財務(wù)會計檔案管理中存在的問題和對策關(guān)鍵探索

鄭 然

（長春市市場監(jiān)管綜合行政執(zhí)法支隊，吉林 長春 130000）

如今全面深化改革取得一定成績，我國正式邁入了新階段，站在新歷史方位上，對各行業(yè)發(fā)展提出了新的管理要求，財務(wù)會計檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯。想要實現(xiàn)效益最大化目標(biāo)，保證各部門持續(xù)、健康的發(fā)展，要求推動財務(wù)會計檔案管理朝著科學(xué)性、信息化方向發(fā)展。通過分析財務(wù)會計檔案，能掌握各部門的運行狀況，并且還能在國家相關(guān)部門分析統(tǒng)計經(jīng)濟時，提供精準(zhǔn)、真實的財務(wù)會計資料，幫助企業(yè)、各單位決策，為國家制定配套的經(jīng)濟政策奠定堅實基礎(chǔ)。

一、財務(wù)會計檔案管理概述

1.財務(wù)會計檔案的概念

在專門檔案中，財務(wù)會計檔案非常重要。財務(wù)會計檔案保留了傳統(tǒng)文件檔案形式，以文本模式為主，主要有會計憑證、會計賬簿以及財務(wù)核算資料等，能直接反映出企事業(yè)單位的經(jīng)營狀況以及經(jīng)濟情況，非常核心[1]。從檔案工作特性分析，財務(wù)會計檔案是非常重要的信息資源，進行事實記錄。通過財務(wù)會計檔案管理，能進一步整合、分析經(jīng)濟活動，掌握經(jīng)濟規(guī)律、總結(jié)經(jīng)濟經(jīng)驗，從而為預(yù)測經(jīng)濟形勢、開展經(jīng)濟業(yè)務(wù)提供充足、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持，節(jié)約內(nèi)部資源。

2.財務(wù)會計檔案管理的特征

首先是具有專業(yè)性，相比于普通的檔案資料，財務(wù)會計檔案具有特殊的業(yè)務(wù)性質(zhì)，通過各項信息數(shù)據(jù)來反映各部門經(jīng)營、收支以及盈利情況。從憑證、賬簿到報表力都擁有統(tǒng)一的格式和填制項目，符合表格特征。其次是普遍性，社會上各主體，例如企業(yè)、社會團體等都能進行獨立的會計核算，從而產(chǎn)生財務(wù)會計檔案。同時，擁有穩(wěn)定收支的事業(yè)單位也像企業(yè)一樣，設(shè)立專門的管理部門管控財務(wù)會計檔案。最后是嚴(yán)格形成，在運行過程中，企業(yè)、事業(yè)單位以及各主體會產(chǎn)生大量的財務(wù)會計資料，這些資料的產(chǎn)生與處理過程環(huán)環(huán)相扣，擁有獨特的管理流程，內(nèi)部規(guī)律性非常強。一項業(yè)務(wù)事項，從開始到結(jié)束都會被持續(xù)記錄，幫助后續(xù)決策與分析。

二、財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)存問題

1.認(rèn)識水平不高，責(zé)任落實不足

根據(jù)上文可知，如今財務(wù)會計檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯，主要指的是，通過分析現(xiàn)有財務(wù)會計資料，探尋內(nèi)部運行與發(fā)展規(guī)律最終整合為精準(zhǔn)、有效的檔案信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)層決策。財務(wù)會計工作涉及多領(lǐng)域，其內(nèi)容豐富、任務(wù)量大，包含會計憑證、賬簿等。為了提高檔案管理質(zhì)量，會選擇細(xì)化檔案管理環(huán)節(jié)與內(nèi)容，不同項目采用不同管理方法。但是此種管理模式具有兩面性，一方面，能讓管理更加方便；另一方面，受傳統(tǒng)意識影響，未能落實管理職責(zé)。財務(wù)部門與檔案管理部門之間分工不夠明確，讓分類管理更加混亂，甚至?xí)霈F(xiàn)推諉責(zé)任等情況，降低了財務(wù)會計檔案管理效率[2]。

