我國檔案標準化體系建設：現(xiàn)狀、問題與對策＊

加小雙 王文斐

（1．中國人民大學信息資源管理學院，北京，100872；2．中國人民大學檔案事業(yè)發(fā)展研究中心，北京，100872）

標準是經(jīng)濟活動和社會發(fā)展的技術(shù)支撐，是國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的基礎性制度。標準化在推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中發(fā)揮著基礎性、引領性作用。建設結(jié)構(gòu)完備、先進合理、與國際接軌的標準化體系已成為新時代發(fā)展的必然要求。2021年10月，中共中央、國務院印發(fā)《國家標準化發(fā)展綱要》，對新時代標準化體系的結(jié)構(gòu)性、先進性、開放性、科學性、協(xié)同性等方面提出要求。［1］檔案標準是以檔案工作領域中重復性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標準的總稱，是檔案行業(yè)領域和檔案工作者應當遵守的共同準則和依據(jù)。檔案工作普遍存在于各個社會領域和各組織機構(gòu)，檔案標準化工作對檔案工作具有重要的規(guī)范、引領和支撐作用，影響著整個行業(yè)的發(fā)展水平與國際競爭力。檔案標準化體系是國家標準化工作的重要內(nèi)容，也是我國檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要基礎，對于深化檔案治理體系建設具有重要意義。沒有高質(zhì)量的檔案標準，就沒有高質(zhì)量的檔案發(fā)展，更沒有高質(zhì)量的檔案事業(yè)。對此，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，制定和實施引領高質(zhì)量發(fā)展的檔案標準化體系方案，加大對不同業(yè)務領域的檔案標準供給。［2］

檔案學界大概從20世紀末開始關注檔案標準化體系建設議題。近些年，隨著國內(nèi)外在標準化戰(zhàn)略上的競爭加劇，各領域內(nèi)的標準化體系建設備受重視，引發(fā)諸多研究和討論，既有研究主要集中在以下兩個維度：就內(nèi)部維度而言，側(cè)重于中國檔案標準化體系的構(gòu)建［3］、梳理概括［4］、問題分析與發(fā)展對策［5］、回顧展望［6］等；就外部維度而言，注重與其他領域標準、國際標準間的交流與互動，包括圖書領域與檔案標準間關系的探討［7］，國外檔案標準化工作特點或進展［8］等。當然，更多的研究是關于具體機構(gòu)或項目中檔案標準的實施、實踐或是關于具體檔案標準的討論，由于不涉及體系問題，不予贅述。

總體來看，既有研究偏重于微觀性、單一性、具象性視角，而缺少宏觀性、整體性、體系性分析。本研究采用文獻研究法和網(wǎng)絡調(diào)查法，并結(jié)合本文作者在國內(nèi)外檔案標準化工作的實踐經(jīng)驗，梳理總結(jié)我國檔案標準化體系建設現(xiàn)狀，同時結(jié)合國內(nèi)外對比分析，總結(jié)其中存在的主要問題并提出針對性解決策略。

1 我國檔案標準化體系建設現(xiàn)狀

本文以國家檔案局主導或參與起草的現(xiàn)行文件檔案標準作為數(shù)據(jù)搜集依據(jù)（檢索日期：2022年5月1日—7月6日），共收集到121條現(xiàn)行檔案標準數(shù)據(jù)，包括國標21條和行標100條，具體分析如下。

1.1 檔案標準化體系的類型結(jié)構(gòu)

從標準級別類型情況來看，在我國現(xiàn)行檔案標準化體系中（詳見表1），行標數(shù)量（100）要遠勝于國標（21）。檔案工作的強業(yè)務性與行業(yè)標準更為契合，且操作層面上，國標相對于行標的制定與審核周期較長，數(shù)量懸差具有合理性。

表1 現(xiàn)行檔案標準發(fā)布日期分布表

從標準修訂類型情況來看，我國目前僅有23項現(xiàn)行標準為修訂后標準（詳見表2）?，F(xiàn)行檔案國家標準的修訂間隔時間平均為12.4年，檔案行業(yè)標準的修訂間隔時間平均為16.9年。按照《中華人民共和國標準化法》第二十九條對于標準化工作程序復審的規(guī)定，一般標準發(fā)布5年后需要根據(jù)實際情況和行業(yè)更新速度進行復審并判斷是否需要修訂或廢止。這既說明我國檔案標準化工作存在一定程度的滯后性，也說明當前檔案標準化體系建設缺少系統(tǒng)的評估機制。

