi)容需要結(jié)合原始的需求和形式實(shí)現(xiàn)相對(duì)應(yīng)的轉(zhuǎn)化和完善，從整體上來講，這會(huì)導(dǎo)致檔案信息在結(jié)構(gòu)復(fù)雜性上進(jìn)一步提升[3]。

（三）對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用需求高

在信息化管理平臺(tái)應(yīng)用的過程中，軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)是支持整個(gè)管理系統(tǒng)運(yùn)行的重要前提條件。因此，信息化管理背景下的軟硬件系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行狀態(tài)都需要保持在相對(duì)更加穩(wěn)定的情況下。且信息化檔案管理模式對(duì)于軟硬件系統(tǒng)本身的質(zhì)量和功能發(fā)揮效果會(huì)產(chǎn)生較高的需求。一旦系統(tǒng)本身出現(xiàn)了技術(shù)問題，或運(yùn)行穩(wěn)定性的問題，就會(huì)直接影響到檔案管理工作的開展。關(guān)于具體的系統(tǒng)功能發(fā)揮效果，在信息化系統(tǒng)的背景下，先進(jìn)的技術(shù)和管理功能模塊能夠促使信息化的檔案數(shù)據(jù)在識(shí)別存儲(chǔ)和調(diào)用上更加便捷，但對(duì)相應(yīng)技術(shù)人員和檔案管理人員的操作能力以及技術(shù)能力提出了一定的要求，管理工作的思想觀念也需要同步實(shí)現(xiàn)更新[4]。

（四）管理工作開展的靈活性強(qiáng)

依托信息化系統(tǒng)實(shí)施的檔案管理工作在自由度和靈活性上也是相對(duì)更高的。這不僅與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件運(yùn)行平臺(tái)的基本性質(zhì)緊密相關(guān)，也與信息系統(tǒng)不同的功能模塊、邏輯關(guān)系緊密相關(guān)。在信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作可獨(dú)立實(shí)施，也可聯(lián)動(dòng)發(fā)揮作用。管理工作的開展中對(duì)檔案信息的調(diào)用、檔案信息的分析以及檔案信息的修改都可獨(dú)立應(yīng)用系統(tǒng)中的功能模塊來實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，對(duì)于檔案信息的調(diào)取也可分為在線和離線兩種模式，這都有利于促使檔案管理工作更加具備實(shí)效性和便捷性，提升檔案管理工作的成效。

二、信息化管理背景下的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

（一）信息安全保障風(fēng)險(xiǎn)

安全保障方面的風(fēng)險(xiǎn)主要是指檔案信息化管理背景下的管理工作由于受到信息化系統(tǒng)的性質(zhì)與特征的影響，在信息流通的過程中可能會(huì)存在泄露或缺失的安全風(fēng)險(xiǎn)。且從現(xiàn)階段的實(shí)際情況來看，檔案信息化管理在實(shí)踐中并未形成一個(gè)系統(tǒng)全面的管理規(guī)范和管理模式。因此，不同的檔案信息化管理背景下可能出現(xiàn)的安全問題和隱患也呈現(xiàn)出多樣性的特征。另外，隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)在信息化技術(shù)的支持下，也更加強(qiáng)調(diào)效率和便捷性要求的滿足。因此，信息安全會(huì)在快速的信息流轉(zhuǎn)中受到影響。目前，檔案信息化管理工作中的信息管理持續(xù)性和安全維護(hù)針對(duì)性仍然存在一定的不足。通常情況下，檔案管理中的安全保障都是在信息已經(jīng)出現(xiàn)泄漏或缺失的情況下采取應(yīng)急方案進(jìn)行處理。預(yù)警式的安全管理模式在實(shí)踐應(yīng)用中缺乏針對(duì)性和有效性。另外。信息系統(tǒng)中的信息流通多元性和便捷性也會(huì)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的類型更加復(fù)雜多樣。目前的檔案信息化管理中，對(duì)于多種不同類型安全隱患和問題的管理控制力度也有待進(jìn)一步提升。安全問題得不到有效的保障和解決，檔案信息化管理工作的質(zhì)量和成效就無法同步得到保障。

（二）信息化管理人才需求風(fēng)險(xiǎn)