2.缺乏完善的管理制度

雖然各主體積極建設(shè)財務(wù)會計檔案制度并且形成了良好的管理助力，但是仍要正視各主體之間發(fā)展不平衡的現(xiàn)實，部分主體制度建設(shè)非常完善，部分企事業(yè)單位缺乏健全的管理制度。特別是在信息時代，經(jīng)營機制持續(xù)更新、經(jīng)營模式持續(xù)改進，新問題層出不窮，如果缺乏完善的財務(wù)會計管理制度，就不能順利開展監(jiān)管工作，導(dǎo)致管理工作無規(guī)章、制度可遵循[3]。

3.立卷、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)不夠規(guī)范

同時，管理環(huán)節(jié)不夠規(guī)范也會降低管理質(zhì)量。一是立卷環(huán)節(jié)，在搜集與整合過程中存在填制不符合要求、裝訂馬虎等問題。通常，檔案管理時限會超過十年，甚至一些檔案需要永久保存，若是立卷環(huán)節(jié)不到位，則會提高后續(xù)應(yīng)用與維護的成本。二是歸檔環(huán)節(jié)，要將內(nèi)部文件與各級溝通文件整合并歸檔。但現(xiàn)實中會出現(xiàn)漏歸、錯歸等問題，不能提高檔案的整體性。同時部分主體忽視了電算化歸檔的作用，單純應(yīng)用紙質(zhì)檔案。三是銷毀環(huán)節(jié)，如果庫存容量充足，很多企事業(yè)單位就會長期保留檔案，沒有定期開展銷毀工作。此種做法違背了管理宗旨，提高了管理壓力，不僅需要耗費大量人力資源，還難以開展系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理工作。隨著以企事業(yè)為代表的各主體發(fā)展，檔案數(shù)量逐漸增多，難以開展檢定和搜查工作，阻礙了后續(xù)工作[4]。

4.管理模式滯后

根據(jù)前文可知，部分主體的管理意識淡薄，因此常年沿用傳統(tǒng)的財務(wù)會計管理模式，主要任務(wù)是將運行、經(jīng)營以及日常工作中產(chǎn)生的各類財務(wù)資料、會計憑證等移交到資料室中，進行保存與管理，以人工為主，為企事業(yè)內(nèi)部人員提供借閱、搜查以及銷毀等功能。一般情況下，紙質(zhì)文件仍是管理主體，特別是會計原始憑證。此種模式非常滯后，首先，不能形成高效、方便的資料數(shù)據(jù)庫，讓紙質(zhì)文件與電子文件分離，難以整合財務(wù)會計信息數(shù)據(jù)，需要先用計算機搜索隨后人工查找，難度高、耗費時間長。其次，紙質(zhì)文件易受多種因素影響，例如人工管理水平、保管環(huán)境等，非常容易毀損。龐大數(shù)量的紙質(zhì)文件堆積在資料庫中，不僅浪費了大量空間，還提高了管理費用[5]。最后，紙質(zhì)文件難以滿足共享要求，如今我國正式邁入了信息時代，電子商務(wù)迅速發(fā)展并且提高了對文件應(yīng)用的要求，要求傳輸速度快、查閱方便、易于保存，紙質(zhì)文件難以滿足此類要求，阻礙了財務(wù)會計管理工作朝著信息化方向發(fā)展[6]。

5.過于重視保密

財務(wù)會計信息影響著主體決策與運行，如果發(fā)生泄漏會造成非常嚴(yán)重的經(jīng)濟損失，所以開展保密工作非常重要。為了提高財務(wù)會計信息的保密程度，各主體做了較多努力。例如，要求管理人員持證上崗，需要使用財會資料時需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；復(fù)制與傳輸財會資料時，需要管理人員到場，甚至還配置監(jiān)控等電子設(shè)備。雖然此類措施非常有效，但是在一定程度上也降低了財會資料的利用率與效果。電算化財會資料更是如此，需要專業(yè)的技術(shù)人員處理，避免不法分子獲得財會機密、篡改財會內(nèi)容。但是嚴(yán)格限制使用人員的資格，也會將很多真正需要使用資料的人，拒之門外[7]。

