基于PDCA循環(huán)的人事檔案管理工作探究

劉 靜

（山東省棗莊市市中區(qū)北郊礦區(qū)社區(qū)服務(wù)中心，山東 棗莊 277100）

人事檔案包含了個(gè)人履歷、政治面貌、職務(wù)晉升等多個(gè)方面的信息，是各個(gè)企事業(yè)單位了解、考察人才的重要參考依據(jù)，不僅關(guān)系到人才培養(yǎng)和儲(chǔ)備，還關(guān)系到個(gè)人的利益和前途。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，人事檔案的利用價(jià)值不斷提高，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)需求。尤其是《干部人事檔案工作條例》的深入推進(jìn)，將人事檔案管理工作提到了一個(gè)新高度。為此，本文將PDCA循環(huán)管理法應(yīng)用于人事檔案管理中，能夠規(guī)范、優(yōu)化檔案管理流程。

一、PDCA理論

1.PDCA理論概述

PDCA循環(huán)是美國(guó)質(zhì)量管理專家Walter A. Shewhart提出的，是全面質(zhì)量管理的理論基礎(chǔ)。PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理細(xì)化為四個(gè)階段，即Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）[1]。在具體的管理流程中，需要工作人員將各項(xiàng)工作按照計(jì)劃、實(shí)施、檢查等步驟，把正確高效的做法納入到標(biāo)準(zhǔn)中，剔除不合格的做法，進(jìn)而形成良性循環(huán)，滿足管理工作的運(yùn)行規(guī)律。

2.PDCA理論內(nèi)容

PDCA循環(huán)的具體步驟如上所述，通過(guò)計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理，將合格的內(nèi)容予以標(biāo)準(zhǔn)化，將沒(méi)有解決的問(wèn)題提交到下一個(gè)循環(huán)中。這四個(gè)過(guò)程并不是運(yùn)行一次就結(jié)束了，而是周而復(fù)始的運(yùn)行，呈現(xiàn)階梯式上升，進(jìn)而全面提高質(zhì)量管理水平。

具體來(lái)說(shuō)，在P階段的時(shí)候，工作人員需要結(jié)合管理流程、客戶需求、組織方案等，全面考慮影響因素，并構(gòu)建對(duì)應(yīng)的管理目標(biāo)和流程。在這個(gè)步驟中，工作人員需要具備發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、把握相關(guān)因素的意識(shí)和能力，分析質(zhì)量管理現(xiàn)狀，找到其中的決定性條件。依據(jù)企事業(yè)單位的資源、能力等來(lái)確定管理方向，最終幫助企事業(yè)單位減少不必要的風(fēng)險(xiǎn)隱患。與此同時(shí)，在目標(biāo)的設(shè)定中，可以將定量和定性相結(jié)合，明確能用數(shù)量表示和不能用數(shù)量表示的各項(xiàng)指標(biāo)，以此方便后期檢驗(yàn)開(kāi)展結(jié)果，作為具體的參考依據(jù)。在多種方案中選擇確定最佳方案，并區(qū)分出主因和次因。針對(duì)計(jì)劃的內(nèi)容逐一細(xì)化各個(gè)條例，完善細(xì)節(jié)，確保具體實(shí)施步驟能夠得到分解。

在D階段的時(shí)候，工作人員需要結(jié)合內(nèi)外部影響因素，按照預(yù)定的計(jì)劃和目標(biāo)，設(shè)計(jì)出具體的行動(dòng)方案，合理配置各項(xiàng)資源，規(guī)劃布局，結(jié)合設(shè)計(jì)方案展開(kāi)具體的執(zhí)行操作。在實(shí)驗(yàn)階段中，需要對(duì)過(guò)程進(jìn)行測(cè)量，并建立數(shù)據(jù)采集，動(dòng)態(tài)化的收集相關(guān)信息資料，保證計(jì)劃進(jìn)度的順利實(shí)施，并最終形成專門(mén)的數(shù)據(jù)記錄等項(xiàng)目文檔。

在C階段的時(shí)候，為了能夠確認(rèn)前面的執(zhí)行操作是否達(dá)到了目標(biāo)，該階段主要是檢查驗(yàn)證并評(píng)估實(shí)施效果。通過(guò)合理的評(píng)估方式，將結(jié)果和目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比，若沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，則需要從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并將問(wèn)題推到下一個(gè)環(huán)節(jié)中。若達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)，就意味著效果顯著。

