公立醫(yī)院人事檔案管理問題及對(duì)策研究

周瑩華

（遼寧省本溪市康寧醫(yī)院，遼寧 本溪 117019）

近年來(lái)，我國(guó)的醫(yī)療保障體系逐漸完善，人民群眾就醫(yī)越來(lái)越便利。各大醫(yī)院的綜合管理能力也在逐步提升。作為醫(yī)療管理體系中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，人事檔案管理涉及甚多，因此必須引起相關(guān)責(zé)任部門的重視，公立醫(yī)院需要落實(shí)人事檔案管理工作，合理整合及優(yōu)化資源，提高醫(yī)院的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

一、公立醫(yī)院人事檔案管理的主要內(nèi)容

人事檔案是一種記錄員工工作情況的特殊檔案，可以通過檔案了解個(gè)人的工作經(jīng)歷以及思想覺悟等，是個(gè)人職位晉升、參加等級(jí)考試等不可缺少的憑證[1]。人事檔案的相關(guān)信息必須具有真實(shí)性，并且需要由專門的人員從事管理以及分配工作。公立醫(yī)院人事檔案管理的主要內(nèi)容是詳細(xì)記錄登記并管理醫(yī)院內(nèi)部的工作人員，特別是那些專業(yè)人才的信息資料。只有充分了解人員信息，才能更好地實(shí)現(xiàn)人才資源的合理配置，做到人盡其才，保證醫(yī)院人事管理工作的規(guī)范化進(jìn)行，提高醫(yī)院的綜合服務(wù)能力[2]。

二、公立醫(yī)院人事檔案管理的重要性

1.有利于公立醫(yī)院人力資源的合理配置

人事檔案詳細(xì)記錄了個(gè)人的學(xué)習(xí)以及工作經(jīng)歷、參與社會(huì)活動(dòng)情況，能直觀地反映個(gè)人的基本情況以及專業(yè)能力。通過優(yōu)化公立醫(yī)院的人事管理，管理者可以更加科學(xué)和合理地對(duì)人力資源進(jìn)行規(guī)劃與配置，使人員在最適合的崗位上發(fā)揮自己的作用，為公立醫(yī)院的健康發(fā)展提供有效的支持[3-4]。

2.為醫(yī)院人才的考核提供一定依據(jù)

通過考核，可以充分反映出醫(yī)院人員的工作情況。職位的升降，人員的獎(jiǎng)懲都能通過人事檔案做出公正的評(píng)判及決策。同時(shí)，員工的工資待遇情況也可以通過人事檔案進(jìn)行劃分。因此，人事檔案管理是公立醫(yī)院人員管理的重點(diǎn)[5]。

3.有利于公立醫(yī)院的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

隨著我國(guó)醫(yī)療保障事業(yè)的飛速發(fā)展，公立醫(yī)院急需建立更加專業(yè)以及完善的醫(yī)療團(tuán)隊(duì)。通過健全醫(yī)院的人事檔案管理體系及制度，不僅有利于提高員工的工作積極性，同時(shí)也促進(jìn)了人才招聘及培訓(xùn)體系的完善，充分保障了人才的專業(yè)性。在一定程度上提升了公立醫(yī)院的人才儲(chǔ)備以及競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)了公立醫(yī)院的健康和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[6-7]。

4.有利于深化我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生體系改革

近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，為醫(yī)療衛(wèi)生體系帶來(lái)了改革的機(jī)會(huì)。這是一個(gè)復(fù)雜且漫長(zhǎng)的過程，需要體系內(nèi)各環(huán)節(jié)的通力配合。人事檔案管理工作是其中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，在醫(yī)療衛(wèi)生體系改革的過程中具有重要作用。公立醫(yī)院人事檔案管理不僅能促進(jìn)相關(guān)制度的健全，同時(shí)通過先進(jìn)的數(shù)字化管理方式，提高了醫(yī)院的管理效率，促進(jìn)了醫(yī)療衛(wèi)生體系改革的深化[8-9]。