6.管理人員素質(zhì)低

如今，市場競爭也是人才競爭，人才質(zhì)量直接決定著未來發(fā)展趨勢。由此可知，管理人員在財會檔案管理中處于核心地位，此工作看似簡單，其實涉及多方面內(nèi)容，操作難度非常高。受主觀意識影響，一些企事業(yè)單位沒能定期開展培訓(xùn)與教育活動，拉大了實際管理與預(yù)期效應(yīng)之間的差距，人員適配性低。結(jié)束會計業(yè)務(wù)事項后會產(chǎn)生很多檔案資料，財務(wù)人員需要搜集、裝訂并整合此資料，將其留在本部門保管一年，隨后再進入檔案庫。需要財務(wù)人員擁有檔案管理知識，不斷提高管理技能。同時，部分檔案管理人員缺乏專業(yè)的財會知識，對財務(wù)會計檔案與普通檔案一視同仁，專業(yè)性低。雖然擁有豐富經(jīng)驗，但是財務(wù)會計專業(yè)水平較低，經(jīng)常在此領(lǐng)域出現(xiàn)錯誤。如今企業(yè)、各單位的經(jīng)濟活動比較復(fù)雜，而財務(wù)會計檔案管理部門與財務(wù)部門之間缺少溝通與交流，業(yè)務(wù)來往較少，人員接觸不多，降低管理效率。

三、財務(wù)會計檔案管理的優(yōu)化對策

1.強化管理意識

財務(wù)會計管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該樹立正確的管理意識，帶領(lǐng)基層人員積極學(xué)習(xí)法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、知識，深入把握管理要求。既要意識到財務(wù)會計管理的重要性，也要管理理念上升到法律層面，推動法治化發(fā)展，正確的管理意識能提高財務(wù)會計檔案管理質(zhì)量?；鶎訂T工也要積極參與宣傳、參加培訓(xùn)活動，用管理實效證實管理工作的價值，在企業(yè)、單位內(nèi)部形成良好的管理氛圍，切實落實財務(wù)會計檔案管理工作。同時，還要定期開展檢查工作，根據(jù)現(xiàn)存問題提出整改對策。財務(wù)會計檔案能直觀反映企業(yè)的經(jīng)濟情況與運行狀況，幫助企業(yè)挖掘發(fā)展?jié)摿?，強化企業(yè)生存與競爭優(yōu)勢。加大投入力度，配置軟硬件以及相關(guān)設(shè)施。

2.健全管理制度

雖然建設(shè)財務(wù)會計檔案管理制度已經(jīng)被提上日程，但是仍存在規(guī)章制度不全或者難以符合管理要求等問題。要立足于企業(yè)、事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)、運行實際，制定特色制度，彌補管理漏洞，落實管理職責(zé)。想要保證檔案不泄露、不損壞，應(yīng)該通過管理制度細(xì)化管理職責(zé)，做到有任務(wù)可分配，有責(zé)任可承擔(dān)，規(guī)范管理對象、方法以及模式，滿足保密要求。在日常工作中，要定期談?wù)撠攧?wù)會計檔案管理工作，分階段制定目標(biāo)、優(yōu)化方法、分配責(zé)任、檢查審核，調(diào)動員工的積極性，不斷完善制度內(nèi)容。

3.科學(xué)化、規(guī)范化立卷、歸檔、銷毀工作

首先，要根據(jù)相關(guān)規(guī)范，對會計憑證、報表等進行立卷。對于會計憑證，要在裝訂時寫明各項內(nèi)容，保證信息準(zhǔn)確。對于會計賬簿，年度工作結(jié)束后進行封賬，保存已經(jīng)立科但是無業(yè)務(wù)往來的賬頁，將活頁中的空白部分拿出。在填制目錄、表格時，要根據(jù)賬頁編號填制，隨后共同裝訂。其次，歸檔時，要在設(shè)定范圍搜集、整合、裝訂相應(yīng)資料，質(zhì)量符合要求后遞送給檔案部門。完成交接后，做好入庫質(zhì)量控制工作，若是資料、案卷不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，及時退回并改正。最后，要科學(xué)設(shè)定管理期限，定期銷毀，銷毀前仔細(xì)檢查與鑒定，避免重要文件毀損，例如能夠成為會計憑證重要法律依據(jù)的原始票據(jù)。