表2 現(xiàn)行檔案標準修訂日期分布表

1.2 檔案標準化體系的主題結(jié)構(gòu)

檔案標準基于業(yè)務工作展開，具有極強的實踐性，因此，我國檔案標準化工作也主要圍繞著檔案業(yè)務工作而展開。對我國現(xiàn)有檔案標準的內(nèi)容結(jié)構(gòu)進行編碼和統(tǒng)計，得到現(xiàn)行檔案標準的業(yè)務主題分布表（詳見表3）。根據(jù)主題分布情況可以看出，當前我國現(xiàn)行檔案標準基本上涵蓋了檔案業(yè)務工作的方方面面，其中行業(yè)標準更多集中于具體業(yè)務領域，注重標準工作的實踐性；國家標準則較多涉及較為宏觀的方面，注重標準工作的指導性。

表3 現(xiàn)行檔案標準業(yè)務流程分布表

總體上，我國檔案標準化體系的主題結(jié)構(gòu)較為系統(tǒng)和全面，在技術(shù)上對檔案工作中的關鍵環(huán)節(jié)、領域、產(chǎn)出都進行了一定的明確，一定程度上能夠反映出我國檔案事業(yè)建設的基本方向，有利于推進檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展；同時，在業(yè)務上又體現(xiàn)出對管理性、技術(shù)性、術(shù)語性等標準的關照，從流程、實踐、理論三個維度保障檔案工作實踐的標準規(guī)范。但由于缺少頂層設計的規(guī)劃方案，現(xiàn)行檔案標準之間的協(xié)同性問題、標準主題分布情況等仍有待提升和完善。

1.3 檔案標準化體系的國際化

我國檔案標準化體系的國際化主要體現(xiàn)為采用國際標準和國內(nèi)標準的國際標準轉(zhuǎn)化。我國重視并積極參與國際檔案標準的修訂工作，但尚未出現(xiàn)我國國家標準被國際標準采標的情況。在國際標準采標方面，當下主要與ISO標準對接，在國際標準化組織信息與文獻委員會檔案與文件管理分技術(shù)委員會（ISO/TC46/SC11）所發(fā)布的19條現(xiàn)行國際檔案標準中，有6條標準被我國等同采用為國標，3條標準被修改采用為國標，在國家檔案標準中數(shù)量占比40%左右（檢索日期為2022年7月22日，詳見表4）?？傮w來看，我國在國際檔案標準的采用與轉(zhuǎn)化方面較為重視，特別注重對通用性強或者與我國檔案管理實踐較契合的標準進行轉(zhuǎn)標和采用。

表4 國際檔案標準轉(zhuǎn)標情況

但是，從采標年份來看，我國對國際標準和國外先進標準的采標在時間上仍處于相對滯后的狀態(tài)，轉(zhuǎn)標的平均間隔年份為6年，該年份已超出國際標準自身的復審周期，導致我國現(xiàn)行標準所采標的國際標準大多已經(jīng)被新版本替代，甚至出現(xiàn)我國剛剛完成某個國際標準的采標，不久后該國際標準就發(fā)布了新版本的情況。

2 我國檔案標準化體系建設的現(xiàn)存問題

我國檔案標準化工作起步較早，在行業(yè)實踐中也起到了重要的規(guī)范作用和推動作用，但目前其體系化建設仍然有待完善。而隨著文件檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)不斷疊加，檔案標準化體系建設工作愈發(fā)復雜和困難，需要關注的重點問題愈發(fā)突顯。

2.1 缺少標準化體系頂層設計

頂層設計是標準化體系建設的關鍵和先決條件。檔案標準化體系的頂層設計應該是在充分研究檔案工作實踐的基礎上所構(gòu)建出來的整體設計，能夠?qū)n案標準化工作發(fā)揮有效的指導和協(xié)調(diào)作用，進而減少重復性勞動和提升標準間的協(xié)同性，以推進標準應用。我國早在1991年3月的全國檔案工作標準化技術(shù)委員會（以下簡稱“檔標會”）成立大會上，就討論修改并發(fā)布了《檔案工作標準體系表》，規(guī)定了5種基礎標準和6種業(yè)務技術(shù)標準，但遺憾的是，隨著我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，該體系表并未得到及時的更新、完善與修正。對此，檔標會多次提出要構(gòu)建適應新形勢、新要求的檔案標準化體系。［9］目前，我國尚未公開發(fā)布一個系統(tǒng)的、與時俱進的、具有指導意義的檔案標準化整體設計，這種頂層設計的缺乏進而引發(fā)了包括標準間協(xié)同性不足、主題內(nèi)容覆蓋面不全等在內(nèi)的一系列現(xiàn)實問題。

