基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科技檔案管理創(chuàng)新研究

劉穎娜 張俊利

（1.遼寧省丹東市留置看護與公安技術服務中心，遼寧 丹東 118000；2.遼寧省丹東市振興區(qū)站前社區(qū)衛(wèi)生服務中心，遼寧 丹東 118000）

引言

相較于傳統(tǒng)檔案管理工作，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科技檔案管理工作更具有優(yōu)勢。而對“互聯(lián)網(wǎng)+”的科技檔案管理進行研究分析，則能為在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下科技檔案管理提供依據(jù)，繼而為檔案管理創(chuàng)新提供便利。

一、現(xiàn)階段科技檔案管理存在的問題

1.科技檔案歸檔工作不規(guī)范

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位沒有意識到科技檔案管理的重要性，使得這些事業(yè)單位的科技檔案缺乏正規(guī)化管理，并且歸檔率不高，尤其是一些大型科技活動檔案，往往只保存了一個立項，缺少研究過程的真實數(shù)據(jù)，一些單位的檔案管理部門，在進行檔案管理工作時，甚至沒有一個相關標準，導致一些單位的科技檔案歸檔工作十分不規(guī)范，并且不夠完善，難以準確發(fā)揮科技檔案的作用，嚴重影響了科技檔案歸檔工作的開展。并且根據(jù)調(diào)查和統(tǒng)計，部分單位沒有給予科技檔案歸檔足夠的重視，使得科技檔案歸檔工作存在諸多問題。

2.科技檔案利用率不高

目前，我國部分單位對于科技檔案的利用率不高，在將科技檔案歸檔后，許多檔案得不到合理的利用，和實際需求存在一定的差距。造成這一情況發(fā)生的根本原因是在科技檔案管理工作中，缺少合理的手段將各個環(huán)節(jié)連接在一起，使得科技檔案利用率低。同時，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代到來，對于科技檔案管理提出了新的要求，管理人員在日常工作中，必須嚴格按照相關制度進行檔案管理，加強對軟硬件設施的使用，只有這樣才可以最大程度確保科技檔案信息化的完善。不過由于檔案管理工作存在很多問題，使得整個科技檔案管理信息化速度緩慢，難以滿足科技檔案信息化需求，從而導致科技檔案利用率不高。

3.科技檔案呈現(xiàn)分散管理模式

檔案管理是一項綜合性、復雜性的工程[1]。但目前，一些單位缺乏管理意識，沒有意識到檔案集中管理的重要性，因此科技檔案呈現(xiàn)分散管理模式，不利于科技檔案管理工作的開展，不僅阻礙了科技檔案管理工作的進行，而且還容易出現(xiàn)檔案丟失的情況發(fā)生，使得科技檔案的完整度無法得到保證。并且科技檔案分散管理，使得各部門的科技文件相互獨立，不利于各部門之間的溝通交流，阻礙檔案信息共享，加大了檔案管理難度。

二、在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的科技檔案的管理工作

1.內(nèi)部環(huán)境數(shù)字化

所謂內(nèi)部環(huán)境是指科技檔案自身的工作領域在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的創(chuàng)新發(fā)展。隨著科學技術的不斷進步，科技檔案管理工作也在不斷進行創(chuàng)新。并且新技術應用賦予了傳統(tǒng)科技檔案工作更多新特點，使其內(nèi)部環(huán)境出現(xiàn)新特征[2]。不僅極大彌補了傳統(tǒng)檔案管理工作出現(xiàn)的問題，而且還賦予了科技檔案管理工作新的時代特征。并且隨著內(nèi)部環(huán)境不斷形成，科技檔案出現(xiàn)網(wǎng)絡化、數(shù)字化以及信息化等特點，通過提高對網(wǎng)絡技術的使用，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化信息的整合，使科技檔案符合信息化的特點。不僅如此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案網(wǎng)絡化，不再只局限于傳統(tǒng)的檔案管理方法上，而是不斷進行創(chuàng)新發(fā)展。

2.外部環(huán)境網(wǎng)絡化

同樣，外部環(huán)境網(wǎng)絡化也是科技檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的重要創(chuàng)新方式。與內(nèi)部環(huán)境不同，外部環(huán)境涉及社會環(huán)境以及外部技術環(huán)境，目前科技檔案管理工作的外部環(huán)境正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡化以及信息化方向前進。此外，由于科學技術的不斷進步，使得外部技術環(huán)境受到信息技術的影響，變得更加復雜，從而使得檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展，以此來滿足不斷變化的外部技術環(huán)境，提高對科技檔案的管理工作。

3.科技檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，管理人員在進行科技檔案管理工作時變得越發(fā)困難，使得在進行科技檔案管理時存在一些問題。

