淺談檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

曹德軍

（山東省濰坊市高新區(qū)濰坊市皮膚病防治所，山東 濰坊 261000）

在醫(yī)院工作流程中，檔案管理工作是重要的環(huán)節(jié)。高效率、高質(zhì)量的檔案管理能夠推動(dòng)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展，也是完善醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的條件之一。醫(yī)院檔案中記錄著眾多患者的醫(yī)療記錄，如果發(fā)生隱私泄露就會(huì)為患者帶來不良影響，因此，在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用數(shù)字化管理具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下醫(yī)院檔案工作挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存

1.挑戰(zhàn)：提高醫(yī)院檔案管理工作適應(yīng)性

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，會(huì)大大提高信息以及數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，而產(chǎn)生文件已經(jīng)從原來的系統(tǒng)變成了平臺(tái)；電子文件生產(chǎn)的環(huán)境發(fā)生了變化，分類就會(huì)比以前更加困難；手機(jī)等電子設(shè)備已經(jīng)變成了電子文件生產(chǎn)的主要載體，這是由于電子文件有多種格式，不具備版式化，在文件當(dāng)中數(shù)據(jù)文件的占比逐漸擴(kuò)大。電子文件逐漸變成主要的文件形式，已經(jīng)在連續(xù)生產(chǎn)；而電子文件的保密性變成了一大難題，這就對(duì)檔案管理技術(shù)的要求越來高[1]。

2.機(jī)遇：環(huán)境變革下檔案管理全面發(fā)展

信息管理在實(shí)踐方面已經(jīng)逐漸遵循循序漸進(jìn)的原則，越來越多的檔案管理環(huán)節(jié)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理越來越信息化，可以更加安全地將電子文件保存起來，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。簡(jiǎn)單而言就是醫(yī)院需要逐漸向信息化檔案管理轉(zhuǎn)型，并不僅僅是局限在信息技術(shù)方面，而是醫(yī)院發(fā)展的必然選擇。電子文件逐漸向系統(tǒng)性發(fā)展，這就需要注重檔案的資源開發(fā)以及檔案的利用，在檔案知識(shí)管理上進(jìn)行實(shí)質(zhì)性突破，更加適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這也是檔案管理工作下一步調(diào)試的重點(diǎn)[2]。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.管理基礎(chǔ)較差

醫(yī)院檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，但是從目前檔案管理工作來看，其基礎(chǔ)比較差，而且人員存在不專業(yè)性。部分檔案管理人員年齡較大，雖然具備管理經(jīng)驗(yàn)，但是并沒有具備現(xiàn)在的管理知識(shí)，導(dǎo)致管理方法落后；還有些檔案管理人員為兼職或者實(shí)習(xí)生，并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為將所有檔案都放在檔案架上即可。此外，不管是硬件方面還是軟件方面，資金投入都存在不足，無法滿足現(xiàn)在檔案管理需求，在收集資料、查詢資料等方面都存在短板。

2.信息化不足

我國(guó)現(xiàn)如今還有一些醫(yī)院，在進(jìn)行檔案管理時(shí)仍然使用一些手工作業(yè)的方法。在實(shí)際管理工作當(dāng)中，在一個(gè)檔案中會(huì)涉及患者資料、主治醫(yī)生等信息，假如將所有檔案同時(shí)交給檔案管理部門，那么無可避免地就會(huì)發(fā)生檔案重復(fù)的事件，這樣就會(huì)在無形之間增加檔案管理人員的壓力，容錯(cuò)率也比較高。那么管理人員怎樣將眾多檔案做好分門別類工作是目前亟待解決的問題，對(duì)這些有用信息進(jìn)行加工、處理，讓企業(yè)員工方便查閱。如果仍然使用手工檔案管理方法，那么管理難度會(huì)越來越大，很容易增加管理人員的壓力，大部分醫(yī)院雖然已經(jīng)開展進(jìn)行信息化檔案管理，但是只是淺層使用，并沒有挖掘現(xiàn)代化設(shè)備真正的價(jià)值。例如，檔案目錄、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索等方面。而由于醫(yī)院檔案數(shù)量越來越多，這種傳統(tǒng)管理方法，就沒有辦法滿足醫(yī)院發(fā)展的真正需求，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理失去價(jià)值。