在A階段的時(shí)候，主要是對(duì)不同的結(jié)果進(jìn)行處理，對(duì)已經(jīng)證明有效的相關(guān)措施，需要對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，納入到規(guī)章制度中，以便于工作人員日后參考其執(zhí)行相關(guān)任務(wù)，提高企事業(yè)單位的質(zhì)量管理水平。同時(shí)，針對(duì)遺留下來(lái)的問(wèn)題，將其轉(zhuǎn)到下一個(gè)循環(huán)模式中，在下個(gè)階段對(duì)其進(jìn)行解決，周而復(fù)始。該階段的重點(diǎn)還有修訂標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋了修訂技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、修訂管理制度等，確保一系列操作朝著更加優(yōu)質(zhì)的方向前進(jìn)。

PDCA循環(huán)使得質(zhì)量管理工作更加科學(xué)化、條理化，其具有如下幾個(gè)特點(diǎn)。其一，大環(huán)套小環(huán)、小環(huán)保大環(huán)、推動(dòng)大循環(huán)。這個(gè)循環(huán)模式適用于各個(gè)領(lǐng)域的質(zhì)量管理中，也適用于不同科室、班組及個(gè)人。不同的主體依據(jù)實(shí)際情況和需求，制定對(duì)應(yīng)的PDCA循環(huán)，形成大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)里面套更小的環(huán)。這樣將不同的目標(biāo)細(xì)化為各個(gè)小點(diǎn)，形成分解和保障。從上到下都是朝著統(tǒng)一的目標(biāo)前進(jìn)的，彼此之間互相促進(jìn)、相輔相成[2]。其二，動(dòng)態(tài)化提高。PDCA循環(huán)模式是循序漸進(jìn)的，就像是爬樓梯一樣，屬于動(dòng)態(tài)化上升的過(guò)程。每經(jīng)歷一個(gè)循環(huán)，管理質(zhì)量就會(huì)提高一截，而后循環(huán)往復(fù)，不斷提高。其三，門(mén)路式上升。PDCA循環(huán)模式每循環(huán)一次，就會(huì)解決一部分的問(wèn)題，然后工作質(zhì)量就會(huì)前進(jìn)一步。

二、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.重要價(jià)值認(rèn)識(shí)不足

個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為單純的管理人事檔案，對(duì)于經(jīng)濟(jì)效益等方面并不能產(chǎn)生較為明顯的效果，所以在工作中沒(méi)有引起重視，在資金、資源配置等方面水平較低，存在制度體系不健全等問(wèn)題，進(jìn)而形成惡性循環(huán)，造成人事檔案管理雜亂無(wú)序，相關(guān)的利用價(jià)值得不到發(fā)揮。與此同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)層思想觀念陳舊，導(dǎo)致在檔案管理方面的投入資金有限，僅僅是由其他部門(mén)的人員兼職檔案管理工作，對(duì)于人員的技術(shù)培訓(xùn)不足，進(jìn)而影響到人事檔案管理質(zhì)量。此外，部分工作人員對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)知不足，重藏輕用，若管理過(guò)程中出現(xiàn)不同程度的問(wèn)題，更加限制了人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。

2.管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

對(duì)于一部分企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)呈現(xiàn)參差不齊的現(xiàn)象。一方面，人事檔案管理人員由其他部門(mén)的員工兼任，他們檔案管理專業(yè)知識(shí)性不強(qiáng)，工作能力不高，對(duì)于人事檔案管理的價(jià)值認(rèn)識(shí)不充分，以至于在工作中存在應(yīng)付了事的現(xiàn)象。兼職者若本身的工作事務(wù)繁忙，對(duì)于檔案材料的整理和歸檔操作不夠規(guī)范，缺乏充足的時(shí)間和精力，若上級(jí)臨時(shí)發(fā)出檢查任務(wù)，也會(huì)加重人事檔案管理的質(zhì)量影響。另外，少部分管理人員的理論知識(shí)較為陳舊，工作業(yè)務(wù)不夠熟練，對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用熟練度不高，以至于工作中頻頻出現(xiàn)錯(cuò)誤。尤其是面對(duì)一些問(wèn)題的時(shí)候，缺乏專業(yè)知識(shí)和判斷力，在實(shí)際的工作中耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，但是對(duì)應(yīng)的工作質(zhì)量很難保障。此外，還有個(gè)別員工的職業(yè)道德意識(shí)不強(qiáng)，保密意識(shí)不強(qiáng)，隨意泄露人事檔案資料，導(dǎo)致人事檔案資料失真、不完整，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的順利開(kāi)展[3]。