4.推動信息化建設(shè)

新時期，要加強財務(wù)會計檔案管理與信息技術(shù)的融合性，采用數(shù)字管理方法，通過先進的計算機技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、多媒體技術(shù)等，將紙質(zhì)版的檔案資源轉(zhuǎn)為電子版檔案資源，進行數(shù)字儲存與轉(zhuǎn)化，建設(shè)計算機管理系統(tǒng)與檔案信息庫，及時整合、高效利用財務(wù)會計信息，滿足共享要求。此種模式既能降低管理費用、減少管理空間，還能提高管理效率，提升經(jīng)濟效益。在管理過程中，提高了立卷、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)的效率，為辦公提供相應(yīng)助力。其具體措施如下。首先，通過計算機識別、處理技術(shù)，將原有的紙質(zhì)憑證以及相應(yīng)文檔轉(zhuǎn)為電子信息，將其輸入到信息資源庫中。其次，以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，以通信線路為連接，以四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)為通道，讓財務(wù)會計檔案信息在各個主體之間傳輸，或者也可以將其傳輸?shù)焦蚕砥脚_上。此種方式不僅擴大了檔案信息的利用范圍，還提高了溝通、反饋的速度。最后，在資源庫中設(shè)立目錄，將檔案信息輸入為各類表格、圖像或者是文字，設(shè)計多種檢索方法，既能搜索會計憑證，還能根據(jù)原始附件的不同特性與用途進行整合，提高使用效果。

5.堅持人本思維，創(chuàng)新服務(wù)模式

當(dāng)前，我國積極推進法治建設(shè)，法治理念深入人心，所以要改變財務(wù)會計檔案管理理念，既要服務(wù)于企業(yè)、事業(yè)單位發(fā)展，幫助其取得更高的經(jīng)濟效益，又要將重點放在普通大眾上，堅持人本思維，尤其是關(guān)系著大眾利益的檔案資源，更要科學(xué)管理。財務(wù)會計檔案管理工作要具有宏觀意識，立足于實際，不斷擴寬服務(wù)空間、優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，根據(jù)企事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)與要求提供相應(yīng)服務(wù)。一般情況下，管理人員通過口頭詢問、書面詢問等方式獲取檔案資源，但是在互聯(lián)網(wǎng)時代，要通過信息技術(shù)改善服務(wù)方式，引入多種檢索工具，讓管理人員可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺上搜索所需的信息資源。

6.樹立職業(yè)道德，提高管理素質(zhì)

財務(wù)會計檔案管理人員要樹立正確職業(yè)道德，強化管理意識，用更加專業(yè)、認(rèn)證的態(tài)度對待工作。并且還要增強法律意識，遵循法律法規(guī)與相關(guān)政策，讓財務(wù)會計檔案管理工作符合國家、行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)與要求，保證檔案信息資源準(zhǔn)確可靠。同時，還要根據(jù)內(nèi)外環(huán)境與企事業(yè)單位發(fā)展要求，提高管理人員素質(zhì)，加強專業(yè)理論學(xué)習(xí)，把握每個環(huán)節(jié)、正當(dāng)應(yīng)用信息管理系統(tǒng)。加強實踐訓(xùn)練，一些企業(yè)、事業(yè)單位會將此工作外包給專業(yè)團隊，雖然能保證管理效率，但是也增加了管理成本。所以要在內(nèi)部開設(shè)培訓(xùn)、教育活動，其內(nèi)容既包括以計算機技術(shù)為主的信息計算、專業(yè)的管理知識與理論、軟件應(yīng)用，也包括財務(wù)會計、法律方面的知識。

結(jié)語

財務(wù)會計檔案管理既是檔案學(xué)領(lǐng)域中，復(fù)合型較強、涉及范圍較寬的科目，也是我國企業(yè)、各單位以及各主體為了適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求，開展的新管理工作，其是大勢所趨。想要提高財會檔案管理的質(zhì)量，要從制度、人才質(zhì)量以及信息建設(shè)等方面入手，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供完備、準(zhǔn)確的經(jīng)濟資料。