信息化背景下高校檔案管理建設(shè)工作研究

郭 震

（運城護理職業(yè)學院 山西 運城 044000）

0 引言

目前，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校中無論學生人數(shù)還是教職工人數(shù)，都呈增長趨勢，需要更新的資料大幅度增加。同時，隨著社會的發(fā)展，高校教學所涉及的知識面越來越廣，教學資料不斷更新，數(shù)量越來越多，這些都提高了高校檔案管理的復雜性。信息化背景下，高校必須認識到現(xiàn)代信息技術(shù)的重要性，借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，以現(xiàn)代化管理模式來提高高校檔案信息的利用效率，為高校的進一步發(fā)展貢獻力量[1-2]。

1 高校檔案管理信息化的重要作用

1.1 有利于推動高校智慧校園建設(shè)

物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展為智慧校園發(fā)展提供了技術(shù)基礎(chǔ)，能夠?qū)⒏咝＝虒W、教研、管理、文化、生活等有機融合在一起，有效提高了高校的教學效率和質(zhì)量，為社會培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才[3]。高校應(yīng)嚴格遵守檔案管理相關(guān)規(guī)定，加快檔案管理信息化建設(shè)，對高校各種資料建立電子檔案，為查閱、利用高校檔案提供便利，以滿足高校智慧校園建設(shè)需求，推動高校智慧校園建設(shè)。

1.2 有利于高校共享環(huán)境建設(shè)

高校傳統(tǒng)檔案管理過程中，經(jīng)常會存在資料傳遞不及時、不完整等問題，從而形成“信息孤島”現(xiàn)象，降低了高校檔案資料的使用效率。而高校檔案管理信息化建設(shè)，能夠通過其共享功能，打破空間和時間限制，使各校園、各院系之間的聯(lián)系更加緊密，不僅能夠解決信息傳遞緩慢難題，還能夠使信息的收集更加完整，實現(xiàn)了檔案信息與教務(wù)等信息的高效融合。

1.3 有利于高校檔案利用效率的提高

高校檔案的傳統(tǒng)管理方式，不僅儲存空間大，其紙質(zhì)載體還容易受到環(huán)境的影響，極易發(fā)生檔案丟失、破損的現(xiàn)象。除此之外，紙質(zhì)檔案在查詢、借閱等過程中所受到的限制較多，利用效率較低，無法發(fā)揮出其應(yīng)有價值[4]。高校應(yīng)做到紙質(zhì)檔案與電子檔案同步共存，利用信息技術(shù)搜索引擎等功能，來實現(xiàn)高校檔案的快速查詢和借閱，一方面提高檔案管理人員的工作效率，另一方面提升檔案資料查找的精準度，提高檔案資料的使用價值。

1.4 有利于復合型檔案管理人員的培養(yǎng)

現(xiàn)代高校檔案管理不僅要求高校檔案管理人員具有較高的專業(yè)能力，還需要具備大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)的應(yīng)用能力，以便于對各項數(shù)據(jù)進行分析和處理。信息化時代下，高校檔案管理信息化程度明顯提高，高校檔案管理人員只有不斷提高其信息化技術(shù)能力，發(fā)揮創(chuàng)新潛能，將專業(yè)技能與信息化技術(shù)相融合，才能在其崗位上創(chuàng)造出更大的價值。由此來看，高校檔案管理信息化建設(shè)在一定程度上提高了檔案管理人員的信息化水平，使其向著復合型人才發(fā)展[5]。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 缺少對現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效運用

高校檔案信息化建設(shè)主要利用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)，將高校各項信息進行有效整合，通過高校檔案資源、系統(tǒng)、網(wǎng)站等平臺建設(shè)，實現(xiàn)高校檔案的高效利用。目前，各高校都能夠按照相關(guān)規(guī)定要求，對高校資料進行收集和整理，并能利用掃描等技術(shù)，對檔案資料進行錄入，也實現(xiàn)了高校檔案的分類管理和搜索引擎查詢等功能。然而，在高校檔案查詢和深度利用方面，還存在著一定的欠缺，即對大數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)的應(yīng)用還不熟練，對檔案數(shù)據(jù)的利用缺乏深度[6]。