三、公立醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施不完善

只有具備充足的基礎(chǔ)設(shè)施，才能有效提升公立醫(yī)院人事檔案管理的整體水平。當(dāng)今社會(huì)在信息化的大背景之下，需要不斷提高公立醫(yī)院人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，使其更加科學(xué)和規(guī)范。同時(shí)，也要處理好各類繁雜的信息，提高管理效率。但在部分公立醫(yī)院當(dāng)前的管理工作中存在著基礎(chǔ)設(shè)施不完善的情況，信息化融入不夠，人事檔案管理效率不高，質(zhì)量下降。如一些公立醫(yī)院的人事檔案管理存在重復(fù)和交叉的信息。另外，有些公立醫(yī)院仍使用淘汰的陳舊設(shè)施，使人事檔案管理的難度加大，干擾了人事資料的搜索[10]。

2.管理制度不健全

在任何工作中，健全的管理制度都有利于管理工作的有序進(jìn)行，它不僅能影響管理效率，也影響著人員的積極性。因此，在公立醫(yī)院人事檔案日常的工作中，需要建立更加科學(xué)和完善的管理制度，為實(shí)際工作的開展提供有效支持。但當(dāng)前部分公立醫(yī)院人事檔案管理制度存在著不完善的情況，工作方式及手段落后，流程不規(guī)范，相關(guān)要求沒有很好落實(shí)，無(wú)法監(jiān)督和制約工作人員的行為。同時(shí)，一些標(biāo)準(zhǔn)并不一致，影響了檔案管理工作的效果。在檔案管理的分類工作中，由于人員在思維上的差異，經(jīng)常有不同分類方法，不能做到嚴(yán)格遵守管理制度，人事檔案管理制度有名無(wú)實(shí)，阻礙了管理工作的正常運(yùn)行[11]。

3.人員專業(yè)性不足

在部分公立醫(yī)院的人事檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)責(zé)任人員沒有受過專門系統(tǒng)的培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)及水平不夠，工作能力和效率低下，思想意識(shí)淺薄，難以滿足相應(yīng)的需求，影響了醫(yī)院人才的配置。實(shí)際上，人事檔案管理工作并不簡(jiǎn)單，一些內(nèi)容還很繁雜，但一些工作人員屬于兼職，專業(yè)性不夠，他們還有其他的工作，并沒有多余的時(shí)間和精力來(lái)優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)。而且，一些公立醫(yī)院也沒有開展相應(yīng)的培訓(xùn)，使工作人員更加了解人事檔案管理的最新方法和技術(shù)手段。公立醫(yī)院的人事檔案管理工作停滯不前，管理效率低下[12]。

4.人事檔案管理意識(shí)不夠、管理方式落后

在我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域快速發(fā)展的進(jìn)程中，一些公立醫(yī)院的管理者把醫(yī)療水平和服務(wù)質(zhì)量放在最重要的位置，將大部分精力投入到醫(yī)療設(shè)備的改善中，從而忽視了人事檔案管理。這種薄弱的管理意識(shí)，使得檔案管理工作陷入混亂。同時(shí)，在人事檔案管理時(shí)，管理方式非常重要，它不僅能擴(kuò)大工作范圍，也能幫助優(yōu)化管理技術(shù)。但當(dāng)前，部分公立醫(yī)院仍然采取傳統(tǒng)的管理方式，僅通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，其他功能如識(shí)別功能等并未被開發(fā)和利用。因此，無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的需求，阻礙了醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展[13]。

5.檔案管理保密工作不到位

在信息化的背景下，醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)中有大量的人事資料，一旦發(fā)生泄露，會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院的利益。但部分公立醫(yī)院內(nèi)部對(duì)人事檔案管理的保密工作不夠重視。首先，表現(xiàn)在對(duì)人員的管理不到位，容易導(dǎo)致人事資料發(fā)生泄露。其次，醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)能力較弱，很難抵擋惡意盜取資料的現(xiàn)象，使得醫(yī)院人事檔案管理的保密工作受到很大挑戰(zhàn)[14]。