2.2 標準間協(xié)同性有待提升

檔案標準化體系建設應該遵循必要性、系統(tǒng)性、完備性、邏輯自洽性、預見性等基本原則。隨著我國標準體系建設不斷推進，制定發(fā)布的檔案標準越來越多，標準間的協(xié)同性問題也愈發(fā)突出。對此，檔標會曾特別強調(diào)要建立“高效權(quán)威的標準化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機制”［10］。而當下我國檔案標準化體系在內(nèi)外部協(xié)同性方面都有較大提升空間，一方面，在檔案標準化體系內(nèi)部，部分標準在結(jié)構(gòu)要素以及具體內(nèi)容上存在著彼此不一致或者重復的問題，例如《檔案主題標引規(guī)則》（DA/T 19-1999）與《民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準 民國檔案主題標引細則》（DA/T 20.2-1999）等標準都側(cè)重于對檔案主題標引規(guī)則進行描述與規(guī)定，內(nèi)容存在一定重復；另一方面，在檔案標準化體系外部，我國檔案標準與其他領域標準之間也存在術(shù)語、內(nèi)容上的協(xié)同性問題，如《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）與《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2019）等標準規(guī)范對象基本一致，但在竣工圖章等規(guī)范要求上卻存在差異。

2.3 標準主題覆蓋面有待完善

標準的制定能夠推動實際檔案工作中重要問題的解決，保障檔案工作的業(yè)務規(guī)范性和統(tǒng)一性，以推動具體業(yè)務領域的實踐工作進步，輔助實現(xiàn)重大戰(zhàn)略目標。“十四五”期間，我國檔案事業(yè)的發(fā)展目標重點在于治理效能、資源建設、利用服務、安全防線、信息化建設、科技創(chuàng)新和人才隊伍建設七個方面［11］，而具體到以上各個重點工作領域，檔案標準主題的覆蓋仍然有待完善。盡管檔標會在第28次年會上明確提出了“提升急需檔案標準供給能力”的標準化工作要求［12］，但當前重點業(yè)務工作領域的檔案標準化建設仍然不夠全面，如國家檔案局2020年3月發(fā)布的《檔案信息化標準體系建設指南》指出，在檔案信息化的基礎構(gòu)建、測試評估、數(shù)據(jù)整合、信息保障等層面諸多標準尚待制定［13］；檔案價值鑒定等核心業(yè)務環(huán)節(jié)，涉及資源建設等重點發(fā)展目標，這些業(yè)務層面的標準化都具有重要價值與意義，但目前仍未有較為明確、獨立且統(tǒng)一的標準對其進行規(guī)范。

2.4 標準的國際化程度有待加強

國際化的標準化體系既是我國當前的標準化戰(zhàn)略，也是積極參與國際檔案治理的重要內(nèi)容。但當前我國檔案標準化體系建設的國際化程度仍有待加強。具體來說，首先，我國對國際檔案標準的采用和轉(zhuǎn)化工作，存在轉(zhuǎn)標難度較大和轉(zhuǎn)標時滯性較強等問題，如對于國際標準中“rеcords”和“archivеs”等術(shù)語的本土化轉(zhuǎn)化還存在較多爭議與探索；且由表4也可看出，我國對國際檔案標準的采用的轉(zhuǎn)換間隔年限較長，易使被轉(zhuǎn)標的國際標準錯過最佳適用時間，脫離最佳業(yè)務應用場景。其次，我國對國際標準的貢獻程度尚十分有限。國家標準的出口與轉(zhuǎn)化是國家標準化體系建設的發(fā)展要求，也是增強中國在文件檔案管理領域國家話語權(quán)的重要依據(jù)。但目前為止，我國在推進國家標準向國際標準轉(zhuǎn)標，進而實現(xiàn)對國際文件檔案管理的實踐引領上，還有較遠的路要走。最后，我國雖然有來自國家檔案局、中國人民大學等機構(gòu)的專家參與到ISO TC46/SC11的實際工作中，并且在一些重要標準的修訂過程中扮演重要角色，顯著增強了“中國標準”的話語影響，比如由安小米教授擔任項目負責人牽頭制定的ISO30200：2020，便已經(jīng)被24個國家等同采用為現(xiàn)行國家標準，并被翻譯成10多種語言，還被用作ISO/TC46/SC11其他標準中術(shù)語及定義一致性檢查映射的基準。但目前來看，中國專家在擔任重要職務（如主席、秘書、召集人、項目負責人等）上存在較大提升空間，我國國際標準化后備人才培養(yǎng)仍有不足。