信息化管理在具體實(shí)踐中對(duì)專業(yè)人員的能力水平提出了非常高的要求，信息化人才需求與檔案管理工作的實(shí)踐工作需求都處在相對(duì)較高的層次上。因此，現(xiàn)階段檔案信息化管理模式引入背景下的專業(yè)人才培養(yǎng)力度、專業(yè)人才儲(chǔ)備數(shù)量都存在一定程度的不足。從工作人員的能力水平要求上來講，檔案信息化管理背景下的人員能力需求主要集中在對(duì)信息技術(shù)大數(shù)據(jù)技術(shù)以及檔案信息管理中的功能模塊設(shè)置技術(shù)進(jìn)行全方位的掌握。但從目前的實(shí)際情況來看，檔案信息化管理背景下的相關(guān)人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)和培訓(xùn)工作開展力度存在一定的不足，即使部分檔案館能夠階段性地針對(duì)管理人員群體開展培訓(xùn)教育。但由于先進(jìn)技術(shù)和平臺(tái)的引入需要一定的成本支出支撐，因此，相關(guān)工作人員在檔案信息化人才培養(yǎng)的過程中也會(huì)遇到障礙和問題。

（三）信息內(nèi)容保密工作風(fēng)險(xiǎn)

信息內(nèi)容保密工作的風(fēng)險(xiǎn)主要是指在信息化系統(tǒng)中，由于系統(tǒng)運(yùn)行模式以及系統(tǒng)運(yùn)行的技術(shù)支持方面的因素影響，導(dǎo)致檔案管理在信息化系統(tǒng)中出現(xiàn)信息被篡改或信息被盜用的現(xiàn)象，這都會(huì)直接影響到電子版的檔案信息的作用發(fā)揮效果。同時(shí)，也會(huì)損傷到相關(guān)檔案信息涉及人員的隱私以及安全保障狀態(tài)。由于信息遭到篡改或出現(xiàn)盜用的現(xiàn)象與信息化系統(tǒng)運(yùn)行中的技術(shù)要求以及運(yùn)行管理功能設(shè)置問題緊密相關(guān)，因此，現(xiàn)階段檔案信息化管理背景下需要針對(duì)性地加強(qiáng)技術(shù)支持，盡可能提升整個(gè)運(yùn)行系統(tǒng)的外部防御能力，避免信息內(nèi)容遭到外部負(fù)面因素的侵?jǐn)_和影響。

（四）信息調(diào)取應(yīng)用與保密設(shè)置矛盾

信息調(diào)用與保密設(shè)置的矛盾主要是指為了保證信息內(nèi)容的安全穩(wěn)定狀態(tài)，在信息系統(tǒng)運(yùn)行的過程中需要通過權(quán)限設(shè)置或保密級(jí)別設(shè)置的形式對(duì)部分檔案信息進(jìn)行封鎖安全保障。但從檔案管理和檔案需求的滿足上來講，由于保密設(shè)置需要技術(shù)支持和權(quán)限分配維度的工作做輔助。因此，一旦設(shè)置了固定的保密級(jí)別，可能會(huì)對(duì)部分崗位工作人員調(diào)取檔案信息造成一定的障礙。若部分檔案信息在應(yīng)用上的緊急性較強(qiáng)，則這種現(xiàn)象還會(huì)影響檔案信息作用的發(fā)揮效果。因此，在現(xiàn)階段融入信息化管理平臺(tái)后，解決檔案信息應(yīng)用需求與保密設(shè)置層次方面的矛盾也是信息化檔案管理工作開展中所需要重視的關(guān)鍵問題。