2.2 高校檔案管理信息化體系還不完善

高校檔案管理信息化建設(shè)的開展過程中，無論是資料的收集、整理，還是信息的儲存、查詢，都需要合理、有序進行。而規(guī)范的管理體系是確保高校檔案管理信息化有序運行的重要保障。然而，從目前高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，部分高校在檔案信息管理體系建設(shè)方面還不完善，教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等的建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標準，無法通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)信息之間的共享[7]。

2.3 缺乏較為先進的高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

高校檔案信息化建設(shè)，離不開先進的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐。而有些高校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上認知不足，只是對現(xiàn)有檔案管理人員的信息化技能進行了培訓，既沒有引進先進系統(tǒng)和設(shè)備，也沒有招聘專業(yè)系統(tǒng)維護人員。在安全防護方面，還存在著漏洞，致使高校檔案管理系統(tǒng)安全系數(shù)低，存在著安全隱患，極易發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失、遺漏等現(xiàn)象，也直接影響著高校檔案管理效率。

2.4 對高校檔案管理人員選配不夠重視

檔案管理工作具有較高的專業(yè)性，其崗位需要專業(yè)人員來勝任。而一些高校對檔案管理人員的選配還沒有提起足夠的重視，存在著兼職檔案管理人員的現(xiàn)象，即由高校教師兼任檔案管理人員。雖然高校教師在其本職工作上具有較高的專業(yè)素質(zhì)，然而卻缺乏檔案管理所具備的條件，例如利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案編目、檔案統(tǒng)計等能力[8]。還有的高校雖然配有專職人員，但在專業(yè)技能上差異較大，阻礙了高校檔案管理信息化的建設(shè)步伐。

2.5 高校檔案管理信息化建設(shè)的安全性仍需提高

高校檔案涉及教師、學生的個人信息以及高校教研等信息，其信息量較大，因此，在高校檔案管理工作過程中，要重視檔案信息的保密性。尤其是信息化背景下，高校檔案資料的使用常常通過網(wǎng)絡(luò)的形式傳遞，增大了高校檔案管理的安全隱患?，F(xiàn)階段，部分高校檔案信息化安全體系尚不完善，學生、教師檔案信息泄露、數(shù)據(jù)篡改的現(xiàn)象時有發(fā)生，不僅對高校檔案管理信息化建設(shè)帶來了不利影響，較多的詐騙事件還影響著學生和教師的正常生活。

2.6 高校檔案管理缺乏主動服務(wù)意識

目前，高校在檔案管理信息化建設(shè)方面已提起了應(yīng)有的重視，但在檔案管理方面，還存在著一定的欠缺，大部分高校只是對檔案資料進行基本的收集、整理和保管，卻沒有對檔案資料的價值進行深入分析和編研，仍然處于被動服務(wù)階段，使得高校檔案資料的價值無法真正發(fā)揮出來。

3 高校檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

3.1 善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段

隨著時代的不斷發(fā)展，高校檔案資料數(shù)量越來越多，涉及教學、科研、學生管理等多個方面，其信息化建設(shè)較為復雜，需要做好長期奮斗的準備。高校要充分認識到這一點，在檔案管理信息化建設(shè)過程中積極運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，例如智能化檔案數(shù)字加工系統(tǒng)，主動掌握檔案資源，將分散的數(shù)據(jù)集中起來。對此，高校應(yīng)做好以下幾點準備，以保障高校檔案管理信息化的有效開展：（1）針對高校檔案管理系統(tǒng)與院校辦公自動化系統(tǒng)相互獨立現(xiàn)象，高校應(yīng)積極采取有效措施，完成系統(tǒng)之間的高效融合，以高校檔案資料以完整、真實、原始的狀態(tài)呈現(xiàn)在人們面前，滿足人們的不同利用需求。（2）高校著錄管理較為復雜，高校應(yīng)針對其數(shù)量多、資料雜等特點，充分利用智能著錄等技術(shù)，利用AI對文本、圖片、電子檔案等進行智能化識別，自動抽取相關(guān)信息進行著錄，不僅能提高工作效率，還能提升高校檔案著錄的準確性。（3）針對高校檔案人工錄入信息，為了確保其準確性和完整性，高校應(yīng)積極利用人工智能技術(shù)，對錄入信息進行智能檢測，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題[9]。