3.檔案質(zhì)量參差不齊

由于個(gè)別企事業(yè)單位在檔案部門(mén)的投入資金較少，相關(guān)設(shè)備儀器較為陳舊，有限的管理人員面對(duì)冗雜的人事檔案管理工作，可能會(huì)出現(xiàn)力不從心的現(xiàn)象，進(jìn)而影響到工作質(zhì)量，導(dǎo)致人事檔案質(zhì)量參差不齊。具體體驗(yàn)在，其一，人事檔案資料內(nèi)容的完整性不足。由于不同企事業(yè)單位的檔案管理要求不一樣，現(xiàn)實(shí)需求也不同，所以檔案管理人員必須要在規(guī)章制度的參考下完善相關(guān)工作，人事檔案資料中缺乏一些關(guān)鍵性材料，后面再對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)齊便較為困難。與此同時(shí)，如果各個(gè)部門(mén)對(duì)于人事檔案資料的上交不及時(shí)，管理人員行為怠慢，就會(huì)導(dǎo)致一些重要材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，人事檔案存在不完整的情況。其二，信息記載準(zhǔn)確性不足。由于個(gè)別企事業(yè)單位缺乏專門(mén)的檔案審核機(jī)制，管理人員只需要將資料上傳之后即可，所以存在個(gè)別檔案中的“三齡二歷”等信息會(huì)存在自相矛盾的情況，甚至個(gè)別檔案還有他人隨意涂改的痕跡，存在填寫(xiě)隨意、字跡不清等問(wèn)題，嚴(yán)重降低人事檔案信息的準(zhǔn)確性，后期利用價(jià)值也不高[4]。

4.檔案管理機(jī)制不完善

一些企事業(yè)單位依然沿用以往的檔案管理機(jī)制，沒(méi)有緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新完善。同時(shí)，針對(duì)檔案管理人員也沒(méi)有構(gòu)建完善的晉升機(jī)制、考核機(jī)制等，導(dǎo)致檔案管理人員的能力水平停滯不前。由于人事檔案管理工作涉及各個(gè)部門(mén)，包含了每個(gè)員工的基礎(chǔ)信息，所以檔案管理部門(mén)必須要積極和其他各個(gè)部門(mén)之間交流互動(dòng)，及時(shí)更新完善具體的信息數(shù)據(jù)，才能共同發(fā)揮檔案應(yīng)用的價(jià)值。但是，由于人事檔案管理制度的不完善，使得各個(gè)部門(mén)之間形成了信息壁壘，互動(dòng)性不強(qiáng)，進(jìn)而影響到人事檔案資料的完整性，降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。此外，在實(shí)際的檔案管理工作中，機(jī)制設(shè)計(jì)不合理也是造成檔案管理水平低下的原因。若領(lǐng)導(dǎo)層沒(méi)有統(tǒng)籌優(yōu)化，明確各個(gè)崗位的工作職責(zé)，嚴(yán)格要求工作人員按流程操作，那么就會(huì)使得檔案管理工作存在很多的重復(fù)性，出現(xiàn)問(wèn)題之后員工之間互相推諉，極大程度地拖慢了工作進(jìn)度。在檔案管理工作中，沒(méi)有設(shè)置有效的預(yù)防和糾錯(cuò)機(jī)制，僅僅憑借員工自身的能力完善歸檔，后續(xù)的監(jiān)督力度不強(qiáng)，使得人事檔案資料質(zhì)量參差不齊。

三、基于PDCA循環(huán)的人事檔案管理工作

1.Plan（計(jì)劃）階段

在該階段中，首先，人事檔案管理人員應(yīng)提高思想認(rèn)識(shí)，從根本上意識(shí)到檔案資料的重要性，而后開(kāi)展具體的宣傳工作，讓企事業(yè)單位內(nèi)的每一位員工都能了解檔案管理的重要性，并能在后續(xù)的工作中積極配合提交相關(guān)資料。針對(duì)日常產(chǎn)生的獎(jiǎng)勵(lì)、人事變化等和檔案緊密相關(guān)的材料，應(yīng)及時(shí)整合并移交到檔案部門(mén)，以便同事做好規(guī)范處理和歸檔工作。其次，要積極應(yīng)用信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上完善規(guī)章制度，明確崗位職責(zé)，梳理每一次檔案資料從收集到歸檔流程中的步驟，標(biāo)注重難點(diǎn)，避免出現(xiàn)工作混亂的情況。領(lǐng)導(dǎo)層要制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理人員的薪資待遇和工作情況掛鉤，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，一旦發(fā)生問(wèn)題要追究到人頭，做出適當(dāng)?shù)膽吞?。人事檔案管理不僅要用紙質(zhì)版，還要用電子版，將檔案資料及時(shí)上傳到計(jì)算機(jī)和云平臺(tái)中，提高檔案資料的保密性，避免他人從中篡改造假。最后，要對(duì)檔案管理人員展開(kāi)定期的培訓(xùn)教育工作，更新檔案管理人員的工作觀念，提高其專業(yè)操作水平，以此更好地為檔案管理工作服務(wù)[5]。

