基于流程智能化的財務管理實施分析

王剛

摘要：近年來，企業(yè)財務信息建設(shè)水平逐漸提升，業(yè)財融合力度加強，但在財務流程管理方面卻相對滯后，嚴重阻礙企業(yè)現(xiàn)代化管理步伐。為滿足流程管理的新需求，文章立足于流程管理現(xiàn)狀，挖掘在線閉環(huán)管理、管理流程以及風險防控等方面存在的問題，并設(shè)計出財務流程智能管理系統(tǒng)，力求通過充分發(fā)揮該系統(tǒng)中閉環(huán)管理、智能導航、風險管控三個模塊的作用，有效解決流程管理的難題，從本質(zhì)上提高財務管理質(zhì)量和效率，實現(xiàn)管理與經(jīng)濟效益的全面提升。

關(guān)鍵詞：財務管理；流程智能化；管理措施

當前科技飛速發(fā)展，企業(yè)信息化管理水平逐漸提升，為提高自身的市場競爭力，越來越多企業(yè)意識到強化內(nèi)部財務管理的價值。財務部作為企業(yè)內(nèi)部重要部門，盡管財務流程與前端業(yè)務間的融合逐漸加強，但流程管理能力明顯滯后，大部分企業(yè)尚未實現(xiàn)在線閉環(huán)管理目標，且管理流程較為繁瑣、流程風險監(jiān)控力度薄弱，急需加強財務流程智能化管理系統(tǒng)建設(shè)，引入閉環(huán)管理、流程導航、風險防控等模塊，使財務流程管理能力得到顯著提升，為企業(yè)謀取更多經(jīng)濟效益。

一、財務流程管理工作現(xiàn)狀

（一）流程在線閉環(huán)管理未實現(xiàn)

以往財務流程管理以紙質(zhì)為主，工作效率降低，很難對實際業(yè)務發(fā)揮指導作用，部分企業(yè)即便引入了管理軟件，但因軟件功能優(yōu)先，大多只支持流程發(fā)布、查詢與修改，致使流程管理處于被動，內(nèi)部各項管理工作相互脫離，未能實現(xiàn)在線閉環(huán)管理目標。以預算管理為例，當工作流程發(fā)生變化時，管理者難以及時獲取變革要求，無法立即啟動流程編修工作，使管理工作滯后于業(yè)務變革步伐，進而阻礙經(jīng)營管理效率提升。在流程編修期間，難以對編修進度與質(zhì)量動態(tài)跟蹤，使編制效率無法得到保障。在編修完畢后，發(fā)布渠道與方式較少，只能通過Email、發(fā)文等方式告知，難以確保相關(guān)人員第一時間了解流程變更，影響流程對實際業(yè)務的指導作用發(fā)揮，造成人資與資本的浪費。

（二）財務管理流程繁瑣

據(jù)調(diào)查，當前財務流程中多個環(huán)節(jié)需要應用不同系統(tǒng)來完成，財務管理流程繁瑣，沒有清楚便捷的導航支持，流程與業(yè)務間的融合難度較大，因系統(tǒng)結(jié)構(gòu)不同、數(shù)據(jù)分散嚴重影響執(zhí)行效率。在實際操作中，財務人員很難在流程內(nèi)直接找到所需的業(yè)務，不支持無縫跳轉(zhuǎn)，只能對系統(tǒng)功能、路徑以及操作方式進行硬性記憶，導致流程與操作相脫節(jié)；同時，流程無法實時控制業(yè)務，因財務工作屬于流程的后續(xù)環(huán)節(jié)，很難在業(yè)務初期進行控制，在無形中增加了財務風險。在企業(yè)經(jīng)營期間，不同財務核算需要在相應的界面上完成，如若操作者的業(yè)務理解不準確，很容易在與之不匹配的界面中處理，或者錄入錯誤參數(shù)，嚴重阻礙流程管理要求的落實。例如，會計主數(shù)據(jù)維護由科目新增與更改構(gòu)成，用戶要在線下進行科目維護與申請，在經(jīng)過批準后，維護人員先要驗證編碼抑制性，再登錄管理系統(tǒng)，以現(xiàn)有編碼為基礎(chǔ)建立新科目。當主平臺申請編碼后，還要傳遞到ERP系統(tǒng)內(nèi)，由維護者檢驗該科目是否處于系統(tǒng)維護范圍內(nèi)，再二次登錄ERP系統(tǒng)。在確定沒有問題后，由維護人員親自告知申請者已經(jīng)成功創(chuàng)建。因企業(yè)信息系統(tǒng)內(nèi)容多樣，各個系統(tǒng)之間很難靈活跳轉(zhuǎn)，沒有智能導航的支持，用戶不但要掌握實際業(yè)務，還要查詢線下相關(guān)流程，在無形中增加了工作量，也使誤操作風險提升，需要企業(yè)對此加強重視。