3.檔案管理科學(xué)化水平較低

我國(guó)不斷加快信息檔案建設(shè)，醫(yī)院檔案管理中，信息管理受到越來越多的重視，然而往往對(duì)于檔案管理的科學(xué)性進(jìn)行了忽視。在實(shí)際信息的核心建立上，需要對(duì)檔案管理過程進(jìn)行優(yōu)化，并且簡(jiǎn)化檔案管理流程。然而，目前我國(guó)目前仍然有部分醫(yī)院在檔案管理方面缺少信息化建設(shè)，都是使用傳統(tǒng)管理體制，進(jìn)而造成檔案信息化建設(shè)，以及檔案管理中存在明顯的脫離情況，這樣就會(huì)減少檔案管理服務(wù)的質(zhì)量，并且對(duì)檔案管理的生命過程進(jìn)行嚴(yán)重限制。

4.檔案利用率較低

從目前檔案管理情況來看，主要的問題在于檔案利用率較低。部分醫(yī)院工作者在患者到醫(yī)院掛號(hào)的時(shí)候一般都讓其重新掛號(hào)，并沒有調(diào)取之前的看診記錄，不但會(huì)浪費(fèi)患者的資金，而且還會(huì)耽誤醫(yī)生問診時(shí)間。

三、檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

1.實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

第一，收集以及鑒別檔案。醫(yī)院檔案管理中存在人事檔案資料不全的嚴(yán)重問題，但是想要全面收集并且鑒別材料，有著巨大的工作量，但是其作用卻至關(guān)重要，需要醫(yī)院各部門的高度重視。首先，建立完善的收集人員檔案的網(wǎng)站。其一，讓醫(yī)院工作人員將自己的檔案輸入進(jìn)去；其二，護(hù)理人員幫助患者輸入病患資料以及個(gè)人信息。其次，需要根據(jù)檔案確定需要?dú)w檔材料部門，并且做到定時(shí)、定向地追蹤檔案進(jìn)行收集，不斷豐富檔案的內(nèi)容，構(gòu)建收集醫(yī)務(wù)人員資料的制度，保證檔案的完整性。再次，根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)規(guī)定材料進(jìn)行鑒別，認(rèn)真核對(duì)相關(guān)信息，保證歸檔檔案的材料真實(shí)、完整、文字清晰等，避免患者資料出現(xiàn)誤差，最大程度地保證檔案真實(shí)。最后，將缺少的資料及時(shí)登記，并且補(bǔ)齊[3]。

第二，整理和保管檔案。按照高標(biāo)準(zhǔn)加工醫(yī)院檔案，嚴(yán)格把控質(zhì)量，讓每個(gè)檔案都保持完整、真實(shí)，仔細(xì)、及時(shí)地做好目錄，并在計(jì)算機(jī)中錄入。對(duì)于不定期的材料收集，可以隨時(shí)整理，及時(shí)放入檔案中，防止材料發(fā)生丟失，保證檔案的完整性。嚴(yán)格按照制度進(jìn)行檔案的借閱，檔案的借閱需要實(shí)施審批手段，并且逐頁(yè)檢查借閱歸還的檔案。

第三，接收和轉(zhuǎn)遞檔案。檔案管理在接收醫(yī)患檔案時(shí)需要仔細(xì)審核并且檢查材料，查看材料是否完整、齊全，工作人員需要有實(shí)事求是的態(tài)度以及便“患”利“患”的思想，將缺少的材料及時(shí)上報(bào)，并向上層領(lǐng)導(dǎo)說明材料缺少可能導(dǎo)致的后果和影響，讓相關(guān)醫(yī)務(wù)人員及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，以便發(fā)生意外情況時(shí)有文件作為有力的法律支撐。

2.優(yōu)化隊(duì)伍建設(shè)

想要建立素質(zhì)高并且能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，需要從以下幾方面入手。第一，建立檔案管理人員的培訓(xùn)制度，醫(yī)院需要有計(jì)劃地開展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高相關(guān)工作人員綜合能力以及服務(wù)水平。第二，鼓勵(lì)和支持工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)以及技能的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自學(xué)意識(shí)。第三，定期召開研討會(huì)等，彼此交流管理檔案經(jīng)驗(yàn)，解決難度，開創(chuàng)新的思路。第四，不斷進(jìn)行教育活動(dòng)。例如，黨性教育以及流動(dòng)人員檔案服務(wù)建設(shè)等。第五，保持檔案人員的穩(wěn)定，打造良好的工作環(huán)境以及人文環(huán)境，開展表彰大會(huì)，提升工作人員的待遇，讓其更加努力地進(jìn)行工作。