2.5 系統(tǒng)的標準評估機制有待建立

評估機制推動標準的修訂與更新，使其保持科學性與實踐性。建立系統(tǒng)的標準評估機制可實時把握單個標準的實施階段、效用以及標準間的協(xié)同共生。檔標會年會上已提出完善行業(yè)標準全過程管理［14］，加強檔案行業(yè)標準研制全生命周期管理［15］等要求。但當前我國檔案標準管理工作更多注重前端控制，而缺少對標準修訂的過程控制，導致我國現(xiàn)行檔案標準的修訂時間間隔較長，對部分標準的修訂存在時間滯后性。且現(xiàn)有標準評估機制較為封閉，參與評估群體較為固化，互動較為低效，評估標準難以量化和統(tǒng)一，與檔案標準的實踐性與業(yè)務性相悖離。比如檔標會第10次年會已經(jīng)初步通過了《縮微攝影技術(shù) 在16mm卷片上拍攝檔案的規(guī)定》（DA/T 4-1992）、《縮微攝影技術(shù) 在A6平片上拍攝檔案的規(guī)定》（DA/T 5-1992）兩項行業(yè)標準的修訂［16］；而經(jīng)2015年國家檔案局開展的檔案行業(yè)標準清理工作的重新評估后［17］，在第23次年會所公布的標準清理階段性結(jié)果中將以上兩項標準評價為“繼續(xù)有效”［18］，出現(xiàn)了這種評估結(jié)果前后不一致的情況。

3 加強我國檔案標準化體系建設的對策

3.1 在頂層加強檔案標準化體系規(guī)劃

實現(xiàn)我國標準化體系的完備化、科學化和合理化需要從頂層設計做起，只有在頂層加強規(guī)劃才能有效解決我國檔案標準化體系建設的問題。建議由國家檔案局牽頭，檔標會負責對我國《檔案工作標準體系表》進行修訂和持續(xù)更新，以提升對我國標準化工作的指導性。在修訂過程中，需要注意遵循以下基本原則：一是必要性原則，即對檔案行業(yè)具有普遍指導意義且有利于提高檔案工作質(zhì)量和效率的標準納入體系中；二是全面性原則，即要從檔案行業(yè)的客觀現(xiàn)實和實際問題出發(fā)，覆蓋檔案工作業(yè)務領域的各個方面；三是科學性原則，即要符合檔案工作的實際需要與客觀規(guī)律，能夠起到實際指導作用；四是協(xié)同性原則，即各項檔案標準之間應該互有所引，但在內(nèi)容上又保持獨立，避免內(nèi)容重復或者是沖突；五是預見性原則，即檔案標準化體系的基本結(jié)構(gòu)應該保持開放，留有余地，便于擴展延伸?！稒n案工作標準體系表》作為是否批準標準化項目立項的主要依據(jù)，需要在廣泛征求利益相關方意見的基礎上，盡快正式公布，并且保持定期的內(nèi)容更新或版本升級，從而更好地發(fā)揮其宏觀調(diào)控和整體設計作用。

3.2 在整體層面加強檔案標準協(xié)同

協(xié)同性是檔案標準化體系實現(xiàn)良性發(fā)展的重要條件。在頂層規(guī)劃的基礎上，針對標準化體系建設中的協(xié)同性問題，應當從立項審查、一致性檢驗、專家論證、知識共享四個方面加強對標準協(xié)同性機制的建設。具體如下：一是應當強化對檔案標準的立項管理，深入執(zhí)行立項預審制［19］，從立項審查階段建立標準間協(xié)同與整合機制；二是在檔案標準發(fā)布前的審核中，加強對標準規(guī)范性要素和內(nèi)容的一致性審查，以規(guī)避標準間可能出現(xiàn)的基礎性重復、不一致性等問題；三是應當通過內(nèi)部定期召開大會討論等形式，廣泛征詢專家意見，以促進標準起草、內(nèi)容修訂以及在領域?qū)＜抑g形成廣泛共識，達成本領域?qū)＜遗c外部環(huán)境的有效互動與溝通，進而從制定者角度實現(xiàn)標準體系的內(nèi)外部協(xié)同；四是應當規(guī)劃建立知識服務平臺，將隱性標準知識顯性化、細顆粒度處理，并構(gòu)建語義關聯(lián)，進而實現(xiàn)知識的長期存儲和有效利用，為標準的制定和修訂等工作提供參考借鑒，推動標準體系建設的協(xié)同性發(fā)展。