三、檔案信息化管理中的安全管理針對(duì)性策略分析

（一）注重安全保障制度體系的構(gòu)建

雖然信息化的技術(shù)和平臺(tái)在運(yùn)行中的自由性和穩(wěn)定性都能達(dá)到較高的水平層次。但檔案信息化管理工作中的制度制定仍然是保障安全狀態(tài)的重要途徑。只有結(jié)合信息化管理系統(tǒng)和平臺(tái)的運(yùn)行需求運(yùn)行特征制定與之對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)和管理制度，才能結(jié)合實(shí)際對(duì)信息化檔案管理背景下的管理工作進(jìn)行長期的監(jiān)督和控制，形成長效性的安全管理保障機(jī)制。在具體的制度建設(shè)過程中，一方面要結(jié)合不同的檔案管理側(cè)重點(diǎn)、檔案信息內(nèi)容以及傳統(tǒng)的制度體系進(jìn)行分析研究。另一方面，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化管理體系的運(yùn)行特征和運(yùn)行模式構(gòu)建起與信息化系統(tǒng)運(yùn)行相匹配的制度體系，提升安全管理和保障的有效性。例如，在專業(yè)性較強(qiáng)的海洋檔案管理中，管理工作的開展所涉及的內(nèi)容信息具有針對(duì)性較強(qiáng)的特征。因此，匹配設(shè)置信息化檔案管理制度體系時(shí)，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合海洋檔案管理的基本要求以及其本身的內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)，在制度體系的制定過程中注重匹配性設(shè)置針對(duì)性的管理制度。從海洋檔案的調(diào)取檔案信息的分類、檔案的應(yīng)用等多個(gè)角度確定相應(yīng)的制度化運(yùn)行和執(zhí)行流程，促使信息化背景下的檔案管理在系統(tǒng)而完善的先進(jìn)制度的支撐下獲得更為突出的實(shí)際效果。除此之外，制度體系的構(gòu)建還應(yīng)當(dāng)注重專項(xiàng)性。從實(shí)際出發(fā)來講，主要強(qiáng)調(diào)制度的制定應(yīng)當(dāng)結(jié)合常見的海洋檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)制定針對(duì)性的控制處理措施，以便在風(fēng)險(xiǎn)和問題發(fā)生后及時(shí)采取措施進(jìn)行處理和解決。

（二）形成標(biāo)準(zhǔn)化的信息化管理流程

管理流程的形成，能夠?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T的具體工作開展提供針對(duì)性的指導(dǎo)和支持，標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程是指結(jié)合檔案管理工作的基本性質(zhì)以及信息技術(shù)與系統(tǒng)的特征，形成一套能夠匹配信息技術(shù)系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)用的檔案管理工作方法，從而促使檔案管理工作的落實(shí)開展，在先進(jìn)技術(shù)和系統(tǒng)的支持下，獲得更加良好的實(shí)踐效果。標(biāo)準(zhǔn)化管理流程的構(gòu)建主要是指在具體的管理工作開展中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化系統(tǒng)的基本特征以及電子化的檔案信息內(nèi)容的基本結(jié)構(gòu)，建立檔案信息日常管理調(diào)取應(yīng)用以及分類等多角度工作的開展流程。并且結(jié)合海洋檔案信息管理的實(shí)際促使各個(gè)維度的管理運(yùn)行流程逐步向標(biāo)準(zhǔn)化的方向推進(jìn)落實(shí)。標(biāo)準(zhǔn)化模式的形成，具體可通過標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行效果監(jiān)督指標(biāo)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程設(shè)置以及標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息調(diào)取應(yīng)用流程設(shè)置來完成。最終促使檔案信息管理和應(yīng)用中的各個(gè)維度的工作都能夠基于標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程有效地執(zhí)行落實(shí)。有了標(biāo)準(zhǔn)化的體系結(jié)構(gòu)，也能夠幫助相關(guān)管理人員結(jié)合傳統(tǒng)情況下管理工作的實(shí)際問題進(jìn)行對(duì)照觀察，找到出現(xiàn)問題的原因，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行修正和完善，提升信息化管理背景下的檔案管理時(shí)效性和合理性。為了確保標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，在信息化系統(tǒng)中形成獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，在檔案管理信息系統(tǒng)中，還需要通過定制開發(fā)相應(yīng)的功能模塊形成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理執(zhí)行工作日志，以便于管理人員定期查詢管理工作落實(shí)開展的效果，這也是減低檔案管理實(shí)踐中風(fēng)險(xiǎn)的有效路徑。