注重在這五方面進(jìn)行提高：第一，服務(wù)意識(shí)方面。檔案管理人員需要意識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，因此檔案管理人員需要具備良好的責(zé)任意識(shí)以及服務(wù)意識(shí)，為醫(yī)護(hù)人員工作的開展提供保障；同時(shí)為患者保存看診記錄，最大程度地減少患者就診時(shí)間。第二，業(yè)務(wù)方面。檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)檔案管理知識(shí)，了解檔案管理工作內(nèi)容，熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，而且還需要時(shí)刻保持警惕心，防止檔案出現(xiàn)損壞或者是遺漏。檔案管理人員需要全面了解并且掌握檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作（步驟、管理等），學(xué)習(xí)新的政策以及理論、技術(shù)等。第三，操作技能方面。為了可以盡快完成傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的轉(zhuǎn)型，檔案管理人員需要能夠熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且提高信息化技能。第四，溝通方面。檔案管理人員需要經(jīng)常和檔案材料部門進(jìn)行聯(lián)系，展開材料的收集，這就需要工作人員有良好的溝通能力，才能夠最大程度地保證順利開展工作。第五，創(chuàng)新方面。檔案管理工作需要在管理技術(shù)以及制度方面進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能更好地適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的發(fā)展，并且滿足檔案管理的需求。第六，文化素質(zhì)。檔案管理人員需要提高文化水平，可以分析和總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從中了解檔案管理工作的規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。另外，檔案管理人員還需要具備獨(dú)立工作能力和觀察能力，可以處理檔案管理中出現(xiàn)的基礎(chǔ)問題。最重要的是，還需要具備學(xué)習(xí)意識(shí)，能夠及時(shí)吸收先進(jìn)檔案管理方法和理念，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)提高檔案管理效率，保障檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

3.引入技術(shù)，提高效率

醫(yī)院可以參考國(guó)外優(yōu)秀的管理理念與方法，注意與當(dāng)?shù)氐貐^(qū)實(shí)際醫(yī)院檔案管理工作狀況相結(jié)合，防止出現(xiàn)“隨波逐流”的跟風(fēng)情況，只有和當(dāng)?shù)蒯t(yī)院實(shí)際檔案管理工作結(jié)合在一起，才能保證有序運(yùn)行檔案管理工作。根據(jù)實(shí)踐來看，通過績(jī)效考核的方法進(jìn)行檔案管理，能夠極大程度地提高管理工作的效率，這一考核 方法主要評(píng)判相關(guān)人員的工作效率、執(zhí)行力等。醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人也需要根據(jù)工作考核結(jié)果決定人員的去留，并及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)。通過績(jī)效考核方法開展檔案管理工作，一方面，能夠保證管理人員的工作效率；另一方面，能夠有效防止有人濫竽充數(shù)。管理人員只有做好自己的本職工作，才能提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案管理的持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人需要充分調(diào)動(dòng)管理人員工作的主動(dòng)性，保證工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的有序發(fā)展[4]。

檔案管理工作從本質(zhì)上而言就是服務(wù)工作，管理人員需要為醫(yī)護(hù)人員及患者保管好相關(guān)文件，并在有需要時(shí)進(jìn)行及時(shí)的查找。此外，管理人員還需要主動(dòng)配合醫(yī)院各種就診活動(dòng)的開展，合理開發(fā)并利用檔案功能，為醫(yī)護(hù)人員提供完整、具體的檔案資料，通過管理人員的保管以及利用，可以便于患者就診，也可以方便醫(yī)護(hù)人員查詢資料。

4.加強(qiáng)檔案日常管理

要想加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，可以從以下方面進(jìn)行。第一，嚴(yán)格規(guī)定檔案的查閱以及借閱。醫(yī)護(hù)人員要想查閱或者借閱時(shí)，需要按照審批流程進(jìn)行辦理，需要認(rèn)真填寫查閱人、查閱時(shí)間、理由等詳細(xì)內(nèi)容。并且在借閱過程中，不能讓其他人員查閱資料或者是復(fù)制資料，需要按照借閱時(shí)間及時(shí)歸還，在歸還時(shí)檔案管理人員需要仔細(xì)檢查，并且認(rèn)真核對(duì)電子檔案，避免遭到涂改或者添加檔案材料等問題出現(xiàn)，防止有人隨意患者資料泄露。第二，更新檔案的保管方法。除了檔案管理人員，其他人員未經(jīng)允許不得入內(nèi)，需要嚴(yán)格實(shí)施檔案登記統(tǒng)計(jì)制度。對(duì)于檔案的進(jìn)出、使用，經(jīng)辦等過程都需要詳細(xì)記載。檔案管理人員需要定期對(duì)檔案出入庫(kù)數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，并且及時(shí)了解檔案庫(kù)存以及保管情況。檔案管理人員在進(jìn)行工作調(diào)整時(shí)需要認(rèn)真進(jìn)行交接手續(xù)。第三，定期檢查檔案。管理人員需要定期整理檔案并入庫(kù)封存，不但能夠保證保險(xiǎn)文件的安全性，還能夠?yàn)樾聶n案提供存放空間[5]。