3.2 建立健全標準的高校檔案管理信息化體系

高校檔案管理體系建設(shè)是確保高校檔案管理工作開展規(guī)范性、科學性和有序性的重要手段。因此，高校應(yīng)不斷完善檔案管理信息化體系，充分發(fā)揮標準化在高校檔案管理中的作用，提高高校檔案管理的現(xiàn)代化水平。（1）高校應(yīng)充分認識到檔案管理信息化工作的動態(tài)性，以前瞻的眼光看待事物的發(fā)展，不斷完善高校檔案制度建設(shè)，優(yōu)化管理流程，以制度的形式約束人們的行為，為高校檔案管理信息化創(chuàng)造優(yōu)良的建設(shè)條件。（2）高校檔案管理對安全防護要求較高，不僅需要嚴格遵守保密制度，還需要采取最佳措施，對檔案資料施行多重保護。因此，建立完善的高校檔案管理信息化安全保障體系，是高校檔案管理信息化體系建設(shè)的組成部分之一。

3.3 積極引進先進的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施

高校檔案管理信息化建設(shè)離不開軟硬件設(shè)施的使用，也離不開軟硬件的有機融合。高校應(yīng)結(jié)合本院校檔案管理具體情況，積極引入現(xiàn)代化設(shè)備，例如計算機、掃描儀、圖像處理軟件、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)等，并定期對其軟件系統(tǒng)進行升級，以確保高校檔案管理系統(tǒng)的便捷性、智能性和先進性[10]。除此之外，高校還應(yīng)采取多元化安全防護措施，來提高高校檔案管理信息化的安全性，一方面可以通過引入安全防護系統(tǒng)的方式，例如人臉識別系統(tǒng)、指紋識別系統(tǒng)，來防止他人非法進入檔案管理系統(tǒng)當中；另一方面可以通過殺毒軟件、防火墻等方式，來預防黑客以及不良信息的侵入，避免檔案信息的竊取和丟失。

3.4 提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校在配置檔案管理人員時，一定要考察其綜合素質(zhì)，不僅要具備高專業(yè)水平、高道德素養(yǎng)，還要具備一定的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和法律法規(guī)知識。首先，要選用復合型檔案管理人員，要求其能夠運用人工智能等技術(shù)，對高校檔案資料進行分類、編目、統(tǒng)計、鑒定等。其次，選用的檔案管理人員應(yīng)具有較高的學習能力，能夠以動態(tài)的眼光看待事物，與時俱進，不斷更新自身知識體系和運用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。除此之外，高校還應(yīng)重視現(xiàn)有檔案管理人員的培訓工作，通過專家講座、實際操作等方式，來改善高校檔案管理團隊能力參差不齊現(xiàn)狀，使高校檔案管理人才結(jié)構(gòu)更加合理，服務(wù)水平更加高效。

3.5 建立完善的高校檔案信息化安全體系

信息化背景下，加強高校檔案資料管理的安全性不可忽視。首先，針對檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)制定嚴格的檔案信息保密制度，并對高校檔案管理人員進行培訓，提升其保密和防范意識，要求其在工作過程中格遵守保密制度，一旦發(fā)現(xiàn)泄密者，將對其進行嚴懲。其次，積極引入現(xiàn)代化設(shè)備和管理系統(tǒng)，引入指紋識別、人臉識別等保護系統(tǒng)，用戶在使用檔案資料時只有通過識別系統(tǒng)才可進入，避免出現(xiàn)冒充行為。再次，安裝最新版本的殺毒軟件以及防火墻，一方面對不良信息進行攔截，另一方面防止黑客的入侵。最后，高校檔案管理人員要定期對電子系統(tǒng)及硬盤設(shè)備進行維護，及時了解設(shè)備狀態(tài)，解決其中所存在的問題，確保電子設(shè)備的安全性。