3.3 加快完善標準主題覆蓋面

標準主題覆蓋的全面性與完善性對于合理有效的檔案標準化體系建設具有重要意義。而當前我國檔案標準存在主題覆蓋面不全等供需不平衡的問題，應當從政企聯(lián)合、增強互動、標準宣傳三個方面改善供給關系。［20］一是加強政企聯(lián)合，積極吸納并增加企業(yè)等多元主體參與標準的制定與修訂工作，增加多元主體參與，以解決多方位、多領域?qū)嶋H檔案工作中的標準建設問題；二是拓寬領域間協(xié)同互動渠道，通過多領域協(xié)同合作完善標準主題建設的覆蓋面，并最大程度解決多領域合作造成的標準制定緩慢等問題［21］；三是注重標準宣傳，以行政體系為主，多元媒體渠道為輔，通過標準解讀、培訓和獎勵等方式加強各領域檔案工作者的標準化意識，以及檔案標準在全社會的影響力，以更好地帶動社會參與檔案標準的制定、修訂等工作，增加檔案標準建設活力。

3.4 加強與國際標準的對接與轉(zhuǎn)化

國際化是我國標準化體系建設的要求與方向，也是檔案標準化體系努力的目標。我國檔案標準化體系當前國際化程度不足，而檔案標準化體系與國際標準對接與轉(zhuǎn)化的加強可從術(shù)語共通、互動交流、轉(zhuǎn)變思想三個方面著手。首先，應當注重國際檔案標準術(shù)語體系與我國檔案標準術(shù)語體系的良性互動。概念層面的共識是與國際標準交流和互通的首要問題，只有解決基本層面的“rеcords”等詞語的本土化轉(zhuǎn)換問題［22］，才能在促進國家標準體系建設吸收國際標準的同時，輸出中國既有經(jīng)驗。其次，應當面向國外先進經(jīng)驗，及時吸收與轉(zhuǎn)化，并以設立專項資金等獎勵方式鼓勵專家積極參與國際標準的制定與相關研究的開展。［23］最后，應當注重檔案標準化人才的培養(yǎng)，建立專業(yè)的人才培養(yǎng)體系并鼓勵支持其對外交流與發(fā)展，建議以高校為試點單位開展對檔案國際化標準人才的重點培養(yǎng)，為我國檔案標準的國際化發(fā)展持續(xù)注入新生力量，從根本上改變我國檔案標準國際化的發(fā)展思路，更好地發(fā)揮中國優(yōu)勢和建立中國話語權(quán)。

3.5 建立系統(tǒng)的標準評估機制

系統(tǒng)科學的標準評估機制可從明確標準生命周期劃分的階段性，考慮不同類型標準的獨特性和建立完善的標準反饋渠道等方面入手。一方面，應當明確標準的階段性劃分，在當前注重前端控制與定期復審的基礎上突出檔案標準的生命周期，結(jié)合審查內(nèi)容劃分并全面公開標準階段，如ISO將標準按照時間與審查意見等進行縱橫雙向劃分，以幫助使用者準確把握現(xiàn)行標準狀態(tài)與階段［24］，并考慮對不同類別、不同應用領域的標準進行區(qū)別與細分，依據(jù)不同類型標準的生命周期來科學制定評估階段與復審時間。另一方面，可制定統(tǒng)一的審核評估標準，并建立完善的標準反饋渠道。檔案標準的實踐性要求更多的實踐部門加入標準的修訂和起草，而已有標準評估反饋方向分散、溝通渠道單一且單向，難以形成雙方之間的良性互動和有效溝通。故為解決以上問題，應當考慮增加多樣化公眾參與渠道，采用留言板、線上研討會等方式增強標準審核過程中的社會化程度，并制定較為明確的審核評估標準，以提升標準審核評估的科學性和合理性。