6.不能保證檔案的真實(shí)性

公立醫(yī)院人事檔案資料在收集以及整理環(huán)節(jié)都要提供完善的信息，但當(dāng)前的服務(wù)尚未達(dá)到這個(gè)目標(biāo)。有些醫(yī)院雖然開展了檔案利用服務(wù)，但由于查閱不便等問題，并沒有有效開展工作。如在查找個(gè)人的職稱、簡(jiǎn)歷、工資等情況時(shí)，基本不會(huì)詳細(xì)查看檔案，使得數(shù)據(jù)缺失。一些人員為了逃避個(gè)人原因，瞞報(bào)或虛報(bào)個(gè)人信息，出現(xiàn)人事信息的不真實(shí)情況，甚至擅自更改信息。這些都是極其錯(cuò)誤的做法，不利于檔案的保存，損害了檔案的真實(shí)性[15]。

四、加強(qiáng)公立醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策

1.完善人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

為保證公立醫(yī)院人事管理工作的良性發(fā)展，必須完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為進(jìn)一步的工作奠定基礎(chǔ)。在檔案管理工作中，大部分都是紙質(zhì)資料，為實(shí)現(xiàn)資料的完整保存，需要完善管理模式。相關(guān)人員要采取適合的管理方法，避免對(duì)紙質(zhì)檔案資料產(chǎn)生不良影響。為保證信息的安全，需要進(jìn)行防火防潮管理。另外，應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，選擇合適的管理方式，提高管理效率和管理質(zhì)量。在信息化建設(shè)時(shí)，要建立數(shù)據(jù)庫(kù)以便更加方便及時(shí)地查找相關(guān)信息。同時(shí)，也要加強(qiáng)與其他醫(yī)院的交流，借鑒先進(jìn)性管理經(jīng)驗(yàn)，加快信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理的升級(jí)與轉(zhuǎn)型。

2.完善人事檔案管理的管理制度

為解決人事檔案管理問題，滿足人民群眾的需要，公立醫(yī)院應(yīng)完善人事檔案管理制度，并制定相應(yīng)的條例，使管理工作落到實(shí)處。第一，建立計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案的更新、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、收集等進(jìn)行有效監(jiān)督，防止信息造假。第二，規(guī)范檔案整理工作。相關(guān)工作人員要全面并合理地對(duì)人事檔案進(jìn)行整理和歸納，保證工作的順利進(jìn)行。第三，建立規(guī)范的管理系統(tǒng)和流程。由誰(shuí)負(fù)責(zé)檔案的接收，檔案更新時(shí)如何備案，檔案如何進(jìn)行調(diào)動(dòng)等，都要在相關(guān)的規(guī)章制度下進(jìn)行。在人員選拔上，需要對(duì)人員的各方面素質(zhì)做出綜合的判斷，以確保檔案管理的準(zhǔn)確性。

3.提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)關(guān)系著相關(guān)工作的服務(wù)質(zhì)量。因此，要提高人員的業(yè)務(wù)能力、思想覺悟等綜合素質(zhì)，以提升工作效率和質(zhì)量。第一，應(yīng)積極提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。一方面，公立醫(yī)院應(yīng)提高人員的招聘門檻，選取具備專業(yè)知識(shí)和能力的人才，保證管理隊(duì)伍的專業(yè)性；另一方面，醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)和考核力度，促進(jìn)工作人員工作潛能的開發(fā)，提高他們的工作積極性。第二，應(yīng)提高檔案管理人員的職業(yè)道德。醫(yī)院應(yīng)建立完善的考核和競(jìng)爭(zhēng)制度，對(duì)相關(guān)人員的職業(yè)道德進(jìn)行客觀公正的評(píng)價(jià)，通過一定的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制來(lái)對(duì)崗位進(jìn)行分配，保證公正的有效性和完整性。第三，應(yīng)完善檔案管理人員的信息素養(yǎng)。在信息化的背景下，檔案管理人員不僅要從事信息錄入、歸納整理等工作，還要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作以及維護(hù)等更加專業(yè)的技術(shù)。人事檔案管理人員應(yīng)積極參與培訓(xùn)，自主學(xué)習(xí)，掌握信息技術(shù)，提高管理效率。

