高校后勤內(nèi)部控制存在的問題及完善對策探析

馬才敏

摘要：本文結(jié)合后勤工作的實(shí)際情況，探討了高校后勤部門加強(qiáng)內(nèi)部控制的必要性，分析了高校后勤實(shí)施內(nèi)部控制的重要性及現(xiàn)存問題，并就內(nèi)部控制工作如何開展進(jìn)行了討論，以保證后勤部門的經(jīng)營活動(dòng)依法依規(guī)，財(cái)務(wù)信息完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，資源得到合理的配置和有效的使用，提升后勤部門的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：高校;后勤;內(nèi)部控制;風(fēng)險(xiǎn)

引言

高校后勤管理工作涉及領(lǐng)域廣泛，包括校園綠化、餐飲住宿、基本建設(shè)等方面內(nèi)容，其主要任務(wù)是服務(wù)高校師生，保證高校教科研工作的正常開展，具有一定的非營利性質(zhì)。但是，在這些相關(guān)工作的處理過程中會(huì)有資金和財(cái)產(chǎn)的使用，且資金一般流動(dòng)頻繁金額較大，經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)也相對較高。因此，對高校后勤管理工作建立和實(shí)施內(nèi)部控制是十分有必要的。大到建設(shè)項(xiàng)目，小到具體崗位人員使用，都應(yīng)有相關(guān)制度的規(guī)范和指引，只有這樣才能規(guī)范權(quán)力運(yùn)行，使后勤管理工作更加規(guī)范，更加標(biāo)準(zhǔn)，更有章法，提高后勤服務(wù)的效益和效率。據(jù)調(diào)查，目前我國多數(shù)高校后勤內(nèi)部控制體系不健全，規(guī)章制度有漏洞，導(dǎo)致工作流程出紕漏，部分工作人員脫離規(guī)章制度辦事，給后勤管理工作造成困難，所以查找問題研究對策完善高校后勤內(nèi)部控制體系勢在必行。

1高校后勤內(nèi)部控制存在的問題

1.1從業(yè)人員素質(zhì)偏低

高校后勤人員一般數(shù)量較大，來源龐雜，文化水平和業(yè)務(wù)水平偏低，服務(wù)意識較差，自主學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，工作出錯(cuò)概率本身偏高。相較于專業(yè)教師團(tuán)隊(duì)，高校容易忽略對后勤部門人員的培訓(xùn)，提供的發(fā)展機(jī)會(huì)少，致使他們學(xué)習(xí)態(tài)度消極，不利于整體素質(zhì)的提高。高校后勤部門作為高校組成部分，也是一個(gè)非營利組織，沒有自負(fù)盈虧的責(zé)任，無須進(jìn)行成本控制，在資源使用效率和資金使用規(guī)范等問題上都有隨意性，致使后勤管理人員的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)意識比較淡薄，內(nèi)部控制得不到重視。

1.2規(guī)章制度不健全

根據(jù)國家相關(guān)文件要求，多數(shù)高校后勤部門都進(jìn)行了后勤內(nèi)控制度的建設(shè)，但是在制度的及時(shí)性、科學(xué)性、可執(zhí)行性方面存在著一定的問題。比如，后勤部門運(yùn)營業(yè)務(wù)已經(jīng)變更，但是相應(yīng)規(guī)章制度沒有及時(shí)更新，員工找不到參考標(biāo)準(zhǔn);在內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)過程中，對事前審批、事中檢查、事后評估工作的流程不夠完善，致使事后控制普遍，事前和事中管理缺乏，容易造成無法挽回的事故和損失;還有的制度雖有建立但缺乏可操作性，增加員工執(zhí)行隨意性，導(dǎo)致結(jié)果不盡如人意。

1.3內(nèi)部控制效果不佳

部分高校存在不重視內(nèi)部控制制度，有制度不執(zhí)行或沒有根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的變化對內(nèi)部控制制度進(jìn)行及時(shí)更新、完善的情況，造成內(nèi)部控制制度執(zhí)行效果較差，沒有達(dá)到控制目的。例如，部分單位僅規(guī)定了部門的職責(zé)，但未對相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)化，造成相關(guān)人員互相推諉的情況;部分高校財(cái)務(wù)部門收取現(xiàn)金，但未及時(shí)入賬;庫存物資管理粗放，未定期清查、盤點(diǎn)，無法確保賬實(shí)相符;對合同履行情況缺乏有效監(jiān)控，沒有對合同進(jìn)行全過程管理等。

1.4內(nèi)部監(jiān)督能力不足

高校后勤業(yè)務(wù)存在著大量的經(jīng)濟(jì)合同管理與執(zhí)行、物資采供管理等業(yè)務(wù)，要求內(nèi)部監(jiān)督部門及人員熟悉后勤業(yè)務(wù)流程及相關(guān)政策法規(guī)。由于內(nèi)部監(jiān)督部門及人員缺乏對業(yè)務(wù)流程及相關(guān)政策法規(guī)了解，造成內(nèi)部監(jiān)督部門的職能滯后，導(dǎo)致內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步加大。