（三）風險監(jiān)控力度薄弱

當前大部分企業(yè)業(yè)務風險監(jiān)控力度不足，很難得到及時有效的監(jiān)控，流程執(zhí)行進展也很難得到科學展現(xiàn)，執(zhí)行中的數(shù)據(jù)信息應用不充分，尚未制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)則，評價工具與方法短缺，使管理者難以及時發(fā)現(xiàn)流程落實期間的風險隱患，很容易為企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。例如，要想采購相同的設(shè)備，業(yè)務部門進行設(shè)備管理，在系統(tǒng)中創(chuàng)建相關(guān)信息；財務部門進行資產(chǎn)管理，在系統(tǒng)中同樣創(chuàng)建相關(guān)信息，將兩種數(shù)據(jù)信息對比可知，該設(shè)備從業(yè)務、財務角度的主數(shù)據(jù)不同。究其原因，該企業(yè)的資產(chǎn)設(shè)備監(jiān)控流程短缺，導致數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)度不強，很難實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，造成數(shù)據(jù)資源浪費。在流程管理精確度方面也不盡相同，導致財務工作者很難對執(zhí)行情況做出準確評價。不同流程階段相互獨立，很難實現(xiàn)整體統(tǒng)籌，業(yè)務風險不能及時發(fā)現(xiàn)和預防，很容易造成不必要的損失。

二、財務流程智能化管理系統(tǒng)設(shè)計要點

（一）增設(shè)全周期閉環(huán)管理模塊

為實現(xiàn)財務流程在線閉環(huán)管理，可站在全生命周期的角度創(chuàng)建閉環(huán)管理模塊，主要可分為三個步驟。一是建設(shè)統(tǒng)一的財務流程架構(gòu)，在系統(tǒng)內(nèi)固化層次架構(gòu)。站在企業(yè)戰(zhàn)略角度，在內(nèi)部創(chuàng)建一套覆蓋整體財務工作的架構(gòu)，使流程各個環(huán)節(jié)能夠被緊密聯(lián)系起來，為端與端之間的流程體系建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。在流程架構(gòu)創(chuàng)建中，關(guān)鍵在于流程分組，在分組后的流程結(jié)構(gòu)納入系統(tǒng)內(nèi)可使層次展示更加清楚明了；二是針對各個流程內(nèi)容實施線上管理，提高整體信息管理效率。創(chuàng)建信息管理功能，使業(yè)務流程描述更加詳細，創(chuàng)建完善的流程架構(gòu)，對內(nèi)部全部業(yè)務流程進行篩選，并和端與端間體系相結(jié)合，將固化后的體系當作流程落實的重要依據(jù)，由此達到標準化管理目的；三是確定流程管理模式，在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門負責流程管理相關(guān)業(yè)務的部門，并根據(jù)現(xiàn)實需求進行流程創(chuàng)新與完善，面向流程發(fā)布、設(shè)計與創(chuàng)新等制定相應的制度保障，最后借助先進科技對全周期內(nèi)的管理環(huán)節(jié)進行固化操作。從整體來看，閉環(huán)管理是發(fā)揮流程管理作用，增設(shè)信息流模塊，完成流程管理中的增減、刪改等工作，為流程管理打好根基。主要流程為管理人員遵循流程修訂規(guī)定確定相關(guān)管理要求，將其發(fā)布給各層員工，由基層員工進行可視化學習，深入理解流程內(nèi)容并落實到行動中，在此期間如若有任何質(zhì)疑都可隨時向上反饋。管理人員將反饋信息匯總起來，對于有價值的意見可以進行完善，在線增刪或者修改相應流程，并發(fā)布新的管理要求，如此反復，直至形成完善可靠的閉環(huán)管理體系。