5.做好檔案保管過程中的保密工作

第一，法律依據(jù)。患者及醫(yī)護(hù)人員目前對(duì)檔案管理保密工作的認(rèn)知存在不足，因此，加強(qiáng)檔案保密工作的普及和宣傳具有至關(guān)重要的作用，讓患者及醫(yī)護(hù)人員都能夠知法懂法，保護(hù)好自己的隱私。

雖然檔案管理相關(guān)法律早已頒布，但由于宣傳力度較小，如果想要提高意識(shí)，就需要從基層開始學(xué)習(xí)和研究檔案管理法律法規(guī)，從法律頒布到落實(shí)，真正意義上提高醫(yī)護(hù)人員尤其是管理人員的保密意識(shí)。

第二，信息普及?，F(xiàn)如今信息發(fā)展迅速，只依靠醫(yī)護(hù)人員去普及信息還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這就需要政府部門加強(qiáng)媒體信息宣傳，在鄉(xiāng)村居委會(huì)和城鎮(zhèn)居委會(huì)進(jìn)行廣播宣傳，開展會(huì)議鼓勵(lì)人民群眾不泄露自己的信息。因?yàn)楝F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)詐騙猖獗，一旦泄露自己的信息就很容易被不法分子利用，然后利用病情讓患者交錢或者買藥物。

第三，醫(yī)院需要根據(jù)本單位實(shí)際情況以及患者情況，不斷完善檔案保密制度及要求，做好檔案保密宣傳工作，提高人民群眾對(duì)檔案保密法律法規(guī)的了解程度。

檔案的管理工作和保密工作需要根據(jù)工作者實(shí)際情況，分析其中存在的問題。首先，堅(jiān)決保證不外泄醫(yī)患人員檔案資料并且最大程度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，其次，制定檔案保密制度時(shí)，不但需要從自身實(shí)際情況出發(fā)，還需要認(rèn)真聽取人民群眾的意見，將檔案管理工作和保密工作結(jié)合在一起，再結(jié)合工作人員的經(jīng)驗(yàn)制定制度。落實(shí)保密制度之后，需要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)完善檔案保密制度，讓其符合人民群眾的期待。在確定總體保密方針之后，需要根據(jù)實(shí)際情況分析檔案管理工作和保密工作中的利弊，讓其充分發(fā)揮出紐帶作用，這就需要檔案管理人員嚴(yán)格要求自己，擁有正確的“三觀”，以平等的態(tài)度對(duì)待患者，熱情地為人民服務(wù)。

6.實(shí)現(xiàn)持續(xù)科學(xué)化發(fā)展

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的醫(yī)院檔案管理平臺(tái)，已經(jīng)延伸到了傳統(tǒng)后臺(tái)支持系統(tǒng)之外，變成了檔案管理新的理念。

第一，注重全局性。檔案信息化管理需要高層推動(dòng)以及頂層設(shè)計(jì)，應(yīng)該將其存在醫(yī)院戰(zhàn)略的發(fā)展中，突破企業(yè)檔案管理部門固有的角色意識(shí)，注重檔案建設(shè)的方向與目的性，打破檔案信息化和醫(yī)院信息化之間不對(duì)應(yīng)的現(xiàn)象。

第二，科學(xué)性。在檔案管理中最重要的就是科學(xué)性，需要和醫(yī)院的特點(diǎn)以及實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，配置合理資源建立起科學(xué)檔案管理系統(tǒng)，從科學(xué)的角度提出解決問題的辦法，做到先進(jìn)性以及實(shí)用性之間的統(tǒng)一。

結(jié)語

總而言之，管理工作是復(fù)雜的一項(xiàng)工作需要醫(yī)院多個(gè)部門人員共同參與以及協(xié)作，才能夠更好地完成此項(xiàng)工作，對(duì)于檔案管理來說，收集檔案與管理檔案是一項(xiàng)非常長(zhǎng)久的工作，能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展提供可靠的資料，增強(qiáng)患者對(duì)醫(yī)院的信任。所以，只有加強(qiáng)檔案管理工作才能夠促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)久、持續(xù)的發(fā)展。