首先，檔案管理人員缺乏檔案管理意識，一些事業(yè)單位的管理人員在日常工作中沒有意識到科技檔案管理工作的重要性，因此沒有給予科技檔案管理工作足夠的重視，使得在開展科技檔案管理時，無法有效進行管理。其次，缺乏全面的科技檔案收集工作，部分單位的管理人員在進行檔案管理時，沒有將檔案進行歸檔整理，造成檔案出現(xiàn)丟失的情況，無法保證科技檔案完整。此外，部分單位缺乏完善的科技檔案保管手段，缺乏專門的檔案存放室，導致科技檔案無法得到有效的保管，經(jīng)常出現(xiàn)損壞的情況。最后，部分單位的管理人員自身缺乏專業(yè)性，不具備專業(yè)的管理知識和技能，因此不能有效進行檔案管理工作，在日常管理科技檔案時，也沒有按照相關標準進行檔案管理，使得檔案歸檔質(zhì)量難以保證。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下科技檔案管理工作發(fā)展的對策

1.加強對互聯(lián)網(wǎng)的利用

目前，很多單位雖然建立了專門的科技檔案管理部門，但卻沒有做好檔案文件的收集工作，無法滿足科技檔案管理工作的需要，并且很多科技檔案缺乏實質(zhì)性內(nèi)容，難以發(fā)揮科技檔案管理工作應有的作用。由此可以判斷，如果檔案文件信息缺失，會導致科技檔案無法發(fā)揮自身作用，使科技檔案管理部門無法得到相應的效益。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，為了能夠?qū)崿F(xiàn)單位各部門信息資源共享，就必須建立一個專門的互聯(lián)網(wǎng)管理平臺，以此來對科技檔案進行管理，促進科技檔案管理工作開展。

除此之外，因為科技檔案歸檔工作十分復雜繁瑣，常常會耗費大量的時間，為檔案管理人員增加了工作難度，所以為了避免這種情況發(fā)生，簡化檔案歸檔工作，檔案管理人員在進行科技檔案管理時，應該加強對互聯(lián)網(wǎng)的利用，通過信息技術來開展科技檔案管理工作，如此不僅促進了科技檔案的創(chuàng)新發(fā)展，還使科技檔案的管理工作走向規(guī)范化和制度化。例如，管理人員在進行科技檔案歸檔時，可以使用互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)數(shù)字化查閱，既縮短了科技檔案歸檔時間，又降低了工作難度，方便管理人員開展科技檔案歸檔工作，推動科技檔案管理工作不斷發(fā)展進步。

2.實現(xiàn)檔案資源共享與開發(fā)利用

科技檔案要切實發(fā)揮其作用，為經(jīng)濟發(fā)展、社會進步真正創(chuàng)造價值[3]。目前隨著信息技術的不斷發(fā)展，使得科技檔案管理工作變得愈發(fā)重要，因此必須要加強對科技檔案的管理工作?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下科技檔案管理不斷發(fā)展創(chuàng)新，朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化的方向不斷前進。最為關鍵的是，科技檔案管理的創(chuàng)新并不僅僅是把管理任務進行疊加，而是通過提高對互聯(lián)網(wǎng)平臺的使用，將互聯(lián)網(wǎng)技術與科技檔案管理工作融合在一起，形成了一種新的發(fā)展生態(tài)，改變了科技檔案管理模式，使科技檔案管理工作能夠更加符合當前需要，讓管理人員在日常工作中可以更加方便快捷地進行檔案管理工作。

就目前而言，各單位要想加強科技檔案管理工作，就必須加強對“互聯(lián)網(wǎng)+”的應用，并在科技檔案管理過程中最大限度發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的作用，使科技檔案管理工作能夠不斷進步?，F(xiàn)階段隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，各單位已經(jīng)不再將科技檔案管理工作作為主要工作目標，而是變?yōu)榱朔盏闹匾獌?nèi)容。尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，因為科技檔案管理工作能夠提供創(chuàng)新服務，所以必須要加強對檔案資源共享以及開發(fā)利用。

例如，事業(yè)單位可以在內(nèi)部建立一個科技檔案管理平臺，并讓各部門將科技檔案上傳到這個平臺當中，如此便可以有效緩解了科技檔案分散這一問題。而且建立一個專門的科技檔案管理平臺，可以將事業(yè)單位各部門緊密聯(lián)系在一起，加強檔案管理，最大程度地實現(xiàn)檔案資源共享，從而避免科技檔案出現(xiàn)篡改丟失的情況，提高科技檔案管理能力，促進工作不斷發(fā)展，最終提高經(jīng)濟效益。

3.構建專門的數(shù)據(jù)庫

在“互聯(lián)網(wǎng)+”理念深入融入的時候，事業(yè)單位的科技檔案管理也應該構建專項管理體系[4]。因此，要想加強科技檔案管理工作，就必須保證科技檔案收集的完整性，只有這樣才能加強科技檔案管理的創(chuàng)新性，促進科技檔案管理工作不斷發(fā)展進步。并且在科技檔案管理中，只有及時對科技檔案進行收集歸檔，才能最大程度發(fā)揮科技檔案價值。因此，事業(yè)單位應該做好頂層設計，以此來加強檔案管理工作。為了實現(xiàn)這一目標，可以將科技檔案管理平臺與檔案管理中心聯(lián)系在一起，構建一個專門的科技檔案數(shù)據(jù)庫，如此不僅可以使各部門之間相互協(xié)調(diào)，加強各部門之間的聯(lián)系，還可以使各部門對零散的科技檔案資料進行收集整理，從而最大限度地提高科技檔案的完整性。