（二）創(chuàng)建管理流程智能導航

針對財務管理流程繁瑣問題，可利用Web Service技術(shù)、MVC設(shè)計模式等，創(chuàng)建智能導航模塊，對流程執(zhí)行各節(jié)點、登錄以及業(yè)務流程操作進行指導，具體內(nèi)容如下。

1. 跨系統(tǒng)登錄。登錄架構(gòu)是在經(jīng)紀人-代理人模型基礎(chǔ)上創(chuàng)建，可應用到多個系統(tǒng)共同使用的場景中。經(jīng)紀人角色為智能管理模塊，代理人為業(yè)務操作系統(tǒng)。不同B/S架構(gòu)均可設(shè)置Client端應用，統(tǒng)一門戶則設(shè)置Server端應用，二者之間利用Agent進行交流。單點登錄支持跨域訪問，在A域中的用戶可隨時隨地訪問B域中的應用，后者也可隨時訪問A域中的相關(guān)應用，且無需二次輸入賬號和密碼。

2. 流程分層可視化。主要是將流程分成邏輯關(guān)系、框架與組件，全流程可采取三種方式進行創(chuàng)建，以圖形、圖像等方式在計算機中展示出來，通過人機交互完成流程分層可視化目標。

3. 業(yè)務流程指引。在可視化目標基礎(chǔ)上對業(yè)務流程進行指引，將導航區(qū)域內(nèi)的層次結(jié)構(gòu)、目錄樹結(jié)構(gòu)等進行劃分，再將后者以樹形圖形式展現(xiàn)出來，并與用戶進行交互，由此采集領(lǐng)域信息。當用戶點擊相應環(huán)節(jié)后，便可跳轉(zhuǎn)到相應的操作頁面，根據(jù)流程環(huán)節(jié)錄入相應的操作數(shù)值。

（三）設(shè)置財務風險防控模塊

針對財務流程風險監(jiān)督力度薄弱的問題，創(chuàng)建風險實時防控模塊，具有防控體系設(shè)計、風險預警以及動態(tài)監(jiān)控等功能。在風險防控體系方面，對于風險性較高的流程來說，應在風控管理的基礎(chǔ)上，對不同業(yè)務系統(tǒng)流程內(nèi)的全程信息進行整合，利用固化規(guī)則、業(yè)務數(shù)據(jù)抽取等方式進行在線評估，完成風險預警、問題掃描以及流程監(jiān)督等目標。通過財務流程監(jiān)督與授權(quán)，使企業(yè)財務風險得到良好防控。在預警提醒方面，源業(yè)務預置代表的是流程邏輯在系統(tǒng)中的固化，如事前采集、事中監(jiān)控、規(guī)則固化等方面，借助先進科技，與風控標準相結(jié)合，為流程內(nèi)不同風險點設(shè)置相應的預警規(guī)則，再將配置結(jié)果固化到源業(yè)務系統(tǒng)內(nèi)。此舉不但可在業(yè)務活動期間強化邏輯性，還可將業(yè)務風險降到最低。在流程落實期間一旦出現(xiàn)風險預警，預警信息便會發(fā)揮作用，以不同形式發(fā)送給值班人員，并提出相應的解決方案。

三、財務流程智能化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

結(jié)合財務流程智能管理現(xiàn)狀，在設(shè)計相應的管理體系后，需要在特定場景內(nèi)驗證各項功能的使用效果。通過各模塊功能的逐一測試，確保各功能都可按照事先設(shè)計投入使用。在正式檢驗之前，應結(jié)合實際情況制定細致的試運行方案，創(chuàng)建良好的運行環(huán)境，編寫科學運行腳本，確保該系統(tǒng)達到預計運行目標。