2.Do（實(shí)施）階段

首先，檔案管理部門(mén)應(yīng)將每一項(xiàng)工作細(xì)化，落實(shí)到不同的人頭上，要求員工進(jìn)行一對(duì)一的負(fù)責(zé)。針對(duì)人事檔案管理工作，要委派專門(mén)的人員對(duì)其進(jìn)行采集、裝訂、驗(yàn)收，在處理完成之后，還要進(jìn)行二次審核，確保準(zhǔn)確無(wú)誤之后歸檔，從根本上減少信息錯(cuò)誤等問(wèn)題的發(fā)生。其次，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，提高檔案資料的利用率，在改版審核的工作中，需要及時(shí)將各個(gè)人事資料形成電子檔案。對(duì)于檔案的掃描工作、目錄編輯工作，要一一仔細(xì)核對(duì)，若目錄編輯不準(zhǔn)確，工作人員需要及時(shí)反饋錯(cuò)誤信息，并修改，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。最后，依據(jù)《干部人事檔案工作條例》相關(guān)條例，確保各項(xiàng)資料的完整性、真實(shí)性，對(duì)于呈遞上來(lái)的人事檔案資料要進(jìn)行真?zhèn)伪鎰e，剔除不合理的材料，保證材料的權(quán)威性，對(duì)于信息失真的材料嚴(yán)禁入檔。

3.Check（檢查）階段

該階段在前期的執(zhí)行操作之后，重點(diǎn)對(duì)操作環(huán)節(jié)進(jìn)行查錯(cuò)，在增加容錯(cuò)率的基礎(chǔ)上，對(duì)前面兩個(gè)階段的內(nèi)容形成總結(jié)。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理人員針對(duì)實(shí)際的操作結(jié)果，結(jié)合前期制定的管理目標(biāo)，核查不同階段人事檔案管理的任務(wù)完成情況。尤其是要關(guān)注工作和目標(biāo)之間的偏差，并從中找到關(guān)鍵問(wèn)題點(diǎn)，試圖挖掘引發(fā)該問(wèn)題的原因，展開(kāi)總結(jié)和歸納。同時(shí)，檔案管理人員在分析原因的時(shí)候，還要明確地記錄下來(lái)，保留步驟痕跡，以便后續(xù)參考。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以組建專門(mén)的檢查小組，通過(guò)工作量抽查、人事信息質(zhì)量、小組成員及歸檔人員的實(shí)際評(píng)價(jià)，驗(yàn)證人事檔案管理工作開(kāi)展的有效性，為后面的處置階段做好鋪墊。

4.Action（處置）階段

在最后這個(gè)步驟中，需要對(duì)前面操作中發(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行匯總，結(jié)合現(xiàn)實(shí)需求調(diào)整管理方案，并展開(kāi)進(jìn)一步的推廣，以能在下一個(gè)循環(huán)中解決上個(gè)循環(huán)發(fā)生的問(wèn)題。檔案管理部門(mén)可以組織召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，圍繞人事檔案管理工作的結(jié)果進(jìn)行討論和分析，吸取檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，并制定出優(yōu)化措施。對(duì)于討論出來(lái)的最終結(jié)果，要及時(shí)上報(bào)告知領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)充分全面了解檔案管理的實(shí)施成果和存在的不足，同意之后開(kāi)始下一輪的循環(huán)計(jì)劃。在該階段中，檔案管理人員可以以人事檔案專項(xiàng)審核工作為例進(jìn)行說(shuō)明，如對(duì)于人事檔案中的信息記錄是否準(zhǔn)確，是否存在涂改造假的情況，重要的原始依據(jù)材料是否存在燈光。如果在某個(gè)人事檔案資料中，存在某項(xiàng)信息被涂改或前后記錄不一致的情況，要盡快核實(shí)并修改驗(yàn)證。只有做到逐條梳理、查漏補(bǔ)缺，才能夠進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。此外，針對(duì)人事檔案資料要采取初審和復(fù)審交叉進(jìn)行的方式審核，仔細(xì)鑒別其中存在的偏差，并要求檔案整理的格式規(guī)范化。確保一系列操作嚴(yán)格按照上級(jí)要求保質(zhì)保量完成工作任務(wù)，達(dá)到預(yù)期的目的[6]。

結(jié)語(yǔ)

基于新時(shí)代的背景之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)需求。人事檔案資料作為企事業(yè)單位人力資源管理中的重要資料內(nèi)容，將PDCA循環(huán)模式應(yīng)用于其中，能夠在原有的基礎(chǔ)上完善管理機(jī)制，聯(lián)動(dòng)各個(gè)部門(mén)通力合作。以明確的目標(biāo)為指向，從計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理四個(gè)步驟切入，查漏補(bǔ)缺、循序漸進(jìn)，一步步地提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。