3.6 樹立高校檔案主動服務(wù)意識

高校檔案主動服務(wù)即根據(jù)用戶需求，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對高校檔案進行分類并編研，主動為用戶提供服務(wù)。高校檔案管理人員只有樹立主動服務(wù)意識，才能真正體現(xiàn)出高校檔案資料的利用價值。首先，為用戶提供全面的檢索工具，例如案卷目錄、分類目錄、專題等，為用戶查詢提供便利，滿足不同用戶需求。其次，利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對用戶需求進行深度挖掘，利用分析結(jié)果對高校檔案資料進行高效管理，進而為不同用戶主動提供服務(wù)。

4 高校檔案信息化管理建設(shè)的未來發(fā)展趨勢

4.1 高校檔案管理更具特色化

信息化時代下，個性化需求加大，對高校檔案管理要求更具挑戰(zhàn)性。在未來的發(fā)展中，高校檔案管理將會更具時代特色，其信息化建設(shè)將會更加符合現(xiàn)代人們的需求。高校檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)突出本校特色，能夠針對不同用戶群體，確定不同的信息服務(wù)方向，為用戶提供更為準確、可靠的檔案信息，實現(xiàn)高效率的個性化服務(wù)。

4.2 高校檔案管理服務(wù)更具精細化

新時期下，高校檔案信息的重要性逐漸凸顯，對高校檔案的需求也呈現(xiàn)出了多元化趨勢。因此，在未來的發(fā)展中，高校檔案信息化管理服務(wù)將會更具精細化。首先，服務(wù)方式的多樣化。信息化時代下，服務(wù)渠道增多，服務(wù)方式更加多樣，除了用戶本人來檔案室進行查詢之外，還可以通過各種服務(wù)平臺來進行檔案的查詢和使用，不僅能夠方便用戶，還能夠提高高校檔案的使用效率，有效提升了高校檔案管理的服務(wù)水平。其次，服務(wù)水平的個性化。高校檔案管理部門應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)、云計算等信息化技術(shù)手段，對檔案用戶進行分類，并對其具體使用情況、所遇到問題進行科學分析，從而為其制定更加個性化的服務(wù)方案。

4.3 高校檔案管理更具聯(lián)合性

信息化時代下，高校檔案管理共享程度增加，各高校之間的聯(lián)系更加緊密，彼此之間的交流更加便利。因此，在未來的發(fā)展過程中，各高校檔案部門之間的合作將會更加密切，聯(lián)合性更強，不僅有利于高校之間的取長補短，彌補自身不足，還更有利于提高高校檔案的利用率，使其發(fā)揮出最大效用。

4.4 高校檔案管理更具市場化

高校檔案信息化建設(shè)的主要目的是為用戶提供需求，提升檔案信息的利用價值。隨著高校的快速發(fā)展，高校檔案信息數(shù)據(jù)越來越豐富，內(nèi)容也更加細致，對其的利用產(chǎn)生了較高的經(jīng)濟價值和社會價值。基于此，信息化背景下，高校檔案管理將更具市場化，在企業(yè)中的應(yīng)用也會越來越廣泛，一方面幫助企業(yè)了解高校學生各方面能力，以期獲得更多的優(yōu)秀人才，另一方面便于高校學生了解各企業(yè)的經(jīng)營情況，幫助學生就業(yè)。

5 結(jié)語

高校檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，對于促進高校的進一步發(fā)展有著重要的作用。高校要充分認識到檔案管理信息化的重要性，從人才、基礎(chǔ)設(shè)施、體系、技術(shù)方面出發(fā)，不斷提升高校檔案管理的信息化水平，利用檔案管理的數(shù)字化、信息化能力，提高高校檔案利用效果，加快智慧校園建設(shè)步伐。