（一）閉環(huán)管理模塊驗證

1. 流程規(guī)劃閉環(huán)管理。在流程規(guī)劃期間，本系統(tǒng)加入儲備池，將員工對流程優(yōu)化的反饋吸入到池中，并結(jié)合需求重要性與范圍排好順序，為規(guī)劃需求采集提供便利，還可為科學編制提供重要依據(jù)。在規(guī)劃收集檢驗中，將規(guī)劃收集子模塊內(nèi)的編號、流程類型、內(nèi)容等進行輸入，再進行收集功能試運行。預期結(jié)果為：將流程優(yōu)化反饋納入儲備池內(nèi)，為流程規(guī)劃提供參考；運行結(jié)果為：通過；在流程修訂與發(fā)布檢驗中，將流程大小類、名稱、起草人與所屬單位等納入子模塊內(nèi)，對該項功能進行檢驗。預期結(jié)果為：在修訂與發(fā)布期間，以待辦業(yè)務的形式通知全體參與者，充分展現(xiàn)修訂工作的系統(tǒng)性。運行結(jié)果為：通過。

2. 流程文檔在線編輯管理。該系統(tǒng)對財務流程調(diào)整、引入等方面設(shè)置了在線編輯功能，可通過強制留痕的方式，使修改痕跡更加顯著，并自動存檔備份，使流程應用者能夠盡快了解修改后的內(nèi)容。在修訂與發(fā)布期間，通過待辦事項的形式，告知全部參與者，使流程制定與修改更加科學合理。預期結(jié)果為：實現(xiàn)流程線上修改，并成功發(fā)布出去；運行結(jié)果為：通過。該模塊的設(shè)計與應用是在BPM業(yè)務流程管理循環(huán)支持下實現(xiàn)，展現(xiàn)了流程設(shè)計、執(zhí)行與監(jiān)控的閉環(huán)管理體系。在實際應用中，結(jié)合企業(yè)具體情況做出整改，使流程閉環(huán)環(huán)節(jié)得以保留，并通過工作流的方式將其固化到系統(tǒng)內(nèi)，促使流程滾動優(yōu)化，始終保持蓬勃的生命力。與BPM業(yè)務管理相比，該系統(tǒng)在自動化管理、建模等方面均得到了全面優(yōu)化。

（二）流程導航模塊驗證

該模塊的應用可實現(xiàn)流程管理與業(yè)務系統(tǒng)的無縫銜接，以資產(chǎn)調(diào)撥業(yè)務為例，主要是將內(nèi)部固定資產(chǎn)由一方轉(zhuǎn)移到另一方，對設(shè)備資產(chǎn)使用主體進行更改，調(diào)撥雙方均要開展相應的業(yè)務操作。

1. 資產(chǎn)調(diào)撥檢驗。在系統(tǒng)中單點登錄，檢驗能否利用智能導航進入調(diào)撥頁面，并完成調(diào)撥業(yè)務的相關(guān)操作，無需二次登錄驗證用戶身份。在成功登錄后，鼠標點擊智能導航模塊中的資產(chǎn)調(diào)撥業(yè)務，便可進入相應頁面。在申請人一欄中分別輸入調(diào)出/入維護工廠、調(diào)撥日期、原因等信息，并上傳審核材料。點擊通知單中的添加按鈕，輸入調(diào)撥資產(chǎn)信息，選擇所屬專業(yè)。在調(diào)撥單內(nèi)容填寫后提交，填寫審批人，將申請表上傳給調(diào)出部門，由該部門相關(guān)人員登錄系統(tǒng)后，在待辦事項中進行審核和處理。由財務人員審核資產(chǎn)調(diào)撥價值信息，如若審核未通過則點擊“駁回”按鈕，并填寫“審批意見”；如若審核通過，則要填寫“憑證文本”后再提交，在彈出界面填寫審批人，單擊確定鍵，將申請表提交給財務主管。調(diào)出方財務主管進行待辦事項處理，審核資產(chǎn)申請單，如若審核未通過則點擊“駁回”按鈕，并填寫“審批意見”；如若審核通過，在彈出界面填寫審批人，單擊確定鍵，將申請表轉(zhuǎn)交給調(diào)出單位專業(yè)管理者。檢驗結(jié)果：數(shù)據(jù)已生效。