4.提升人事檔案管理意識(shí)

公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理工作的意識(shí)影響著相關(guān)工作的效果。因此，公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)加強(qiáng)管理意識(shí)的轉(zhuǎn)變，樹立全局意識(shí)。第一，應(yīng)認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)具備一定的大局觀，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)醫(yī)院人力資源優(yōu)化以及良性發(fā)展的重要作用，促進(jìn)管理意識(shí)的形成。第二，提高宣傳力度，普及管理意識(shí)。作為領(lǐng)導(dǎo)者，不僅自己要有人事檔案管理意識(shí)，也要將這種意識(shí)傳遞給每個(gè)工作人員，使該項(xiàng)工作在員工的支持下取得較好成效。醫(yī)院可以通過專欄、網(wǎng)站等方式進(jìn)行宣傳，提高人們對(duì)人事檔案管理的重視程度。

5.優(yōu)化人事檔案管理模式

公立醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理模式比較陳舊且單一。因此，需要對(duì)管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，完善工作體系。首先，創(chuàng)新人事檔案代理模式。醫(yī)院作為專門的醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的有效管理，可以嘗試代理模式，由專業(yè)且正規(guī)的代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，制定科學(xué)合理的管理?xiàng)l例和制度，提高其專業(yè)性和穩(wěn)定性，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。其次，嘗試開放性人事檔案管理模式。隨著醫(yī)院人力資源管理范圍的不斷擴(kuò)大，應(yīng)不斷嘗試開放性管理模式，增加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)情況，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)結(jié)果等，使人事檔案更具備時(shí)代感和開放性。

6.做好人事檔案管理的保密工作

在檔案管理工作中，應(yīng)提高相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分檔案的保密程度，規(guī)范自己的舉止和言行，避免泄露。同時(shí)，在工作中應(yīng)提高自己的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)檔案的保密。當(dāng)前，公立醫(yī)院的人事檔案信息一般都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，信息中包括很多隱私，一旦外泄，可能會(huì)被惡意使用，對(duì)醫(yī)院造成影響。因此，為避免信息被盜取，醫(yī)院應(yīng)重視對(duì)人事資料的保護(hù)，加強(qiáng)硬件保護(hù)的投入力度，設(shè)計(jì)專門的安全保護(hù)程序，避免受到不良侵入。另外，人事檔案管理人員也要提高自身的計(jì)算機(jī)水平，避免隨意安裝軟件，按照檔案的保密等級(jí)進(jìn)行分類，缺乏信息資料的安全性。

7.做好人事管理檔案的審核和整理工作

人事檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，避免出現(xiàn)疏漏現(xiàn)象，有效整理人事信息資料，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。在資料收集時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)真實(shí)，不出現(xiàn)遺漏，并根據(jù)規(guī)定將檔案放在合適的位置并做好記錄。充分做好資料的審核工作，避免造成嚴(yán)重后果。整理資料時(shí)，應(yīng)做到層次清晰，合理規(guī)范，保證內(nèi)容便于查找，提高人事檔案管理的水平。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，公立醫(yī)院的人事檔案管理對(duì)于醫(yī)院的正常有序運(yùn)作具有重要意義。提高人事檔案的管理效率，有利于人力資源的合理配置，確保醫(yī)院長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。在實(shí)際的工作當(dāng)中，應(yīng)不斷探索和發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使其在醫(yī)療衛(wèi)生體系改革中充分發(fā)揮作用。