（三）提升工作人員能力素質(zhì)水平

提升檔案管理人員素質(zhì)水平主要是指從檔案管理的專業(yè)化要求角度，首先，面向信息化管理系統(tǒng)的具體執(zhí)行人員進(jìn)行專業(yè)性的理論知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)一步扎實(shí)起在檔案管理工作中的理論知識(shí)掌握程度和掌握有效性。其次，從檔案管理工作的實(shí)踐角度出發(fā)加強(qiáng)檔案管理人員的安全教育、職責(zé)履行教育工作、責(zé)任心教育。使其從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于相關(guān)人員以及整個(gè)單位的運(yùn)行發(fā)展所起的重要作用。從思想上重視個(gè)人的工作開展、提升工作開展的有效性。檔案管理人員只有樹立了正確的思想認(rèn)知，才能在具體的工作開展中提升合理性和有效性，并積極按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程要求執(zhí)行落實(shí)檔案管理工作。有了思想意識(shí)做支撐，進(jìn)一步的人員素質(zhì)提升主要集中在其對(duì)于信息化管理系統(tǒng)和軟件的應(yīng)用能力上。因此，單位內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)同步面向檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)能力的針對(duì)性培訓(xùn)，或?yàn)闄n案管理人員提供外出深造學(xué)習(xí)或參與講座、交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，促使檔案管理人員對(duì)信息化管理模式下先進(jìn)的技術(shù)、先進(jìn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用模式進(jìn)行充分的了解，并同步掌握其實(shí)踐應(yīng)用方法。最終為其在工作執(zhí)行落實(shí)中靈活應(yīng)用信息化平臺(tái)和技術(shù)，落實(shí)好檔案管理工作提供重要的支持。

（四）加強(qiáng)檔案管理權(quán)限設(shè)置科學(xué)性

權(quán)限設(shè)置的科學(xué)性主要是指在檔案管理工作系統(tǒng)的運(yùn)行和保障工作開展中，可結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求以及不同檔案類型的保密級(jí)別進(jìn)行前期的針對(duì)性分析和研究。確?；鶎庸芾砣藛T和檔案管理工作者能夠首先對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行原理以及各種不同類型檔案的保密級(jí)別設(shè)置原理進(jìn)行充分的了解。在此基礎(chǔ)上，通過更加合理的權(quán)限設(shè)置，促使檔案管理工作基于不同的崗位和人員進(jìn)行更加細(xì)化的劃分。只有檔案管理工作在程序性、層次性上得到針對(duì)性的提升，才能確保檔案管理背景下的權(quán)限設(shè)置在細(xì)致性和合理性上同步得到保障。為了確保權(quán)限設(shè)置更加科學(xué)合理，管理人員一方面要結(jié)合海洋檔案信息管理的實(shí)際需求初步對(duì)信息管理權(quán)限的設(shè)置范圍進(jìn)行確定。另一方面，也要結(jié)合不同需求群體的檔案信息瀏覽和調(diào)用需求，從更加細(xì)的角度出發(fā)科學(xué)設(shè)置檔案管理權(quán)限，用更加清純的權(quán)限劃分，確保各崗位工作人員能夠結(jié)合受眾群體對(duì)象的需求，合理調(diào)取檔案信息，確保檔案信息順利有序的應(yīng)用。最后，檔案信息管理中的權(quán)限設(shè)置還應(yīng)當(dāng)由專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)和管理人員提供相應(yīng)的輔助指導(dǎo)，確保各崗位工作人員能夠通過賬號(hào)登錄和功能模塊靈活應(yīng)用的方式調(diào)取相應(yīng)的檔案信息。同時(shí)，技術(shù)人員的輔助支持也是為了在檔案信息權(quán)限需要擴(kuò)充或縮減時(shí)，能夠及時(shí)依托專業(yè)技術(shù)人員解決相應(yīng)的問題，完成權(quán)限范圍的調(diào)整和優(yōu)化，最終為提升檔案管理工作的成效提供重要的支持。

四、結(jié)束語

通過本文的分析可知，檔案管理的信息化模式是現(xiàn)階段檔案管理經(jīng)過創(chuàng)新完善后形成的新趨勢(shì)。為了確保檔案信息化管理在實(shí)踐中取得更好的效果，管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化管理的具體要求以及實(shí)際狀態(tài)對(duì)管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行針對(duì)性的分析，并且從安全保障的角度提升管理工作力度，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)系統(tǒng)提升檔案管理工作的成效，同步達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的目標(biāo)。管理人員也需要結(jié)合本職工作的要求對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行原理實(shí)際應(yīng)用中的操作方法等多方面的內(nèi)容進(jìn)行充分的了解和把握，以便合理應(yīng)用信息化的檔案管理平臺(tái)和系統(tǒng)完成好預(yù)期的檔案管理工作任務(wù)。