2. 憑證審批流程檢驗。主要是指各級子公司填寫業(yè)務單據(jù)，由自身審核后上交給總公司，在總公司財務部審核完畢后，將其轉(zhuǎn)交給財務主管審核，在審核通過的情況下系統(tǒng)便會自動生成會計憑證，并告知相關(guān)人員；如若未能通過審核，則將存在錯誤的單據(jù)退回，并對申請人進行修改或者刪除。測試場景：在系統(tǒng)中單點登錄，檢驗能否利用智能導航進入憑證審批頁面，并完成審核業(yè)務的相關(guān)操作，無需二次登錄驗證用戶身份。在成功登錄后，鼠標點擊智能導航模塊中的憑證審批業(yè)務，便可進入相應頁面。先對子公司財務部門的憑證數(shù)據(jù)、附件等進行采集，再由財務部門審核協(xié)同業(yè)務，在審核通過的情況下，便可傳遞到總公司財務部，由專業(yè)人員進行審核，如若審核被駁回，便會退回給申請者。由總公司財務人員檢驗協(xié)同單據(jù)，在審核通過后轉(zhuǎn)發(fā)給財務主管，如若審核被駁回，便會退回給申請者。最后，由總公司財務主管進行單據(jù)審核，如若“批準”，則利用SAP BAPI自動生成會計憑證，告知內(nèi)部相關(guān)人員；如若“駁回”。便會退回給申請者。檢驗結(jié)果：數(shù)據(jù)已生效。

（三）風險防控模塊驗證

通過該模塊的應用，可使財務流程風險得到有效管控，實現(xiàn)實時防控的目標，促進風險預防與管理能力顯著提升，主要功能驗證如下。

1. 資產(chǎn)報廢處置風險防控檢驗。固定資產(chǎn)經(jīng)過長期使用難免受損，一些已經(jīng)無法繼續(xù)使用，應對其進行產(chǎn)權(quán)注銷，完成相應的賬務處理。針對這一業(yè)務流程中產(chǎn)生的風險可用該模塊進行監(jiān)督。首先，開啟風險防控模塊，進入相應的風險監(jiān)控界面；然后，將監(jiān)控指標、資產(chǎn)類型等關(guān)鍵詞輸入后，選擇查看原始指標、監(jiān)控數(shù)據(jù)，最后該頁面對報廢處理整個過程的KPI指標、風險監(jiān)控等詳細信息進行展示。檢驗結(jié)果：數(shù)據(jù)已生效。

2. 設(shè)備聯(lián)動接口監(jiān)控檢驗。從財務部門來看，業(yè)務部門掌管的各類設(shè)備均為資產(chǎn)，對資產(chǎn)聯(lián)動接口進行監(jiān)管可使業(yè)務端與財務端數(shù)據(jù)相一致。在開啟該模塊后進入管理界面，可對母公司、子公司中設(shè)備接口監(jiān)控情況進行查看，包括集成類型、占比等等。例如，在TMS于ERP設(shè)備聯(lián)動接口監(jiān)控中，主要的監(jiān)控內(nèi)容為設(shè)備增加、更改與報廢三項內(nèi)容，對各個接口的集成數(shù)量、回傳數(shù)量進行記錄。在三個主要業(yè)務接口中，可利用用戶篩選維度記錄相應數(shù)據(jù)，并將剩余系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)展現(xiàn)出來，用戶也可隨時查詢聯(lián)動接口的數(shù)據(jù)情況。檢驗結(jié)果：數(shù)據(jù)已生效。

四、結(jié)語

綜上所述，當前智能化技術(shù)日益成熟，逐漸滲透到企業(yè)財務管理工作中，在數(shù)據(jù)集成基礎(chǔ)上使管理流程更加智能高效，由此設(shè)計的財務流程智能管理系統(tǒng)也逐漸應用到財務實踐之中，有效彌補傳統(tǒng)財務模式弊端。在實際應用中，通過充分發(fā)揮該系統(tǒng)中閉環(huán)管理、智能導航、風險管控三個模塊的作用，有效解決流程在線閉環(huán)管理未實現(xiàn)、財務管理流程繁瑣、風險監(jiān)控力度薄弱等方面的問題，使財務管理質(zhì)量和效率得到根本性提升。在未來發(fā)展中，還應結(jié)合企業(yè)實際需求引入更加先進的科技，使該系統(tǒng)持續(xù)更新優(yōu)化，取得更理想的管理成果。

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（作者單位：魯泰紡織股份有限公司）