2高校后勤內(nèi)部控制的完善建議

2.1認(rèn)識內(nèi)部控制重要性

高校要認(rèn)識到內(nèi)部控制的重要性，清楚單位內(nèi)部控制存在的問題，這樣才能有目的地建立和完善內(nèi)部控制制度。單位可以通過內(nèi)部交流、外部培訓(xùn)、聘請專家咨詢等形式提高管理人員的內(nèi)部控制意識，以使其在管理中有針對性的展開工作。高校應(yīng)將單位內(nèi)部控制的理念以辦公會(huì)、職工大會(huì)等形式向職工傳達(dá)，讓職工了解單位的業(yè)務(wù)流程及可能存在的問題，從而提高全員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識，以確保職工發(fā)現(xiàn)存在的內(nèi)部控制缺陷并及時(shí)向管理人員進(jìn)行反饋。

2.2提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)內(nèi)控意識

注重培訓(xùn)，全面提高從業(yè)人員素質(zhì)。制定合理培訓(xùn)計(jì)劃，定期對后勤員工進(jìn)行培訓(xùn)。針對不同崗位員工要有不同的培訓(xùn)方式和內(nèi)容，不僅關(guān)注其專業(yè)技能，還對其職業(yè)道德、服務(wù)態(tài)度等多方面進(jìn)行要求，使員工能熱愛工作，樹立服務(wù)師生意識，工作能力水平適應(yīng)崗位需求。加強(qiáng)管理，提高員工內(nèi)部控制意識。定期舉辦培訓(xùn)會(huì)，學(xué)習(xí)相關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)和后勤內(nèi)部控制制度，明確各自權(quán)限責(zé)任，提高員工經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)意識。建立績效考核機(jī)制，用量化指標(biāo)考核個(gè)人業(yè)績，將業(yè)績與個(gè)人待遇、福利掛鉤，迫使員工樹立成本意識效益意識，有效避免資源資金隨意濫用。

2.3建立完善內(nèi)部控制制度

設(shè)計(jì)科學(xué)合理、切實(shí)可行的內(nèi)部控制制度是非常有必要的。具體要做到以下兩點(diǎn)：①建立及時(shí)科學(xué)的溝通和信息反饋機(jī)制，部署好每一個(gè)工作的所有重要步驟和要注意的細(xì)節(jié)點(diǎn)，明確義務(wù)辨析責(zé)任，據(jù)此制定完善規(guī)章制度并保證其隨著業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)態(tài)更迭，保障所有規(guī)章制度科學(xué)有效并能順利執(zhí)行，落實(shí)后勤部門內(nèi)部控制。②貫徹執(zhí)行互相牽制約束的原則，特別是涉及大量資金和利益的關(guān)鍵崗位要做好不相容職務(wù)相分離，做好崗位之間的相互監(jiān)督工作。

2.4識別評估風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略

建立風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，重點(diǎn)關(guān)注引起風(fēng)險(xiǎn)的主要原因以及風(fēng)險(xiǎn)可能引起的后果和風(fēng)險(xiǎn)識別方法，將牽頭部門和評價(jià)監(jiān)督部門相分離，引入第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助定期編制風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方案與措施。

2.5加強(qiáng)業(yè)務(wù)控制

單位層面，建立內(nèi)部控制的組織架構(gòu)、建立內(nèi)部控制的工作機(jī)制、完善治理體系與授權(quán)機(jī)制、完善內(nèi)部管理制度、明確內(nèi)部控制關(guān)鍵工作人員的要求，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段加強(qiáng)內(nèi)部控制。業(yè)務(wù)層面，采購應(yīng)遵循以下原則：品種對路、質(zhì)量優(yōu)良、價(jià)格合理、費(fèi)用節(jié)省、憑證齊全。加強(qiáng)預(yù)算業(yè)務(wù)控制、收支業(yè)務(wù)控制、招標(biāo)采購業(yè)務(wù)控制、固定資產(chǎn)控制、工程建設(shè)項(xiàng)目控制和合同管理控制。

2.6信息的溝通與交流

十九大報(bào)告提出要善于運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)手段，加強(qiáng)高校后勤信息化建設(shè)，及時(shí)收集處理服務(wù)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的信息，編制內(nèi)部控制報(bào)告，形成信息傳遞溝通機(jī)制。打通后勤與學(xué)校之間、后勤內(nèi)各部門間信息交流通道，完善協(xié)調(diào)配合機(jī)制，形成風(fēng)險(xiǎn)防控合力，扎實(shí)做好內(nèi)控體系建設(shè)的實(shí)施。

2.7加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督檢查，加大考評獎(jiǎng)懲力度

建立健全內(nèi)部控制監(jiān)督檢查和獎(jiǎng)懲制度，通過持續(xù)監(jiān)控和個(gè)別評估來分析內(nèi)控體系運(yùn)行中存在的問題、管理漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，及時(shí)修訂改進(jìn)，保證后勤風(fēng)險(xiǎn)管理在單位內(nèi)部各管理層面得到持續(xù)執(zhí)行。

結(jié)語

高校后勤保障工作直接關(guān)系到高校的安全和穩(wěn)定，因此加強(qiáng)高校后勤內(nèi)部控制體系的建立和完善，對于降低后勤經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，提高公共服務(wù)質(zhì)量顯得尤為重要。高校后勤部門應(yīng)根據(jù)單位實(shí)際情況來建立內(nèi)部控制體系，并隨外部及內(nèi)部情況變化定期對內(nèi)部控制體系進(jìn)行評價(jià)和完善，以保證內(nèi)部控制體系的有效性。

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