不僅如此，檔案管理人員在日常收集過程中，要擴大檔案收集范圍，將每一項科技檔案的收集工作落實到個人身上，以此來加強科技檔案收集。同時，在進行科技檔案歸檔時，應該同一時間將科技檔案進行集中歸檔，這樣可以簡化檔案管理工作，保障檔案收集的完整性。而且通過統(tǒng)一歸檔，還可以將總結性和階段性材料進行歸檔，從而加強科技檔案管理工作。

除此之外，事業(yè)單位還應該加強信息化建設，讓科技檔案管理工作朝著信息化方向前進，并對硬件設施與軟件設施進行優(yōu)化升級，使其能夠滿足檔案信息化管理的需要。并且在事業(yè)單位內(nèi)部建立一個專門的檔案信息懸掛系統(tǒng)，構建檔案信息數(shù)據(jù)庫，對科技檔案進行集中管理，如此才能最大程度發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息管理平臺的特點，最終促進科技檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化這一目標，使事業(yè)單位加強對科技檔案管理，提高科技服務水平。

4.采取專業(yè)化管理

由于科研工作以及科技檔案之間存在一定的密切性，因此事業(yè)單位一定要做好科技檔案管理工作，以此來加強對科技檔案管理，使科技檔案能夠為生產(chǎn)和決策人員提供依據(jù)，將二者緊密聯(lián)系在一起，最終實現(xiàn)科技檔案管理創(chuàng)新發(fā)展這一目標。不僅如此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，管理人員在開展科技檔案管理工作時，應該在工作當中加入日常議事日程，并將這一方法貫徹落實到事業(yè)單位管理當中，從而與其他部門相互協(xié)作，促進科技檔案管理創(chuàng)新，加強對科技檔案的管理。

不僅如此，若要保證科技檔案管理工作的創(chuàng)新，需要注重科技檔案的管理質(zhì)量與管理效率[5]。因此，為了保障檔案管理工作能夠有序進行，科技檔案管理工作必須讓擁有專業(yè)管理知識和技能的人員來進行，使其能夠符合檔案資源數(shù)字化管理的需要。例如，事業(yè)單位應該定期對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)性和綜合素質(zhì)，使其具備專業(yè)的管理知識與技能，能夠滿足科技檔案管理工作的需要?；蛘呖梢远ㄆ陂_展研討會，讓一些具有專業(yè)管理經(jīng)驗的檔案管理人員分享自身管理經(jīng)驗，豐富其他檔案管理人員的專業(yè)知識，從而在潛移默化中加強檔案管理人員的專業(yè)性，擁有專業(yè)的管理經(jīng)驗，可以在日?？萍紮n案管理中應對出現(xiàn)的問題，使檔案管理工作朝著信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化的方向前進，最終加強對科技檔案管理，促進檔案管理工作不斷發(fā)展進步。不僅如此，事業(yè)單位在招聘員工時，可以設立相關標準，只招聘具有專業(yè)管理經(jīng)驗的員工，這樣便可以保證招聘的人員具備豐富的檔案管理經(jīng)驗，繼而使科技檔案管理工作能夠有序進行，不斷發(fā)展。

5.盤活檔案資產(chǎn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，事業(yè)單位要想創(chuàng)新科技檔案管理工作，就必須加大對科技檔案的開發(fā)利用，以此來轉(zhuǎn)變管理人員思想觀念，認識到科技檔案管理工作的重要性。為此，管理人員在日常工作中不僅要收集各種科技檔案信息，還要發(fā)布相關科技信息，形成一個開放性的檔案信息化管理模式，如此便可以最大程度挖掘科技檔案的真正價值，并充分發(fā)揮出科技檔案的作用，使科研人員在查閱檔案資料時，提高檔案資料利用率，將死檔案變?yōu)橛杏玫男畔?，從而促進科技研發(fā)。

不僅如此，要想在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境下，將互聯(lián)網(wǎng)和科技檔案管理工作聯(lián)系在一起，就必須大力挖掘科技檔案信息資源，以此來促進科技檔案信息化發(fā)展。既能夠促進科技檔案管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展，還能夠為事業(yè)單位的科技活動提供科技服務，發(fā)揮科技檔案最大的利用價值。

除此之外，管理人員在日常管理過程中，要根據(jù)實際工作需要，對科技檔案進行歸檔，方便科研人員進行查閱。并且對于一些利用率高的科技檔案，管理人員應該及時進行數(shù)字化處理，以此來保證科技檔案的完整性。但需要注意的是，管理人員在管理電子形式的科技檔案時，必須要使用科學、合理的管理手段進行管理，避免電子形式的科技檔案出現(xiàn)缺失，確保電子文件的真實性和完整性。

結語

綜上所述，要想在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下創(chuàng)新科技檔案管理工作，還需要綜合考慮各種檔案管理創(chuàng)新方法和實際情況，從而進行有利方案選擇。在此基礎上，才能將各種檔案管理創(chuàng)新方法進行有效整合，進而在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下創(chuàng)新科技檔案管理工作。